Навчання працівників

Як навчати працівників

Види (форми) навчання

Увесь спектр можливих способів навчання можна розділити на дві великі групи (ч. 5 ст. 6 Закону № 4312): формальне і неформальне навчання.

Формальне навчання. Воно проходить у навчальному закладі або безпосередньо в роботодавця відповідно до вимог держстандартів освіти, за його результатами видається документ про освіту встановленого зразка (диплом магістра, бакалавра, свідоцтво про підвищення кваліфікації тощо).

Для найманих працівників робочих професій* формами такого навчання є первинна професійна підготовка, перепідготовка і підвищення кваліфікації. Воно може здійснюватися:

* Професії, перелічені, зокрема, під кодами 6111 — 6154, 7111 — 7990, 8111 — 8990 Класифікатора професій ДК 003:2010.

а) безпосередньо в роботодавця;

б) організовуватися на договірних умовах у професійно-технічних навчальних закладах (ПТНЗ), на підприємствах, в установах, організаціях.

Співробітники ж, які належать до категорій керівників, професіоналів і фахівців**, можуть проходити перепідготовку, стажування, спеціалізацію і підвищення кваліфікації. Їх навчання може організовуватися на договірних умовах у ВНЗ.

** Професії, перелічені, зокрема, під кодами 1110 — 1496, 2111.1 — 2490 і 3111 — 3590 Класифікатора професій ДК 003:2010 відповідно.

Формальне навчання проводиться в різних формах — денна, вечірня (змінна), денно-заочна, дистанційна, екстернатна. Цей процес може відбуватися з відривом або без відриву від виробництва, а також за індивідуальним навчальним планом (ч. 1 ст. 7 Закону № 4312).

Неформальне навчання. Це отримання працівниками професійних знань, умінь і навичок, не регламентоване місцем їх отримання, строком і формою навчання.

Проходження неформального навчання оформляють довідкою від роботодавця. Водночас працівник може підтвердити його й офіційним документом — свідоцтвом або сертифікатом. Порядок такого підтвердження передбачений постановою КМУ від 15.05.13 р. № 340. Проте врахуйте, що це «задоволення» платне і доступне тільки деяким робочим професіям, зі списком яких можна ознайомитися в наказі Мінсоцполітики від 23.12.13 р. № 886. Крім того, ні свідоцтво, ні сертифікат не є документами про освіту.

Неформальне професійне навчання здійснюється за згодою працівника безпосередньо в роботодавця відповідно до його рішення і за рахунок коштів такого роботодавця з урахуванням необхідності власної господарської або іншої діяльності (ч. 7 ст. 6 Закону № 4312).

А куди віднести курси, семінари, тренінги тощо?

Причому розмежовувати їх потрібно не лише через різний порядок оформлення і переліку трудових пільг тих, хто навчається, але також через відмінності в оподаткуванні.

Якщо за результатами навчання видається документ про освіту встановленого зразка (а в частині неформального навчання — свідоцтво або сертифікат), то в частині інформаційно-консультаційних послуг — акт і, зазвичай, якийсь документ, що підтверджує участь у заході (сертифікат, диплом, свідоцтво тощо). При цьому зазначений підхід не зміниться навіть у тому випадку, якщо такий документ є обов’язковим для тієї чи іншої діяльності — наприклад, сертифікат аудитора.

Як організувати і документально оформити навчання?

Займатися організацією професійного навчання працівників буде в будь-якому разі роботодавець (ч. 2 ст. 3 і ч. 1 ст. 6 Закону № 4312). Причому це стосується всіх працівників, у тому числі тих, хто працює на умовах неповного/скороченого робочого часу, за контрактом, сумісників, сезонних і тимчасових працівників тощо.

А ось на осіб, які виконують роботи/надають послуги за цивільно-правовим договором, ці правила не поширюються, оскільки такі особи не перебувають з підприємством у трудових відносинах.

Професійне навчання (окрім усіх інших видів, про які ми сказали вище) буває обов’язковим і добровільним.

Обов’язкове навчання — це навчання, обов’язковість якого передбачена законодавством, колективним договором, угодою.

До речі, працівника, який відмовляється підвищувати кваліфікацію або не проходить профнавчання, коли цього вимагає від нього законодавство, роботодавець має право звільнити на підставі п. 2 ч. 1 ст. 40 КЗпП. Проте це можливо за умови, що працівника не можна перевести за його ж згодою на іншу роботу.

Якщо ж необхідність періодичного підвищення кваліфікації працівником (проходження іншого виду навчання) прописана в колективному або трудовому договорі, то, на наш погляд, за відмову від проходження навчання працівникові можна, наприклад, оголосити догану або притягнути до іншого виду дисциплінарної відповідальності, окрім звільнення.

Добровільне навчання — це коли ініціатива виходить або від працівника, або від роботодавця. Якщо працівник відмовляється від проходження такого навчання, ініційованого роботодавцем, то за загальним правилом на цій підставі його не можна притягнути до дисциплінарної відповідальності (ні догану оголосити, ні звільнити).

Тепер про документальне оформлення. Ідемо за таким алгоритмом.

1. Працівник пише заяву в довільній формі із зазначенням напряму навчання.

2. Роботодавець видає наказ про направлення співробітника на навчання.

3. З наказом з п. 2 працівника ознайомлюють під підпис. Після цього за необхідності роботодавець може видати працівникові направлення на навчання (додаток 1 до Порядку № 232).

4. Якщо роботодавець направляє працівника до навчального закладу, то укладається письмовий договір про навчання***. Договір між роботодавцем (замовник) і навчальним закладом (виконавець) є двостороннім, але на користь третьої особи — працівника. Хоча останній також проставляє в цьому договорі свій підпис.

*** Форма Типового договору для надання освітніх послуг між ВНЗ і фізичною (юридичною) особою затверджена постановою КМУ від 19.08.15 р. № 634. Для інших навчальних закладів — наказом № 232.

Наприклад, працівник навчатиметься у ВНЗ. Тоді між роботодавцем і цим навчальним закладом укладається договір про навчання після затвердження наказу про зарахування такого працівника до ВНЗ (абзац другий п. 2 розд. XІ Умов прийому на навчання № 1378).

Договір з п. 4 нашого алгоритму є цивільно-правовим і не прив’язаний до трудових відносин. А отже, навіть у разі звільнення працівника його навчання роботодавцеві доведеться оплачувати і далі. Щоправда, за певних умов сплачену суму з громадянина, що звільнився, можна стягнути.

Коли з працівника можна стягнути витрачені гроші?

Ми вже з вами з’ясували, що працівник у договорі про навчання стороною не виступає. Тому й прописати в «навчальницькому» договорі відшкодування співробітником витрат роботодавця на навчання не вдасться.

Проте можна укласти «спеціальну» угоду безпосередньо між роботодавцем і працівником (ч. 4 ст. 34 Закону про зайнятість).

Не зобов’язане, але має право (!). Далі цей договір ми називатимемо договором про відпрацювання.

Отже, за певних умов, зафіксованих у договорі про відпрацювання, сплачену суму з громадянина, що звільнився, можна стягнути. Такий договір укладають за згодою фізособи в письмовому вигляді (це випливає із суті відносин). При цьому нотаріальне посвідчення не потрібно.

Форма договору може бути довільною. Проте найчастіше за основу беруть форму, затверджену наказом № 232.

Положення договору про відпрацювання ви можете максимально індивідуалізувати. Тут діятимуть загальні положення про правочини і договори із ЦКУ.

Укладаючи договір про відпрацювання, радимо звернути особливу увагу на закріплення таких моментів.

Строк відпрацювання. У договорі сторони можуть зафіксувати обов’язковість відпрацювання в роботодавця після закінчення навчання і зазначити дату початку і строк такого відпрацювання. Врахуйте: останній не може перевищувати 3 років (ч. 4 ст. 34 Закону про зайнятість).

Цей проміжок часу працівник повинен відпрацювати на умовах виключно трудового договору. Жодних договорів ЦПХ!

Дії сторін у випадку:

• самостійного припинення навчання фізособою без поважних причин;

• дострокового відрахування фізособи, що навчається, з навчального закладу;

• звільнення працівника до закінчення навчання;

• звільнення працівника протягом строку обов’язкового відпрацювання;

• неукладення трудового договору після закінчення навчання тощо.

Так, наприклад, можна зафіксувати, що у разі невиконання фізособою певних умов договору про відпрацювання вона зобов’язана відшкодувати роботодавцеві витрати, пов’язані з її навчанням (повністю або пропорційно відпрацьованому часу). Водночас працівники мають право не повертати гроші в таких випадках (див. ч. 5 ст. 34 Закону про зайнятість):

• встановлення інвалідності;

• звільнення за ініціативою роботодавця, яке не пов’язане зі здійсненням таким працівником протиправних дій. Це підстави, передбачені в ст. 40 і ст. 41 КЗпП, окрім пп. 3, 4, 7, 8 ст. 40 і п. 1 ст. 41 КЗпП (див. п. 22 постанови Пленуму ВСУ від 06.11.92 р. № 9);

• призов на військову службу або направлення на альтернативну (невійськову) службу;

• звільнення за ініціативою працівника у зв’язку з порушенням роботодавцем трудового законодавства, угод, колективного або трудового договору (тобто за ст. 38 КЗпП);

• необхідність догляду за дитиною-інвалідом та/або інвалідом I групи (незалежно від причин інвалідності).

Проте працівникові доведеться компенсувати вартість навчання, якщо це зафіксовано в договорі про відпрацювання і він не потрапляє в перелік винятків (див. вище).

До речі, майте на увазі: умову про відшкодування працівником витрат на навчання можна прописати тільки в договорі про відпрацювання.

А ось у трудовий або колективний договір таку умову включати не можна. Вони вважатимуться недійсними і такими, які погіршують становище працівника в силу ст. 9 КЗпП і ст. 5 Закону про колдоговори. Пов’язано це з тим, що саме по собі трудове законодавство не передбачає обов’язку працівника відшкодовувати витрати на навчання. Більше того, окремі його норми прямо вказують на те, що роботодавець несе подібні витрати за свій рахунок (ст. 201 КЗпП).

Зверніть увагу ось ще на що. Договір про відпрацювання не укладають при:

• формальному професійному навчанні працівників безпосередньо на виробництві. Адже в цьому випадку відсутнє направлення працівника до навчального закладу;

• неформальному навчанні працівників, що обумовлено відсутністю факту професійної підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації. Тим більше що згідно з ч. 7 ст. 6 Закону № 4312 витрати на таке навчання роботодавець несе за свій рахунок.

Навчання за рахунок підприємства: коли доходу немає

Оплачуємо і не оподатковуємо

Зазначимо, що законодавець спробував максимально вивести з-під оподаткування вартість навчання. Так, у ПДФОшному розд. IV ПКУ є аж три норми, які присвячені навчанню фізосіб.

Підпункт 165.1.21 ПКУ. Він виводить зі складу оподатковуваних доходів суми, сплачені юридичними і фізичними особами на користь навчального закладу, за здобуття освіти, підготовку або перепідготовку платника податків при одночасному виконанні таких двох умов.

Перша — грошові кошти за навчання (підготовку/перепідготовку) перераховані безпосередньо вітчизняному вищому або професійно-технічному навчальному закладу (далі — виш і ПТНЗ відповідно).

Друга — сума плати за кожен повний або неповний місяць навчання (підготовки/перепідготовки) такого платника податку не перевищує триразового розміру мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня звітного року.

У 2018 році сума, сплачена на користь вишу/ПТНЗ за здобуття освіти, у розмірі, що не перевищує 11169 грн. за кожен повний або неповний місяць навчання, не обкладається ПДФО.

Ба більше, п.п. 165.1.21 ПКУ виводить з-під оподаткування не лише вартість підготовки/перепідготовки, але й суми, перераховані вишу і ПТНЗ за інші види навчання, пов’язані зі здобуттям освіти.

Підпункт 165.1.37 ПКУ. Він «головнокомандувач» за ситуації, коли перепідготовка або підвищення кваліфікації працівника проводиться згідно із законом. У цьому випадку не лише вартість перепідготовки/підвищення кваліфікації, але й інші витрати, пов’язані з ними, не обкладатимуться ПДФО! Причому жодних обмежень за неоподатковуваними сумами в цьому випадку не буде! Це прямо випливає з положень п.п. 165.1.37 ПКУ. У ньому прямо прописано, що суму витрат роботодавця у зв’язку з підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) платника податків згідно із законом не включають до складу оподатковуваного доходу.

Причому, на наш погляд, при написанні п.п. 165.1.37 ПКУ законодавець використав термін «закон» у його широкому значенні. Під ним слід розуміти:

• безпосередньо закони України. Так, положеннями п. 1 ст. 4 Закону № 4312, ст. 34 Закону про зайнятість передбачені проведення роботодавцями перепідготовки, підвищення кваліфікації працівників;

• підзаконні нормативні акти, до яких належить, зокрема, і Довідник № 336. Тому якщо в цьому Довіднику зазначено, що проходження підвищення кваліфікації є обов’язковим для будь-якої професії, то можна говорити про те, що воно проводиться згідно із законом, а вартість проходження працівником цієї професії підвищення кваліфікації не обкладається ПДФО.

І тільки якщо підвищення кваліфікації (перепідготовка) відбувається за домовленістю сторін, а не відповідно до закону, або суб’єкт господарювання оплачує підвищення кваліфікації не працівника у виші (ПТНЗ), для цілей оподаткування слід керуватися загальним «навчальницьким» п.п. 165.1.21 ПКУ (див. вище).

Підпункт «є» п.п. 170.7.4 ПКУ. Відразу скажемо — ця норма «працює» для особливих категорій громадян, які вирішили здобути освіту. Так, на підставі п.п. «є» п.п. 170.7.4 ПКУ не включають до оподатковуваного доходу суму цільової благодійної допомоги на навчання (надання додаткових послуг з навчання), якщо одночасно «спрацьовують» такі три умови:

1) допомога перерахована безпосередньо навчальному закладу. Варіант «на руки» тут не проходить;

2) благодійник — резидент України;

3) допомога надана з метою оплатити вартість навчання або додаткових послуг з навчання:

• фізособи, яка має інвалідність;

• дитини з інвалідністю;

• дитини, в якої хоча б один з батьків має інвалідність;

• дитини-сироти або напівсироти;

• дитини з багатодітної або малозабезпеченої сім’ї;

• дитини, батьки якої позбавлені батьківських прав.

Проте для цієї допомоги п.п. 170.7.5 ПКУ встановлює граничний строк використання. Чому він дорівнює? Строку, встановленому умовами такої допомоги, але не більше 12 місяців, що настають за місяцем її отримання.

З ПДФО розібралися. А якими є справи з ВЗ і ЄСВ?

ВЗ і ЄСВ. З неоподатковуваної вартості навчання (первинної підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації) ВЗ не утримуєте. Підстава — пп. 1.2 і 1.7 п.п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ. Виходить, що до бази обкладення ВЗ потрапить тільки оподатковуваний ПДФО навчальний дохід.

Що стосується ЄСВ, то витрати на навчання, підготовку, перепідготовку кадрів, підвищення кваліфікації не входять до фонду оплати праці згідно з пп. 3.10 і 3.24 Інструкції № 5, а також зазначені в пп. 9 і 11 розд. II Переліку № 1170 серед виплат, з яких не стягується ЄСВ. Таким чином, нараховувати ЄСВ на вартість навчання не доведеться.

Заплатили — відобразили

Якщо оплата за навчання фізособи здійснена суб’єктом господарювання (юридичною особою або фізичною особою — підприємцем), то він як податковий агент зобов’язаний відобразити вартість такого навчання в розд. I Податкового розрахунку за формою № 1ДФ з податковим номером такої фізособи. Причому якщо сума витрат суб’єкта господарювання у зв’язку з:

• навчанням, підготовкою, перепідготовкою фізособи не оподатковується на підставі п.п. 165.1.21 ПКУ, то її відображайте з ознакою доходу «145»;

• підвищенням кваліфікації, перепідготовкою фізичної особи згідно із законом не оподатковується на підставі п.п. 165.1.37 ПКУ, то використовуйте ознаку доходу «158».

Якщо фізособі надали неоподатковувану цільову благодійну допомогу на навчання, яка не входить до складу оподатковуваного доходу одержувача на підставі п.п. «є» п.п. 170.7.4 ПКУ, то в розд. I Податкового розрахунку за формою № 1ДФ вона має бути відображена з ознакою доходу «169».

Окрім цього, суму неоподатковуваних ВЗ доходів треба відобразити в розд. II форми № 1ДФ за рядком «Військовий збір» у загальній сумі доходів, нарахованих фізособам у звітному кварталі.

Навчаємо з доходом: коли не виходить «звільнитися»

Дохід є, якщо…

Ми з вами вже знаємо, що на підставі п.п. 165.1.21 ПКУ не включається до складу оподатковуваного доходу сума, сплачена будь-якою юридичною або фізичною особою на користь вітчизняних вишів і ПТНЗ за здобуття освіти, за підготовку або перепідготовку платника податку, але не вище за трикратний розмір мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня звітного (податкового) року (у 2018 році — не вище 11169 грн.) за кожен повний або неповний місяць навчання, підготовки або перепідготовки такого платника податків.

З наведеної норми Кодексу випливає, що вся вартість здобуття освіти за рахунок юрособи/фізособи потрапить в оподатковуваний дохід того, хто навчається, якщо:

• оплата здійснена іноземному навчальному закладу;

• оплата здійснена вітчизняному навчальному закладу, але не вишу або ПТНЗ (наприклад, загальноосвітньому навчальному закладу);

• грошові кошти в розмірі вартості навчання виплачені безпосередньо працівникові та/або підприємство компенсувало працівникові понесені ним витрати на навчання у виші/ПТНЗ на підставі заяви і підтвердних документів.

Якщо за здобуття освіти, за підготовку або перепідготовку платника податку платила юрособа, то вона, будучи податковим агентом, зобов’язана нарахувати, утримати і сплатити до бюджету ПДФО і ВЗ з оподатковуваної вартості навчання і відобразити такий дохід у формі № 1ДФ.

А ось ЄСВ тут не буде (див. пп. 9 і 11 розд. II Переліку № 1170).

Ще одна проблемна, але вкрай рідкісна ситуація — коли плата за навчання перевищує неоподатковувану межу (у 2018 році — 11169 грн. за кожен повний або неповний місяць навчання, підготовки або перепідготовки платника податків).

Якщо інші умови, встановлені п.п. 165.1.21 ПКУ, виконуються, то ПДФО і ВЗ обкладають тільки суму перевищення над неоподатковуваною межею (у 2018 році все, що вище 11169 грн., за кожен повний або неповний місяць навчання).

Визначаємося із зобов’язаннями

Оподатковувану вартість навчання податківці в роз’ясненні з підкатегорії 103.04 відносять до доходу у вигляді додаткового блага.

Оскільки сума, перерахована навчальному закладу, — це «чистий» дохід фізособи, то база оподаткування повинна визначатися з урахуванням «натурального» коефіцієнта, порядок застосування якого встановлений п. 164.5 ПКУ.

При ставці податку 18 % розмір «натурального» коефіцієнта дорівнює 1,219512.

У розділі I Податкового розрахунку за формою № 1ДФ суму оподатковуваного навчання відображайте з ознакою доходу «126».

Зверніть увагу, якщо ПДФО оподатковується частина вартості навчання, то з неоподатковуваною межею порівнюємо «чисту» суму, а «натуральний» коефіцієнт застосовуємо до суми перевищення над неоподатковуваною межею.

Переходимо до ВЗ. До бази обкладення ВЗ повинна потрапити тільки та вартість навчання (її частина), яка входить до бази обкладення ПДФО.

Податківці наполягають на тому, що у разі надання негрошового доходу ВЗ слід розраховувати від «чистої» вартості виплати (див., зокрема, листи ДФСУ від 20.11.15 р. № 24759/6/99-99-17-02-01-15 і від 08.06.16 р. № 12626/6/99-99-13-02-03-15, а також консультацію в категорії 103.25 ЗІР ДФСУ).

Тобто без збільшення її на «натуральний» коефіцієнт.

Що стосується Податкового розрахунку за формою № 1ДФ, то в його розд. II за рядком «Військовий збір» потрібно відобразити як оподатковувані, так і не оподатковувані ВЗ доходи, які були нараховані (виплачені, надані) фізособам у звітному кварталі.

На порядку денному — бухоблік

Бухгалтерський облік витрат на оподатковуване навчання проілюструємо на прикладі.

У цьому випадку вся сума плати за навчання потрапляє в оподатковуваний дохід фізособи. Визначимо базу обкладення ПДФО. З урахуванням «натурального» коефіцієнта її величина складе:

42000,00 грн. х 1,219512 = 51219,51 грн.

Визначимо суму ПДФО:

51219,50 грн. х 18 % : 100 % = 9219,51 грн.

Сума ВЗ з урахуванням роз’яснень податківців складе:

42000,00 грн. х 1,5 % : 100 % = 630,00 грн.

Порядок відображення в бухобліку операцій з навчання працівника представимо в табл. 1.

Таблиця 1. Облік операцій з навчання працівника

Зрозуміло, що перспектива сплати ПДФО і ВЗ з вартості навчання навряд чи порадує роботодавця.

Саме тому ми пропонуємо вам розглянути варіанти оплати за здобуття освіти (підготовку/перепідготовку), які допоможуть фізособі знайти гроші на навчання.

Читайте та вибирайте той, що найбільше вам підходить.

Надаємо фізособі…

…нецільову благодійну допомогу. Трішки ослабити податковий тягар у разі, коли не вдається скористатися пільгами п.п. 165.1.21 ПКУ, допоможе варіант з нецільовою благодійною допомогою. Уточнимо деталі.

Суму нецільової благодійної допомоги не обкладають ПДФО і ВЗ, якщо виконані дві умови, встановлені в п.п. 170.7.3 ПКУ:

1) допомогу надає резидент;

2) її розмір сукупно за рік не перевищує суми, визначеної згідно з абзацом першим п.п. 169.4.1 ПКУ (у 2018 році — 2470 грн.).

Нараховують нецільову благодійну допомогу відповідно до наказу роботодавця, підставою для видання якого слугує заява працівника. У цій заяві працівник повинен зазначити, що просить надати саме нецільову благодійну допомогу. Це й дозволить застосувати положення п.п. 170.7.3 ПКУ.

Крім того, з оподатковуваної нецільової благодійної допомоги слід утримати ВЗ. При цьому в рядку «Військовий збір» розд. II Податкового розрахунку відображають загальну суму нарахованого доходу (як оподатковуваного ВЗ, так і не оподатковуваного).

ЄСВ не буде. Нецільова благодійна допомога, будучи за суттю матеріальною допомогою разового характеру, не входить до фонду оплати праці на підставі п.п. 3.32 Інструкції № 5 (ср. ). Отже, у базі нарахування ЄСВ їй не місце. Сума наданої допомоги значення не має.

…позику. Такий варіант взаємовідносин з фізособою, як надання їй поворотної фінансової допомоги, надасть можливості підприємству не витрачати гроші на її освіту. Але водночас — це може допомогти працівникові з витратами на навчання.

Підприємство має право позичити гроші як «своїм» (тобто працівникам), так і «стороннім» (особам, які не перебувають з підприємством у трудових відносинах). Такі відносини оформляються договором позики.

При видачі і поверненні безвідсоткової грошової позики в підприємства-позикодавця не виникає жодних податкових наслідків ні з податку на прибуток, ні з ПДВ. А що з ПДФО, ВЗ і ЄСВ? Раз підприємство надає грошову позику (поворотну фінансову допомогу) на поворотній основі, у фізособи-позичальника дохід на суму отриманої позики не виникає (п.п. 165.1.31 ПКУ). Проте воно зобов’язане відобразити суму виданої позики в розд. I Податкового розрахунку за формою № 1ДФ з ознакою доходу «153».

Сума поворотної фіндопомоги, що видається, не є об’єктом обкладення ВЗ, але повинна пройти в розділі II форми № 1ДФ за рядком «Військовий збір» у загальній сумі доходів, нарахованих/виплачених фізособам у звітному кварталі.

Якщо позика видавалася непрацівнику підприємства, питання про стягнення ЄСВ виникати не повинно.

Це пов’язано з тим, що зазначені особи не підпадають під визначення платників ЄСВ відповідно до ст. 4 Закону про ЄСВ. А отже, ні нараховувати, ні утримувати ЄСВ у такій ситуації не потрібно.

Не буде ЄСВ і в разі, коли позика видається працівникові. Пояснення тут інше: така виплата зазначена в п. 13 розд. I Переліку № 1170 як виплата, на яку не нараховується ЄСВ. Крім того, сума позики не включається до фонду оплати праці на підставі п. 3.28 Інструкції № 5.

Навчальна відпустка: надаємо правильно

Кому і в яких випадках

Відповісти на запитання: кому і в яких випадках надають додаткову оплачувану навчальну відпустку, нам з вами допоможе КЗпП і Закон про відпустки. Саме в них як додаткові гарантії працівникам, що поєднують роботу з навчанням, передбачено обов’язкове надання навчальних відпусток.

Ми зосередимося на наданні додаткових оплачуваних навчальних відпусток працівникам, які навчаються в професійно-технічних навчальних закладах і вищих навчальних закладах.

Види і випадки надання працівникам навчальної відпустки наведемо на схемі нижче.

Види і випадки надання працівнику навчальної відпустки

Крім того, потрібно враховувати, що разом з КЗпП і Законом про відпустки надання додаткових навчальних відпусток може бути передбачено й іншими нормативними документами.

Тривалість навчальних відпусток

Для кожного виду навчальної відпустки встановлена своя тривалість. Вона визначена трудовим законодавством і залежить від багатьох факторів. Отже, працівник навчається в…

…ПТНЗ. Тривалість додаткової оплачуваної відпустки у зв’язку з навчанням у ПТНЗ становить 35 календарних днів протягом навчального року (ст. 213 КЗпП і ст. 14 Закону про відпустки).

Таку відпустку надають виключно для підготовки і складання іспитів.

…виші, навчальному закладі післядипломної освіти й аспірантурі.

Тривалість навчальної відпустки тут залежить від рівня акредитації вишу, курсу, форми навчання, а також від мети навчальної відпустки (ст. 216 КЗпП і ст. 15 Закону про відпустки). Детальніше див. у табл. 2.

Таблиця 2. Навчальна відпустка студентам вишів, навчальних закладів післядипломної освіти й аспірантури

… виші, де навчальний процес має свої особливості. Для працівників, які успішно навчаються на вечірній і заочній формах навчання у вишах усіх рівнів акредитації, у яких навчальний план має свої особливості, додатково до навчальних відпусток зі ст. 15 Закону про відпустки надають також відпустки, тривалість яких визначена в Порядку № 634 (див. табл. 3). Ідеться про студентів творчих професій (музиканти, актори тощо).

Таблиця 3. Тривалість навчальної відпустки, що надається згідно з Порядком № 634

Ще один вид навчальних відпусток, який не потрапив до наших таблиць, — відпустка у зв’язку з профспілковим навчанням. Її тривалість не може перевищувати 6 календарних днів (див. ст. 15¹ Закону про відпустки).

Щоправда, якщо працівник допущений до складання вступних іспитів до вишу, то він може взяти відпустку «за свій рахунок» тривалістю 15 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місцезнаходження навчального закладу і назад.

Це передбачено ст. 214 КЗпП і п. 12 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки.

Крім того, піти у відпустку без збереження заробітної плати тривалістю, необхідною для проїзду до місцезнаходження вищого навчального закладу або наукової установи і назад, мають право також працівники, які (п. 13 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки):

• допущені до складання вступних іспитів до аспірантури з відривом або без відриву від виробництва;

• навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі та успішно виконують індивідуальний план підготовки.

Дні додаткової оплачуваної навчальної відпустки для складання сесії виділені на навчальний (а не робочий, календарний) рік.

Право на відпустку

Право на навчальну відпустку є далеко не в кожного працівника, який навчається.

Для того щоб працівникові піти у відпустку, має дотримуватися низка умов. Наведемо їх у табл. 4.

Таблиця 4. Умови надання додаткових навчальних відпусток

Оформляємо документально

За місцем роботи додаткову навчальну відпустку оформляють у два етапи:

• працівник подає роботодавцеві заяву про надання йому додаткової оплачуваної відпустки у зв’язку з навчанням і додає до неї довідку-виклик з навчального закладу;

• на підставі заяви від працівника і довідки-виклику з навчального закладу роботодавець видає наказ про надання працівникові додаткової оплачуваної відпустки у зв’язку з навчанням.

Заява. У ній працівник обов’язково зазначає дату початку навчальної відпустки і її тривалість. Майте на увазі: тривалість цієї відпустки повинна «вписуватися» в період, зазначений у довідці-виклику.

Якщо працівник бачить, що для складання сесії йому знадобиться менша кількість днів навчальної відпустки, ніж зазначено в довідці-виклику, він може скористатися тільки частиною відведених йому днів, яка йому потрібна. Про такий намір він повинен зазначити в заяві.

Заява може бути такою: «Прошу надати додаткову оплачувану відпустку у зв’язку з навчанням у Національному технічному університеті «Харківський політехнічний інститут» тривалістю 20 календарних днів з 22.10.2018 р. для складання заліково-екзаменаційної сесії. До заяви додаю довідку-виклик на сесію № 5648 від 25.09.2018 р.».

Довідка-виклик. Увага! З 03.04.18 р. набрав чинності наказ МОН від 16.02.18 р. № 160, яким затверджена нова форма № Н-5.01, тобто нова форма довідки-виклику для вишів. Вона застосовується починаючи з 2018/2019 навчального року.

Також зазначимо, що навчальний заклад у довідці-виклику самостійно визначає період і тривалість додаткової оплачуваної навчальної відпустки. Саме навчальний заклад розподіляє кількість днів такої відпустки, передбачену трудовим законодавством, протягом навчального року.

Наказ. На підставі заяви і довідки-виклику від працівника роботодавець видає наказ про надання додаткової оплачуваної відпустки у зв’язку з навчанням. Для цього можна скористатися типовою формою № П-3, затвердженою наказом № 489, або застосувати розроблену на підприємстві форму наказу про надання відпустки.

Табель. У табелі обліку використання робочого часу за формою № П-5 період додаткової оплачуваної навчальної відпустки (незалежно від типу навчального закладу й підстави для надання такої відпустки) зазначають буквеним кодом «Н» або цифровим кодом «12» (див. наказ № 489).

Особливості надання й оплати навчальних відпусток

Додаткові оплачувані відпустки у зв’язку з навчанням надають протягом навчального року незалежно від строку безперервної роботи на цьому підприємстві. Причому роботодавець зобов’язаний відправити працівника до такої відпустки саме в той період, який зазначений у довідці-виклику на сесію.

Навчальну відпустку не можна перенести на інший період, поділити на частини або взяти в рахунок наступного року.

Навчальну відпустку НЕ продовжують:

• на святкові та неробочі дні, що припадають на період такої відпустки. Річ у тому, що відповідно до ч. 2 ст. 5 і ст. 18¹ Закону про відпустки святкові та неробочі дні не враховують тільки при визначенні тривалості щорічних відпусток, додаткової відпустки у зв’язку з усиновленням і відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства підгрупи А групи І. Тому в разі надання додаткової навчальної відпустки ця норма Закону про відпустки не діє;

• на кількість днів хвороби працівника, що збіглася з періодом його навчальної відпустки. При цьому не забудьте: оплату листка непрацездатності за період перебування в навчальній відпустці не здійснюють (п. 6 ч. 1 ст. 23 Закону № 1105).

Але! Якщо щорічна відпустка збігається з навчальною відпусткою, то щорічна відпустка має бути перенесена на інший період або за бажанням працівника продовжена (п. 4 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки).

Навчальну відпустку надають у календарних днях. Оплаті підлягають усі календарні дні навчальної відпустки, у тому числі святкові та неробочі (див. лист Мінпраці від 27.07.10 р. № 217/13/116-10).

Середню зарплату для оплати додаткової відпустки у зв’язку з навчанням розраховують відповідно до Порядку № 100.

Грошову компенсацію за невикористані дні навчальної відпустки не виплачують. Тому якщо працівник-студент не скористався своїм правом на навчальну відпустку, то при звільненні «забрати її грошима» в нього не вийде (див. лист Мінсоцполітики від 19.01.17 р. № 132/0/101-17/284).

Резерв на оплату навчальних відпусток не створюють.