Прекращение трудовых отношений
Работник может быть уволен только по основаниям, предусмотренным законодательством, в частности КЗоТ. Но смерть работника среди них не указана. Поэтому ничего не остается, как руководствоваться сложившимися правилами и общей практикой. О них мы и поговорим.
Начнем с приказа (распоряжения) об исключении из личного состава предприятия умершего работника. Его издаете после получения от родственников такого работника копии свидетельства о смерти. Зачем нужно ждать этот документ? В нем указана точная дата смерти работника. Эту же дату укажите в приказе (распоряжении) как дату прекращения трудового договора. И не важно, работал в этот день умерший или нет (письмо Минтруда от 31.12.2010 г. № 284/06/186-10).
Дата издания приказа (распоряжения) об исключении из личного состава предприятия умершего работника может не совпадать с датой его смерти. Заметьте: в большинстве случаев дата издания приказа (распоряжения) не будет совпадать с датой смерти работника. Однако в приказе (распоряжении) дата прекращения трудового договора должна совпадать с датой смерти, указанной в свидетельстве о смерти.
В день издания приказа (распоряжения) заполните трудовую книжку умершего работника. Укажите ( п. 4.3 Инструкции № 58*):
— в графе 1 — номер записи по порядку;
— в графе 2 — дату увольнения;
— в графе 3 — «Работа прекращена в связи со смертью». Ссылку на норму КЗоТ не делаете;
— в графе 4 — документ, послуживший основанием для внесения записи (приказ, распоряжение и др.), его дату и номер.
Надлежащим образом оформленную трудовую книжку выдайте на руки ближайшим родственникам умершего работника под подпись.
А если в силу каких-либо причин трудовая книжка не была получена родственниками умершего? Тогда храните ее в течение 2 лет в отделе кадров предприятия отдельно от других трудовых книжек работающих сотрудников, а по истечении этого срока — в архиве предприятия в течение 50 лет. По окончании срока архивного хранения невостребованные трудовые книжки можно уничтожить в установленном порядке ( п. 6.2 Инструкции № 58).
Окончательный расчет
Здесь все по стандартной процедуре. Получив приказ (распоряжение) о прекращении трудовых отношений, рассчитывайте и начисляйте все причитающиеся умершему работнику суммы, а именно:
— зарплату за фактически отработанное время;
— компенсацию за неиспользованные дни отпусков (ежегодного отпуска и допотпуска на детей (при наличии права на него)).
О том, как рассчитать такую компенсацию, мы рассказывали в журнале «Бухгалтер 911», 2015, № 15. Имейте в виду! Если умерший работник «перегулял» ежегодный отпуск, отчисления из его зарплаты за неотработанные дни такого отпуска не производят. Это прямо указано в ч. 3 ст. 22 Закона об отпусках**.
** Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.
Еще один важный момент. Если работник до момента смерти находился на больничном, что подтверждено должным образом оформленным листком нетрудоспособности, такой больничный нужно оплатить. Дело в том, что действующим законодательством не предусмотрено ограничений по выплате пособия по временной нетрудоспособности в случае смерти работника.
Зарплатные выплаты, начисленные умершему работнику, облагайте в общем порядке: удерживайте НДФЛ и военный сбор, начисляйте «сверху» ЕСВ.
Важно! Если работник имел право на применение к его заработной плате налоговой социальной льготы, то такое право сохраняется за ним и в месяце смерти ( п.п. 169.3.4 НКУ).
Отражайте зарплатные выплаты в форме № 1ДФ и Отчете по ЕСВ с регистрационным номером учетной карточки плательщика налогов (идентификационным номером) умершего работника.
А вот помощь на погребение работника в разделе I формы № 1ДФ необходимо показать с регистрационным (идентификационным) номером получателя. Обращаем внимание! На практике возможна ситуация, когда на дату подачи Налогового расчета по форме № 1ДФ регистрационный (идентификационный) номер умершего работника уже будет исключен из Государственного реестра физических лиц — плательщиков налогов. В таком случае налоговики направят предприятию уведомление о наличии ошибки в Налоговом расчете.
Вы получили это уведомление? Ничего страшного. Просто предоставьте налоговому органу письменные объяснения. В них укажите, что отраженный в Налоговом расчете доход начислен умершему работнику за период, когда он состоял в трудовых отношениях с работодателем, а также проставьте дату смерти налогоплательщика и укажите фактического получателя суммы заработной платы.
Кому выплачиваем?
Ответ на этот вопрос ищем в ГКУ. Ведь он регулирует в том числе и имущественные отношения, участниками которых являются физлица. И что мы находим?
Суммы зарплаты, пенсии, стипендии, алиментов, пособий по временной нетрудоспособности, других социальных выплат, которые принадлежали наследодателю, но не были получены им при жизни, передаются членам его семьи, а в случае их отсутствия — входят в состав наследства. Это прямо прописано в ч. 1 ст. 1227 этого Кодекса.
То есть, по общему правилу, если умерший работник жил с семьей, то суммы зарплаты и больничных не включают в состав наследства, а передают членам его семьи.
Заметьте: компенсация за неиспользованные дни отпуска входит в фонд дополнительной зарплаты ( п.п. 2.2.12 Инструкции № 5***). Следовательно, работодатель также вправе выплатить ее родственникам умершего работника. *** Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.
Определить круг лиц, которые относятся к членам семьи, нам поможет ч. 2 ст. 3 СКУ**** (см. письмо Минюста от 02.07.2007 г. № Ш-10310).
**** Семейный кодекс Украины от 10.01.2002 г. № 2947-III.
Семью составляют лица, которые:
во-первых, совместно проживают;
во-вторых, связаны совместным бытом;
в-третьих, имеют взаимные права и обязанности.
Создается семья на основании брака, кровного родства, усыновления. Также она может быть создана на других основаниях, которые не запрещены законом и не противоречат моральным принципам общества (например, на основании фактического проживания одной семьей, в которой сложились отношения, свойственные браку, но без регистрации такового) ( п. 4 ст. 3 СКУ).
Имейте в виду, что:
1) муж и жена считаются семьей и тогда, когда они не проживают вместе в связи с обучением, работой, лечением, необходимостью ухода за родителями, детьми и по другим уважительным причинам;
2) ребенок является членом семьи своих родителей, даже если не проживает вместе с ними.
Отметим, что ребенком считают лицо, не достигшее совершеннолетия (18 лет) ( ч. 1 ст. 6 СКУ). А как же совершеннолетние дети, родители умершего работника? — спросите вы. Они могут быть отнесены к числу членов его семьи исключительно при условии, что выполняются такие требования, как совместное проживание, ведение совместного быта и наличие общих прав и обязанностей.
То есть если, например, на момент возникновения задолженности по зарплате перед умершим работником его дочь достигла совершеннолетия, не связана с ним общим бытом и проживает отдельно, то она не имеет права на получение зарплатных выплат, начисленных умершему его работодателем (см. решение Верховного Суда Украины «О приобретении статуса члена семьи» от 26.12.2007 г.).
Важно! Перед тем как выплатить членам семьи умершего работника его зарплату, получите от них:
1) соответствующее заявление;
2) свидетельство о смерти работника;
3) документы, подтверждающие статус члена семьи умершего работника. Например, жена (муж) может предоставить свидетельство о браке, ребенок — свидетельство о рождении (усыновлении).
А если у умершего не было семьи? Тогда начисленные в его пользу «трудовые» выплаты включаются в наследственную массу и наследуются в общем порядке, установленном ГКУ. В этом случае работодатель должен внести их на депозит нотариусу согласно ст. 537 ГКУ.
