Припинення трудових відносин
Працівник може бути звільнений тільки з підстав, передбачених законодавством, зокрема КЗпП. Але смерть працівника серед них не зазначена. Тому не залишається нічого іншого, як керуватися правилами, що склалися, та загальною практикою. Про них ми й поговоримо.
Почнемо з наказу (розпорядження) про виключення з особового складу підприємства померлого працівника. Його видаєте після отримання від родичів такого працівника копії свідоцтва про смерть. Навіщо потрібно чекати на цей документ? У ньому зазначено точну дату смерті працівника. Цю ж дату зазначте у наказі (розпорядженні) як дату припинення трудового договору. І не важливо, чи працював померлий цього дня (лист Мінпраці від 31.12.2010 р. № 284/06/186-10).
Дата видання наказу (розпорядження) про виключення з особового складу підприємства померлого працівника може не збігатися з датою його смерті. Зверніть увагу: у більшості випадків дата видання наказу (розпорядження) не збігатиметься з датою смерті працівника. Проте у наказі (розпорядженні) дата припинення трудового договору повинна збігатися з датою смерті, зазначеною у свідоцтві про смерть.
У день видання наказу (розпорядження) заповніть трудову книжку померлого працівника. Зазначте (п. 4.3 Інструкції № 58*):
— у графі 1 — номер запису по порядку;
— у графі 2 — дату звільнення;
— у графі 3 — «Роботу припинено у зв’язку зі смертю». Посилання на норму КЗпП не робите;
— у графі 4 — документ, що став підставою для внесення запису (наказ, розпорядження та ін.), його дату і номер.
Належним чином оформлену трудову книжку видайте на руки найближчим родичам померлого працівника під підпис.
А якщо з якихось причин трудова книжка не була одержана родичами померлого? Тоді зберігаєте її протягом 2 років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок співробітників, які перебувають на роботі, а після закінчення цього строку — в архіві підприємства протягом 50 років. Після закінчення строку архівного зберігання незатребувані трудові книжки можна знищити в установленому порядку (п. 6.2 Інструкції № 58).
Остаточний розрахунок
Тут усе за стандартною процедурою. Отримавши наказ (розпорядження) про припинення трудових відносин, обчислюйте і нараховуйте померлому працівнику усі належні йому суми, а саме:
— зарплату за фактично відпрацьований час;
— компенсацію за невикористані дні відпусток (щорічної відпустки та додаткової відпустки на дітей (за наявності права на неї)).
Про те, як розрахувати таку компенсацію, ми розповідали у журналі «Бухгалтер 911», 2015, № 15. Майте на увазі! Якщо померлий працівник «перегуляв» щорічну відпустку, відрахування з його зарплати за невідпрацьовані дні такої відпустки не здійснюють. Це прямо зазначено в ч. 3 ст. 22 Закону про відпустки**.
** Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Ще один важливий момент. Якщо працівник до моменту смерті був на лікарняному, що підтверджено належним чином оформленим листком непрацездатності, такий лікарняний потрібно оплатити. Річ у тім, що чинним законодавством не передбачено обмежень щодо виплати допомоги по тимчасовій непрацездатності у разі смерті працівника.
Зарплатні виплати, нараховані померлому працівнику, оподатковуйте у загальному порядку: утримуйте ПДФО та військовий збір, нараховуйте «зверху» ЄСВ.
Важливо! Якщо працівник мав право на застосування до його заробітної плати податкової соціальної пільги, то таке право зберігається за ним і у місяці смерті ( п.п. 169.3.4 ПКУ).
Відображайте зарплатні виплати у формі № 1ДФ та Звіті з ЄСВ з реєстраційним номером облікової картки платника податків (ідентифікаційним номером) померлого працівника.
А от допомогу на поховання працівника у розділі I форми № 1ДФ необхідно показати з реєстраційним (ідентифікаційним) номером одержувача. Звертаємо увагу! На практиці можлива ситуація, коли на дату подання Податкового розрахунку за формою № 1ДФ реєстраційний (ідентифікаційний) номер померлого працівника вже буде виключено з Державного реєстру фізичних осіб — платників податків. У такому разі податківці надішлють підприємству повідомлення про наявність помилки в Податковому розрахунку.
Ви отримали це повідомлення? Нічого страшного. Просто надайте податковому органу письмові пояснення. У них зазначте, що відображений у Податковому розрахунку дохід нараховано померлому працівнику за період, коли він перебував у трудових відносинах з роботодавцем, а також проставте дату смерті платника податків та зазначте фактичного одержувача суми заробітної плати.
Кому виплачуємо?
Відповідь на це запитання шукаємо в ЦКУ. Адже він регулює у тому числі й майнові відносини, учасниками яких є фізособи. І що ми знаходимо?
Суми зарплати, пенсії, стипендії, аліментів, допомог у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, інших соціальних виплат, які належали спадкодавцеві, але не були ним одержані за життя, передаються членам його сім’ї, а у разі їх відсутності — входять до складу спадщини. Це прямо прописано в ч. 1 ст. 1227 цього Кодексу.
Тобто, за загальним правилом, якщо померлий працівник жив із родиною, то суми зарплати та лікарняних не включають до складу спадщини, а передають членам його сім’ї.
Зверніть увагу: компенсація за невикористані дні відпустки входить до фонду додаткової зарплати ( п.п. 2.2.12 Інструкції № 5***). Отже, роботодавець також має право виплатити її родичам померлого працівника. *** Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.
Визначити коло осіб, які належать до членів сім’ї, нам допоможе ч. 2 ст. 3 СКУ**** (див. лист Мін’юсту від 02.07.2007 р. № Ш-10310).
**** Сімейний кодекс України від 10.01.2002 р. № 2947-III.
Сім’ю складають особи, які:
по-перше, спільно проживають;
по-друге, пов’язані спільним побутом;
по-третє, мають взаємні права та обов’язки.
Створюється сім’я на підставі шлюбу, кровного споріднення, усиновлення. Також вона може бути створена на інших підставах, не заборонених законом і таких, що не суперечать моральним засадам суспільства (наприклад, на підставі фактичного проживання однією сім’єю, в якій склалися стосунки, властиві шлюбу, але без реєстрації такого) ( п. 4 ст. 3 СКУ).
Майте на увазі, що:
1) подружжя вважається сім’єю і тоді, коли дружина та чоловік не проживають спільно у зв’язку з навчанням, роботою, лікуванням, необхідністю догляду за батьками, дітьми та з інших поважних причин;
2) дитина є членом сім’ї своїх батьків, навіть якщо не проживає разом з ними.
Зауважимо, що дитиною вважають особу, яка не досягла повноліття (18 років) ( ч. 1 ст. 6 СКУ). А як же повнолітні діти, батьки померлого працівника? — запитаєте ви. Вони можуть бути віднесені до членів його сім’ї виключно за умови, що виконуються такі вимоги, як спільне проживання, ведення спільного побуту та наявність взаємних прав і обов’язків.
Тобто якщо, наприклад, на момент виникнення заборгованості із зарплати перед померлим працівником його дочка досягла повноліття, не пов’язана з ним спільним побутом і проживає окремо, то вона не має права на отримання зарплатних виплат, нарахованих померлому його роботодавцем (див. рішення Верховного Суду України «Про набуття статусу члена сім’ї» від 26.12.2007 р.).
Важливо! Перш ніж виплатити членам сім’ї померлого працівника його зарплату, отримайте від них:
1) відповідну заяву;
2) свідоцтво про смерть працівника;
3) документи, що підтверджують статус члена сім’ї померлого працівника. Наприклад, дружина (чоловік) може надати свідоцтво про шлюб, дитина — свідоцтво про народження (усиновлення).
А якщо у померлого не було сім’ї? Тоді нараховані на його користь «трудові» виплати включаються до спадщини і успадковуються в загальному порядку, встановленому ЦКУ. У цьому випадку роботодавець повинен внести їх у депозит нотаріуса згідно зі ст. 537 ЦКУ.
