1 Подробности — в статье «Электронные трудовые книжки»: Кабмин стартовал?!» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 2).
Что произошло?
Верховная Рада приняла законодательные изменения, которые «смещают» трудовые книжки с прежних позиций. Речь идет о Законе об еТК2. Предусмотрели ли время на ознакомление и изучение? Да!
2 Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» от 05.02.2021 г. Закон направлен на подпись Президенту.
Нормы Закона об еТК, которые касаются работодателей, вступят в силу через три месяца со дня опубликования закона (подробнее — см. раздел «Что будет, когда заработает?» ниже).
Потом стартует переходный пятилетний период. Это время отведено для включения Пенсионным фондом (ПФ) в реестр застрахованных лиц Госреестра отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников.
Предоставлять сведения в ПФ могут как работодатели, так и непосредственно работники.
Да-да! Закон об еТК не устанавливает обязанности именно работодателя направлять такие сведения. Они могут быть получены ПФ непосредственно от застрахованного лица, т. е. работника.
Однако поскольку трудовые книжки работников предприятия хранят у себя, то груз предоставления таких сведений, похоже, ляжет на предприятия. Именно на такой вариант развития событий намекает и законодатель.
А вот с работниками ФЛП все проще. ФЛП не хранит у себя трудовые книжки работников3. Поэтому последним ничего не мешает подать сведения в ПФ самостоятельно, без участия предпринимателя.
3 См. статью «У кого хранятся трудовые книжки работников ФЛП?» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 15).
Сведения о трудовой деятельности будем предоставлять через веб-портал электронных услуг ПФ (portal.pfu.gov.ua) в виде сканированных или оцифрованных копий трудовой книжки.
Порядок и сроки представления сведений о трудовой деятельности должен установить ПФ. Сейчас его нет. Пояснения на портале ПФ, как отсканировать и передать скан-копии трудовой книжки, не является таким порядком. Это просто пояснения. Поэтому не спешите. Время еще есть.
Кроме того, нас ожидает кампания по приведению Кабмином и министерствами (другими центральными органами исполнительной власти) своих нормативно-правовых актов в соответствие с Законом об еТК. Им на это отведено 3 месяца. Хорошо, если успеют.
Однако давайте поговорим о том, как будет, когда заработает Закон об еТК.
Что будет, когда заработает?
Сведения о трудовой деятельности работников, указанные в их трудовых книжках, нужно будет передать в ПФ для наполнения реестра застрахованных лиц отсутствующими сведениями (для чего отведен переходный пятилетний период, о котором мы уже сказали выше).
После такой передачи трудовые книжки, которые хранились на предприятии, выдаем работникам на руки под подпись.
Даже если там только запись о приеме на работу и отсутствует запись об увольнении.
А как быть с работниками, которые приняты до и увольняются после вступления в силу Закона об еТК, однако сведения из трудовой книжки еще не переданы в ПФ?
Увольняем, как того требует закон, и выдаем ему в день увольнения должным образом оформленную трудовую книжку и копию приказа об увольнении. Дело в том, что после вступления в силу Закона об еТК предоставление копии такого приказа работникам, которые увольняются, станет обязанностью работодателя.
Имея трудовую книжку на руках, работник может сам передать сведения о своей трудовой деятельности в ПФ.
А как быть с работниками-новичками, которые будут приняты на работу после вступления в силу Закона об еТК? Нужно ли данные из их трудовых книжек также передавать через портал ПФ?
Анализируя положения Закона об еТК, можно сделать вывод: по таким работникам заморачиваться с предоставлением сведений из их трудовых книжек не нужно. Но, при желании, можете это сделать, если предыдущий работодатель или сам работник такие сведения не предоставил.
Объясним. После того, как заработает Закон об еТК, при трудоустройстве лицо будет предоставлять работодателю:
— либо трудовую книжку (при наличии),
— либо информацию о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц.
И это понятно. Ведь пока предприятие (ФЛП) не заявит о себе через отчетность именно как о работодателе соответствующего лица, получить на него сведения с того же портала электронных услуг ПФ такое предприятие (ФЛП) не сможет.
Если лицо предоставляет трудовую книжку, работодатель ознакомляется с ней, а потом возвращает трудовую книжку работнику. Это следует из логики изменений, предусмотренных Законом об еТК (изменений в ту же статью ст. 48 КЗоТ, переходных положений Законом об еТК).
Ну а поскольку трудовая книжка будет на руках у работника, то он сам при необходимости сможет предоставить недостающие сведения о трудовом стаже Пенсионному фонду, а новый работодатель — помочь в этом.
За такую помощь работодатель получит плюсик в карму и возможность расчета страхового стажа для больничных только по данным реестра застрахованных лиц Госреестра, в том числе по имеющимся в нем данным о трудовой деятельности работников. Такие изменения, касающиеся учета больничного страхового стажа, будут внесены Законом об еТК (после вступления им в силу) в ч. 2 ст. 21 Закона № 11054.
4 Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV.
Со старыми сведениями из трудовой книжки разобрались.
Как в дальнейшем будет наполняться реестр застрахованных лиц сведениями о трудовой деятельности? Будет ли отдельная отчетность?
Не исключено! Но это пока все на уровне разговоров.
Исчезнут ли трудовые книжки?
Исчезнут ли трудовые книжки после того, как все необходимые сведения будут переданы в ПФ? Нет.
По требованию работника (!) работодатель будет обязан вносить в трудовую книжку, которая хранится у такого работника, записи о приеме, переводе, увольнении с работы.
Более того! Работник может потребовать, чтобы в его трудовую книжку внесли также записи о поощрениях и наградах за успехи в работе (если такие, конечно, были).
Однако хранить трудовые книжки работодатель не будет. То есть, взял, вписал, отдал.
А если у работника еще нет трудовой книжки и он по-прежнему хочет «бумагу»? Без проблем! Если работник трудоустраивается впервые и не имеет трудовой книжки, он сможет обратиться к работодателю с требованием (!) оформить ее. И отказать ему работодатель не вправе. Даже несмотря на то, что всю эту информацию он будет передавать в ПФ.
Так что об окончательном прощании с трудовыми книжками говорить рановато. А навыки их заполнения еще пригодятся.
Однако еще раз обращаем ваше внимание на то, что изменения, предусмотренные Законом об еТК, вступят в силу через три месяца со дня его опубликования. До этого работаем по привычной схеме и продолжаем хранить трудовые книжки работников.
Также возникает вопрос, а как будем определять основное место работы после вступления в силу Закона об еТК? Отчет — по поданному работником заявлению. Пока есть основания полагать, что речь идет именно о заявлении о принятии на работу.
Что же можно сделать уже сейчас?
Провести аудит трудовых книжек. Проверяем наличие трудовых книжек на всех работников, для которых ваше предприятие является основным местом работы. Дальше — смотрим правильность заполнения трудовой.
ПФ5 рекомендует начать проверку с первой страницы (титульного листа). Сверяем фамилию, имя и отчество работника, дату рождения с паспортными данными работника. Проверяем наличие подписей владельца трудовой книжки и лица, ответственного за выдачу трудовых книжек.
5 www.pfu.gov.ua/vn/395926-audyt-trudovyh-knyzhok-pered-skanuvannyam-pereviryayemo-pershu-storinku/
Ошибка в Ф. И. О. или дате рождения? Такой бланк трудовой книжки считают испорченным. Если ошибку допустил предыдущий работодатель, то работник должен обратиться к нему для исправления. Если такой работодатель ликвидировался, ситуацию следует исправить в судебном порядке.
Если же в трудовую книжку работника не внесена запись об изменении Ф. И. О., внесите ее, пожалуйста.
Далее — раздел «Відомості про роботу». Обратите внимание, что в этом разделе запрещено зачеркивать неправильные записи. Если во время аудита обнаружили такое безобразие, его следует исправить. Исправляет ошибку работодатель, который ее допустил. Если работодатель, который сделал неправильную или неточную запись, ликвидирован, соответствующую запись делает его правопреемник, а в случае его отсутствия — архив.
