1 Подробиці — у статті «Електронні трудові книжки»: Кабмін стартував?!» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 2).
Що сталося?
Верховна Рада прийняла законодавчі зміни, які «зміщують» трудові книжки з колишніх позицій. Ідеться про Закон про еТК2. Чи передбачили час на ознайомлення і вивчення? Так!
2 Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. Закон направлено на підпис Президенту.
Норми Закону про еТК, які стосуються роботодавців, наберуть чинності через три місяці з дня опублікування закону (детальніше — див. розділ «Що буде, коли запрацює?» нижче).
Потім стартує перехідний п’ятирічний період. Цей час відведено для включення Пенсійним фондом (ПФ) до реєстру застрахованих осіб Держреєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників.
Надавати відомості до ПФ можуть як роботодавці, так і безпосередньо працівники.
Так-так! Закон про еТК не встановлює обов’язку саме роботодавця направляти такі відомості. Вони можуть бути отримані ПФ безпосередньо від застрахованої особи, тобто працівника.
Проте оскільки трудові книжки працівників підприємства зберігають у себе, то вантаж надання таких відомостей, схоже, ляже на підприємства. Саме на такий варіант розвитку подій натякає і законодавець.
А ось із працівниками ФОП усе простіше. ФОП не зберігає в себе трудових книжок працівників3. Тому останнім нічого не заважає подати відомості до ПФ самостійно, без участі підприємця.
3 Див. статтю «У кого зберігаються трудові книжки працівників ФОП?» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 15).
Відомості про трудову діяльність надаватимемо через вебпортал електронних послуг ПФ (portal.pfu.gov.ua) у вигляді сканованих або оцифрованих копій трудової книжки.
Порядок і строки надання відомостей про трудову діяльність повинен установити ПФ. Зараз його немає. Пояснення на порталі ПФ, як відсканувати і передати скан-копії трудової книжки, не є таким порядком. Це просто пояснення. Тому не поспішайте. Час іще є.
Крім того, на нас чекає кампанія з приведення Кабміном і міністерствами (іншими центральними органами виконавчої влади) своїх нормативно-правових актів у відповідність із Законом про еТК. Їм на це відведено 3 місяці. Добре, якщо встигнуть.
Проте давайте поговоримо про те, як буде, коли запрацює Закон про еТК.
Що буде, коли запрацює?
Відомості про трудову діяльність працівників, зазначені в їх трудових книжках, потрібно буде передати до ПФ для наповнення реєстру застрахованих осіб відсутніми відомостями (для чого відведено перехідний п’ятирічний період, про який ми вже сказали вище).
Після такої передачі трудові книжки, які зберігалися на підприємстві, видаємо працівникам на руки під підпис.
Навіть якщо там є тільки запис про прийняття на роботу і відсутній запис про звільнення.
А як бути з працівниками, які прийняті до і звільняються після набрання чинності Законом про еТК, проте відомості з трудової книжки ще не передані до ПФ?
Звільняємо, як того вимагає закон, і видаємо йому в день звільнення належним чином оформлену трудову книжку і копію наказу про звільнення. Річ у тому, що після набрання чинності Законом про еТК надання копії такого наказу працівникам, які звільняються, стане обов’язком роботодавця.
Маючи трудову книжку на руках, працівник може сам передати відомості про свою трудову діяльність до ПФ.
А як бути з працівниками-новачками, які будуть прийняті на роботу після набрання чинності Законом про еТК? Чи потрібно дані з їх трудових книжок також передавати через портал ПФ?
Аналізуючи положення Закону про еТК, можна дійти висновку: щодо таких працівників морочитися з наданням відомостей з їх трудових книжок не потрібно. Але, за бажання, можете це зробити, якщо попередній роботодавець або сам працівник таких відомостей не надав.
Пояснимо. Після того, як запрацює Закон про еТК, при працевлаштуванні особа надаватиме роботодавцеві:
— або трудову книжку (за наявності),
— або інформацію про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб.
І це зрозуміло. Адже поки підприємство (ФОП) не заявить про себе через звітність саме як про роботодавця відповідної особи, отримати на нього відомості з того ж порталу електронних послуг ПФ таке підприємство (ФОП) не зможе.
Якщо особа надає трудову книжку, роботодавець ознайомлюється з нею, а потім повертає трудову книжку працівникові. Це випливає з логіки змін, передбачених Законом про еТК (змін до тієї ж ст. 48 КЗпП, перехідних положень Закону про еТК).
Ну а оскільки трудова книжка буде на руках у працівника, то він сам за необхідності зможе надати відомості про трудовий стаж, яких не вистачає, Пенсійному фонду, а новий роботодавець — допомогти в цьому.
За таку допомогу роботодавець отримає плюсик у карму і можливість розрахунку страхового стажу для лікарняних тільки за даними реєстру застрахованих осіб Держреєстру, у тому числі за наявними в ньому даними про трудову діяльність працівників. Такі зміни, що стосуються обліку лікарняного страхового стажу, будуть внесені Законом про еТК (після набрання ним чинності) до ч. 2 ст. 21 Закону № 11054.
4 Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV.
Зі старими відомостями з трудової книжки розібралися.
Як надалі наповнюватиметься реєстр застрахованих осіб відомостями про трудову діяльність? Чи буде окрема звітність?
Не виключено! Але це поки все на рівні розмов.
Чи зникнуть трудові книжки?
Чи зникнуть трудові книжки після того, як усі необхідні відомості будуть передані до ПФ? Ні.
На вимогу працівника (!) роботодавець буде зобов’язаний вносити до трудової книжки, яка зберігається в такого працівника, записи про прийняття, переведення, звільнення з роботи.
Більше того! Працівник може вимагати, щоб до його трудової книжки внесли також записи про заохочення і нагороди за успіхи в роботі (якщо такі, звичайно, були).
Проте зберігати трудові книжки роботодавець не буде. Тобто, узяв, вписав, віддав.
А якщо в працівника ще немає трудової книжки і він, як і раніше, хоче «папір»? Без проблем! Якщо працівник працевлаштується вперше і не має трудової книжки, він зможе звернутися до роботодавця з вимогою (!) оформити її. І відмовити йому роботодавець не має права. Навіть незважаючи а те, що всю цю інформацію він передаватиме до ПФ.
Тож про остаточне прощання з трудовими книжками говорити рано. А навички їх заповнення ще стануть у пригоді.
Проте ще раз звертаємо вашу увагу на те, що зміни, передбачені Законом про еТК, наберуть чинності через три місяці з дня його опублікування. До цього працюємо за звичною схемою і продовжуємо зберігати трудові книжки працівників.
Також виникає запитання, а як будемо визначати основне місце роботи після набрання чинності Законом про еТК? Відповідь — за поданою працівником заявою. Поки є підстави вважати, що йдеться саме про заяву про прийняття на роботу.
Що ж можна зробити вже зараз?
Провести аудит трудових книжок. Перевіряємо наявність трудових книжок на всіх працівників, для яких ваше підприємство є основним місцем роботи. Далі — дивимося правильність заповнення трудової.
ПФ5 рекомендує розпочати перевірку з першої сторінки (титульного аркуша). Звіряємо прізвище, ім’я та по батькові працівника, дату народження з паспортними даними працівника. Перевіряємо наявність підписів власника трудової книжки й особи, відповідальної за видачу трудових книжок.
5 www.pfu.gov.ua/vn/395926-audyt-trudovyh-knyzhok-pered-skanuvannyam-pereviryayemo-pershu-storinku/
Помилка в П. І. Б. або даті народження? Такий бланк трудової книжки вважають зіпсованим. Якщо помилку допустив попередній роботодавець, то працівник повинен звернутися до нього для виправлення. Якщо такий роботодавець ліквідувався, ситуацію слід виправити в судовому порядку.
Якщо ж до трудової книжки працівника не внесено запису про зміну П. І. Б., внесіть його, будь ласка.
Далі — розділ «Відомості про роботу». Зверніть увагу, що в цьому розділі заборонено закреслювати неправильні записи. Якщо під час аудиту виявили таке неподобство, його слід виправити. Виправляє помилку роботодавець, який її допустив. Якщо роботодавець, який зробив неправильний або неточний запис, ліквідований, відповідний запис робить його правонаступник, а в разі його відсутності — архів.
