Директор предприятия купил ТМЦ за свой счет. К авансовому отчету он приложил квитанцию от приходного кассового ордера (ПКО), выписанную ФЛП. В ней в качестве покупателя фигурирует директор, а не предприятие. Можно ли принять и оплатить этот авансовый отчет?
Начнем с того, что налоговики традиционно выступают против того, чтобы ФЛП выписывали приходные кассовые ордера (категория 109.15 ЗІР). Как следствие, они не признают квитанции к ПКО, выписанным ФЛП, в качестве документов, подтверждающих понесенные расходы.
В последнее время суды в этом вопросе не поддерживают налоговиков1. Но, опять же, не каждый захочет доводить дело до суда.
1 Подробнее см. в статье «Может ли ФЛП выписывать приходные кассовые ордера?» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 39).
Мало того, данная ситуация осложняется еще и тем, что в квитанции к ПКО в качестве покупателя (в строке «Прийнято від») указано физлицо (директор), а не предприятие. Этот факт тоже может добавить хлопот.
В данном случае мы имеем дело с так называемым «кредитовым подотчетом» — когда работнику предварительно денежные средства под отчет не выдавались (работник тратил собственные средства). Эта тема тоже имеет достаточно долгую историю2.
2 См., в частности, статью «Подотчет за свои: вспомним все» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 24).
И в настоящий момент налоговики остановились на таком подходе (консультация в разделе 103.04 ЗІР):
«Если приобретение товаров (работ, услуг) в пользу работодателя осуществляется работником за счет собственных средств в связи с выполнением порученной ему работы (трудовой функции), то доход в виде компенсации за приобретенные товары (работы, услуги) не является доходом для целей обложения налогом на доходы физических лиц и военным сбором, при условии подтверждения работодателем целесообразности и обоснованности осуществленных таким работником расходов.
В то же время, если приобретение товаров (работ, услуг), которое осуществляется работником в пользу работодателя за счет собственных средств, не связано с выполнением трудовой функции таким работником, то доход, выплаченный этому работнику за реализованные (проданные) товары (работы, услуги), включается в его общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход как другой доход и облагается налогом на доходы физических лиц и военным сбором на общих основаниях».
То есть налоговики при проверке наверняка будут требовать доказательств того, что работник действовал в рамках трудовых функций. И тот факт, что в ПКО в качестве покупателя указано физлицо (директор), а не предприятие, явно не добавит предприятию «плюсов».
На этом фоне безопасный вариант — все-таки компенсировать директору понесенные им расходы «как покупку у него товаров». В таком случае придется удержать НДФЛ и военсбор по ставкам 18 % и 1,5 % соответственно. В приложении 4ДФ к Объединенному НДФЛ/ВС/ЕСВ-расчету доход директора отражают с признаком дохода «127».
Оприходовать ТМЦ можно на основании акта приема-передачи.
Директор перечислил оплату за товар в сумме 21000 грн другому предприятию своими наличными через терминал самообслуживания. Предоставлен авансовый отчет с квитанцией об оплате. Будет ли в этом случае штраф за превышение лимита наличных расчетов?
Осуществляя покупки для нужд предприятия, директор фактически выполняет гражданско-правовые действия от имени предприятия. Поэтому здесь срабатывают наличные ограничения, установленные п. 6 Положения № 1483, независимо от того, производилась покупка за счет полученной ранее наличности (аванса) или за счет собственных средств директора. В частности, при расчетах с другим субъектом хозяйствования сумма перечисления не должна превышать 10 тыс. грн в день.
Распространяется ли это ограничение на расчеты с помощью программно-технического комплекса самообслуживания (ПТКС)? Ведь фактически плательщик делает платеж наличными?
Для предприятия — плательщика расчеты через ПТКС, принадлежащий банку, — это, по сути, расчеты через банковское (или небанковское финансовое) учреждение, но без участия оператора (кассира). В свою очередь, согласно п. 6 Положения № 148 платежи сверх установленных предельных сумм проводятся через банки или небанковские финучреждения путем перевода средств с одного текущего счета на другой или внесения средств в банк / небанковское учреждение для дальнейшего перевода на текущие счета в банке.
То есть приходим к выводу, что на расчеты, осуществляемые путем внесения наличности в банк для дальнейшего ее перечисления на счет получателя, наличные ограничения фактически не распространяются. Это признают и налоговики в категории 109.13 ЗІР.
Работник приложил к авансовому отчету чек РРО, в котором стоимость покупки указана в копейках (не кратных 10) и нет реквизита «округление». Можно ли возместить расходы по такому чеку?
Как вы помните, с 01.08.2020 приказом № 3064 форма фискального кассового чека на товары (услуги) была изменена. В частности, значительно увеличилось количество обязательных реквизитов такого чека. Среди «новичков» в том числе и округление суммы к уплате (пп. 2, 8 разд. II Положения № 135).
Заметьте! «Округляющие» реквизиты нужно приводить в чеке только в случае наличного расчета. Если за товар платили картой, наличие этих строк не требуется.
Если на этом вопрос не исчерпан (платили не картой), то читаем дальше.
Введение новых обязательных реквизитов сопровождалось рядом переходных норм. Так, требования по части отражения в чеке округления суммы к уплате не распространяются на расчетные документы, создаваемые РРО, версии внутреннего программного обеспечения которых включены в Госреестр РРО и которые находились на учете в контролирующих органах до 01.08.2020. Такие РРО разрешено использовать без доработки до момента отмены регистрации, но не позднее окончания срока эксплуатации.
Вместе с этим налоговики считают, что если производитель доработает версию программного обеспечения к РРО, который используется субъектом хозяйствования, то центр сервисного обслуживания должен провести соответствующие доработки и настройки таких РРО (ИНК ГУ ГНС в Черновицкой обл. от 11.01.2021 № 109/ІПК/24-13-07-04)6.
6 Больше деталей найдете в статье «Новые-старые реквизиты чека РРО» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 30).
А вот РРО, которые не находились на учете налоговиков до 01.08.2020, должны были быть доработаны производителями (поставщиками) до 01.08.2021 (при наличии технических возможностей). И с 01.08.2021 в чеках таких РРО должны быть отражены все обязательные реквизиты, в том числе введенные приказом № 306 (ср. ).
Соответственно если чек без округления суммы к уплате был выдан до 01.08.2021, то он проблемным не является. По чекам, выданным с 01.08.2021, продолжаем обсуждение.
Что мы имеем в итоге? Многовариантную ситуацию. Чеки, выданные без реквизита «округление», могут быть как «нормальными», так и «не нормальными». В частности, в зависимости от того, состоял РРО на учете в ГНИ до 01.08.2020 или нет.
Дальше. Отсутствие в чеке хотя бы одного из обязательных реквизитов влечет за собой непризнание такого документа в качестве расчетного (п. 3 разд. I Положения № 13).
Вместе с тем, по нашему мнению, эта норма (о непризнании такого документа в качестве расчетного) касается именно продавцов, которых с ее помощью будут наказывать за невыдачу соответствующего расчетного документа (п. 1 ст. 17 Закона об РРО). А для покупателя этот случай должен рассматриваться более комплексно — мешает или нет такой недостаток чека идентифицировать операцию. См., например, постановление ВС от 20.10.2020 по делу № 818/1740/16 (reyestr.court.gov.ua/Review/92334296).
Но можно ли быть уверенными, что суд поддержит нас в том случае, когда сумма в чеке отличается от реальной (ведь монеты номиналов 1, 2, 5 копеек изъяты из обращения). На наш взгляд, гарантии нет. Хотя, как мы выяснили, и сейчас вполне легально могут ходить чеки без реквизита «округление». И такие чеки, получается, подтверждают расходы.
Что можно посоветовать в такой ситуации?
Можно проверить по указанному на чеке фискальному номеру дату регистрации РРО в налоговом органе на сервисе cabinet.tax.gov.ua/registers/rro. Если эта дата приходится на период до 01.08.2020, то можно сильно не переживать. Поскольку, как мы выяснили, — для таких РРО отсутствие реквизита «округление» является нормальной ситуацией. Если нет (регистрация РРО приходится на период с 01.08.2020) — тогда уже нужно решать, готовы вы к возможным придиркам налоговиков или нет, и действовать соответствующе.
