Директор підприємства купив ТМЦ за свій рахунок. До авансового звіту він додав квитанцію від прибуткового касового ордера (ПКО), виписану ФОП. У ній як покупець фігурує директор, а не підприємство. Чи можна прийняти та оплатити цей авансовий звіт?
Почнемо з того, що податківці традиційно виступають проти того, щоб ФОП виписували прибуткові касові ордери (категорія 109.15 ЗІР). Як наслідок, вони не визнають квитанції до ПКО, виписаних ФОП, як документи, що підтверджують понесені витрати.
Останнім часом суди в цьому питанні не підтримують податківців1. Але, знову ж таки, не кожен захоче доводити справу до суду.
1 Детальніше див. у статті «Чи може ФОП виписувати прибуткові касові ордери?» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 39).
Мало того, ця ситуація ускладнюється ще й тим, що у квитанції до ПКО як покупець (у рядку «Прийнято від») вказана фізична особа (директор), а не підприємство. Цей факт теж може додати клопоту.
У цьому випадку ми маємо справу з так званим «кредитовим підзвітом» — коли працівникові заздалегідь грошові кошти під звіт не видавалися (працівник витрачав власні кошти). Ця тема теж має досить довгу історію2.
2 Див., зокрема, статтю «Підзвіт за свої: згадаємо все» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 24).
І зараз податківці зупинилися на такому підході (консультація в розділі 103.04 ЗІР):
«Якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснюється працівником за рахунок власних коштів у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не є доходом для цілей оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором, за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених таким працівником витрат.
Водночас, якщо придбання товарів (робіт, послуг), яке здійснюється працівником на користь роботодавця за рахунок власних коштів, не пов’язано з виконанням трудової функції таким працівником, то дохід, виплачений цьому працівнику за реалізовані (продані) товари (роботи, послуги) включається до його загального місячного (річного) оподатковуваного доходу як інший дохід та оподатковується податком на доходи фізичних осіб і військовим збором на загальних підставах».
Тобто податківці при перевірці напевно вимагатимуть доказів того, що працівник діяв у рамках трудових функцій. І той факт, що в ПКО як покупець зазначена фізична особа (директор), а не підприємство, явно не додає підприємству «плюсів».
На цьому фоні безпечний варіант — все-таки компенсувати директорові понесені ним витрати «як придбання у нього товарів». У такому разі доведеться утримати ПДФО і ВЗ за ставками 18 % і 1,5 % відповідно.
У додатку 4ДФ до Об’єднаного ПДФО/ВЗ/ЄСВ-розрахунку дохід директора відображають з ознакою доходу «127».
Оприбутковувати ТМЦ можна на підставі акта прийому-передачі.
Директор перерахував оплату за товар у сумі 21000 грн іншому підприємству своєю готівкою через термінал самообслуговування. Наданий авансовий звіт з квитанцією про оплату. Чи буде в цьому випадку штраф за перевищення ліміту готівкових розрахунків?
Здійснюючи покупки для потреб підприємства, директор фактично виконує цивільно-правові дії від імені підприємства. Тому тут спрацьовують готівкові обмеження, встановлені п. 6 Положення № 1483, незалежно від того, здійснювалося придбання за рахунок отриманої раніше готівки (авансу) або за рахунок власних коштів директора. Зокрема, при розрахунках з іншим суб’єктом господарювання сума перерахування не повинна перевищувати 10 тис. грн на день.
Чи поширюється це обмеження на розрахунки за допомогою програмно-технічного комплексу самообслуговування (ПТКС)? Адже фактично платник здійснює платіж готівкою?
Для підприємства — платника розрахунки через ПТКС, що належить банку, — це, по суті, розрахунки через банківську (чи небанківську фінансову) установу, але без участі оператора (касира). У свою чергу, згідно з п. 6 Положення № 148 платежі понад установлені граничні суми проводяться через банки або небанківські фінустанови шляхом переказу коштів з одного поточного рахунку на інший або внесення коштів у банк / небанківську установу для подальшого переказу на поточні рахунки у банку.
Тобто доходимо висновку, що на розрахунки, здійснювані шляхом внесення готівки у банк для подальшого її перерахування на рахунок одержувача, готівкові обмеження фактично не поширюються. Це визнають і податківці в категорії 109.13 ЗІР.
Працівник додав до авансового звіту чек РРО, в якому вартість придбання вказана в копійках (не кратних 10) і немає реквізиту «округлення». Чи можна відшкодувати витрати за таким чеком?
Як ви пам’ятаєте, з 01.08.2020 наказом № 3064 форма фіскального касового чека на товари (послуги) була змінена. Зокрема, значно збільшилася кількість обов’язкових реквізитів такого чека. Серед «новачків» у тому числі й округлення суми до сплати (пп. 2, 8 розд. II Положення № 135).
Зверніть увагу! «Округлюючі» реквізити треба наводити в чеку тільки у разі готівкового розрахунку. Якщо за товар платили карткою, наявність цих рядків не потрібна.
Якщо на цьому питання не вичерпане (платили не карткою), то читаємо далі.
Введення нових обов’язкових реквізитів супроводжувалося низкою перехідних норм. Так, вимоги у частині відображення в чеку округлення суми до сплати не поширюються на розрахункові документи, що створюються РРО, версії внутрішнього програмного забезпечення яких уключені до Держреєстру РРО і які знаходилися на обліку в контролюючих органах до 01.08.2020.
Такі РРО дозволено використовувати без доопрацювання до моменту відміни реєстрації, але не пізніше за закінчення терміну експлуатації.
Разом із цим податківці вважають, що якщо виробник доопрацює версію програмного забезпечення до РРО, який використовується суб’єктом господарювання, то центр сервісного обслуговування повинен провести відповідні доробки та налаштування таких РРО (ІПК ГУ ДПС у Чернівецькій обл. від 11.01.2021 № 109/ІПК/24-13-07-04)6.
6 Більше деталей знайдете в статті «Ново-старі реквізити чека РРО» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 30).
А ось РРО, які не перебували на обліку податківців до 01.08.2020, мали бути доопрацьовані виробниками (постачальниками) до 01.08.2021 (за наявності технічних можливостей). І з 01.08.2021 у чеках таких РРО повинні бути відображені всі обов’язкові реквізити, у тому числі введені наказом № 306 (ср. ).
Відповідно якщо чек без округлення суми до сплати був виданий до 01.08.2021, то він проблемним не є. Щодо чеків, виданих з 01.08.2021, продовжуємо обговорення.
Що ми маємо у результаті? Багатоваріантну ситуацію. Чеки, видані без реквізиту «округлення», можуть бути як «нормальними», так і «не нормальними». Зокрема, залежно від того, перебував РРО на обліку в ДПІ до 01.08.2020 чи ні.
Далі. Відсутність у чеку хоча б одного з обов’язкових реквізитів тягне за собою невизнання такого документа як розрахункового (п. 3 розд. I Положення № 13).
Водночас, на нашу думку, ця норма (про невизнання такого документа як розрахункового) стосується саме продавців, яких з її допомогою каратимуть за невидачу відповідного розрахункового документа (п. 1 ст. 17 Закону про РРО). А для покупця цей випадок повинен розглядатися більш комплексно — заважає чи ні такий недолік чека ідентифікувати операцію. Див., наприклад, постанову ВС від 20.10.2020 у справі № 818/1740/16 (reyestr.court.gov.ua/Review/92334296).
Але чи можна бути упевненими, що суд підтримає нас у тому випадку, коли сума в чеку відрізняється від реальної (адже монети номіналів 1, 2, 5 копійок вилучені з обігу). На наш погляд, гарантії немає. Хоча, як ми з’ясували, і зараз цілком легально можуть ходити чеки без реквізиту «округлення». І такі чеки, виходить, підтверджують витрати.
Що можна порадити в такій ситуації?
Можна перевірити за вказаним на чеку фіскальним номером дату реєстрації РРО в податковому органі на сервісі cabinet.tax.gov.ua/registers/rro. Якщо ця дата припадає на період до 01.08.2020, то можна особливо не переживати. Оскільки, як ми з’ясували, — для таких РРО відсутність реквізиту «округлення» є нормальною ситуацією. Якщо ні (реєстрація РРО припадає на період з 01.08.2020) — тоді вже треба вирішувати, готові ви чи ні до можливих причіпок податківців, і діяти відповідно.
