Применяем метод «пряника»: 13-я зарплата и премия к Новому году

Решили премировать работников за хорошую работу или к празднику? Замечательно! В театре все начинается с вешалки, а у нас — с документального оформления.

Оформляем документацию

Хорошо, если у вас на предприятии заключен коллективный договор. Тогда возможность премировать работников должна быть предусмотрена в Положении о премировании, которое является приложением к коллективному договору.

Однако отсутствие колдоговора не повод оставить работников без премий. Достаточно согласовать этот вопрос с профкомом, а в случае его отсутствия — с представителем трудового коллектива. При этом порядок премирования установите в Положении об оплате труда/о премировании, утвержденном приказом (распоряжением) руководителя, или в трудовом договоре с работником (если, конечно, он заключен в письменной форме).

И заключительный этап документального оформления: издаем приказ о выплате премии. Отметим, что на практике премию по итогам работы за год зачастую начисляют в декабре 2014 года. Однако премировать сотрудников по итогам работы за год целесообразно в январе 2015 года. Причину мы обязательно объясним, но чуть позже.

Теперь бухгалтер должен начислить премию. И мы знаем, какой вопрос встанет перед вами в первую очередь! Конечно, как правильно обложить поощрительные премии. С него и начнем.

Для того чтобы правильно обложить выплату, нужно ее правильно классифицировать. Приступим. И сразу привлечем ваше внимание к рис. 1 на с. 21.

Рис. 1. Налогообложение поощрительных премий

Нужно ли распределять премию по итогам работы за год по месяцам года, за который она начислена? Нет, не нужно. Как при взимании ЕСВ, так и при удержании НДФЛ и ВС, премию по итогам работы за год включайте в базу взимания/налогообложения того месяца, в котором она начислена.

При сравнении с максимальной величиной (в 2014 году — 20706 грн.) поощрительные премии в составе зарплаты учитывайте в первую очередь (перед вознаграждением по гражданско-правовым договорам, больничным и декретным).

Если с учетом поощрительных премий база налогообложения дохода работника превысит 10-кратный размер минзарплаты, установленный на 1 января отчетного года (в 2014 году — 12180 грн.), применяйте две ставки НДФЛ. Базу налогообложения в пределах указанной величины облагайте по ставке 15 %, а сумму превышения — по ставке 17 %.

Учитывать ли поощрительные премии при определении права работника на НСЛ? Да, конечно! Ведь это заработная плата

Важно! При начислении поощрительных премий в декабре 2014 года с их суммы удержите ВС. Если вы будете начислять вознаграждение по итогам работы за год в январе 2015 года, то однозначного ответа, как быть с ВС, пока нет. Дело вот в чем: ВС — это временный сбор, который согласно действующей редакции НКУ введен на период до 01.01.2015 г. Однако велика вероятность, что действие п. 16¹ подразд. 10 разд. XX НКУ, регулирующего порядок удержания ВС, будет пролонгировано. Ведь АТО, к сожалению, не завершена. Поэтому следите за нашими публикациями. Мы обязательно сообщим, как будут обстоять дела с ВС в 2015 году.

Как отмечалось выше, премия по итогам работы за год и премия к празднику — это часть фонда оплаты труда. Поэтому суммы таких премий должны попасть в налоговые расходы. Основание находим в пп. 138.8.5, 138.10.2 — 138.10.4 и п. 142.1 НКУ. Чтобы не нажить проблем с контролирующими органами, позаботьтесь о возможности выплаты поощрительных премий. Она должна быть предусмотрена коллективным (трудовым) договором или другим локальным актом работодателя.

Сумму ЕСВ в части начислений на премии учитывайте в составе расходов на основании п.п. 138.10.4, п. 143.1 НКУ.

В бухгалтерском учете начисление премии по итогам работы за год и премии к празднику отражайте проводкой Дт 94 (91, 92, 93) Кт 661. Если предприятие использует счета класса 8, то начисление таких премий проводится по дебету субсчета 816 с последующим списанием на соответствующие счета класса 9.

Отпускные мы рассчитываем согласно Порядку № 100.

Премию к Новому году учесть при расчете отпускных нельзя ни при каких условиях. Запрет находим в п.п. «и» п. 4 Порядка № 100 (ср. )

С премией по итогам работы за год другая история. Она попадет в расчет средней зарплаты в особом порядке и при одном условии: если начислена в текущем году за предыдущий календарный год (абзац второй п. 3 Порядка № 100). Так, вознаграждение по итогам работы в 2014 году, начисленное в январе 2015 года, будет участвовать в расчете отпускных при предоставлении отпуска начиная с февраля 2015 года.

А вот годовую премию, начисленную в том же году, за который она предоставлена (например, премию по итогам работы за 2014 год начислили в декабре 2014 года), в расчет средней зарплаты для оплаты периода отпуска включать нельзя (см. письмо Минтруда от 24.06.2008 г. № 411/13/84-08).

Теперь уделим внимание особому порядку. Для каждого месяца расчетного периода премия по итогам работы учитывается как 1/12 начисленной суммы, которая прибавляется к зарплате такого месяца (абзац второй п. 3 Порядка № 100). Другими словами, одноразовое вознаграждение распределяется не между месяцами того года, за работу в которых оно было начислено, а между месяцами расчетного периода, за который производится расчет средней заработной платы. Получается, в случае если количество месяцев расчетного периода равно 12, в расчет средней зарплаты для расчета отпускных попадет вся сумма премии. Работник отработал на вашем предприятии меньше года? Тогда включайте в расчет только часть годовой премии, пропорциональную количеству месяцев расчетного периода.

Понять ситуацию лучше нам помогут примеры. Рассмотрим два возможных варианта: первый — премию по итогам работы за год начислили в декабре 2014 года, второй — премию начислили в январе 2015 года.

Пример 1. Работник трудится на предприятии с 2010 года. В феврале 2015 года работнику предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня. Расчетный период — февраль 2014 года — январь 2015 года. Количество дней в расчетном периоде за вычетом праздничных и нерабочих — 355 (365 - 10). В расчетном периоде работнику начислены:

В связи с тем, что премия по итогам работы в 2014 году начислена в этом же году, учесть ее при расчете отпускных не представляется возможным. Так что среднюю зарплату рассчитываем исходя из суммы зарплаты за фактически отработанное время:

36000 : 355 = 101,41 (грн.).

Сумма отпускных составит:

101,41 х 24 = 2433,84 (грн.).

Пример 2. Изменим условия примера 1. Предположим, что премия по итогам работы за год начислена в январе 2015 года.

Премия по итогам работы за год участвует в расчете средней зарплаты в полной сумме, поскольку она:

— начислена в 2015 году за 2014 год;

— в расчетном периоде 12 месяцев.

Рассчитаем среднедневную заработную плату:

(36000,00 грн. + 3000,00 грн.) : 355 к. дн. = 109,86 грн.

Определим сумму отпускных:

109,86 грн. х 24 к. дн. = 2636,64 грн.

Как видите, если начислить премию по итогам работы за год в январе 2015 года, сумма отпускных будет больше. Так что «не обижайте» работников и принимайте верное решение. А подробнее о расчете отпускных читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 31, с. 12. Далее рассмотрим ситуацию, в которой отпускник отработал меньше года.

Пример 3. Работник принят на работу 26.05.2014 г. Премия по итогам работы за год в сумме 1000,00 грн. начислена в январе 2015 года. В феврале 2015 года работнику предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня. Поскольку работник отработал на предприятии меньше года, расчетный период — июнь 2014 года — январь 2015 года. Количество дней в расчетном периоде за вычетом праздничных и нерабочих 240 (245 - 5). В расчетном периоде работнику начислены:

В этом случае в расчете отпускных будет участвовать только часть суммы премии по итогам работы за год, пропорциональная количеству месяцев в расчетном периоде (их 7). Определим ее размер:

1000 грн. : 12 мес. х 8 мес. = 666,67 грн.

Рассчитаем среднедневную заработную плату:

(18000 грн. + 666,67 грн.) : 240 к. дн. = 77,78 грн.

Сумма отпускных составляет:

77,78 грн. х 24 к. дн. = 1866,72 грн.

Поощрительные премии в расчете больничных и декретных

Больничные и пособие по беременности и родам мы рассчитываем согласно Порядку № 1266. Для премии по итогам работы за год и премии к Новому году действует особый порядок включения в расчет средней зарплаты (см. рис. 2). Причина в том, что такие выплаты отнесены к поощрительным и компенсационным выплатам, имеющим разовый характер (п.п. 2.3.2 Инструкции № 5).

Уважительных причин всего три: временная нетрудоспособность, отпуск в связи с беременностью и родами, отпуск для ухода за ребенком до 3 (6) лет

Рис. 2. Учитываем поощрительные премии при расчете больничных и декретных

Рассмотрим, как это действует на конкретном примере.

Пример 4. Работник болел с 16 по 27 февраля 2015 года. Расчетный период: август 2014 года — январь 2015 года. В расчетном периоде работнику начислены:

Премия к Новому году попадет в расчет средней зарплаты для расчета больничных в полной сумме, поскольку в декабре 2014 года работник трудился и находился в отпуске.

Премию по итогам работы за год придется включить в расчет пропорционально отработанным дням, поскольку январь 2015 года отработан не полностью из-за болезни. А это, как вы уже знаете, одна из уважительных причин. Больничные и отпускные в расчете средней зарплаты для оплаты периода нетрудоспособности не участвуют.

Определим часть суммы премии по итогам работы за год, которая участвует в расчете средней зарплаты:

1500,00 грн. : 20 раб. дн. х 10 раб. дн. = 750,00 грн., где:

20 — количество рабочих дней по графику работы предприятия в январе 2015 года.

Рассчитаем среднедневную зарплату:

(17500,00 грн. + 500,00 грн. + 750 грн.) : 110 раб. дн. = 170,45 (грн.), где:

110 — количество фактически отработанных дней в расчетном периоде.

И сумма оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности, и сумма пособия по временной нетрудоспособности составляют:

170,45 грн. х 5 раб. дн. = 852,25 грн.

Общая сумма больничных — 1704,50 грн.

Подробно о порядке расчета больничных и декретных читайте в тематическом номере «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 73, а также 2014, № 86, с. 25.

Премия по итогам работы за год и премия к празднику не подлежат индексации. Об этом сказано в п. 3 Порядка проведения индексации денежных доходов населения, утвержденного постановлением КМУ от 17.07.2003 г. № 1078.

Если же вы задержите выплату начисленных премий на один и более календарных месяцев, придется начислить компенсацию за задержку выплаты заработной платы. Делают это согласно Порядку проведения компенсации гражданам потери части денежных доходов в связи с нарушением сроков их выплаты, утвержденному постановлением КМУ от 21.02.2001 г. № 159.

Надеемся, что этот год был для вас успешным! Если это так, то не забудьте о своих работниках — ведь они имеют к этому непосредственное отношение. Обо всех тонкостях процесса «вознаграждения» вы теперь знаете. Действуйте!

выводы

• Премия по итогам работы за год и премия к Новому году — зарплатные выплаты. С них взимают ЕСВ, удерживают НДФЛ и ВС.

• Поощрительные премии включайте в расходы, если возможность их выплаты предусмотрена в коллективном (трудовом) договоре или другом локальном акте работодателя.

• Премию по итогам работы за 2014 год учитывайте при расчете отпускных, если она начислена в 2015 году. Премия к Новому году в расчете отпускных не участвует.

• В расчет больничных и декретных поощрительные премии включайте в полной сумме, если в месяце их начисления не было дней, не отработанных по уважительным причинам.

Документы статьи

1. НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

2. Порядок № 100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.

3. Порядок № 1266 — Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 г. № 1266.

4. Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004 г. № 5.