Подписи сторон
Мы с вами уже выяснили: учредительными документами устанавливают, какие лица имеют полномочия на подписание договоров от имени предприятия (см. с. 76).
Как быть, если лицо, в полномочия которого входит подписание договора, отсутствует на работе? Когда речь идет о руководителе предприятия, то полномочия на подписание документов в случае его отсутствия могут быть возложены на его заместителя или иное должностное лицо приказом самого руководителя. Однако такая возможность, повторим, должна быть предусмотрена учредительными документами.
Отметьте: ДСТУ 4163-2003 устанавливает, что при отсутствии должностного лица, подпись которого указана в документе, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, либо его заместитель. В этом случае обязательно указывают должность и фамилию лица, которое подписало документ (например: «Исполняющий обязанности», «Заместитель»). Исправления в текст при этом вносят рукописным или машинописным способом. А вот подписывать документ с предлогом «за» или ставить наклонную черту перед названием должности, как это иногда делают на практике, недопустимо.
Важно!
Без доверенности или специальной оговорки в учредительных документах исполняющий обязанности или заместитель руководителя договоры подписывать не может
Оптимальным считают вариант, когда в учредительных документах полномочия на подписание договоров предоставлены не только директору, но и, например, его заместителю. Информацию об этих лицах вносят в ЕГР.
Договором можно предусмотреть специальный порядок уведомления контрагента о том, что полномочия подписывать определенные документы переданы другому должностному лицу.
Обратите внимание! Согласно ч. 3 ст. 238 ГКУ представитель не может совершать сделку от имени лица, которое он представляет (см. информационное письмо ВХСУ от 27.10.2014 г. № 01-06/1666/14):
— в своих интересах;
— в интересах другого лица, представителем которого он одновременно является, за исключением коммерческого представительства;
— относительно других лиц, установленных законом.
Следовательно, не может подписывать договор от имени обеих его сторон лицо, являющееся директором одного предприятия и одновременно выступающее:
— директором другого предприятия на условиях совместительства;
— стороной договора — физическим лицом — предпринимателем;
— стороной договора как «простое» физлицо.
Иначе договор может быть признан судом недействительным.
Такой вывод следует из постановления ВХСУ от 16.04.2014 г. № 911/2043/13, постановления ВСУ от 23.09.2014 г. и др.
Что же делать в этой ситуации? Вместо директора предприятия договор должно подписать другое лицо, уполномоченное директором (например, его заместитель).
Факсимильная подпись в договоре
Несмотря на достаточно широкое использование терминов «факсимиле» и «факсимильная подпись», их значение отечественное законодательство не расшифровывает. Впрочем, отсутствие официального определения можно оправдать общеизвестностью значения термина «факсимиле».
Из общепринятого понимания термина «факсимиле» исходят и суды. В частности, в одном из судебных решений указано, что по своему определению факсимиле — это:
— точное воспроизведение какого-либо графического оригинала, в том числе подписи, фотографическим способом, печатью, другой репродукцией;
— клише, печать, при помощи которых можно многоразово воспроизводить собственноручную подпись лица.
Факсимиле использует, как правило, должностное лицо, в обязанности которого входит подписание большого количества документов, писем и других деловых бумаг. Факсимиле приравнивается к собственноручной (оригинальной) подписи и имеет с ней одинаковую юридическую силу (см. определение Харьковского апелляционного административного суда от 03.03.2008 г. по делу № 22-а-845/2008).
Всегда ли факсимиле может заменить собственноручную подпись
По предписаниям ч. 3 ст. 207 ГКУ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи при помощи средств механического или другого копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается:
— в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства;
— по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.
Возможность использования факсимиле при подписании договора суды, как правило, признают (см. постановления ВХСУ от 06.11.2013 г. № 5016/1288/2012, от 27.03.2013 г. № 5020-388/2012). Однако отсутствие соответствующего письменного соглашения о применении факсимиле может поставить под сомнение действительность договора.
В связи с этим субъектам хозяйствования перед проставлением факсимиле в договорах целесообразно оформить соглашение о его применении. В нем должны содержаться образцы соответствующего аналога собственноручных подписей должностных лиц. Сделать это можно одним из следующих способов:
— подписать отдельный документ;
— включить дополнительный раздел в договор;
— путем обмена письмами.
Важно! В договоре целесообразно указать, что использовать факсимиле может только то должностное лицо, чья подпись таким образом воспроизводится. Дело в том, что субъекты хозяйствования часто допускают ошибку. Они оговаривают проставление с помощью факсимиле подписи отсутствующего должностного лица (например, наделяя таким полномочием бухгалтера предприятия в случае отсутствия руководителя). Такие действия являются грубым нарушением требований документооборота.
Цель применения факсимиле — заменить рукописный текст, позволяющий идентифицировать определенное должностное лицо, на его аналог, который воспроизводится с помощью технических средств.
Однако при этом не отменяется требование о том, что подписать документ (собственноручно или с использованием такого аналога) должно конкретное должностное лицо
Ведь именно на него возложена данная обязанность и именно оно несет ответственность за достоверность подписываемого документа.
Проблема подписания документов в случае отсутствия того или иного должностного лица должна решаться иначе: путем наделения соответствующими полномочиями других должностных лиц (либо через включение необходимых положений в учредительные документы предприятия, либо посредством выдачи доверенности руководителем).
Печать в договоре
На сегодняшний день печать предприятия лишена статуса обязательного атрибута (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 40, с. 16; № 92, с. 33). Действующая редакция ч. 4 ст. 62 ХКУ уже не содержит императивного требования о необходимости иметь на предприятии печать. Поэтому получать ее или нет, теперь предприятие решает самостоятельно*.
* Это не касается казенных предприятий (ч. 4 ст. 76 ХКУ), банков и прочих «специфических» субъектов.
Более того, предприятие вполне может отказаться от печати, если она была получена ранее. Для этого ему нужно внести соответствующие изменения в свои учредительные документы.
Не обязывает на данный момент скреплять подписи на договоре печатью предприятия и ч. 1 ст. 181 ХКУ (она, напомним, устанавливает общий порядок заключения хозяйственных договоров). По предписаниям ч. 2 ст. 207 ГКУ
обязательность удостоверения договора печатью может быть определена по письменному соглашению сторон
Разумеется, оговорка о проставлении/непроставлении печати на договоре может быть включена непосредственно в сам договор. Допустимо также оформить соответствующую письменную договоренность отдельным документом (например, между постоянными партнерами) или путем обмена письмами.
Если решили печать не проставлять, тогда как именно стороне договора убедиться в правомочности лица другой стороны и действительности его подписи? Раньше, напомним, такую подтверждающую функцию как раз и выполняла печать предприятия. Дабы проверить полномочия лица, в том числе ограничения на представительство, судя по всему, надо ориентироваться на сведения из ЕГР. Точнее сказать, на информацию о лицах, имеющих право совершать действия от имени юрлица**.
** С этой информацией вы можете ознакомиться на официальном сайте государственного предприятия «Информационно-ресурсный центр»: http://irc.gov.ua/ua.
И все же. Если письменная договоренность относительно обязательности скрепления печатью подписей в договоре отсутствует, но печати на договоре стоят, то само наличие таких оттисков можно рассматривать как достаточное подтверждение соответствующей воли сторон.
В случае когда письменной договоренности обязательно скреплять печатью подписи в договоре нет, и она на нем не проставлена, это в силу закона не может быть основанием признавать такой договор недействительным/ничтожным.
А если письменная договоренность обязательно скреплять договор печатью имеется, но печать фактически не проставлена? Такой договор не может быть признан недействительным. На это указывают и Госпредпринимательства (см. письмо от 04.08.2014 г. № 6255), и Минюст (см. письмо от 14.08.2014 г. № 6820-0-4-14/8.1). Более того, Госпредпринимательства не считает это основанием для расторжения договора в одностороннем порядке.
Однако, как указывает в упомянутом письме Минюст, такой договор может быть признан незаключенным. И мы с этим согласны (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 40, с. 16).
Таким образом, чтобы избежать в дальнейшем недоразумений и судебных тяжб, не забудьте проставить в договоре оттиск печати, если стороны письменно договорились об этом.
выводы
-
При отсутствии должностного лица, подпись которого указана в документе, его подписывает исполняющее обязанности лицо либо заместитель при наличии доверенности или специальной оговорки в учредительных документах.
-
Перед проставлением факсимиле в договорах рекомендуем оформить соглашение о его применении.
-
Действующее сегодня законодательство не обязывает скреплять подписи на договоре печатью предприятия.
