Підписи сторін
Ми з вами вже з’ясували: установчими документами встановлюють, які особи мають повноваження на підписання договорів від імені підприємства (див. с. 76).
Що робити, якщо особа, до повноважень якої входить підписання договору, відсутня на роботі? Коли йдеться про керівника підприємства, то повноваження на підписання документів в разі його відсутності можуть бути покладені на його заступника або іншу посадову особу наказом самого керівника. Проте така можливість, повторимо, має бути передбачена установчими документами.
Зауважте: ДСТУ 4163-2003 встановлює, що за відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У цьому випадку обов’язково вказують посаду та прізвище особи, яка підписала документ (наприклад: «Виконувач обов’язків», «Заступник»). Виправлення до тексту при цьому вносять рукописним або машинописним способом. А ось підписувати документ із префіксом «за» або ставити похилу риску перед назвою посади, як це інколи роблять на практиці, неприпустимо.
Важливо!
Без довіреності або спеціального застереження в установчих документах виконувач обов’язків або заступник керівника договори підписувати не може
Оптимальним вважають варіант, коли в установчих документах повноваження на підписання договорів надані не тільки директору, а й, наприклад, його заступнику. Інформацію про цих осіб уносять до ЄДР.
Договором можна передбачити спеціальний порядок повідомлення контрагента про те, що повноваження підписувати певні документи передано іншій посадовій особі.
Зверніть увагу! Згідно з ч. 3 ст. 238 ЦКУ представник не може здійснювати операцію від імені особи, яку він представляє (див. інформаційний лист ВГСУ від 27.10.2014 р. № 01-06/1666/14):
— у своїх інтересах;
— на користь іншої особи, представником якої він одночасно є, за винятком комерційного представництва;
— щодо інших осіб, установлених законом.
Отже, не може підписувати договір від імені обох його сторін особа, яка є директором одного підприємства і одночасно виступає:
— директором іншого підприємства на умовах сумісництва;
— стороною договору — фізичною особою — підприємцем;
— стороною договору як «проста» фізособа.
Інакше договір може бути визнано судом недійсним.
Такий висновок випливає з постанови ВГСУ від 16.04.2014 р. № 911/2043/13, постанови ВСУ від 23.09.2014 р. тощо.
Що ж робити в цій ситуації? Замість директора підприємства договір має підписати інша особа, уповноважена директором (наприклад, його заступник).
Факсимільний підпис у договорі
Незважаючи на досить широке використання термінів «факсиміле» і «факсимільний підпис», їх значення вітчизняне законодавство не розшифровує. Утім, відсутність офіційного визначення можна виправдати загальновідомістю значення терміна «факсиміле».
Із загальноприйнятого розуміння терміна «факсиміле» виходитимуть і суди. Зокрема, в одному із судових рішень зазначено, що за своїм визначенням факсиміле — це:
— точне відтворення будь-якого графічного оригіналу, у тому числі підпису, фотографічним способом, печаткою, іншою репродукцією;
— кліше, печатка, за допомогою яких можна багаторазово відтворювати власноручний підпис особи.
Факсиміле використовує, як правило, посадова особа, до обов’язків якої входить підписання великої кількості документів, листів та інших ділових паперів. Факсиміле прирівнюється до власноручного (оригінального) підпису і має з ним однакову юридичну силу (див. ухвалу Харківського апеляційного адміністративного суду від 03.03.2008 р. у справі № 22-а-845/2008).
Чи завжди факсиміле може замінити власноручний підпис
Згідно з приписами ч. 3 ст. 207 ЦКУ використання при здійсненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронного підпису чи іншого аналога власноручного підпису допускається:
— у випадках, установлених законом, іншими актами цивільного законодавства;
— за письмовою угодою сторін, в якій повинні міститися зразки відповідного аналога їх власноручних підписів.
Можливість використання факсиміле при підписанні договору суди, як правило, визнають (див. постанови ВГСУ від 06.11.2013 р. № 5016/1288/2012 і від 27.03.2013 р. № 5020-388/2012). Проте відсутність відповідної письмової угоди про застосування факсиміле може поставити під сумнів дійсність договору.
У зв’язку з цим суб’єктам господарювання перед проставлянням факсиміле в договорах доцільно оформити угоду про його застосування. У ній повинні міститися зразки відповідного аналога власноручних підписів посадових осіб. Зробити це можна одним із таких способів:
— підписати окремий документ;
— уключити додатковий розділ до договору;
— шляхом обміну листами.
Важливо! У договорі доцільно зазначити, що використовувати факсиміле може тільки та посадова особа, чий підпис таким чином відтворюється. Річ у тім, що суб’єкти господарювання часто припускаються помилки. Вони обумовлюють проставляння за допомогою факсиміле підпису відсутньої посадової особи (наприклад, наділяючи таким повноваженням бухгалтера підприємства в разі відсутності керівника). Такі дії є грубим порушенням вимог документообігу.
Мета застосування факсиміле — замінити рукописний текст, що дозволяє ідентифікувати певну посадову особу, на його аналог, який відтворюється за допомогою технічних засобів.
При цьому не скасовується вимога про те, що підписати документ (власноручно або з використанням такого аналога) має конкретна посадова особа
Адже саме на неї покладено цей обов’язок і саме вона несе відповідальність за достовірність документа, що підписується.
Проблема підписання документів у разі відсутності тієї чи іншої посадової особи має вирішуватися інакше: шляхом наділення відповідними повноваженнями інших посадових осіб (або шляхом включення необхідних положень до установчих документів підприємства, або за допомогою видачі довіреності керівником).
Печатка в договорі
На сьогодні печатка підприємства позбавлена статусу обов’язкового атрибута (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 40, с. 16; № 92, с. 33). Чинна редакція ч. 4 ст. 62 ГКУ вже не містить імперативної вимоги про необхідність мати на підприємстві печатку. Тому отримувати її чи ні, тепер підприємство вирішує самостійно*.
* Це не стосується казенних підприємств (ч. 4 ст. 76 ГКУ), банків та інших «специфічних» суб’єктів.
Більше того, підприємство цілком може відмовитися від печатки, якщо її було отримано раніше. Для цього йому потрібно внести відповідні зміни до своїх установчих документів.
Не зобов’язує наразі скріплювати підписи на договорі печаткою підприємства і ч. 1 ст. 181 ГКУ (вона, нагадаємо, встановлює загальний порядок укладення господарських договорів). Згідно з приписами ч. 2 ст. 207 ЦКУ
обов’язковість посвідчення договору печаткою може бути визначена за письмовою угодою сторін
Зрозуміло, застереження про проставляння/непроставляння печатки на договорі може бути включено безпосередньо до самого договору. Припустимо також оформити відповідну письмову домовленість окремим документом (наприклад, між постійними партнерами) або шляхом обміну листами.
Якщо вирішили печатку не проставляти, тоді як саме стороні договору переконатися у правомочності особи другої сторони і дійсності її підпису? Раніше, нагадаємо, таку підтвердну функцію якраз і виконувала печатка підприємства. Щоб перевірити повноваження особи, у тому числі обмеження на представництво, судячи з усього, треба орієнтуватися на відомості з ЄДР. Точніше сказати, на інформацію про осіб, які мають право здійснювати дії від імені юрособи**.
** З цією інформацією ви можете ознайомитися на офіційному сайті державного підприємства «Інформаційно-ресурсний центр»: http://irc.gov.ua/ua.
Та все ж. Якщо письмова домовленість щодо обов’язковості скріплення печаткою підписів у договорі відсутня, але печатка на договорі стоїть, то саме наявність таких відбитків можна розглядати як достатнє підтвердження відповідної волі сторін.
Якщо письмової домовленості обов’язково скріплювати печаткою підписи в договорі немає і вона на ньому не проставлена, це, зважаючи на закон, не може бути підставою визнавати такий договір недійсним/нікчемним.
А якщо письмова домовленість обов’язково скріплювати договір печаткою є, але печатка фактично не проставлена? Такий договір не може бути визнаний недійсним. На це вказують і Держпідприємництва (див. лист від 04.08.2014 р. № 6255), і Мін’юст (див. лист від 14.08.2014 р. № 6820-0-4-14/8.1). Більш того, Держпідприємництва не вважає це підставою для розірвання договору в односторонньому порядку.
Проте, як зазначає в згаданому листі Мін’юст, такий договір може бути визнано неукладеним. І ми з цим погоджуємося (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 40, с. 16).
Таким чином, щоб уникнути надалі непорозумінь і судової тяганини, не забудьте проставити в договорі відбиток печатки, якщо сторони письмово домовилися про це.
висновки
-
За відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, його підписує особа, яка виконує обов’язки, або заступник за наявності довіреності чи спеціального застереження в установчих документах.
-
Перед проставлянням факсиміле в договорах рекомендуємо оформити угоду про його застосування.
-
Чинне на сьогодні законодавство не зобов’язує скріплювати підписи на договорі печаткою підприємства.
