Всю сумму пособия по беременности и родам отражаете в таблицах 1 и 6 Отчета по форме № Д4, сформированном за тот отчетный месяц, в котором такое пособие было начислено.
В таблице 6 Отчета на работницу формируйте столько строк, на сколько месяцев приходится отпуск в связи с беременностью и родами. Эти месяцы проставляете в графе 11.
Если в отчетном месяце работнице была начислена заработная плата, графу 15 заполняете по строке с заработной платой. Если зарплата не начислялась, графу 15 заполняете по строке с пособием.
Внимание! Ранее специалисты Пенсионного фонда разъясняли, что в строках с суммами пособия за будущие месяцы отпуска в связи с беременностью и родами необходимо в графе 15 проставлять количество дней такого отпуска (графа 15 = графе 16). Однако сейчас их мнение изменилось. В устных консультациях они предлагают страхователям на выбор два варианта заполнения графы 15 в месяце окончания отпуска в связи с беременностью и родами.
1 вариант — в графе 15 проставить количество календарных дней в трудовых отношениях — полный месяц (т. е. 31 (30, в феврале 28 (29)) календарных дней).
2 вариант — в графе 15 проставить количество дней отпуска в связи с беременностью и родами (графа 15 = графа 16). Затем в Отчете, сформированном за месяц, на который приходится окончание отпуска в связи с беременностью и родами, в таблице 6 сформировать на такую работницу отдельную строку, указав в ней остаток дней пребывания в трудовых отношениях после окончания отпуска в связи с беременностью и родами.
В графе 16 указывайте календарные дни, которые приходятся на каждый месяц нахождения работницы в отпуске в связи с беременностью и родами. Названия граф 17 и 18 говорят сами за себя. Их вы заполните без труда.
Увы, если в месяцах, на которые приходится отпуск в связи с беременностью и родами, общий доход работницы оказался меньше МЗП, необходимо проводить доначисление ЕСВ на разницу между МЗП и фактической базой взимания ЕСВ (далее — дополнительная база). Поэтому если сразу после окончания декретного отпуска работница уходит в отпуск для ухода за ребенком и сумма пособия по беременности и родам, приходящаяся на этот месяц, меньше МЗП, доначисления не избежать. Дополнительную базу показывайте в таблице 6 Отчета по форме № Д4 отдельной строкой с кодом типа начислений 13 в графе 10.
А теперь остановимся на заполнении графы 9 по строке с дополнительной базой. В этой графе следует указать код категории застрахованного лица (далее — КЗО), по которому проводится доначисление. Из разъяснений специалиста Пенсионного фонда* следует, что выбор КЗО зависит от вида выплат, начисленных такому лицу в месяце, за который производится доплата до МЗП, и ставки ЕСВ, которая будет применена к дополнительной базе ЕСВ.
* См. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 48.
Если работнице, о которой идет речь в вопросе, в месяце окончания отпуска в связи с беременностью и родами:
— начислялись зарплатные выплаты, то в графе 9 по строке с дополнительной базой проставляйте код КЗО, соответствующий лицу, которому начислялась оплата труда (например, «1»), а к дополнительной базе применяйте «зарплатные» ставки ЕСВ (36,76—49,7 %);
— было начислено только пособие по беременности и родам, сумму доплаты до МЗП по этому месяцу отражайте с кодом КЗО, соответствующим лицу, которое находится в отпуске в связи с беременностью и родами и получает пособие по беременности и родам (например, «42»). В этом случае к дополнительной базе применяйте ставку ЕСВ — 33,2 %.
