(066) 87-010-10 Перезвоните мне
Переводим бухгалтеров в ОНЛАЙН!
  • В избранное
  • Печать
  • Шрифт
  • Цвет фона
  • Комментарии 0
  • В разработке
7/15
Налоги и бухгалтерский учет
Налоги и бухгалтерский учет
Апрель , 2016/№ 27

Как ФЛП-общесистемщику вести учет доходов и расходов

http://tinyurl.com/y4p3gzey
Предприниматели на общей системе обязаны делать записи в Книге учета доходов и расходов. Однако при ее заполнении у многих возникают разные вопросы, которые касаются как общих правил заполнения, так и некоторых специфических моментов. Получить ответы на них, а также ознакомиться с наглядным примером вы можете в этой статье.

Познакомьтесь с основными правилами

О том, какие выплаты формируют доход предпринимателя, мы с вами говорили в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 21, с. 26. Предпринимательским расходам была посвящена статья в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 23, с. 26. Пришло время поговорить о заполнении Книги учета доходов и расходов (далее — Книга УДР). Ее предприниматели на общей системе ведут по форме, утвержденной приказом Миндоходов от 16.09.2013 г. № 481.

Книгу УДР можно вести как в классическом бумажном, так и в электронном виде. Она должна быть зарегистрирована в налоговом органе. Заметим, что эта процедура бесплатная. Предприниматель, который решил вести Книгу УДР «по старинке», в бумажном виде, вначале должен ее пронумеровать, прошнуровать, указать на титульной странице личные данные, а затем отправиться с ней в ГНИ по основному месту учета.

Также подлежит бесплатной регистрации и Книга УДР в электронной форме. Эта процедура происходит автоматически в течение 3 дней после подачи «электронного» заявления на ее получение.

Книгу УДР ведет только предприниматель. Отдельные книги на работников, которые получают от покупателей или заказчиков оплату наличными, заводить не нужно

Теперь перейдем к технике заполнения. Записи в бумажной форме книги нужно производить шариковой или чернильной ручкой ( ч. 3 п. 3 Порядка № 481*). Нельзя вносить записи карандашом или печатным способом.

* Порядок ведения Книги УДР, утвержденный приказом Миндоходов от 16.09.2013 г. № 481.

Когда и как часто делают записи? По итогам рабочего дня, в течение которого получен доход ( п. 5 Порядка № 481). Это означает, что «пустые» дни в Книге не отражаются.

И еще несколько очень важных моментов. Денежные показатели отражаются в Книге УДР в гривнях с копейками ( п. 9 Порядка № 481).

Общесистемщики, которые зарегистрированы плательщиками НДС, отражают в Книге УДР доходы и расходы без учета сумм НДС ( п. 7 Порядка № 481).

Предусмотрена ли ответственность в случае нерегистрации (неведения), нарушения порядка ведения Книги УДР? Да, за такие вольности предпринимателю грозит админштраф в размере от 51 до 85 грн., а за повторное такое нарушение — от 85 до 136 грн. ( ст. 1641 Кодекса Украины об административных правонарушениях).

Кроме того, если ФЛП вообще проигнорирует обязанность завести Книгу УДР, налоговики применят еще и штраф по ст. 121 Налогового кодекса Украины в размере 510 грн., а за повторное нарушение — в размере 1020 грн.

Как делать записи в графах Книги УДР

Какие данные попадут в каждую графу, представим в табл. 1 (см. на с. 34).

Таблица 1. Построчное заполнение Книги УДР

Графа

Рекомендации по заполнению

Примечания

1

2

3

Графа 1 «Період обліку (день, місяць, квартал, рік)»

Указывайте дату, когда был получен доход, и период при подведении итогов, например, «Всего за февраль». Итоги подводятся за месяц, квартал, год ( ч. 2 п. 6 Порядка № 481)

Если доход не был получен, то на дату «простоя» Книгу УДР заполнять не нужно

Графа 2 «Сума доходу, отриманого від здійснення господарської діяльності або незалежної професійної діяльності»

Запись о доходе вносите по «кассовому» методу. То есть она должна появиться в Книге УДР только после того, как денежные средства поступили на текущий счет или получены наличными ( ч. 2 п. 6 Порядка № 481).

Тут также отражайте доход, полученный в неденежной форме, в том числе:

— сумму задолженности предпринимателя, по которой истек срок исковой давности;

— стоимость бесплатно полученных товаров (работ, услуг).

Во всех остальных случаях (отгрузка товара, подписание акта работ/услуг) дохода нет, следовательно, и графу 2 не заполняйте.

Доход, полученный предпринимателем в наличной или безналичной форме, указывайте итоговой суммой за день, а не по факту каждой продажи (никаких расшифровок, от кого и за что получен доход, не требуется)

Все, что получено физлицом как гражданином (зарплата, наследство, подарки и т. д.), в предпринимательские доходы (графа 2) включать нельзя

Графа 3 «Сума повернутих коштів за товари (роботи, послуги)»

Заполняйте в случае возврата оплаченного товара покупателем или возврата предоплаты покупателю за товары (работы, услуги).

В первом случае одновременно с заполнением графы 3 необходимо:

— отсторнировать стоимость такого товара по цене его приобретения в графе 6 Книги УДР;

— указать реквизиты документа, подтверждающего возврат товара (акт возврата товара и т. п.) в графе 5 Книги УДР

Графу 3 заполняйте со знаком «плюс»

Графа 4 «Загальна сума отриманого доходу, яка підлягає декларуванню (гр. 2 - гр. 3)»

Указывайте разницу между полученным доходом от хозяйственной деятельности (графа 2) и «возвратными» суммами (графа 3)

«Витрати, пов’язані з господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності»

Графа 5 «Реквізити документа, що підтверджує понесені витрати»

Сюда записывайте реквизиты (номер, дата и название) документа, который подтверждает понесенные расходы, непосредственно связанные с полученным доходом.

Графу заполняйте одновременно с расходными графами Книги, а именно 6, 7 и 8

Документами, которые подтверждают расходы, могут быть, в частности, платежное поручение, квитанция, фискальный чек, акт закупки (выполненных работ, предоставленных услуг) и другие первичные документы, подтверждающие факт оплаты товаров, работ, услуг ( ч. 5 п. 6 Порядка № 481)

Графа 6 «Сума витрат, пов’язаних з придбанням товарів (робіт, послуг)»

В этой графе отражайте сумму расходов на приобретение товаров, работ, услуг, непосредственно связанную с доходом, полученным по итогам дня ( ч. 6 п. 6 Порядка № 481).

Так, предприниматели, связанные с торговлей, отражают здесь покупную стоимость проданных за день товаров.

При производстве продукции (работ, услуг) в эту графу вносят данные о покупной стоимости запасов, сырья, других товарно-материальных ценностей, фактически использованных при производстве* реализованной продукции (работ, услуг).

Также вносят записи о стоимости приобретенных работ или услуг, которые можно прямо соотнести с доходом от реализации товара или собственных услуг (работ).

Записи осуществляйте:

по факту получения дохода, т. е. после получения оплаты от покупателей;

при условии, что товары (работы, услуги) фактически получены и оплачены предпринимателем.

Причем обязательно наличие подтверждающих документов.

Еще раз отметим: эту графу заполняйте по итогам дня, в котором получен доход.

Кстати, такой порядок отражения расходов довольно проблематичен для мелкорозничной торговли, а также для предпринимателей-производственников.

Они могут рискнуть и отражать расходы, как им удобно, например, в конце месяца. Максимум, что им за это грозит, — админштраф (см. выше)

Здесь отражаются затраты на приобретение не только товаров, но и работ с услугами, непосредственно связанных с получением дохода (прямые расходы).

Графа 6 заполняется одновременно с заполнением графы 5.

Графа 6 не заполняется, если выручка от реализации готовой продукции (работ, услуг) не получена (нужно ориентироваться на получение денежных средств, а не на отгрузку).

Подход к заполнению этой графы следующий: если расходы можно классифицировать как прямые, т. е. их можно непосредственно отнести на конкретный объект расходов (продукция, работы, услуги), то их следует отражать в этой графе, если нет — отражаем такие расходы в графе 8

* Для правильного заполнения графы 6 предприниматель должен выбрать один из методов, по которому он будет учитывать выбытие запасов (метод идентифицированной себестоимости, ФИФО (первый пришел — первый ушел), средневзвешенной себестоимости, нормативных затрат). Очень осторожным предпринимателям рекомендуем оформлять документ (произвольной формы), в котором бы содержался расчет сумм, вносимых в данную графу Книги УДР (графу 6).

Графа 7 «Витрати на оплату праці найманих осіб»

В этой графе отражайте сумму расходов на оплату труда и начисления на оплату труда наемных работников, понесенные в отчетном месяце. В данную графу заносите сумму начисленной «грязной» зарплаты (без вычета удержаний НДФЛ и военного сбора), а также начисления ЕСВ на нее (22 %).

Такие расходы прямо не привязываются к получению выручки. Поэтому считаем, что их нужно учитывать в том месяце, в котором они осуществлены.

Следовательно, запись в данную графу вносится на дату выплаты зарплаты работникам и на дату фактической уплаты ЕСВ в части начислений с зарплаты работников

По мнению налоговиков, если предприниматель не получал в отчетном месяце доход, то он не может отразить суммы зарплаты в графе 7 (см. 104.08 БЗ)

Графа 8 «Інші витрати, пов’язані з одержанням доходу»

В данную графу вносите все остальные расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью, которые не отражаются в графах 6 и 7.

При этом услуги (работы, товарно-материальные ценности) должны быть оплачены.

В эту графу попадут следующие расходы:

арендная плата за офис, торговые площади, транспортные средства, оборудование и т. д.;

сумма ЕСВ, уплаченного предпринимателем за себя;

оплата услуг банка, в том числе за расчетно-кассовое обслуживание;

плата за коммунальные услуги, связь и др.

То есть это по сути те расходы, которые невозможно прямо связать с объектом расходов (продукция, работы, услуги). Например, административные расходы, расходы на сбыт, общепроизводственные

Для отражения таких расходов не обязательно ждать «доходный день», ведь они прямо не привязаны к получению выручки.

Следовательно, отражать их в Книге УДР нужно на дату выплаты средств (независимо от даты получения дохода). С этим не спорят и налоговики (см. 104.08 БЗ)

Графа 9 «Сума чистого оподатковуваного доходу (гр. 4 - гр. 6 - гр. 7 - гр. 8)»

В этой графе выводите чистый доход, подлежащий налогообложению, по формуле: сумма дохода за отчетный период (графа 4) - сумма расходов хоздеятельности (сумма граф 6, 7 и 8). Итоговые суммы выводятся за месяц, квартал, год

Итоговая сумма чистого дохода за год должна совпасть с суммой в декларации об имущественном состоянии и доходах

Далее приведем числовой пример.

Пример. Предприниматель-общесистемщик (неплательщик НДС) в марте 2016 года делает первые шаги в хозяйственной деятельности. Он начал заниматься розничной торговлей чаем в упаковках и чайными принадлежностями. Для этого он арендовал помещение, в котором самостоятельно торговал до 18 марта 2016 года, а затем отправился в другой город на закупку товара.

Приведем пример заполнения Книги УДР в марте 2016 года (см. на с. 38). Содержание осуществленных в этом месяце операций приведено в табл. 2.

Таблица 2. Хозяйственные операции ФЛП-общесистемщика за март 2016 года

Дата

Содержание операции

Примечание

1

2

3

01.03.2016

Поставщику в виде предоплаты перечислено 1000,00 грн. за 50 чашек по цене 20 грн.

Расходы по приобретенным товарам показываются в периоде, когда произошла реализация соответствующих ТМЦ. Следовательно, на дату оплаты товаров расходы в Книге УДР не отражаются

02.03.2016

Получена от поставщика партия чашек, оплаченная 01.03.2016 г.

В Книге УДР такая операция не отражается, поскольку товар еще не продан

09.03.2016

Получено 100 упаковок чая по цене 16 грн. на общую сумму 1600 грн., которая согласно договору будет оплачена в следующем месяце

На дату получения товара расходы не отражаются

11.03.2016

Предприниматель установил цену реализации на чашки 28 грн. и на чай — 22 грн. Он продал 4 чашки одному покупателю, 12 чашек разным покупателям и 10 упаковок чая тоже разным покупателям. Сумма дохода за день составила 668 грн. (16 шт. х 28 грн. + 10 шт. х 22 грн.)

В Книге УДР предприниматель указывает общую сумму выручки за день (без расшифровки, от кого и за что она получена). Одновременно необходимо заполнить графы 5 и 6. Заметим, что в графу 6 попадут только расходы на приобретение реализованных чашек в сумме 320 грн. (16 шт. х 20 грн.), поскольку они получены и оплачены предпринимателем. А вот расходы на приобретение реализованного чая в марте отражены не будут, поскольку их еще нет (ведь чай пока не оплачен). Такие расходы попадут в Книгу УДР в месяце их фактической оплаты

15.03.2016

Предприниматель продал 20 чашек разным покупателям на сумму 560 грн.

По такой операции в Книге УДР нужно заполнить три графы (помимо указания даты осуществления деятельности). Так, в графу 2 Книги УДР заносится итоговая дневная сумма дохода, поскольку расшифровывать доходы за день предприниматель не обязан. При этом одновременно заполняются графа 6, в которой отражается сумма расходов, непосредственно связанная с получением дохода* (20 шт. х 20 грн. = 400 грн.), и графа 5

* Как правило, предприниматели, связанные с торговлей, отражают в графе 6 покупную стоимость проданных товаров. Однако при значительной номенклатуре товаров, приобретенных по разным ценам, удобнее использовать бухгалтерские методы определения себестоимости реализованных запасов.

16.03.2016

Предприниматель уплатил арендную плату за торговое помещение в размере 450 грн. (подписан акт)

Такие расходы в полном объеме (без привязки к проданным товарам) отражаются в графе 8 Книги УДР на дату выплаты средств

17.03.2016

Покупатель вернул 2 чашки, поскольку был обнаружен заводской брак

Такая операция отражается в графе 3 Книги УДР, в частности указывается сумма денег, которая возвращается покупателю (56 грн.). Также необходимо уменьшить ранее отраженные расходы на сумму 40 грн. (2 шт. х 20 грн.). Такая запись отражается в графе 6 Книги УДР со знаком «минус». Считаем, что одновременно стоит сделать запись в графе 5, куда внести реквизиты акта возврата между покупателем и предпринимателем-продавцом

31.03.2016

Подведены итоги за месяц

Итоги подводим по всем графам, несмотря на то что в Порядке № 481 это предусмотрено только для «доходной» графы 2

<…>

Період обліку (день, місяць, квартал, рік)

Сума доходу, отриманого від здійснення господарської діяльності або незалежної професійної діяльності

Сума повернутих коштів за товари (роботи, послуги)

Загальна сума отриманого доходу, яка підлягає декларуванню (гр. 2 - гр. 3)

Витрати, пов’язані з господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності

Сума чистого оподатковуваного доходу (гр. 4 - гр. 6 - гр. 7 - гр. 8)

реквізити документа, що підтверджує понесені витрати

сума витрат, пов’язаних з придбанням товарів (робіт, послуг)

витрати на оплату праці найманих осіб

інші витрати, пов’язані з одержанням доходу

1

2

3

4

5

6

7

8

9

11.03.2016

668,00

668,00

Платежное поручение № 15 от 01.03.2016 г., ТТН № 13 от 02.03.2016 г.

320,00

15.03.2016

560,00

560,00

Платежное поручение № 15 от 01.03.2016 г., ТТН № 13 от 02.03.2016 г.

400,00

16.03.2016

Платежное поручение № 12 от 16.03.2016 г.

450,00

17.03.2016

56,00

-56,00

Акт возврата товара от 17.03.2016 г.

-40,00

Итого за март

1228,00

56,00

1172,00

680,00

450,00

42,00

<…>

Фрагмент Книги УДР за март 2016 года

выводы

  • Записи в Книге УДР делайте по итогам рабочего дня, в течение которого получен доход.
  • Общесистемщики — неплательщики НДС отражают в Книге УДР доходы и расходы с учетом сумм НДС.
  • За нерегистрацию (неведение) Книги УДР предпринимателю грозит штраф в размере 510 грн. и админштраф в размере от 51 до 85 грн.
Заинтересовал журнал?
Получайте по подписке больше статей и специальных предложений
ФЛП, общесистемщик, доходы, расходы добавить теги изменить теги
Добавьте свои теги к статье
Разделяйте метки запятой. Например: бухгалтерия, форма, проценты, НДС, квартальный отчёт. Максимальное количество 10.
или Закрыть
Ваша оценка учтена! Оцените статью :
  • Хорошо
  • Нормально
  • Плохо
Поделиться:
Комментарии к статье