Итак, в нашей статье мы рассмотрим:
— какие нужно подготовить документы для проведения рекламной акции;
— как лучше оформить бесплатную раздачу товара, скидки и распродажи.
Скажем сразу: в нормативных документах вы не найдете рекомендаций, как правильно документально оформить рекламную акцию. Законодательно этот вопрос не урегулирован. Руководитель предприятия преследует цель увеличить продажи и прибыль, но ваша цель, чтобы полученная прибыль не была «съедена» налогами и штрафами при проверке.
Организация рекламной акции на предприятии требует документального оформления. По сути, вы доказываете связь понесенных расходов на рекламу с хоздеятельностью предприятия. Условно мы разделили проведение рекламной акции на 3 этапа. Вам будет интересно с ними ознакомиться.
Этап первый. Подготовительно-документальный
1. Конечно же, без приказа руководителя о проведении рекламной акции не обойтись.
Приказ руководителя должен содержать следующую информацию:
— цель проведения рекламы.
Пример: с целью увеличения объемов продаж и получения доходов;
— дата, место проведения.
Пример: с 15.07.2016 по 16.07.2016 по адресу...
А если говорить о розыгрыше призов, то важно четко ограничить время. Пример: с 16.30 до 18.00 15.07.2016 г. по адресу...;
— назначить ответственных сотрудников и установить сроки выполнения, а именно: кто отвечает за всю рекламную акцию, а кто — по участкам, кто готовит смету, кто — документы и материалы для рекламной раздачи, определяет материально ответственных лиц, кто готовит отчет о результате проведения акции;
— если вы будете бесплатно раздавать товар, проводить распродажу, продавать товар со скидкой, то вы должны указать также наименование (кроме распродажи всех товаров), количество, место и время;
— в завершение — подписи руководителя и всех, кто принимает участие (обозначены в приказе).
Это неисчерпывающий перечень информации для приказа. Ведь каждая рекламная акция имеет свои особенности.
К примеру, при оформлении скидки или распродажи также важно указать в приказе размер скидки к предыдущей цене реализации. А если проводится рекламный розыгрыш приза(ов), дополнительно имеет смысл составить приказ о том, кто из сотрудников будет присутствовать во время проведения и вручения приза(ов), где и когда будет проходить мероприятие.
2. План проведения рекламной акции.
Будет полезным, если рекламную акцию разделить на несколько этапов. В этом случае нужно назначить ответственных лиц на каждый участок с указанием сроков проведения мероприятий.
Пример: за размещение рекламного объявления о проведении акции (в СМИ) — ответственное лицо и срок; за раздачу рекламных листовок (буклетов) — ответственное лицо и срок; бесплатно раздает товар и т. п.
Предприятия, которые регулярно проводят рекламные кампании, чаще всего имеют в своем арсенале Положение о проведении рекламных мероприятий, в котором описывают порядок проведения акций, скидок, распродаж, розыгрышей и пр.
3. Бюджет или смета расходов на рекламную акцию.
Утверждается руководителем предприятия. В основном смета готовится в табличной форме с обязательным перечислением ассортимента и количества товаров или продукции собственного производства, материалов (если это листовки, буклеты и пр.), которые будут раздаваться в рекламных целях. А если говорить о скидке и распродаже, то обязательно укажите размер скидки. Опять же, бывают ситуации, когда оформлять такой документ не имеет смысла, к примеру: распродажа всего ассортимента товара в розничной сети.
Этап второй. Документальное оформление
Бесплатная раздача. Материально ответственное лицо получает на складе продукцию, товар, материалы для бесплатной раздачи. Отпуск таких товарно-материальных ценностей (ТМЦ) со склада оформляют одним из следующих документов: накладной-требованием на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (форма № М-11); актом приема-передачи материалов (форма № М-7) (приказ Минстата «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов» от 21.06.96 г. № 193).
Документы составляются в двух экземплярах и подписываются материально ответственными лицами, которые отвечают за склад (передал) и бесплатную раздачу ТМЦ (получил). В дополнение согласно п. 3.5 раздела 3 Методрекомендаций № 2* рекомендуется оформлять бесплатно полученные ТМЦ приходным ордером (форма № М-4) или товарно-транспортной накладной (ТТН).
Подготовка именно таких документов — не догма, тем более для обычных предприятий. Вы можете оформить отпуск ТМЦ со склада своими документами, но с учетом требований ст. 9 Закона № 996.
Как быть, если не все было роздано при проведении акции? Конечно, остатки ТМЦ нужно вернуть на склад также с оформлением накладной. По завершении акции матерально ответственное лицо обязано предоставить в бухгалтерию Акт о результатах бесплатной раздачи товара.
Скидки и распродажи. Прежде чем перейти к скидкам и распродаже, давайте обратимся к Закону о рекламе. Согласно п. 5 ст. 8 этого Закона:
реклама о скидке цен на продукцию, о распродаже должна содержать сведения о месте, дате начала и окончания скидки цен на продукцию, распродажу, а также о соотношении размера скидки к предыдущей цене реализации товара
Мы уже обращали ваше внимание на то, что данная информация должна содержаться в приказе на проведение рекламной акции.
Так вот, при продаже со скидкой необходимо соблюдать допусловия ( п. 4 ст. 15 Закона о защите прав потребителей).«Скидка» или «уменьшенная цена» используется в следующих случаях:
— если они применяются к продукции, которая реализуется непосредственно субъектом хозяйствования;
— если они применяются в течение определенного и ограниченного периода времени;
— если цена продукции ниже, чем ее обычная цена.
А употреблять понятие «распродажа» или любые другие, аналогичные этому, позволяется при соблюдении таких условий ( ч. 5 ст. 15 Закона о защите прав потребителей):
1) если осуществляется распродажа всех товаров в пределах определенного места или четко определенной группы товаров;
2) если длительность распродажи ограничена во времени;
3) если цены товаров, подлежащих распродаже, меньше их обычной цены.
В дополнение ко всему вышесказанному
после публичного объявления о скидке/распродаже, перед началом проведения акции, розничному предприятию необходимо обнародовать информацию о старых ценах до и о новых после скидки или распродажи
Данная норма закреплена в ч. 6 ст. 15 Закона о защите прав потребителей.
Каким образом нужно проинформировать покупателей об изменении цены?
С этой целью необходимо зачеркнуть предыдущую цену и обозначить новую с учетом скидки на ярлыках, ценниках, этикетках и тому подобное каждой единицы товара. А если нет такой возможности, то новые цены отражаются путем наклеивания их непосредственно на предыдущие. Каковы штрафы за нарушение перечисленных правил? Они, скажем так, могут быть очень существенными. Посмотрим на некоторые из них:
— за отсутствие необходимой, доступной, достоверной и своевременной информации о продукции или продавце ( п. 7 ч. 1 ст. 23 Закона о защите прав потребителей) штрафные санкции составят 30 % стоимости партии товаров, выполненной работы, предоставленной услуги, но не менее 5 ннмдг;
— за распространение информации, которая вводит в заблуждение о цене и скидке на товар, является недобросовестной конкуренцией и влечет за собой наложение штрафа в размере 5 % дохода (выручки) от реализации продукции (товаров, работ, услуг) субъекта хозяйствования за последний отчетный год, предшествующий году, в котором применяется штраф ( ст. 151 Закона Украины «О защите от недобросовестной конкуренции», от 07.06.96 г. № 236/96-ВР);
— а также за нарушение правил торговли наказывают админштрафами ( ч. 1 ст. 155, ч. 1 ст. 1552, ч. 3 ст. 1561 КУоАП).
Этап третий. Заключительный
В завершение составляется отчет о проведении рекламной акции. Ответственное лицо предоставляет на утверждение руководителю отчет о фактических расходах на ее проведение. В нем должна фигурировать информация о фактической раздаче бесплатного товара, реализации товара со скидкой, результате распродажи. Было бы хорошо иметь также документы, которые подтвердили бы повышение спроса на товар после проведения рекламной акции, но спустя какое-то время. Отчет о проведении рекламной акции является ее заключительной фазой.
Учтите, что от правильности и своевременности составления документов на проведение рекламной акции будет зависеть отражение соответствующих операций в бухгалтерском и налоговом учете.
выводы
- Без оформления приказа руководителя на проведение рекламной акции не обойтись.
- Реклама о проведении акции должна содержать информацию о месте, времени начала и окончания, а также размер скидки к предыдущей цене.
- В публичном объявлении о скидке/распродаже до потребителя обязательно доводится информация о ценах до и после скидки/распродажи.
- По завершении акции обязательно составьте отчет о результатах ее проведения.
