Театр начинается с вешалки, а любое «телодвижение» на предприятии — с документа ☺. Не будем нарушать эту традицию. Давайте посмотрим, как документально оформить выдачу детских новогодних подарков, чтобы контролер «носа не подточил».
Документик к документику
Решение выступить в роли дарителя чудес работодателю необходимо закрепить документально. Начать следует с приказа (распоряжения) о выдаче детских подарков к празднику.
Важно! В нем четко зафиксируйте, кто будет их получателем: работник предприятия — родитель (дедушка/бабушка) ребенка или непосредственно сам ребенок. От этого будет зависеть «наполнение» остальных «подарочных документов». Так, если в приказе (распоряжении) будет указано, например:
— «вручить работникам, имеющим детей, подарки ко Дню святого Николая (Новому году, Рождеству)», то именно работники будут получателями «подарочного» дохода;
— «вручить детям работников предприятия подарки ко Дню святого Николая (Новому году, Рождеству)», то получатели — дети.
Забегая вперед, скажем, что вариант с получателями-родителями, на наш взгляд, выглядит намного привлекательнее. Почему? При таком развитии событий не нужно будет собирать у родителей налоговые (идентификационные) номера их детей. Ведь кто доход получает, тот и должен быть указан в Налоговом расчете по форме № 1ДФ.
Также в приказе (распоряжении) укажите предельный возраст ребенка, на которого (которому) будет выдаваться подарок. Рекомендуем не превышать границу в 18 лет. Ведь именно до этого возраста физлицо имеет правовой статус ребенка (см. ст. 6 Семейного кодекса Украины).
Приказ (распоряжение) готов? Пора подсчитать количество детей, составить и утвердить у работодателя смету на закупку подарков, закупить их и выдать получателям под подпись в ведомости выдачи подарков (составляете в произвольной форме). Не лишним будет составить акт на списание детских подарков.
Нужны ли предприятию копии свидетельств о рождении детей? Считаем, что да, если получателями детских подарков будут родители детей. Это важно для целей взимания ЕСВ (см. ниже). Вот так вот незаметно мы подошли к налогообложению детских подарков.
Налогообложение детских подарков
НДФЛ. Вы вправе не включать в налогооблагаемый доход получателя неденежные подарки, стоимость которых суммарно за месяц не превышает 50 % минимальной зарплаты, установленной на 1 января отчетного налогового года (в 2016 году — 689 грн.). Это прямо прописано в п.п. 165.1.39 НКУ.
А если стоимость неденежного подарка либо общая стоимость нескольких подарков, полученных плательщиком налога в отчетном месяце, превысит необлагаемый предел?
К примеру, работник получает 5 подарков общей стоимостью 750 грн. на пятерых своих детей. Тогда сумму превышения придется обложить НДФЛ (см. п.п. 164.2.17 НКУ).
Причем в базу налогообложения облагаемый подарок (его часть) должен попасть увеличенным на «натуральный» коэффициент. При ставке НДФЛ 18 % его величина равна 1,219512.
Стоимость не облагаемых в соответствии с п.п. 165.1.39 НКУ неденежных подарков (их часть) отражайте в разделе I Налогового расчета по форме № 1ДФ с регистрационным номером получателя с признаком дохода «160». Облагаемую часть стоимости подарка указывайте с признаком дохода «126» как доход в виде дополнительного блага.
ВС. В базу обложения ВС должна попасть только облагаемая НДФЛ часть стоимости подарка. В какой сумме? По мнению налоговиков, в этом случае ВС следует рассчитывать от «чистой» стоимости неденежной выплаты (ее части), т. е. без учета НДФЛ/ВС-коэффициентов и независимо от того, в какой сумме этот доход начислен в бухучете (см., в частности, письма ГФСУ от 20.11.2015 г. № 24759/6/99-99-17-02-01-15 и от 08.06.2016 г. № 12626/6/99-99-13-02-03-15, а также консультацию в подкатегории 103.25 БЗ и в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 97, с. 39).
Если вы готовы следовать разъяснениям налоговиков, рекомендуем получить индивидуальную налоговую консультацию по этому вопросу. Если же у вас на руках такой консультации нет, безопаснее и, на наш взгляд, правильнее удерживать ВС с суммы, начисленной в бухучете как доход работника (т. е. со стоимости неденежного дохода, увеличенной на «натуральный» НДФЛ-коэффициент, но без применения «натурального» ВС-коэффициента).
С не облагаемых НДФЛ подарков (их части) ВС удерживать не нужно
По мнению ГФСУ, в разделе II формы № 1ДФ следует отражать как облагаемую, так и не облагаемую ВС часть стоимости подарка (см. разъяснение в подкатегории 103.25 БЗ, а также «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 97, с. 39).
Правда, известны случаи, когда на местах налоговики разъясняют иначе, продолжая придерживаться старого подхода. Они настаивают на том, что в строке «Військовий збір» формы № 1ДФ следует показывать только те доходы, с которых удерживался ВС. Подтверждение тому — письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 10.11.2016 г. № 7431/П/26-15-13-02-15 (ср. ). Учитывая «разброс и шатания» в рядах налоговиков, рекомендуем вам и на этот счет получить индивидуальную налоговую консультацию.
ЕСВ. Если получатели подарков — дети работников (а не работники предприятия), то на «подарочный» доход ЕСВ начислять не нужно. Ведь в данном случае подарки предоставляют лицам, которые не состоят с предприятием в трудовых отношениях.
А если получатели подарков — мамы/папы, т. е. работники предприятия? В этом случае смотрим в п. 8 разд. II Перечня видов выплат, на которые не начисляется ЕСВ, утвержденного постановлением КМУ от 22.12.2010 г. № 1170. Он выводит из базы начисления ЕСВ стоимость подарков к праздникам для детей работников. Вы уже знаете, что детский возраст законодательство ограничивает 18 годами ☺. Что из этого следует?
Если работник получит подарок на своего ребенка, которому уже исполнилось 18 лет, то его стоимость превратится для такого работника в зарплату. А значит, придется уплатить ЕСВ. Именно поэтому мы рекомендуем иметь под рукой свидетельства о рождении детей.
С налогообложением детских подарков разобрались. Далее давайте посмотрим, как подарки на детей, которые работодатель предоставляет своим работникам*, следует отразить в учете.
* Вариант выдачи подарков непосредственно детям работников редко применяют на практике, поэтому далее мы его рассматривать не будем.
Налоговый и бухгалтерский учет
НДС. При наличии налоговой накладной поставщика, зарегистрированной в ЕРНН, суммы «входного» НДС по подаркам смело отправляйте в налоговый кредит ( пп. 198.3, 198.6 НКУ). Но при передаче подарка следует начислить налоговые обязательства — исходя из цены приобретения ( п. 188.1 НКУ). Для этого следует выписать две налоговые накладные: первую — c нулевыми стоимостными показателями и номенклатурой раздаваемых подарков, вторую — на стоимость приобретения (тип причины «15»). Подробности бесплатных передач см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 87, с. 4.
По-хорошему в данном случае светят еще одни НО по НДС — «компенсационные» по п.п. «г» п. 198.5 НКУ. Ведь раздаваемые подарки используются в нехозяйственной деятельности. Однако налоговики уже на протяжении длительного времени стабильно твердят: если начисли НО по п. 188.1 НКУ, то отражать еще одни по п. 198.5 НКУ не надо (см. письма ГФСУ от 11.08.2016 г. № 17515/6/99-99-15-03-02-15, от 05.09.2016 г. № 19171/6/99-99-15-03-02-15, от 13.09.2016 г. № 19830/6/99-95-42-01-15, от 23.11.2016 г. № 25307/6/99-99-13-02-03-15). Конечно, будет спокойнее, если подобное «либеральное» утверждение будет адресовано именно вам и в письменном виде.
Налог на прибыль. На стоимость подарков, попавшую в бухгалтерские расходы, смело уменьшайте свою налогооблагаемую прибыль. Основание — п.п. 134.1.1 НКУ. То есть заботиться о какой-либо связи ваших «подарочных» расходов с хозяйственной деятельностью в этом случае ни к чему. Причем ни мало-, ни высокодоходникам. К тому же у последних не возникает никаких «налоговых» разниц.
В бухгалтерском учете детские подарки показывайте по субсчету 209 «Прочие материалы». Затраты на их покупку включайте в прочие операционные расходы (субсчет 949 «Прочие расходы операционной деятельности»).
Рассмотрим операции по приобретению и выдаче подарков в таблице. Допустим, что «подарочный» доход работников не превысил необлагаемого предела (НДФЛ, ВС не удерживались, ЕСВ не начислялся).
Новогодние подарки детям: отражаем в учете
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | |
| дебет | кредит | ||
| Приобретение детских новогодних подарков | |||
| 1 | Перечислены денежные средства поставщику в оплату стоимости подарков | 371 | 311 |
| 2 | Отражена сумма НДС (до регистрации НН в ЕРНН) | 644/1 | 644/НДС |
| 3 | Отражена сумма налогового кредита по НДС (по факту регистрации НН в ЕРНН) | 641/НДС | 644/1 |
| 4 | Оприходованы подарки | 209* | 631 |
| 5 | Списана ранее отраженная сумма налогового кредита по НДС | 644/НДС | 631 |
| 6 | Отражен зачет задолженностей | 631 | 371 |
| * Если вы идете по осторожному пути и начисляете еще и «компенсационные» НО по п. 198.5, то в учете (в месяце приобретения подарков) добавятся проводки: Дт 209 — Кт 643/1 и Дт 643/1 — Кт 641/НДС. | |||
| Начисление дохода в виде стоимости подарка | |||
| 7 | Начислен доход работнику в виде стоимости детского новогоднего подарка | 949 | 663 |
| 8 | Выдан детский новогодний подарок | 663 | 209 |
| 9 | Начислены налоговые обязательства по НДС | 663 | 641/НДС |
выводы
- Не облагается ни НДФЛ, ни ВС неденежный подарок, стоимость которого не превышает в 2016 году 689 грн. (в расчете на месяц).
- Стоимость подарков к праздникам для детей работников не входит в фонд оплаты труда. Поэтому ЕСВ нет.
- На суммы стоимости подарков для детей, попавшие в бухгалтерские расходы, смело уменьшайте налогооблагаемую прибыль предприятия.
