Главный вопрос, на который нам предстоит ответить: имели ли вы право выдавать работнику аванс в гривне? В условиях действующего законодательства мы бы ответили: «да». А теперь поясним, на чем зиждется наш нефискальный ответ.
Нарушено ли трудовое законодательство?
Статья 121 КЗоТ в отношении командировочных авансов устанавливает, что работникам, направляемым в командировки, оплачиваются суточные за время нахождения в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством.
Обратите внимание:
о том, что командировочные выплаты должны производиться в какой-то определенной валюте, ничего не сказано
Поэтому выдача аванса на загранкомандировку в гривне эту норму КЗоТ определенно не нарушает. Разве что вы искусственно занизили размер аванса (о размере загрансуточных см. ниже) либо наделили работника неконвертируемой инвалютой не той страны, в которую его направили ☺ …
Размеры суточных для работников не госструктур законодательно вообще не ограничены. А вот для целей налогообложения предельные размеры суточных, которые не включают в облагаемый НДФЛ доход командированных лиц, установлены в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. Там для загранкомандировок определен предельный размер суточных — не выше 0,75 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки.
То есть предельный размер суточных для загранкомандировок установлен не в инвалюте, а в гривне, поскольку привязан к размеру минимальной заработной платы. При этом никакие нормы НКУ тоже не обязывают субъекта хозяйствования обеспечить командируемого им за границу лица авансом в инвалюте. И тем более
в НКУ отсутствуют какие-то прямые (и даже косвенные) ограничения по отражению в налоговом учете загранкомандировочных расходов, если аванс был выдан в гривне
Постановление КМУ от 02.02.2011 г. № 98 действительно устанавливает, что отправляемые в загранкомандировки работники должны быть обеспечены авансом в валюте страны командировки или в СКВ. Однако действие этого постановления и все его ограничения распространяются только на командировки госслужащих, а также работников предприятий/организаций, полностью или частично финансируемых за счет госбюджета.
Что же касается Инструкции № 59*, то уже ни для кого не секрет, что с апреля 2011 года она обязательна к применению тоже лишь для органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, полностью или частично содержащихся (финансируемых) за счет бюджетных средств. Для всех остальных субъектов хозяйствования нормы этой Инструкции (и, в частности, ее «загранавансовый» п. 5 разд. ІІІ) носят исключительно рекомендательный характер.
Поэтому все вышеупомянутые нормативы не запрещают негос/небюджетным субъектам хозяйствования выдавать в гривне аванс своим работникам на загранкомандировку и никак не ограничивают такие их действия.
Кроме того, напомним, что и во времена обязательности Инструкции № 59 для всех субъектов хозяйствования Минфин разрешал часть аванса на загранкомандировки выдавать в гривне — для покрытия командировочных расходов, которые может понести работник на территории Украины (см. письмо от 04.06.2007 г. № 31-26030-12/23-3982/4279). Правда, там же Минфин указывал, что остальную часть аванса следует выдавать в валюте страны командировки или в СКВ. Но, повторим, это было «за царя Панька», когда еще все работали по Инструкции № 59. А сейчас выдавать часть такого аванса в инвалюте обычных субъектов хозяйствования ни один норматив не принуждает!
Есть ли нарушения валютного законодательства?
Теоретически тут возможны спекуляции на тему, что выдача полной суммы аванса в гривне впоследствии при определенных раскладах может привести к нарушению валютного законодательства. Однако такие утверждения — с изрядной натяжкой.
Во-первых, вести об этом речь можно только в том случае, если считать, что работник, приобретая легально инвалюту (например, в обменном пункте), производит это от имени работодателя. Но даже сам этот момент является спорным — есть достаточно оснований утверждать, что работник в таких ситуациях действует (осуществляет конвертацию) от своего имени. Кроме того, получив аванс в гривне, работник мог поехать в командировку за имеющуюся у него личную инвалюту — тут уже даже намека на нарушение валютного законодательства не будет.
Во-вторых, если все-таки вести здесь речь о нарушении валютного законодательства, то за такое нарушение даже штраф к виновникам фактически неприменим.
Штрафная санкция, установленная абзацем четвертым п. 2 ст. 16 Декрета КМУ «О системе валютного регулирования и валютного контроля» от 19.02.93 г. № 15-93 (в размере совершенной незаконной валютной операции), предусмотрена лишь для банков и других финучреждений.
А если аванс в гривне перечислялся на корпоративную карточку, которую можно использовать и за рубежом, то тут никакими валютными нарушениями даже и не пахнет
И в-третьих, как бы ни хотелось фискалам, все это не имеет ровным счетом никакого значения для целей отнесения расходов по загранкомандировке в расходы в бухгалтерском/налоговом учете, естественно, при наличии подтверждающих документов.
Попутно отметим, что и в отношении подтверждающих документов (бухгалтерской первички) тоже законодатель приготовил для плательщиков эдакий новогодний подарок в виде определенного послабления. Оно уготовано Законом Украины от 03.11.2016 г. № 1724-VIII, который начнет применяться с 3 января следующего года. Подробнее о нем читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 99, с. 4.
Нефискальный итог
Итак, из законодательства следует, что для налоговых целей
выдача гривневого аванса на загранкомандировку никаких последствий для субъектов хозяйствования (в том числе плательщиков налога на прибыль) повлечь не должна
И ограничивать расходы,осуществленные командированным за счет инвалюты, самостоятельно купленной в обменке или за счет своей собственной инвалюты, никаких оснований нет. Тот факт, что нет ограничений даже для расходов, произведенных командированным за счет его собственных средств (в том числе инвалютных)**, можно подтвердить и разъяснениями самих фискалов (см., например, письмо Миндоходов от 03.07.2013 г. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 60, с. 14). Если боитесь таких незаконных претензий в будущем, можете вместо аванса выдать командированному беспроцентную финпомощь в гривне. А затем, после представления им авансового отчета по командировке, сделать с ним зачет задолженностей. В принципе, можно выкрутиться и в данной ситуации (когда гривневый аванс уже по документам проведен, а делать из него задним числом финпомощь — желания нет). Принять авансовый отчет с инвалютными «тратами», сначала провести по кассе «возврат» гривневого аванса (поскольку, мол, работнику гривни не понадобились — он потратил собственную инвалюту). И тут же «выдать» ему гривни — по курсу НБУ на дату выдачи как компенсацию за расход «собственной» инвалюты.
** Естественно, при условии, что эти средства будут командированному компенсированы субъектом хозяйствования, направившим его в командировку.
В финале все-таки напомним, что
необеспечение командированного работника авансом является нарушением трудового законодательства
В соответствии со ст. 265 КЗоТ лица, виновные в нарушении законодательства о труде, несут ответственность согласно действующему законодательству (см. письмо Минфина от 23.07.2009 г. № 31-26030-13-25/20122). Однако в вашем случае факт такого нарушения не усматривается, так как вы обеспечили работника авансом. А в какой валюте был аванс, как мы показали, значения не имеет…
выводы
- Статья 121 КЗоТ, обязывающая работодателей обеспечивать работников авансом на командировку, не устанавливает, в какой валюте должен выдаваться такой аванс. Нет такого и в НКУ.
- Постановление КМУ от 02.02.2011 г. № 98 и Инструкция № 59 действительно требуют выдачи аванса на загранкомандировку в валюте страны командировки или в СКВ. Однако действие этих нормативов и все их требования/ограничения распространяются только на командировки госслужащих, а также структур, финансируемых за счет госбюджета. Для всех остальных субъектов эти нормы носят исключительно рекомендательный характер.
- Выдавать аванс на загранкомандировку в гривне негос- и небюджетным субъектам хозяйствования законодательство не запрещает. Налоговые расходы по таким командировкам фискалы должны безоговорочно признавать.
