Прежде чем отправить работника в загранкомандировку с КПК, его обязательно следует проинструктировать, на что можно использовать валюту (снимать или рассчитываться по безналу), а на что — нет. Знание работником этих правил здорово облегчит учетную работу бухгалтера.
На что можно потратиться с КПК
Ориентируясь на нормы абз. 2 п. 8.3 разд. 8 Инструкции № 492, расходовать суммы с КПК в иностранной валюте командированному работнику можно исключительно (!) по таким направлениям:
1) снимать за границей (за пределами Украины) наличные для оплаты командировочных расходов;
2) осуществлять расчеты в безналичной форме за границей (за пределами Украины), которые связаны:
— с расходами на командировки;
— расходами представительского характера;
— оплатой эксплуатационных расходов, связанных с содержанием и пребыванием воздушных, морских, автотранспортных средств за пределами Украины.
И еще, о чем непременно следует предупредить работника. Возвращать неиспользованную наличность следует в той валюте, которая была снята с корпоративной карточки. Правда, Минфин в письме от 08.01.2014 г. № 31-07250-06-29/19 пояснил, что возвращать неиспользованную наличку можно в кассу предприятия в нацвалюте страны командировки или в свободно конвертируемой валюте. А теперь о запретах.
Запреты для расчетов КПК
Раз КПК выдана для командировки, то понятно, что использовать средства с нее можно только для этих целей. Однако бывает так, что дополнительно работник получает кучу заданий, которые должен выполнить в процессе командировки (купить образцы или редкие материалы) или же задерживается там надольше.
Поэтому как предприятию, так и работнику следует помнить и знать и о запретах, касающихся расчетов с КПК, продиктованных в первую очередь п. 8.3 разд. 8 Инструкции № 492.
1. Исходя из приведенных выше разрешенных направлений использования средств с КПК (а именно снятие/безналичные расчеты с КПК только за пределами Украины), иностранная валюта с текущего валютного счета предприятия не может быть снята наличными с применением КПК через банкомат на территории Украины.
2. С КПК могут осуществляться только операции по счету субъекта хозяйствования. То есть потратиться на себя вне командировочных расходов работнику нельзя.
Да и с суточными (расходами на питание и финансирование личных потребностей физического лица, которые могут быть самыми разными, включая покупку сигарет, сувениров и проч.) лучше быть осторожнее.
Во избежание всякого рода претензий, лучше, чтобы работник сумму суточных, прежде чем потратить, снимал наличными через банкомат
3. С помощью КПК юрлицам деньги со своего текущего счета запрещено использовать для получения зарплаты и других выплат социального характера. То есть, находясь в загранкомандировке, работник не сможет получить с КПК свою зарплату либо какую-либо материальную помощь от предприятия.
4. Нельзя использовать КПК для проведения расчетов по внешнеторговым договорам (контрактам). То есть использовать КПК для приобретения за границей товаров, в том числе и их образцов, работ, услуг у нерезидентов нельзя. Не в счет, конечно же, расходы в безналичной форме, которые связаны с командировочными расходами или расходами представительского характера.
Связано это с тем, что расчеты между резидентами и нерезидентами в иностранной валюте в рамках торгового оборота проводятся исключительно через уполномоченные банки, т. е. по особой процедуре ( ст. 7 Декрета № 15-93). На это обращают внимание и налоговики (см. подкатегорию 109.13 БЗ).
Гривневая КПК
Для направления работника в командировку не обязательно, чтобы КПК была открыта в валюте. Гривневая КПК может использоваться и за границей — при расчетах ею операции просто конвертируются в валюту страны. Правда, об этой возможности следует сперва узнать у банка.
Так, если работнику для загранкомандировки выдана гривневая КПК (с возможностью конвертации в валюту страны командировки), то движение средств по карточному счету будет происходить в гривнях. То есть в выписке банка будут фигурировать гривневые суммы. Поэтому в таком случае пересчитывать понесенные расходы по курсу НБУ не потребуется.
Правда, здесь следует учесть, что по возвращении из командировки работник к авансовому Отчету может приложить некоторые счета в валюте. В таком случае сумму расходов по таким счетам определяют (валюту пересчитывают) по курсу НБУ на дату утверждения авансового Отчета.
При этом, если у предприятия нет валютного счета, то непотраченную наличность, снятую в загранкомадировке с гривневой КПК, работник может вернуть в гривнях (подробнее об этом см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 16, с. 30).
Инвалютная КПК
Согласно п. 6 П(С)БУ 21 в случае осуществления авансовых платежей в иностранной валюте стоимость полученных активов (работ, услуг) определяется по сумме авансового платежа с применением валютного курса НБУ на дату уплаты аванса.
Денежные средства, находящиеся на текущем счете предприятия (предпринимателя), операции по которым могут осуществляться с использованием КПК, не считаются выданными под отчет до момента, пока держатель КПК (доверенное лицо) не снимет или не рассчитается за расходы, определенные в п. 8.3 Инструкции № 492.
Только списанные денежные средства с карточного счета считаются выданными под отчет командированному работнику — держателю КПК.
Именно на дату списания средств с карточного счета и следует применять курс НБУ для пересчета выданных под отчет командировочных средств в гривни
То есть, глядя на выписку банка по карточному счету, на дату утверждения авансового Отчета командировочные расходы следует признавать по курсам НБУ, действовавшим на даты списания (!) средств с валютной КПК.
Об отражении в учете командировочных расходов, которые оказались больше/меньше снятой с КПК валюты, см. в табл. 1 на с. 11.
Таблица 1. Формирование расходов при загранкомандировке с валютной КПК
| № п/п | Потрачено в загранкомандировке/ списано средств с КПК | Порядок признания расходов, курсы НБУ и курсовые разницы |
| На дату утверждения авансового Отчета: | ||
| 1 | Командировочные расходы: | |
| 1.1 | — в пределах аванса | Признаются расходами по курсам НБУ, действовавшим на даты списания (!) средств с КПК (выдачи аванса) |
| 1.2 | — сверх аванса, т. е. на сумму потраченных работником собственных средств (работник снял с КПК меньше валюты, чем потратил) | Признаются расходами по курсу НБУ, действовавшему на дату утверждения авансового Отчета. Возникает задолженность предприятия перед работником. Расчеты с работником производят в национальной валюте Украины (гривнях) по официальному курсу НБУ, установленному на день погашения долга ( п. 19 разд. III Инструкции № 59, п. 2.5 Правил № 200, консультация в подкатегории 109.19 БЗ). Важно! На дату погашения задолженности перед работником может возникнуть разница (если курс НБУ на дату погашения долга отличается от курса НБУ на дату утверждения авансового Отчета) |
| 1.3 | — сумма снятых и неизрасходованных средств с КПК (работник снял с КПК валюты больше, чем потратил) | Превращается в монетарный долг работника перед предприятием. Неизрасходованный остаток валютных средств работник должен вернуть в кассу предприятия до или во время подачи авансового Отчета ( п.п. 170.9.2 НКУ). Причем в той валюте, которая была снята с КПК (см. письмо Минфина от 08.01.2014 г. № 31-07250-06-29/19) |
| Курсовые разницы | ||
| На дату погашения долга работником рассчитывается КР (если курс НБУ на дату погашения долга отличается от курса НБУ на даты списания средств с КПК). Правда, если между этими событиями наступает дата баланса, то КР, само собой, рассчитывают и на дату баланса. Тогда при расчете такой КР используют курс НБУ дату баланса ( п. 8 П(С)БУ21) | ||
Если на момент утверждения авансового Отчета списание потраченных в командировке средств с КПК не произошло, то расходы в бухучете показывают по курсу НБУ на дату утверждения Отчета ( п. 5 П(С)БУ 21).
Учет расчетов по валютной КПК
В зависимости от правил платежной системы период между блокировкой средств на счете и их списанием может составлять от одного до нескольких дней. Для разделения сумм, заблокированных на текущих валютных счетах предприятия, и денежных средств, доступных для использования, можно ввести дополнительные аналитические счета к субсчету 314, например: 3141 «Денежные средства, доступные для использования с применением КПК» и 3142 «Денежные средства, заблокированные в результате операций с КПК». Рассмотрим пример.
Пример. Работник аппарата управления направлен в командировку в Германию. 23.05.2016 г. на текущий счет в евро, операции по которому могут осуществляться с использованием КПК, перечислили €800 евро.
Во время командировки работник:
— 27.05.2016 г. снял €600 наличными в банкомате. Фактическое списание со счета произведено 30.05.2016 г.;
— 31.05.2016 г. рассчитался через терминал за проживание в гостинице — €150. Фактическое списание со счета произведено 03.06.2016 г.
По возвращении из командировки работник 02.06.2016 г. подал Отчет, который в тот же день был утвержден в сумме €700. Неизрасходованную часть аванса €50 работник вернул в кассу предприятия в день предоставления Отчета.
Курсы НБУ на даты операций с КПК при загранкомандировке см. в табл. 2.
Таблица 2. Курсы НБУ на даты операций
| Дата | Курс НБУ, грн/€ |
| 23.05.2016 г. | 28,27 |
| 27.05.2016 г. | 28,50 |
| 30.05.2016 г. | 28,80 |
| 31.05.2016 г. | 28,30 |
| 02.06.2016 г. | 28,10 |
| 03.06.2016 г. | 28,15 |
В бухгалтерском учете операция отражается, как показано в табл. 3.
Таблица 3. Учет загранкомандировки с КПК
| Дата | Содержание хозяйственной операции | Бухгалтерский учет | Сумма, €/грн. | |
| Дт | Кт | |||
| 23.05 | Перечислены денежные средства в иностранной валюте с иностранного счета на валютную КПК (€800 х 28,27 грн./€) | 3141 | 312 | €800 22616,00 |
| 23.05 | В журнале выдачи и возврата КПК делается запись о выдаче КПК работнику, а также о сумме средств, доступной для использования с применением этой КПК (€800). | |||
| На основании выписки банка отражены операции по текущему счету, доступному с применением КПК | ||||
| 27.05 | Отражена курсовая разница по остатку денежных средств на дату снятия валюты в банкомате (€800 х (28,50 грн./€ - - 28,27 грн./€))* | 3141 | 714 | 184,00 |
| * По учетной политике пересчитываем всю валютную статью, а не только в части самой операции. | ||||
| 27.05 | Заблокированы на счете средства, снятые в банкомате (€600 х 28,50 грн./€) | 3142 | 3141 | €600 17100,00 |
| 30.05 | Отражена курсовая разница по заблокированной сумме на дату списания средств со счета (€600 х (28,80 грн./€ - 28,50 грн./€)) | 3142 | 714 | 180,00 |
| 30.05 | Отражена курсовая разница по остатку свободных денежных средств на дату списания валюты со счета ((€800 - €600) х (28,80 грн./€ - 28,50 грн./€)) | 3141 | 714 | 60,00 |
| 30.05 | Списаны средства, заблокированные 27.05 (€600 х 28,80 грн./€) | 372 | 3142 | €600 17280,00 |
| 31.05 | Отражена курсовая разница по остатку денежных средств на дату оплаты гостиничного счета ((€800 - €600) х (28,30 грн./€ - 28,80 грн./€)) | 945 | 3141 | 100,00 |
| 31.05 | Заблокированы средства на счете в сумме платы за проживание (€150 х 28,30 грн./€) | 3142 | 3141 | €150 4245,00 |
| 31.05 | Отражен финансовый результат | 791 | 945 | 100,00 |
| 714 | 791 | 424,00 | ||
| 02.06 | На основании утвержденного Отчета отражены административные расходы: | |||
| в пределах суммы, снятой наличными с КПК (по курсу НБК на дату списания) (€550 х 28,80 грн./€) | 92 | 372 | €650 15840,00 | |
| в пределах расчетов за проживание (по курсу НБУ на дату утверждения Отчета) ((€150) х 28,10 грн./€) | 92 | 372 | €150 4215,00 | |
| 02.06 | Возвращена работником неиспользованная часть аванса (€50 х 28,10 грн./€) | 302 | 372 | €50 1405,00 |
| 02.06 | Отражена курсовая разница по неиспользованной части аванса (€50 х (28,80 грн./€ - 28,10 грн./€)) | 945 | 372 | 35,00 |
| 02.06 | В журнале выдачи и возврата КПК делается запись о возврате КПК работником, а также о сумме средств, оставшейся доступной для использования (€50). | |||
| 03.06 | Отражено списание средств, заблокированных на счете 31.05 (€150 х 28,15 грн./€) | 372 | 3142 | 4222,50 |
| 03.06 | Отражена курсовая разница по заблокированной 31.05 плате за гостиницу на дату списания средств со счета (€150 х (28,15 грн./€ - 28,30 грн./€)) | 945 | 3142 | 22,50 |
| 03.06 | Отражены курсовые разницы по расчетам с работником (€150 х (28,15 грн./€ - 28,10 грн./€)) | 945 | 372 | 7,50 |
| 03.06 | Отражена курсовая разница по остатку свободных денежных средств на дату списания валюты со счета ((€800 - €600 - €150) х (28,15 грн./€ - 28,30 грн./€)) | 945 | 3141 | 7,50 |
| 31.06 | Отражен финансовый результат | 791 | 92 | 20055,00 |
| 791 | 945 | 72,50 | ||
Надеемся, наши подсказки помогут разобраться с учетными особенностями КПК при ее использовании в загранкомандировке.
выводы
- Для пересчета в гривни выданных под отчет командировочных средств следует применять курс НБУ на дату их списания с картсчета.
- Если работник использовал в командировке свои валютные средства, то расходы признаются по курсу НБУ, действовавшему на дату утверждения авансового Отчета, а расчет проводят в гривне по курсу НБУ на день погашения долга.
