Перш ніж відправити працівника у закордонне відрядження з КПК, його обов’язково слід проінструктувати, на що можна використовувати валюту (знімати або розраховуватися за безготівкою), а на що ні. Знання цих правил працівником значно полегшить вчену роботу бухгалтера.
На що можна витратитися з КПК
Орієнтуючись на норми абз. 2 п. 8.3 розд. 8 Інструкції № 492, витрачати суми з КПК в іноземній валюті працівнику, який відряджається, можна виключно (!) за такими напрямами:
1) знімати за кордоном (за межами України) готівку для оплати витрат на відрядження;
2) здійснювати розрахунки в безготівковій формі за кордоном (за межами України), що пов’язані з:
— витратами на відрядження;
— витратами представницького характеру;
— оплатою експлуатаційних витрат, пов’язаних з утриманням та перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України.
І ще одне, про що неодмінно слід попередити працівника. Повертати невикористану готівку слід у тій валюті, що була знята з корпоративної картки. Щоправда, Мінфін у листі від 08.01.2014 р. № 31-07250-06-29/19 пояснив, що повертати невикористану готівку можна до каси підприємства в нацвалюті країни відрядження або у вільно конвертованій валюті. А тепер про заборони.
Заборони для розрахунків КПК
Оскільки КПК видано для відрядження, то зрозуміло, що й витрачати з неї можна тільки для цих цілей. Проте буває так, що додатково працівник отримує купу завдань, які повинен виконати у процесі відрядження (купити зразки чи рідкісні матеріали), або ж затримується там на довше.
Тому тут як підприємству, так і працівнику слід пам’ятати і знати про заборони, що стосуються розрахунків з КПК, продиктованих перш за все п. 8.3 розд. 8 Інструкції № 492.
1. Виходячи з наведених вище дозволених напрямів використання коштів з КПК (а саме зняття/безготівкові розрахунки з КПК тільки за межами України), іноземна валюта з поточного валютного рахунка підприємства не може бути знята готівкою із застосуванням КПК через банкомат на території України.
2. З КПК можуть здійснюватися тільки операції з рахунка суб’єкта господарювання. Тобто витратитися на себе поза витратами на відрядження працівнику не можна.
Та і з добовими (витратами на харчування та фінансування особистих потреб фізичної особи, які можуть бути найрізноманітнішими, уключаючи купівлю сигарет, сувенірів тощо) краще бути обережним.
Щоб уникнути всякого роду претензій, краще, щоб працівник суму добових, перш ніж витратити, знімав готівкою через банкомат
3. За допомогою КПК юрособам гроші зі свого поточного рахунка заборонено використовувати для отримання зарплати та інших виплат соціального характеру. Тобто перебуваючи в закордонному відрядженні, працівник не зможе отримати з КПК свою зарплату або жодну матеріальну допомогу від підприємства.
4. Не можна використовувати КПК для проведення розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами). Тобто використовувати КПК для придбання за кордоном товарів, у тому числі і їх зразків, робіт, послуг у нерезидентів не можна. Не рахуються, звичайно ж, витрати в безготівковій формі, що пов’язані з витратами на відрядження або витратами представницького характеру.
Пов’язано це з тим, що розрахунки між резидентами і нерезидентами в іноземній валюті в межах торгового обігу проводяться виключно через уповноважені банки, тобто за особливою процедурою (ст. 7 Декрету № 15-93). На це звертають увагу і податківці (див. категорію 109.13 БЗ).
Гривнева КПК
Для направлення працівника у відрядження не обов’язково, щоб КПК була відкрита у валюті. Гривнева КПК може використовуватися і за кордоном — при розрахунках її операції просто конвертуються у валюту країни. Щоправда, про цю можливість слід спершу дізнатися в банку.
Так, якщо працівнику для закордонного відрядження видано гривневу КПК (з можливістю конвертації у валюту країни відрядження), то рух коштів за картковим рахунком відбуватиметься у гривнях. Тобто у виписці банку фігуруватимуть гривневі суми. Тому в такому разі перераховувати понесені витрати за курсом НБУ буде не потрібно.
Щоправда, тут слід урахувати, що після повернення з відрядження працівник до авансового Звіту може додати деякі рахунки у валюті. У такому разі суму витрат за такими рахунками визначають (валюту перераховують) за курсом НБУ на дату затвердження авансового Звіту.
При цьому якщо в підприємства немає валютного рахунка, то невитрачену готівку, зняту в закордонному відрядженні з гривневої КПК, працівник може повернути у гривнях (детальніше про це див. «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 16, с. 30).
Інвалютна КПК
Згідно з п. 6 П(С)БО 21 у разі здійснення авансових платежів в іноземній валюті вартість отриманих активів (робіт, послуг) визначається за сумою авансового платежу із застосуванням валютного курсу НБУ на дату сплати авансу.
Грошові кошти, що перебувають на поточному рахунку підприємства (підприємця), операції за якими можуть здійснюватися з використанням КПК, не вважаються виданими під звіт до моменту, поки держатель КПК (довірена особа) не зніме або не розрахується за витрати, визначені в п. 8.3 Інструкції № 492.
Тільки списані грошові кошти з карткового рахунка вважаються виданими під звіт відрядженому працівнику — держателю КПК.
Саме на дату списання коштів з карткового рахунка і слід застосовувати курс НБУ для перерахунку виданих під звіт відрядних коштів у гривні
Тобто дивлячись на виписку банку за картковим рахунком, на дату затвердження авансового Звіту, витрати на відрядження слід визнавати за курсами НБУ, що діяли на дати списання (!) коштів з валютної КПК.
Про відображення в обліку витрат на відрядження, які виявилися більше/менше знятої з КПК валюти, див. у табл. 1 на с. 11.
Таблиця 1. Формування витрат при закордонному відрядженні з валютною КПК
| № з/п | Витрачено в закордонному відрядженні/списано коштів з КПК | Порядок визнання витрат, курси НБУ та курсові різниці |
| На дату затвердження авансового Звіту: | ||
| 1 | Витрати на відрядження: | |
| 1.1 | — у межах авансу | Визнаються витратами за курсами НБУ, що діяв на дати списання (!) коштів з КПК (видачі авансу) |
| 1.2 | — понад аванс, тобто на суму витрачених працівником власних коштів (працівник зняв з КПК менше валюти, ніж витратив) | Визнаються витратами за курсом НБУ, що діяв дату затвердження авансового Звіту. Виникає заборгованість підприємства перед працівником. Розрахунки з працівником здійснюють у національній валюті України (гривнях) за офіційним курсом НБУ, установленим на день погашення боргу (п. 19 розд. III Інструкції № 59, п. 2.5 Правил № 200, консультація в підкатегорії 109.19 БЗ). Важливо! На дату погашення заборгованості перед працівником може виникнути різниця (якщо курс НБУ на дату погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на дату затвердження авансового Звіту). |
| 1.3 | — сума знятих і невитрачених коштів з КПК (працівник зняв з КПК валюти більше, ніж витратив) | Перетворюється на монетарний борг працівника перед підприємством. Невитрачений залишок валютних коштів працівник повинен повернути до каси підприємства до або під час подання авансового Звіту ( п.п. 170.9.2 ПКУ). Причому в тій валюті, що була знята з КПК (див. лист Мінфіну від 08.01.2014 р. № 31-07250-06-29/19) |
| Курсові різниці | ||
| На дату погашення боргу працівником розраховується КР (якщо курс НБУ на дату погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на дати списання коштів з КПК). Щоправда, якщо між цими подіями настає дата балансу, то КР, звісно, розраховують і на дату балансу. Тоді при розрахунку такі КР використовують курс НБУ на дату балансу ( п. 8 П(С)БО 21) | ||
Якщо на момент затвердження авансового Звіту списання витрачених у відрядженні коштів з КПК не відбулося, то витрати в бухобліку показують за курсом НБУ на дату затвердження Звіту ( п. 5 П(С)БО 21).
Облік розрахунків за валютною КПК
Залежно від правил платіжної системи період між блокуванням коштів на рахунку та їх списанням може становити від одного до декількох днів. Для розділення сум, заблокованих на поточних валютних рахунках підприємства, і грошових коштів, доступних для використання, можна ввести додаткові аналітичні рахунки до субрахунку 314, наприклад: 3141 «Грошові кошти, доступні для використання із застосуванням КПК» і 3142 «Грошові кошти, заблоковані в результаті операцій з КПК». Розглянемо приклад.
Приклад. Працівник апарату управління направлений у відрядження до Німеччини. 23.05.2016 р. на поточний рахунок у євро, операції за яким можуть здійснюватися з використанням КПК, перерахували 800 євро.
Під час відрядження працівник:
— 27.05.2016 р. зняв €600 готівкою в банкоматі. Фактичне списання з рахунка здійснено 30.05.2016 р.;
— 31.05.2016 р. розрахувався через термінал за проживання в готелі €150. Фактичне списання з рахунка здійснено 03.06.2016 р.
Після повернення з відрядження працівник 02.06.2016 р. подав Звіт, який того ж дня було затверджено в сумі €700. Невитрачену частину авансу €50 працівник повернув до каси підприємства в день подання Звіту.
Курс НБУ на дати операцій з КПК у закордонному відрядженні див. у табл. 2.
Таблиця 2. Курси НБУ на дати операцій
| Дата | Курс НБУ, грн./€ |
| 23.05.2016 р. | 28,27 |
| 27.05.2016 р. | 28,50 |
| 30.05.2016 р. | 28,80 |
| 31.05.2016 р. | 28,30 |
| 02.06.2016 р. | 28,10 |
| 03.06.2016 р. | 28,15 |
У бухгалтерському обліку операція відображається, як показано в табл. 3.
Таблиця 3. Облік закордонного відрядження з КПК
| Дата | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, €/грн. | |
| Дт | Кт | |||
| 23.05 | Перераховано грошові кошти в іноземній валюті з іноземного рахунка на валютну КПК (€800 х 28,27 грн./€) | 3141 | 312 | €800 22616,00 |
| 23.05 | У журналі видачі та повернення КПК робиться запис про видачу КПК працівнику, а також про суму коштів, доступну для використання із застосуванням цієї КПК (€800). | |||
| На підставі виписки банку відображено операції за поточним рахунком, доступним із застосуванням КПК | ||||
| 27.05 | Відображено курсову різницю за залишком грошових коштів на дату зняття валюти в банкоматі (€800 х (28,50 грн./€ - 28,27 грн./€))* | 3141 | 714 | 184,00 |
| * За обліковою політикою перераховуємо всю валютну статтю, а не тільки в частині самої операції. | ||||
| 27.05 | Заблоковано на рахунку кошти, зняті в банкоматі (€600 х 28,50 грн./€) | 3142 | 3141 | €600 17100,00 |
| 30.05 | Відображено курсову різницю за заблокованою сумою на дату списання коштів з рахунка (€600 х (28,80 грн./€ - 28,50 грн./€)) | 3142 | 714 | 180,00 |
| 30.05 | Відображено курсову різницю за залишком вільних грошових коштів на дату списання валюти з рахунка ((€800 - €600) х (28,80 грн./€ - 28,50 грн./€)) | 3141 | 714 | 60,00 |
| 30.05 | Списано кошти, заблоковані 27.05 (€600 х 28,80 грн./€) | 372 | 3142 | €600 17280,00 |
| 31.05 | Відображено курсову різницю за залишком грошових коштів на дату оплати готельного рахунка ((€800 - €600) х (28,30 грн./€ - 28,80 грн./€)) | 945 | 3141 | 100,00 |
| 31.05 | Заблоковано кошти на рахунку в сумі плати за проживання (€150 х 28,30 грн./€) | 3142 | 3141 | €150 4245,00 |
| 31.05 | Відображено фінансовий результат | 791 | 945 | 100,00 |
| 714 | 791 | 424,00 | ||
| 02.06 | На підставі затвердженого Звіту відображено адміністративні витрати: | |||
| у межах суми, знятої готівкою з КПК (за курсом НБУ на дату списання) (€550 х 28,80 грн./€) | 92 | 372 | €550 15840,00 | |
| у межах розрахунків за проживання (за курсом НБУ на дату затвердження Звіту) (€150 х 28,10 грн./€) | 92 | 372 | €150 4215,00 | |
| 02.06 | Повернено працівником невикористану частину авансу (€50 х 28,10 грн./€) | 302 | 372 | €50 1405,00 |
| 02.06 | Відображено курсову різницю за невикористаною частиною авансу (€50 х (28,80 грн./€ - 28,10 грн./€)) | 945 | 372 | 35,00 |
| 02.06 | Повернено КПК працівником: | |||
| У журналі видачі та повернення КПК робиться запис про повернення КПК працівником, а також про доступну для використання суму коштів (€50), що залишилася. | ||||
| 03.06 | Відображено списання коштів, заблокованих на рахунку 31.05 (€150 х 28,15 грн./€) | 372 | 3142 | 4222,50 |
| 03.06 | Відображено курсову різницю за заблокованою 31.05 платою за готель на дату списання коштів з рахунка (€150 х (28,15 грн./€ - 28,30 грн./€)) | 945 | 3142 | 22,50 |
| 03.06 | Відображено курсові різниці за розрахунками з працівником (€150 х (28,15 грн./€ - 28,10 грн./€)) | 945 | 372 | 7,50 |
| 03.06 | Відображено курсову різницю за залишком вільних грошових коштів на дату списання валюти з рахунка ((€800 - €600 - €150) х (28,15 грн./€ - 28,30 грн./€)) | 945 | 3141 | 7,50 |
| 31.06 | Відображено фінансовий результат | 791 | 92 | 20055,00 |
| 791 | 945 | 72,50 | ||
Сподіваємося, наші підказки допоможуть розібратися з обліковими особливостями КПК при її використанні в закордонному відрядженні.
висновки
- Для перерахунку у гривні виданих під звіт коштів на відрядження слід застосовувати курс НБУ на дату їх списання з карткового рахунку
- Якщо працівник використав у відрядженні свої валютні кошти, то витрати визнаються за курсом НБУ, що діяв на дату затвердження авансового Звіту, а розрахунок проводять в гривнях за курсом НБУ на день погашення боргу
