5.1. Документирование при повременной форме оплаты труда
Штатное расписание. Это организационно-распорядительный документ, в котором приведены организационная структура, перечень должностей на предприятии с указанием количества работников, занимающих такие должности, и размеров должностных окладов.
Типовая форма штатного расписания утверждена только для бюджетных учреждений и организаций. Предприятия и организации других форм собственности разрабатывают форму штатного расписания самостоятельно, исходя из структуры предприятия, положения об оплате труда, численности работников и т. д. Вместе с тем за основу такие предприятия могут взять форму штатного расписания, утвержденную «бюджетным» приказом № 57.
В общем случае штатное расписание содержит гриф утверждения, заголовок и текст.
В тексте указывают:
— наименование структурных подразделений;
— наименование должностей (профессий);
— количество штатных единиц соответствующей должности (профессии);
— размеры должностных окладов (тарифных ставок) по каждой должности;
— месячный фонд заработной платы для работников соответствующей должности (профессии) и в целом по предприятию.
Штатное расписание, как правило, вводят в действие с начала календарного года приказом руководителя предприятия, и действует оно в течение всего года
Более подробно о составлении и утверждении штатного расписания см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 7, с. 24.
Табель учета использования рабочего времени. Для учета использования рабочего времени всех категорий работников, контроля за соблюдением ими установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду применяют табель учета использования рабочего времени.
Типовая форма табеля № П-5 утверждена приказом № 489. Она носит рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. При необходимости работодатель может дополнить эту форму другими показателями, необходимыми для учета использования рабочего времени с учетом специфики его деятельности. Об этом говорится в самой форме табеля.
Имейте в виду: табель учета использования рабочего времени ведется всеми юридическими лицами независимо от количества трудоустроенных у них работников. Также уместно вести табель физическим лицам — предпринимателям, особенно если размер заработной платы их наемных работников зависит от отработанного времени.
Табель ведут на весь учетный состав работников отдельно по каждой категории работающих (руководители, специалисты, служащие, рабочие) и в пределах категорий — в порядке табельных номеров или в алфавитном порядке.
Для ведения учета использования рабочего времени каждому работающему присваивают табельный номер
В случае увольнения работника или перевода в другой цех (отдел) не спешите присваивать его табельный номер другому. Во избежание возможной путаницы выждите как минимум 3 года.
Каждого работника включают в табель, как правило, один раз. Исключение — внутренние совместители. Их в табеле указывают дважды: для отражения времени основной работы и времени работы по совместительству.
Табель учета использования рабочего времени оформляют в одном экземпляре за 2 — 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц. Включение работника в табель или исключение из него (в связи с увольнением или внутренним перемещением) осуществляют на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и о прекращении трудового договора (контракта).
В свою очередь, отметки в табеле о причинах неявок на работу или о фактически отработанном времени, о работе в сверхурочное время или других отклонениях от нормальных условий работы производят только на основании должным образом оформленных документов по учету личного состава.
Что это за документы? Это приказы о направлении в служебную командировку, о предоставлении отпуска, листки нетрудоспособности и т. д.
Заполненный табель учета использования рабочего времени должен подписать руководитель подразделения.
Учет использования рабочего времени осуществляют в табеле одним из двух следующих способов:
— методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
— путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.).
Для отражения использованного рабочего времени за каждый день в табеле отведены две строки:
одна — для отметки условных обозначений видов затрат рабочего времени;
вторая — для записи количества отработанных или неотработанных часов по соответствующим видам затрат рабочего времени.
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени (буквенный и цифровой коды) приведены на титульном листе табеля типовой формы № П-5.
5.2. Документирование при сдельной форме оплаты труда
Для начисления основной заработной платы работникам-сдельщикам используют документы по учету выработки. Какой именно это будет документ, зависит от принятой на предприятии системы учета выработки и организации выполнения самих работ. Так, это может быть:
— рапорт о выработке и приемке работ;
— маршрутный лист (маршрутная карта);
— ведомость о выработке;
— наряды и другие документы.
Нормативными актами формы этих документов не утверждены, поэтому многие предприятия применяют старые добрые формы, разработанные еще во времена СССР.
В каких же случаях следует использовать перечисленные документы
Сейчас разберемся.
Рапорт о выработке. Этот документ применяют в условиях поточно-массового производства на конвейерных линиях с регламентированным ритмом работы и на поточных линиях со свободным ритмом при условии закрепления операций за каждым рабочим.
Согласно рапорту осуществляют ежедневный прием выработки бригады (конвейера) в течение отчетного месяца. Расчет заработной платы рабочего (члена бригады) выполняют на оборотной стороне рапорта. Выработку рабочих (бригады) учитывают и оплачивают за годные изделия, принятые на конечной операции по полной суммарной расценке всех фактически выполненных операций, закрепленных за рабочим (бригадой).
Маршрутный лист (маршрутная карта). Его применяют в серийном производстве, где движение деталей в процессе обработки осуществляется заранее сформированными партиями.
Маршрутный лист (маршрутная карта) является документом, сопровождающим партию деталей в процессе производства по операциям их обработки в цехах. Его предварительно выписывают на партии деталей в соответствии с графиком их запуска в производство, технологическими картами и т. п. Обратите внимание:
операции в маршрутном листе перечисляют в той же последовательности, в которой они предусмотрены в технологических картах
Каждая партия деталей проходит все операции согласно маршрутному листу. Однако в отдельных случаях партия деталей в процессе работы может быть распределена на две — три более мелкие партии. При этом на вновь выделенную партию выписывают отдельный (дополнительный) маршрутный лист.
В зависимости от условий работы предприятия маршрутные листы могут «работать в паре» с рапортами о выработке продукции за смену. В этом случае сменный рапорт выполняет роль расчетного документа, в который из маршрутных листов записывают результаты технической приемки продукции по каждой операции. Применение сменных рапортов позволяет осуществлять оперативный анализ работы каждого рабочего и всего участка в целом в соответствии со сменным производственным заданием.
В конце отчетного периода подсчитывают размер оплаты по каждому наименованию (номеру) детали и операции на весь выпуск продукции, а также сумму заработной платы каждого рабочего согласно выработке, указанной в рапорте.
Наряд на сдельную работу. Этот документ целесообразно применять на предприятиях с индивидуальным и мелкосерийным типами производства, для учета выполненных ремонтных работ и отдельных разовых заказов.
В этом случае производственное задание выдают в виде наряда на сдельную работу на одну смену или на более продолжительный срок. В нем указывают объемы работы и нормы времени на их выполнение. Заметьте: выписку нарядов на сдельную работу проводят до начала работы на основе технологических карт или других технических документов и согласно планируемым объемам производства.
Наряды на сдельную работу могут быть:
1) индивидуальными (выдаваемыми на одного работника);
2) коллективными (выдаваемыми на группу (бригаду) рабочих).
Во время выполнения задания в наряде отмечают заключение о технической приемке работы. В этом случае подсчет суммы заработка, причитающегося рабочему, осуществляют путем умножения количества изготовленной продукции (деталей, изделий) на установленную расценку.
С целью сокращения документации и повышения контрольных функций учета можно применять накопительные наряды, которые действуют в течение длительного времени
Путевой лист. Для начисления заработной платы водителям легковых и грузовых автомобилей можно использовать путевые листы. На сегодняшний день типовые формы путевых листов для легкового и грузового автомобилей отменены, как и обязательность их применять и предъявлять правоохранительным органам. Однако субъекты хозяйствования по своему усмотрению могут применять самостоятельно изготовленные бланки путевых листов. Но имейте в виду: они должны содержать обязательные реквизиты первичных документов, предусмотренные п. 2.4 Положения № 88 и ч. 2 ст. 9 Закона № 996*.
* Об обязательных реквизитах первичных документов см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 85, с. 70.
5.3. Другие документы для начисления заработной платы
Перечисленные в подразделах 5.1 и 5.2 документы применяют для начисления основной заработной платы работников. Но часто бывает, что работникам необходимо начислить дополнительную заработную плату. Какие документы для этого нужны?
Начисление дополнительной заработной платы осуществляют на основании таких первичных документов, как приказ (распоряжение) о премировании, об установлении доплаты, о предоставлении отпуска и т. п.
Для разграничения учета расходов на оплату труда по нормам и учета отклонений от норм при расчете сумм доплат возможно применение:
— листка на доплату — в случае осуществления предусмотренных на предприятии доплат к действующим нормам и расценкам;
— наряда на сдельную работу с отличительным знаком (например, с красной полосой по диагонали бланка наряда) — при осуществлении оплаты дополнительных операций, не предусмотренных установленным технологическим процессом.
В этих документах указывают причины доплат и дополнительных работ, а также фамилии лиц, ответственных за их выполнение.
Для документального оформления начислений оплаты труда по среднему заработку (например, за время нахождения в отпуске или в командировке) составляют соответствующие расчеты. Но учтите: чтобы такому расчету придать статус первичного документа, необходимо наличие обязательных реквизитов, предусмотренных п. 2.4 Положения № 88 и ч. 2 ст. 9 Закона № 996.
Документами, подтверждающими сумму расходов на оплату труда работников предприятия, являются расчетные или расчетно-платежные ведомости. На сегодняшний день приказом № 489 утверждены расчетно-платежная ведомость работника типовой формы № П-6 и расчетно-платежная ведомость (сводная) типовой формы № П-7. Однако они уже изрядно устарели и являются не очень удобными для использования. Поэтому рекомендуем разработать собственную усовершенствованную форму расчетной (расчетно-платежной) ведомости.
выводы
- Основаниями для начисления основной заработной платы работникам с повременной формой оплаты труда являются штатное расписание и табель учета использования рабочего времени.
- Для работников-сдельщиков начисление основной заработной платы осуществляют на основании документов по учету выработки: рапорта о выработке и приемке работ, маршрутных листов (маршрутных карт), ведомости о выработке, нарядов, путевых листов и др.
- Начисление дополнительной заработной платы осуществляют на основании таких первичных документов, как приказ (распоряжение) о премировании, об установлении доплаты, о предоставлении отпуска и пр.
- Документами, подтверждающими сумму расходов на оплату труда работников предприятия, являются расчетные или расчетно-платежные ведомости.
