«Я за него!»: если работник выполняет дополнительные трудовые обязанности

В избранном В избранное
Печать
Белова Наталья, эксперт по вопросам оплаты труда
Налоги и бухгалтерский учет Апрель, 2017/№ 33
Ситуации, когда кто-либо из работников предприятия выполняет работу не только за себя, но и за своего коллегу, встречаются довольно часто. Причиной тому могут быть отпуск, болезнь или командировка товарища по работе. А бывает и так, что работник просто совмещает профессии (должности) на одном и том же предприятии. Как правильно оформлять такую дополнительную трудовую нагрузку? Как ее оплачивать? Давайте, дорогие коллеги, найдем ответы на эти вопросы вместе.

Вы решили увеличить трудовую нагрузку на работника? Тогда вам полезно будет узнать, каким образом это можно сделать, не нарушив трудовое законодательство. Читайте и наматывайте на ус!

Дополнительная трудовая нагрузка: важные нюансы

Прежде всего запомните: ст. 31 КЗоТ запрещает требовать от гражданина выполнения работы, не обусловленной его трудовым договором.

Хотите расширить круг обязанностей работника в сравнении с его должностной (рабочей) инструкцией? У вас для этого есть всего два пути:

— либо получить согласие работника;

— либо использовать порядок, установленный ч. 3 ст. 32 КЗоТ. Речь идет об изменении существенных условий труда в связи с изменениями в организации производства и труда (при наличии оснований). О таком изменении вы обязаны уведомить работника не позднее чем за два месяца. Причем в данном случае не важно, касается это изменение всех работников предприятия или связано с возложением дополнительных обязанностей только по одному конкретному рабочему месту (должности).

Каким именно образом можно привлечь работника к выполнению дополнительных функций? Действующее законодательство предусматривает несколько способов. Назовем их:

— выполнение обязанностей временно отсутствующего работника;

— временное заместительство;

— совмещение профессий (должностей);

— расширение зоны обслуживания, увеличение объема выполняемых работ.

Чтобы понимать, какой из этих способов применять в каждом конкретном случае, нужно в первую очередь установить, в связи с чем понадобилось увеличить работнику трудовую нагрузку.

Предположим, вы поручаете сотруднику выполнять работу временно отсутствующего коллеги, поскольку тот находится в ежегодном отпуске, в командировке, на больничном, в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком и т. п. При этом за коллегой сохраняется место работы (должность).

Тут налицо выполнение обязанностей временно отсутствующего работника или временное заместительство

Другое дело, если у вас появилась вакантная должность (например, из-за увольнения какого-либо работника, введения в штатное расписание новой должности и т. п.) и вы привлекаете работника к выполнению дополнительных обязанностей по этой должности. При таких обстоятельствах вы имеете дело с совмещением профессий (должностей) или расширением зоны обслуживания (увеличением объема выполняемых работ).

Порядок оформления перечисленных способов выполнения работниками дополнительных обязанностей, а также условия их оплаты регламентируют КЗоТ, Генеральное соглашение на 2016 — 2017 годы, постановление № 1145, Разъяснение № 30/39 и Инструкция № 53-ВЛ*.

* Соответственно постановление Совмина СССР «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» от 04.12.81 г. № 1145, Разъяснение Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС «О порядке оплаты временного заместительства» от 29.12.65 г. № 30/39, Инструкция по применению постановления Совета Министров СССР от 4 декабря 1981 г. № 1145, утвержденная Госкомтруда, Минфина СССР и ВЦСПС от 14.05.82 г. № 53-ВЛ.

Отметим, что последние три нормативных документа приняты еще во времена СССР, однако отдельные их положения еще действуют в части, не противоречащей законодательству Украины (см. постановление ВРУ от 12.09.91 г. № 1545-ХІІ). Однако скоро они, очевидно, утратят силу полностью.

А как насчет прекращения выполнения дополнительных трудовых обязанностей? Оно происходит: (1) по договоренности между работником и работодателем (к примеру, на основании заявления этого работника) либо (2) в связи с изменениями в организации производства и труда (ч. 3 ст. 32 КЗоТ).

Кроме того, работодатель может избавить работника от допобязанностей и без всякого предупреждения. Когда это происходит? Если в приказе (распоряжении) о возложении этих обязанностей фигурирует срок их действия или условия, при которых они прекращаются

Например, работница, находясь в отпуске по уходу за ребенком до 3-х лет, вправе в любое время прервать этот отпуск и выйти на работу. Соответственно работник, который исполнял ее трудовые обязанности, с даты ее возвращения на предприятие освобождается от их выполнения.

Заметьте:

отдельный трудовой договор с работником на выполнение дополнительных обязанностей не заключают и налоговиков, разумеется, об этом не уведомляют

Прямо сейчас рассмотрим подробно, что представляет собой каждый из вышеуказанных способов выполнения работниками дополнительных функций.

Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Оформляем. С выполнением обязанностей временно отсутствующего работника мы сталкиваемся, когда работник предприятия наряду со своей основной работой, предусмотренной трудовым договором, соглашается исполнять в течение установленной законодательством продолжительности рабочего дня (рабочей смены) обязанности временно отсутствующего работника (ст. 105 КЗоТ и п. 2 постановления № 1145).

То есть в этом случае работник:

1) не освобождается на время выполнения чужой работы от основной работы, которая предусмотрена его трудовым договором;

2) выполняет дополнительные обязанности в течение рабочего дня (смены) с соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени, установленной КЗоТ;

3) выполняет дополнительную работу вместо коллеги, который временно отсутствует в связи с болезнью, отпуском, командировкой или по другим уважительным причинам, т. е. когда за таким коллегой сохраняется место работы (должность);

4) соглашается на увеличение трудовой нагрузки.

Понятно, что, выбирая работника, который одновременно со своими обязанностями будет какое-то время выполнять еще и чужие функции, учитывают его профессиональную подготовку и занятость при выполнении собственной работы.

Чтобы комар носа не подточил,

имеет смысл получить от работника-«заменителя» письменное заявление с согласием выполнять дополнительные обязанности

На основании этого заявления издайте соответствующий приказ (распоряжение). В нем укажите название должности (профессии), по которой работник-«заменитель» будет исполнять обязанности своего временно отсутствующего коллеги, и размер установленной доплаты.

С приказом ознакомьте работника под подпись.

Записи о выполнении обязанностей временно отсутствующего работника в трудовую книжку не вносят.

Оплачиваем. За дополнительную нагрузку по выполнению обязанностей временно отсутствующего товарища предприятие осуществляет работнику соответствующую доплату (ст. 105 КЗоТ).

Размер такой доплаты устанавливают в коллективном договоре, заключенном на предприятии, в пределах его финансовых возможностей, но с соблюдением норм и гарантий, установленных действующим законодательством, генеральным, отраслевыми или региональными соглашениями.

Так, в приложении 3 к Генеральному соглашению на 2016 2017 годы предусмотрено, что за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника осуществляют доплату до 100 % тарифной ставки (оклада, должностного оклада) отсутствующего работника.

Для предприятий, которые при заключении Генерального соглашения не были представлены уполномоченными представителями ни со стороны собственника, ни со стороны профсоюза, обязательными являются расценки, тарифные сетки, схемы должностных окладов, которые зафиксированы в коллективном договоре или Положении об оплате труда.

Однако доплата за выполнение дополнительной работы, к сожалению, «светит» не всем категориям работников-«заменителей». ☹ Она не положена:

— руководителям бюджетных учреждений, их заместителям, руководителям структурных подразделений этих учреждений (в том числе главным бухгалтерам) и их заместителям (п.п. «а» ч. 3 п. 3 постановления КМУ от 30.08.2002 г. № 1298);

— работникам, у которых должностная (рабочая) инструкция предусматривает, что они выполняют обязанности временно отсутствующего другого работника на соответствующей должности. В этом есть логика, ведь в таком случае за выполнение данной работы «земенители» получают заработную плату согласно условиям трудового договора.

Облагаем. Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника входит в фонд дополнительной заработной платы. Об этом говорит п.п. 2.2.1 Инструкции № 5**. А значит, сумму такой доплаты в составе общей суммы зарплаты облагаем НДФЛ и ВС и взимаем с нее ЕСВ.

** Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.

Временное заместительство

Оформляем. Временным заместительством считают исполнение служебных обязанностей по должности временно отсутствующего работника, когда это вызвано производственной необходимостью (абзац первый п. 1 Разъяснения № 30/39).

Такая производственная необходимость, как и в описанном выше случае, возникает из-за болезни, отпуска, командировки работника или по другим уважительным причинам, т. е. когда за работником сохраняется место работы (должность).

Но временный заместитель, в отличие от исполняющего обязанности временно отсутствующего работника, в период заместительства выполняет исключительно чужие обязанности, а

от выполнения своей работы, обусловленной трудовым договором, на это время работник — временный заместитель освобождается

При этом за ним сохраняется должность, на которую он принят по трудовому договору.

Внимание! Назначать работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается (п. 2 Разъяснения № 30/39). Исключительный случай — когда для назначения работника на должность требуется согласие высшестоящего органа управления (например, на предприятии может действовать и. о. директора до момента проведения общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью).

Временное заместительство обычно применяют, если требуется заменить работника, который занимает более высокую должность. Чаще всего такого вышестоящего работника (руководителя предприятия, производства, цеха, отделения, участка и т. п.) заменяет работник нижестоящей должности.

Чтобы возложить на временного заместителя выполнение обязанностей по должности временно отсутствующего работника, издают соответствующий приказ (распоряжение). Однако делают это только после того, как от будущего временного заместителя получили согласие исполнять чужие служебные обязанности.

С приказом (распоряжением) работника — временного заместителя ознакомляют под подпись.

Вносить в трудовую книжку записи о временном заместительстве не требуется

Почему? Потому что при перемещении работников внутри предприятия в трудовую книжку заносят данные только о переводе сотрудника на другую постоянную работу.

Впрочем, на временно свободную должность можно принять и лицо, не являющееся работником данного предприятия, заключив с ним срочный трудовой договор (о том, как это сделать, читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 57, с. 16).

Если временно отсутствующий основной работник во время своего отсутствия (или сразу по возвращении) увольняется (независимо от причин), с временным работником срочный трудовой договор прекращается по п. 2 ст. 36 КЗоТ. При этом должность основного работника становится вакантной и на нее можно в обычном порядке принять любого работника как по бессрочному, так и по срочному трудовому договору.

Оплачиваем. За период временного замещения работнику — временному заместителю выплачивают доплату. В каком размере? В размере разницы между его фактическим окладом (должностным, персональным) и должностным окладом (без персональной надбавки) работника, которого он замещает (абзац второй п. 1 Разъяснения № 30/39).

Вместе с тем не имеют права на такую доплату согласно п. 1 Разъяснения № 30/39:

— штатные заместители руководителя или его помощники (при отсутствии должности заместителя) в случае, если они временно замещают такого руководителя;

— главные инженеры предприятий, учреждений или организаций в период временного замещения руководителя.

Однако для хозрасчетных предприятий это не проблема. Они имеют полное право самостоятельно решать вопросы оплаты труда своих работников. Поэтому

в коллективном договоре предприятия могут смело предусмотреть выплату разницы в окладах и штатным заместителям, и помощникам руководителя

Это в свое время подчеркнуло и Минтруда в письме от 20.01.2005 г. № 18-23.

Если с целью замещения временно отсутствующего сотрудника на работу принимают гражданина, который не является работником данного предприятия (по срочному трудовому договору), то устанавливают ему заработную плату по должности заменяемого работника.

Кроме того, работодатель вправе премировать временных заместителей по условиям и в размерах, установленных по должности замещаемого ими работника. Премию начисляют на должностной оклад заместителя (абзац третий п.п. «б» п. 1 Разъяснения № 30/39).

Облагаем. Доплата (разница в окладах) и премия за временное заместительство входят в фонд оплаты труда (пп. 2.2.1 и 2.2.2 Инструкции № 5). А значит, эти суммы в составе заработной платы работника — временного заместителя вы облагаете НДФЛ и ВС, а также взимаете с них ЕСВ.

Совмещение профессий (должностей)

Оформляем. С совмещением профессий (должностей) мы имеем дело, когда работник наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, соглашается выполнять дополнительную работу по другой профессии (должности) у одного и того же работодателя в течение установленной законодательством продолжительности рабочего дня (рабочей смены) (п. 2 постановления № 1145 и п. 1 Инструкции № 53-ВЛ).

То есть отличительные черты этого способа выполнения работником дополнительных обязанностей заключаются в следующем:

1) совмещение профессий (должностей) предполагает, что совмещаемая должность внесена в штатное расписание предприятия и она вакантна.

При отсутствии вакансии совмещение невозможно

Это подтверждает и ГФСУ в письмах от 14.02.2015 г. № 4979/7/99-99-17-03-01-17 и от 02.06.2015 г. № 11415/6/99-95-42-0216;

2) на время выполнения обязанностей по вакантной должности работник не освобождается от основной работы, предусмотренной его трудовым договором;

3) при совмещении профессий (должностей) дополнительные обязанности по другой (совмещаемой) профессии (должности) работник выполняет в рамках рабочего времени (смены) по основному месту работы (например, с 9:00 до 18:00 совмещает работу секретаря руководителя с работой менеджера (управляющего) по персоналу);

4) работник соглашается выполнять дополнительные обязанности в порядке совмещения профессий (должностей).

Причем ч. 1 ст. 21 КЗоТ позволяет сторонам трудового договора самостоятельно решать, какую работу будет выполнять работник, и не содержит никаких исключений в отношении совмещения профессий.

Подчеркнем: введение совмещения профессий (должностей) считается изменением существенных условий труда, поэтому оно возможно, только если (ч. 3 ст. 32 КЗоТ):

а) вызвано изменениями в организации производства и труда;

б) работник был уведомлен (желательно в письменной форме) о введении совмещения профессий (должностей) не позднее чем за два месяца.

Если оба указанных условия соблюдены, но работник не соглашается на совмещение профессий (должностей), трудовой договор с ним может быть прекращен на основании п. 6 ст. 36 КЗоТ.

Поручение работнику выполнять дополнительные обязанности в порядке совмещения профессий (должностей) оформляйте приказом (распоряжением) руководителя предприятия. Но перед этим не забудьте получить от работника письменное согласие на такое совмещение.

Записи о совмещении профессий (должностей) в трудовую книжку не вносят

Оплачиваем. Работникам, которые выполняют наряду со своей основной работой дополнительную работу по другой профессии (должности) без освобождения от основной работы, производится доплата за совмещение профессий (должностей) (ст. 105 КЗоТ).

Размер такой доплаты устанавливают в каждом конкретном случае отдельно на условиях, предусмотренных коллективным договором, с соблюдением требований генерального соглашения, если его подписывали.

В приложении 3 к Генеральному соглашению на 2016 2017 годы предусмотрено, что доплата за совмещение профессий (должностей) одному работнику не ограничивается максимальным размером и устанавливается в пределах экономии фонда заработной платы по тарифной ставке и окладу по совмещаемой должности работника.

Однако чтобы для этой цели можно было пользоваться экономией фонда заработной платы, совмещаемые профессии (должности) на предприятии должны значиться как штатные единицы. Не будет штатных единиц — не будет ни соответствующих тарифных ставок и окладов, ни экономии, рассчитанной по этим ставкам.

Облагаем. Доплата за совмещение профессий (должностей) входит в состав фонда дополнительной заработной платы согласно п.п. 2.2.1 Инструкции № 5. Это означает, что ее сумма в составе заработной платы облагается НДФЛ и ВС, а также с нее взимается ЕСВ.

Расширение зоны обслуживания (увеличение объема работы)

Оформляем. Расширение зоны обслуживания или увеличение объема выполняемых работ предполагает выполнение работником наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности (п. 1 Инструкции № 53-ВЛ).

Чем этот способ исполнения дополнительных обязанностей отличается от совмещения профессий (должностей)? Тем, что

при расширении зоны обслуживания (увеличении объема выполняемых работ) работник выполняет дополнительные функции по одной и той же профессии (должности)

А вот совмещение профессий (должностей) предполагает выполнение дополнительного объема работ по разным профессиям или на разных должностях, предусмотренных штатным расписанием. Во всем остальном оба эти способа возложения на работника дополнительных обязанностей идентичны.

Расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемой работы) работника возможно только с его согласия и с учетом требований ч. 3 ст. 32 КЗоТ.

Такие дополнительные обязанности работник должен выполнять в пределах своего рабочего времени (смены) по основному месту работы.

Возложение на работника обязанностей в случае расширения зоны обслуживания или увеличения объема выполняемых работ оформляйте приказом (распоряжением) руководителя предприятия.

Записи о таких допобязанностях в трудовую книжку не вносят.

Оплачиваем. За расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ) производится доплата. Ее размер в каждом конкретном случае работодатель устанавливает самостоятельно с учетом положений коллективного договора и отражает его в приказе (распоряжении) о возложении дополнительных функций в порядке расширения зоны обслуживания (увеличения объема выполняемых работ).

Если на предприятие распространяется действие Генерального соглашения на 2016 — 2017 годы, то размер доплаты за расширение зоны обслуживания или увеличение объема выполняемых работ одному работнику не ограничивается и определяется наличием экономии по тарифным ставкам и окладам, которые могли бы выплачиваться при условии соблюдения нормативной численности работников.

Облагаем. Доплата за расширение зоны обслуживания или увеличение объема выполняемых работ включается в фонд оплаты труда согласно п.п. 2.2.1 Инструкции № 5. Такая выплата в составе заработной платы облагается НДФЛ и ВС. Также она служит базой для взимания ЕСВ.

Если вы хотите легко и в любой момент сориентироваться в характеристиках каждого из рассмотренных выше способов выполнения работником дополнительных обязанностей, загляните в таблицу ниже.

Способы выполнения работником дополнительных обязанностей

Характеристика

Выполнение работы временно отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы

Выполнение работы в рамках вакантной должности

выполнение обязанности временно отсутствующего работника

временное заместительство

совмещение профессий (должностей)

расширение зоны обслуживания, увеличение объема выполняемых работ

Суть способа

Работник наряду с основной работой, обусловленной трудовым договором, выполняет обязанности своего временно отсутствующего коллеги

Работник выполняет служебные обязанности по должности временно отсутствующего коллеги с освобождением от выполнения своей основной работы

Работник наряду с основной работой, обусловленной трудовым договором, в рамках своего рабочего времени выполняет дополнительную работу по другой (вакантной) профессии (должности)

Работник наряду с основной работой, обусловленной трудовым договором, выполняет дополнительный объем работ по одной и той же профессии или должности

Порядок оформления

Приказ (распоряжение) руководителя предприятия о возложении дополнительных функций по выполнению обязанности временно отсутствующего работника, согласованный с работником, на которого возложены такие допобязанности

Приказ (распоряжение) руководителя предприятия о возложении дополнительных обязанностей в порядке временного заместительства, согласованный с работником

Приказ (распоряжение) руководителя предприятия о поручении работнику выполнения дополнительных обязанностей в порядке совмещения профессий (должностей)

Приказ (распоряжение) руководителя предприятия о возложении дополнительных функций в порядке расширения зоны обслуживания (увеличения объема выполняемых работ)

Размер доплаты

Конкретный размер доплаты устанавливают в соответствии с колдоговором и указывают в приказе (распоряжении) руководителя

Разница между фактическим окладом работника-заместителя и должностным окладом работника, которого он замещает

Конкретный размер доплаты устанавливают в соответствии с колдоговором и указывают в приказе (распоряжении) руководителя

Ну вот, теперь вы хорошо знаете, каким путем можно возложить на работника дополнительные трудовые обязанности. Однако не переусердствуйте. Ведь от здоровых, не уставших сотрудников пользы на работе гораздо больше. Согласны? ☺

выводы

  • Отдельный трудовой договор с работником на выполнение дополнительных обязанностей не заключают и налоговиков об этом не уведомляют.
  • Привлечь работника к выполнению допобязанностей по вакантной должности возможно на условиях совмещения профессий (должностей) или расширения зоны обслуживания (увеличения объема выполняемых работ).
  • Поручение работнику выполнять дополнительные трудовые обязанности оформляют приказом (распоряжением) руководителя предприятия.
  • За дополнительную нагрузку по выполнению обязанностей временно отсутствующего коллеги или по вакантной должности предприятие осуществляет работнику соответствующую доплату.
  • Записи о выполнении дополнительных обязанностей в трудовую книжку работника не вносят.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить