«Я за нього!»: якщо працівник виконує додаткові трудові обов’язки

Ви вирішили збільшити трудове навантаження на працівника?

Тоді вам корисно буде дізнатися, яким чином це можна зробити, не порушивши трудове законодавство. Читайте і намотуйте на вус!

Додаткове трудове навантаження: важливі нюанси

Перш за все запам’ятайте: ст. 31 КЗпП забороняє вимагати від громадянина виконання роботи, не обумовленої його трудовим договором.

Хочете розширити коло обов’язків працівника порівняно з його посадовою (робочою) інструкцією? У вас для цього є всього два шляхи:

— або отримати згоду працівника,

— або використовувати порядок, установлений ч. 3 ст. 32 КЗпП.

Ідеться про зміну істотних умов праці у зв’язку із змінами в організації виробництва та праці (за наявності підстав). Про таку зміну ви зобов’язані повідомити працівника не пізніше ніж за два місяці.

Причому в цьому випадку неважливо, стосується ця зміна всіх працівників підприємства чи пов’язана з покладанням додаткових обов’язків тільки за одним конкретним робочим місцем (посадою).

Яким саме чином можна залучити працівника до виконання додаткових функцій? Чинне законодавство передбачає декілька способів. Назвемо їх:

— виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника;

— тимчасове заступництво;

— суміщення професій (посад);

— розширення зони обслуговування, збільшення обсягу виконуваних робіт.

Щоб розуміти, який із цих способів застосовувати в кожному конкретному випадку, потрібно перш за все установити, у зв’язку з чим знадобилося збільшити працівнику трудове навантаження.

Припустимо, ви доручаєте співробітнику виконувати роботу тимчасово відсутнього колеги, оскільки той перебуває у щорічній відпустці, у відрядженні, на лікарняному, у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустці для догляду за дитиною тощо. При цьому за колегою зберігається місце роботи (посада).

Тут наявне виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника або тимчасове заступництво

Інша справа, якщо у вас з’явилася вакантна посада (наприклад, через звільнення будь-якого працівника, уведення до штатного розпису нової посади тощо) і ви залучаєте працівника до виконання додаткових обов’язків за цією посадою.

За таких обставин ви маєте справу із суміщенням професій (посад) або розширенням зони обслуговування (збільшенням обсягу виконуваних робіт).

Порядок оформлення перелічених способів виконання працівниками додаткових обов’язків, а також умови їх оплати регламентують КЗпП, Генеральна угода на 2016 — 2017 роки, постанова № 1145, Роз’яснення № 30/39 і Інструкція № 53-ВЛ*.

* Відповідно постанова Радміну СРСР «Про порядок та умови суміщення професій (посад)» від 04.12.81 р. № 1145, Роз’яснення Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового заступництва» від 29.12.65 р. № 30/39, Інструкція щодо застосування постанови Ради Міністрів СРСР від 4 грудня 1981 р. № 1145, затверджена Держкомпраці, Мінфіном СРСР і ВЦРПС від 14.05.82 р. № 53-ВЛ.

Зауважимо, що останні три нормативні документи прийнято ще за часів СРСР, проте окремі їх положення ще діють у частині, що не суперечить законодавству України (див. постанову ВРУ від 12.09.91 р. № 1545-ХІІ). Проте скоро вони, очевидно, втратять чинність повністю.

А як щодо припинення виконання додаткових трудових обов’язків?

Воно відбувається: (1) за домовленістю між працівником і роботодавцем (наприклад, на підставі заяви цього працівника) або (2) у зв’язку із змінами в організації виробництва та праці (ч. 3 ст. 32 КЗпП).

Крім того, роботодавець може позбавити працівника додаткових обов’язків і без жодного попередження. Коли це відбувається? Якщо в наказі (розпорядженні) про покладання цих обов’язків фігурує строк їх дії або умови, у разі яких вони припиняються

Наприклад, працівниця, перебуваючи у відпустці для догляду за дитиною до 3-х років, має право в будь-який час перервати цю відпустку і вийти на роботу. Відповідно працівник, який виконував її трудові обов’язки, з дати її повернення на підприємство звільняється від їх виконання.

Майте на увазі:

окремий трудовий договір з працівником на виконання додаткових обов’язків не укладають і податківців про це не повідомляють

Прямо зараз розглянемо детально кожен із зазначених вище способів виконання працівниками додаткових функцій.

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Оформляємо. З виконанням обов’язків тимчасово відсутнього працівника ми стикаємося, коли працівник підприємства разом зі своєю основною роботою, передбаченою трудовим договором, погоджується виконувати протягом установленої законодавством тривалості робочого дня (робочої зміни) обов’язки тимчасово відсутнього працівника (ст. 105 КЗпП і п. 2 постанови № 1145).

Тобто в цьому випадку працівник:

1) не звільняється на час виконання чужої роботи від основної роботи, що передбачена його трудовим договором;

2) виконує додаткові обов’язки протягом робочого дня (зміни) з дотриманням нормальної тривалості робочого часу, установленої КЗпП;

3) виконує додаткову роботу замість колеги, який тимчасово відсутній у зв’язку з хворобою, відпусткою, відрядженням або з інших поважних причин, тобто коли за таким колегою зберігається місце роботи (посада);

4) погоджується на збільшення трудового навантаження.

Зрозуміло, що обираючи працівника, який одночасно зі своїми обов’язками деякий час виконуватиме ще й чужі функції, ураховують його професійну підготовку і зайнятість при виконанні власної роботи.

Щоб комар носа не підточив, є сенс отримати від працівника-«замінника» письмову заяву із згодою виконувати додаткові обов’язки.

На підставі цієї заяви видайте відповідний наказ (розпорядження). У ньому зазначте назву посади (професії), за якою працівник-«замінник» виконуватиме обов’язки свого тимчасово відсутнього колеги, і розмір установленої доплати.

З наказом ознайомте працівника під підпис.

Записи про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника до трудової книжки не вносять.

Оплачуємо. За додаткове навантаження з виконання обов’язків тимчасово відсутнього товариша підприємство здійснює працівнику відповідну доплату (ст. 105 КЗпП).

Розмір такої доплати встановлюють у колективному договорі, укладеному на підприємстві, у межах його фінансових можливостей, але з дотриманням норм і гарантій, установлених чинним законодавством, генеральною, галузевими або регіональними угодами.

Так, у додатку 3 до Генеральної угоди на 2016 — 2017 роки передбачено, що за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника здійснюють доплату до 100 % тарифної ставки (окладу, посадового окладу) відсутнього працівника.

Для підприємств, які при укладенні Генерального договору не були представлені уповноваженими представниками ні з боку власника, ні з боку профспілки, обов’язковими є розцінки, тарифні сітки, схеми посадових окладів, що зафіксовані в колективному договорі або Положенні про оплату праці.

Проте доплата за виконання додаткової роботи, на жаль, «світить» не всім категоріям працівників-«замінників». ☹ Вона не належить:

— керівникам бюджетних установ, їх заступникам, керівникам структурних підрозділів цих установ (у тому числі головним бухгалтерам)та їх заступникам (п.п. «а» ч. 3 п. 3 постанови КМУ від 30.08.2002 р. № 1298);

— працівникам, у яких посадова (робоча) інструкція передбачає, що вони виконують обов’язки тимчасово відсутнього іншого працівника на відповідній посаді. У цьому є логіка, адже в такому разі за виконання цієї роботи «замінники» отримують заробітну плату згідно з умовами трудового договору.

Оподатковуємо. Доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника входить до фонду додаткової заробітної плати. Про це говорить п.п. 2.2.1 Інструкції № 5**. А отже, суму такої доплати у складі загальної суми зарплати обкладаємо ПДФО і ВЗ і справляємо з неї ЄСВ.

** Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.

Тимчасове заступництво

Оформляємо. Тимчасовим заступництвом вважають виконання службових обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це викликано виробничою необхідністю (абзац перший п. 1 Роз’яснення № 30/39).

Така виробнича необхідність, як і в описаному вище випадку, виникає через хворобу, відпустку, відрядження працівника або з інших поважних причин, тобто коли за працівником зберігається місце роботи (посада).

Але тимчасовий заступник, на відміну від виконуючого обов’язки тимчасово відсутнього працівника, у період заступництва виконує виключно чужі обов’язки, а

від виконання своєї роботи, обумовленої трудовим договором, на цей час працівник — тимчасовий заступник звільняється

При цьому за ним зберігається посада, на яку він прийнятий за трудовим договором.

Увага! Призначати працівника виконуючим обов’язки за вакантною посадою не допускається (п. 2 Роз’яснення № 30/39). Винятковий випадок — коли для призначення працівника на посаду потрібна згода вищого органу управління (наприклад, на підприємстві може діяти в. о. директора до моменту проведення загальних зборів учасників товариства з обмеженою відповідальністю).

Тимчасове заступництво зазвичай застосовують, якщо потрібно замінити працівника, який обіймає вищу посаду. Найчастіше такого працівника вищого рівня (керівника підприємства, виробництва, цеху, відділення, дільниці тощо) замінює працівник посади нижчого рівня.

Щоб покласти на тимчасового заступника виконання обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, видають відповідний наказ (розпорядження). Проте роблять це тільки після того, як від майбутнього тимчасового заступника отримали згоду виконувати чужі службові обов’язки.

З наказом (розпорядженням) працівника — тимчасового заступника ознайомлюють під підпис.

Вносити до трудової книжки записи про тимчасове заступництво не потрібно

Чому? Тому що при переміщенні працівників усередині підприємства до трудової книжки заносять дані тільки про переведення співробітника на іншу постійну роботу.

Утім, на тимчасово вільну посаду можна прийняти й особу, яка не є працівником цього підприємства, уклавши з нею строковий трудовий договір (про те, як це зробити, читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 57, с. 16).

Якщо тимчасово відсутній основний працівник під час своєї відсутності (або одразу після повернення) звільняється (незалежно від причин), з тимчасовим працівником строковий трудовий договір припиняється згідно з п. 2 ст. 36 КЗпП. При цьому посада основного працівника стає вакантною і на неї можна у звичайному порядку прийняти будь-якого працівника як за безстроковим, так і за строковим трудовим договором.

Оплачуємо. За період тимчасового заміщення працівнику виплачують доплату у розмірі різниці між його фактичним окладом (посадовим, персональним) і посадовим окладом (без персональної надбавки) працівника, якого він заміщає (абзац другий п. 1 Роз’яснення № 30/39).

Водночас не мають права на таку доплату згідно з п. 1 Роз’яснення № 30/39:

— штатні заступники керівника або його помічники (за відсутності посади заступника) у разі, якщо вони тимчасово заміщають такого керівника;

— головні інженери підприємств, установ або організацій у період тимчасового заміщення керівника.

Проте для госпрозрахункових підприємств це не проблема. Вони мають повне право самостійно вирішувати питання оплати праці своїх працівників. Тому

в колективному договорі підприємства можуть передбачити виплату різниці в окладах і штатним заступникам, і помічникам керівника

Це свого часу підкреслило і Мінпраці в листі від 20.01.2005 р. № 18-23.

Якщо з метою заміщення тимчасово відсутнього працівника на роботу приймають громадянина, який не є працівником цього підприємства (за строковим трудовим договором), то встановлюють йому заробітну плату за посадою замінюваного працівника.

Крім того, роботодавець має право преміювати тимчасових заступників за умовами та в розмірах, установлених за посадою працівника, який заміщається ними.

Премію нараховують на посадовий оклад заступника (абзац третій п.п. «б» п. 1 Роз’яснення № 30/39).

Оподатковуємо. Доплата (різниця в окладах) і премія за тимчасове заступництво входять до фонду оплати праці (пп. 2.2.1 і 2.2.2 Інструкції № 5).

А отже, ці суми у складі заробітної плати працівника — тимчасового заступника ви обкладаєте ПДФО і ВЗ, а також стягуєте з них ЄСВ.

Суміщення професій (посад)

Оформляємо. Із суміщенням професій (посад) ми маємо справу, коли працівник разом зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, погоджується виконувати додаткову роботу за іншою професією (посадою) в одного й того самого роботодавця протягом установленої законодавством тривалості робочого дня (робочої зміни) (п. 2 постанови № 1145 і п. 1 Інструкції № 53-ВЛ).

Тобто відмінні риси цього способу виконання працівником додаткових обов’язків полягають у такому:

1) суміщення професій (посад) передбачає, що суміщувана посада внесена до штатного розпису підприємства і вона вакантна.

За відсутності вакансії суміщення неможливе

Це підтверджує й ДФСУ в листах від 14.02.2015 р. № 4979/7/99-99-17-03-01-17 і від 02.06.2015 р. № 11415/6/99-95-42-0216;

2) на час виконання обов’язків за вакантною посадою працівник не звільняється від основної роботи, передбаченої його трудовим договором;

3) при суміщенні професій (посад) додаткові обов’язки за іншою (суміщуваною) професією (посадою) працівник виконує у межах робочого часу (зміни) за основним місцем роботи (наприклад, з 9:00 до 18:00 суміщає роботу секретаря керівника з роботою менеджера (керівника) з персоналу);

4) працівник погоджується виконувати додаткові обов’язки в порядку суміщення професій (посад).

Причому ч. 1 ст. 21 КЗпП дозволяє сторонам трудового договору самостійно вирішувати, яку роботу виконуватиме працівник, і не містить жодних винятків щодо суміщення професій.

Підкреслимо: введення суміщення професій (посад) вважається зміною істотних умов праці, тому воно можливе, тільки якщо (ч. 3 ст. 32 КЗпП):

а) викликано змінами в організації виробництва та праці;

б) працівник був повідомлений (бажано у письмовій формі) про введення суміщення професій (посад) не пізніше ніж за два місяці.

Якщо обидві зазначені умови дотримані, але працівник не погоджується на суміщення професій (посад), трудовий договір з ним може бути припинений на підставі п. 6 ст. 36 КЗпП.

Доручення працівнику виконувати додаткові обов’язки в порядку суміщення професій (посад) оформляйте наказом (розпорядженням) керівника підприємства. Але перед цим не забудьте отримати від працівника письмову згоду на таке суміщення.

Записи про суміщення професій (посад) до трудової книжки не вносять

Оплачуємо. Працівникам, які виконують разом зі своєю основною роботою додаткову роботу за іншою професією (посадою) без звільнення від основної роботи, здійснюється доплата за суміщення професій (посад) (ст. 105 КЗпП).

Розмір такої доплати встановлюють у кожному конкретному випадку окремо на умовах, передбачених колективним договором, з дотриманням вимог генеральної угоди, якщо її підписували.

У додатку 3 до Генеральної угоди на 2016 — 2017 роки передбачено, що доплата за суміщення професій (посад) одному працівнику не обмежується максимальним розміром і встановлюється в межах економії фонду заробітної плати за тарифною ставкою та окладом за суміщуваною посадою працівника.

Проте щоб для цієї мети можна було користуватися економією фонду заробітної плати, суміщувані професії (посади) на підприємстві повинні значитися як штатні одиниці. Не буде штатних одиниць — не буде ані відповідних тарифних ставок і окладів, ані економії, розрахованої за цими ставками.

Оподатковуємо. Доплата за суміщення професій (посад) входить до складу фонду додаткової заробітної плати згідно з п.п. 2.2.1 Інструкції № 5. Це означає, що її сума у складі заробітної плати обкладається ПДФО і ВЗ, а також з неї справляється ЄСВ.

Розширення зони обслуговування (збільшення обсягу роботи)

Оформляємо. Розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт передбачає виконання працівником разом зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткового обсягу робіт за однією й тією самою професією або посадою (п. 1 Інструкції № 53-ВЛ).

Чим цей спосіб виконання додаткових обов’язків відрізняється від суміщення професій (посад)? Тим, що

при розширенні зони обслуговування (збільшенні обсягу виконуваних робіт) працівник виконує додаткові функції за однією й тією самою професією (посадою)

А от суміщення професій (посад) передбачає виконання додаткового обсягу робіт за різними професіями або на різних посадах, передбачених штатним розписом. У всьому іншому обидва ці способи покладання на працівника додаткових обов’язків ідентичні.

Розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваної роботи) працівника можливо тільки з його згоди та з урахуванням вимог ч. 3 ст. 32 КЗпП.

Такі додаткові обов’язки працівник повинен виконувати в межах свого робочого часу (зміни) за основним місцем роботи.

Покладання на працівника обов’язків у разі розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт оформляйте наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

Записи про такі додаткові обов’язки до трудової книжки не вносять.

Оплачуємо. За розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваних робіт) здійснюється доплата. Її розмір у кожному конкретному випадку роботодавець установлює самостійно з урахуванням положень колективного договору і відображає його в наказі (розпорядженні) про покладання додаткових функцій у порядку розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваних робіт).

Якщо на підприємство поширюється дія Генеральної угоди на 2016 — 2017 роки, то розмір доплати за розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт одному працівнику не обмежується і визначається наявністю економії за тарифними ставками та окладами, які могли б виплачуватися за умови дотримання нормативної чисельності працівників.

Оподатковуємо. Доплата за розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт уключається до фонду оплати праці згідно з п.п. 2.2.1 Інструкції № 5. Така виплата у складі заробітної плати обкладається ПДФО і ВЗ. Також вона є базою для справляння ЄСВ.

Якщо ви хочете легко і в будь-який момент зорієнтуватися в характеристиках кожного з розглянутих вище способів виконання працівником додаткових обов’язків, зазирніть у таблицю нижче.

Способи виконання працівником додаткових обов’язків

Ну от, тепер ви добре знаєте, яким чином можна покласти на працівника додаткові трудові обов’язки. Проте не перестарайтеся. Адже від здорових, не втомлених співробітників користі на роботі значно більше. Згодні? ☺

висновки

• Окремий трудовий договір з працівником на виконання додаткових обов’язків не укладають і податківців про це не повідомляють.
• Залучити працівника до виконання додаткових обов’язків за вакантною посадою можливо на умовах суміщення професій (посад) або розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваних робіт).
• Доручення працівнику виконувати додаткові трудові обов’язки оформляють наказом (розпорядженням) керівника підприємства.
• За додаткове навантаження з виконання обов’язків тимчасово відсутнього колеги або за вакантною посадою підприємство здійснює працівнику відповідну доплату.
• Записи про виконання додаткових обов’язків до трудової книжки працівника не вносять.