Инвентаризируем товарно-материальные ценности

Объекты инвентаризации

При проведении инвентаризации ТМЦ мы будем проверять фактическое наличие и состояние активов, которые попадают в состав запасов согласно п. 6 П(С)БУ 9*:

* Из этого перечня выпали НЗП и текущие биологические активы, которые хоть и являются полноценными запасами, но имеют свои особенности инвентаризации. Специальные правила инвентаризации биологических активов описаны в п. 5 разд. III Положения № 879. А об особенностях инвентаризации НЗП мы расскажем отдельно на с. 19.

(1) сырья, основных и вспомогательные материалов, комплектующих изделий и других материальных ценностей, предназначенных для производства продукции, выполнения работ, предоставления услуг, обслуживания производства и административных нужд (счет 20 «Производственные запасы»);

(2) готовой продукции, которая изготовлена на предприятии, предназначена для продажи и соответствует техническим и качественным характеристикам, предусмотренным договором или другим нормативно-правовым актом (счет 26 «Готовая продукция»);

(3) товаров в виде материальных ценностей, которые приобретены (получены) и содержатся предприятием в целях дальнейшей продажи (счет 28 «Товары»);

(4) малоценных и быстроизнашивающихся предметов (далее — МБП), которые используют в течение не более одного года или нормального операционного цикла, если он больше одного года (счет 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы»).

Все перечисленные выше ценности признают активами только в том случае, если (п. 5 П(С)БУ 9):

1) существует вероятность получения в будущем экономических выгод, связанных с их использованием;

2) их стоимость может быть достоверно определена.

ТМЦ, которые не соответствуют этим критериям, не могут быть отражены в финансовой отчетности в составе активов. Поэтому, если в ходе инвентаризации вы нашли такие ТМЦ, инвентаризационная комиссия может предложить их списать.

И еще один момент, о котором важно помнить! В ходе инвентаризации «пересчитывают» не только собственные ТМЦ предприятия, находящиеся на его территории.

Как проводят инвентаризацию ТМЦ?

Прежде чем с головой окунуться в инвентаризационный процесс, нужно как следует подготовиться. Для этого до начала проверки фактического наличия ТМЦ нужно (п. 5 разд. II Положения № 879):

— проверить исправность всех весоизмерительных приборов;

— закончить обработку всех документов о движении запасов и сформировать последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении активов;

— определить остатки ТМЦ на дату проведения инвентаризации;

— сгруппировать, рассортировать и разложить ТМЦ по наименованиям, сортам, размерам в удобном для подсчетов порядке.

Все эти нехитрые меры ускорят процесс инвентаризации и дадут возможность получить максимально объективные данные.

Кроме того, перед стартом инвентаризации материально ответственные лица дают расписки в том, что до начала инвентаризации все приходные и расходные документы на ТМЦ сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны (абзац второй п. 6 разд. ІІ Положения № 879).

Инвентаризацию ТМЦ проводят по местам их хранения и отдельно по материально ответственным лицам с учетом правил п. 4 разд. III Положения № 879 и других нормативных документов, являющихся специальными для отдельных видов запасов. Например, при инвентаризации нефти и нефтепродуктов дополнительно нужно руководствоваться требованиями Инструкции № 281.

В ходе инвентаризации комиссия в присутствии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие ТМЦ путем их пересчета, перевешивания или перемеривания (п.п. 4.2 разд. III Положения № 879). При этом члены комиссии должны учитывать целый ряд рекомендаций из Положения № 879:

(1) спецодежду и предметы индивидуального пользования, отправленные в стирку и ремонт, проверяют на основании документов поставщика услуг (п.п. 4.1 разд. III);

(2) количество ТМЦ, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, можно определять на основании документов с обязательной проверкой наличия в натуре части указанных ценностей (п.п. 4.2 разд. III);

(3) при инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути, не оплаченной в срок покупателями отгруженной продукции (товаров), и ТМЦ, находящихся на складах других предприятий (на ответственном хранении, на комиссии, в переработке), проверяют обоснованность сумм, учтенных на соответствующих счетах бухучета. Обоснованными считаются суммы, подтвержденные надлежащим образом оформленными документами (счетами поставщиков, копиями платежных требований (счетов-фактур), предъявленных покупателям, охранными расписками, переоформленными на дату проведения инвентаризации или близкую к ней) (п.п. 4.3 разд. III);

(4) определение веса (объема) навалочных материалов может осуществляться на основе обмеров и технических расчетов. Акты обмеров и расчеты прилагают к инвентаризационным описям (п. 7 разд. II);

(5) перевешивание, обмер, подсчет ТМЦ проводят в порядке размещения ценностей в помещении, в котором они хранятся. Если ТМЦ хранятся в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица, инвентаризацию проводят последовательно по местам хранения. После проверки ценностей комиссия опечатывает вход в одно помещение пломбиратором и переходит в следующее (пп. 7 — 8 разд. II);

(6) на приходных документах на ТМЦ, которые поступили на склад во время инвентаризации, материально ответственное лицо в присутствии членов комиссии проставляет отметку «после инвентаризации» (п. 9 разд. II);

(7) на расходных документах на ТМЦ, которые отпущены со склада во время инвентаризации, с разрешения руководителя предприятия материально ответственное лицо в присутствии членов комиссии проставляет отметку «после инвентаризации» с указанием даты инвентаризационной описи, в которой записаны эти ТМЦ (если на момент выбытия они были внесены в такую опись).

Правила оформления инвентаризационных документов

Результаты инвентаризации ТМЦ заносят в инвентаризационные описи, а в отдельных случаях — в акты инвентаризации. В них ТМЦ отражают по наименованию с указанием номенклатурного номера (при его наличии), вида, группы, сорта, единицы измерения, цены, суммы и количества (п.п. 4.1 разд. III Положения № 879). При этом отдельно в описи приводят данные о фактически установленном наличии ТМЦ и их наличии по данным бухучета на дату инвентаризации.

В зависимости от вида инвентаризируемых ТМЦ, предприятие может использовать такие формы «инвентаризационной» первички:

Документы для оформления инвентаризации ТМЦ

Ну и конечно же, вы знаете: если все перечисленные формы устраивают вас не до конца, вы можете доработать их под свои потребности, либо разработать свои бланки инвентаризационной первички. Главное, чтобы они содержали обязательные реквизиты первичных документов, а также всю необходимую информацию об инвентаризируемых ТМЦ.

Все записи в инвентаризационные описи вносят только на основании проверки фактического наличия ценностей.

Пусть даже эти данные подтверждены первичными документами.

Тару указывают по видам, целевому назначению и качественному составу (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. п.). На тару, пришедшую в негодность, составляют акт на списание с указанием причин порчи (п.п. 4.5 разд. III Положения № 879).

На МБП, учитываемые в оперативном порядке, инвентаризационные описи не составляют, а фактическое наличие таких предметов у материально ответственных лиц проверяют путем сопоставления с ведомостью оперативного учета. Выявленную недостачу оформляют актом.

Отдельные инвентаризационные описи составляют на ТМЦ:

— находящиеся в пути (например, отгружены поставщиком по железной дороге и не прибыли на предприятие на дату проведения инвентаризации). Основанием для заполнения описи на такие ТМЦ будут документы, подтверждающие нахождение материалов и товаров в пути;

— находящиеся на складах других предприятий (на ответственном хранении, на комиссии, в переработке).

— принятые на ответственное хранение. При инвентаризации таких ТМЦ записи в опись вносят на основании проверки и пересчета ценностей в натуре. Копии этих описей направляют собственнику активов;

— не оплаченные в срок, но отгруженные покупателям;

— непригодные и испорченные. По таким ТМЦ в описи указывают наименование соответствующих запасов, их количество, причины, степень и характер порчи, предложения по их уценке, списанию или возможности их использования в хозяйственных целях;

— отпущенные со склада во время инвентаризации с разрешения руководителя предприятия, если до момента выбытия они не были отражены в общей инвентаризационной описи.

Оформленные по всем правилам и подписанные всеми членами комиссии и материально ответственным лицом описи передают в бухгалтерию. Бухгалтерия сверяет данные инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета. При обнаружении расхождений (излишков или недостач) по ТМЦ составляют сличительную ведомость. При этом можно использовать одну из этих форм:

— Сличительную ведомость результатов инвентаризации запасов, утвержденную приказом № 572;

— Сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (типовая форма № инв-19), утвержденную постановлением № 241.

Образцы оформления Инвентаризационной описи запасов, Инвентаризационной описи материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, и Акта инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути, см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 93, с. 37, 40 и 42.