Інвентаризуємо товарно-матеріальні цінності

Об’єкти інвентаризації

При проведенні інвентаризації ТМЦ ми перевірятимемо фактичну наявність і стан активів, які потрапляють до складу запасів згідно з п. 6 П(С)БО 9*:

* Із цього переліку випали НЗВ і поточні біологічні активи, які хоч і є повноцінними запасами, але мають свої особливості інвентаризації. Спеціальні правила інвентаризації біологічних активів описані в п. 5 розд. III Положення № 879. А про особливості інвентаризації НЗВ ми розповімо окремо на с. 19.

(1) сировини, основних і допоміжних матеріалів, комплектуючих виробів та інших матеріальних цінностей, призначених для виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг, обслуговування виробництва й адміністративних потреб (рахунок 20 «Виробничі запаси»);

(2) готової продукції, яка виготовлена на підприємстві, призначена для продажу і відповідає технічним і якісним характеристикам, передбаченим договором або іншим нормативно-правовим актом (рахунку 26 «Готова продукція»);

(3) товарів у вигляді матеріальних цінностей, які придбані (отримані) й утримуються підприємством з метою подальшого продажу (рахунок 28 «Товари»);

(4) малоцінних і швидкозношуваних предметів (далі — МШП), які використовують протягом не більше одного року або нормального операційного циклу, якщо він більше одного року (рахунок 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»).

Усі перелічені вище цінності визнають активами тільки в тому випадку, якщо (п. 5 П(С)БО 9):

1) існує вірогідність отримання в майбутньому економічних вигод, пов’язаних з їх використанням;

2) їх вартість може бути достовірно визначена.

ТМЦ, які не відповідають цим критеріям, не можуть бути відображені у фінансовій звітності у складі активів. Тому якщо в ході інвентаризації ви знайшли такі ТМЦ, інвентаризаційна комісія може запропонувати їх списати.

І ще один момент, про який важливо пам’ятати! У ході інвентаризації «перелічують» не лише власні ТМЦ підприємства, що знаходяться на його території.

Як проводять інвентаризацію ТМЦ?

Перш ніж з головою поринути в інвентаризаційний процес, потрібно як слід підготуватися. Для цього до початку перевірки фактичної наявності ТМЦ потрібно (п. 5 розд. II Положення № 879):

— перевірити справність усіх ваговимірювальних приладів;

— закінчити обробку всіх документів про рух запасів і сформувати останні на момент інвентаризації реєстри прибуткових і видаткових документів або звіти про рух активів;

— визначити залишки ТМЦ на дату проведення інвентаризації;

— згрупувати, розсортувати і розкласти ТМЦ за найменуваннями, сортами, розмірами в зручному для підрахунків порядку.

Усі ці нехитрі заходи прискорять процес інвентаризації і нададуть можливості отримати максимально об’єктивні дані.

Крім того, перед стартом інвентаризації матеріально відповідальні особи надають розписки в тому, що до початку інвентаризації всі прибуткові і видаткові документи на ТМЦ здані в бухгалтерію й усі цінності, що надійшли під їх відповідальність, оприбутковані, а вибулі — списані (абзац другий п. 6 розд. ІІ Положення № 879).

Інвентаризацію ТМЦ проводять за місцями їх зберігання й окремо за матеріально відповідальними особами з урахуванням правил п. 4 розд. III Положення № 879 та інших нормативних документів, що є спеціальними для окремих видів запасів. Наприклад, при інвентаризації нафти і нафтопродуктів додатково потрібно керуватися вимогами Інструкції № 281.

У ході інвентаризації комісія в присутності матеріально відповідальних осіб перевіряє фактичну наявність ТМЦ шляхом їх перерахунку, переважування або переміряння (п.п. 4.2 розд. III Положення № 879). При цьому члени комісії повинні враховувати цілий ряд рекомендацій Положення № 879:

(1) спецодяг і предмети індивідуального користування, відправлені до прання і ремонту, перевіряють на підставі документів постачальника послуг (п.п. 4.1 розд. III);

(2) кількість ТМЦ, що зберігаються в неушкодженій упаковці постачальника, можна визначати на підставі документів з обов’язковою перевіркою наявності в натурі частини вказаних цінностей (п.п. 4.2 розд. III);

(3) при інвентаризації ТМЦ, що знаходяться в дорозі, не оплаченої в строк покупцями відвантаженої продукції (товарів) і ТМЦ, що знаходяться на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, в переробці), перевіряють обґрунтованість сум, облікованих на відповідних рахунках бухобліку. Обґрунтованими вважаються суми, підтверджені належним чином оформленими документами (рахунками постачальників, копіями платіжних вимог (рахунків-фактур), пред’явлених покупцям, охоронними розписками, переоформленими на дату проведення інвентаризації або близьку до неї) (п.п. 4.3 розд. III);

(4) визначення ваги (обсягу) навалочних матеріалів може здійснюватися на основі обмірів і технічних розрахунків. Акти обмірів і розрахунки додають до інвентаризаційних описів (п. 7 розд. II);

(5) переважування, обмір, підрахунок ТМЦ проводять у порядку розміщення цінностей у приміщенні, в якому вони зберігаються. Якщо ТМЦ зберігаються в різних ізольованих приміщеннях в однієї матеріально відповідальної особи, інвентаризацію проводять послідовно по місцях зберігання. Після перевірки цінностей комісія опечатує вхід в одне приміщення пломбіратором і переходить у наступне (пп. 7 — 8 розд. II);

(6) на прибуткових документах на ТМЦ, які надійшли на склад під час інвентаризації, матеріально відповідальна особа в присутності членів комісії проставляє відмітку «після інвентаризації» (п. 9 розд. II);

(7) на видаткових документах на ТМЦ, які відпущені зі складу під час інвентаризації, з дозволу керівника підприємства матеріально відповідальна особа в присутності членів комісії проставляє відмітку «після інвентаризації» із зазначенням дати інвентаризаційного опису, в якому записані ці ТМЦ (якщо на момент вибуття вони були внесені в такий опис).

Правила оформлення інвентаризаційних документів

Результати інвентаризації ТМЦ заносять в інвентаризаційні описи, а в окремих випадках — в акти інвентаризації. У них ТМЦ відображають за найменуванням із зазначенням номенклатурного номера (за його наявності), виду, групи, сорту, одиниці виміру, ціни, суми і кількості (п.п. 4.1 розд. III Положення № 879). При цьому окремо в описі наводять дані про фактично встановлену наявність ТМЦ і їх наявність за даними бухобліку на дату інвентаризації.

Залежно від виду ТМЦ, що інвентаризуються, підприємство може використовувати такі форми «інвентаризаційної» первинки:

Документи для оформлення інвентаризації ТМЦ

Ну і, звичайно, ви вже знаєте: якщо всі перелічені форми влаштовують вас не до кінця, ви можете доопрацювати їх під свої потреби, або розробити свої бланки інвентаризаційної первинки. Головне, щоб вони містили обов’язкові реквізити первинних документів, а також усю необхідну інформацію про ТМЦ, що інвентаризуються.

Усі записи в інвентаризаційні описи вносять тільки на підставі перевірки фактичної наявності цінностей.

Нехай навіть ці дані підтверджені первинними документами.

Тару вказують за видами, цільовим призначенням і якісним складом (нова, вживана, що потребує ремонту тощо). На тару, що стала непридатною, складають акт на списання із зазначенням причин псування (п.п. 4.5 розд. III Положення № 879).

На МШП, що обліковуються в оперативному порядку, інвентаризаційні описи не складають, а фактичну наявність таких предметів у матеріально відповідальних осіб перевіряють шляхом зіставлення з відомістю оперативного обліку. Виявлену нестачу оформляють актом.

Окремі інвентаризаційні описи складають на ТМЦ:

— що перебувають у дорозі (наприклад, відвантажені постачальником по залізниці і не прибули на підприємство на дату проведення інвентаризації). Підставою для заповнення опису на такі ТМЦ будуть документи, що підтверджують перебування матеріалів і товарів у дорозі;

— що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, в переробці).

— прийняті на відповідальне зберігання. При інвентаризації таких ТМЦ записи в опис вносять на підставі перевірки і перерахунку цінностей у натурі. Копії цих описів направляють власникові активів;

— не оплачені в строк, але відвантажені покупцям;

— непридатні і зіпсовані. За такими ТМЦ в описі зазначають найменування відповідних запасів, їх кількість, причини, ступінь і характер псування, пропозиції щодо їх уцінки, списання або можливості їх використання в господарських цілях;

— відпущені зі складу під час інвентаризації з дозволу керівника підприємства, якщо до моменту вибуття вони не були відображені в загальному інвентаризаційному описі.

Оформлені за всіма правилами і підписані всіма членами комісії та матеріально відповідальною особою інвентаризаційні описи передають у бухгалтерію. Бухгалтерія звіряє дані інвентаризаційних описів з даними бухгалтерського обліку. При виявленні розбіжностей (надлишків або нестач) за ТМЦ складають звіряльну відомість. При цьому можна використати одну із цих форм:

— Звіряльну відомість результатів інвентаризації запасів, затверджену наказом № 572;

— Звіряльну відомість результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (типова форма № инв-19), затверджену постановою № 241.

Зразки оформлення Інвентаризаційного опису запасів, Інвентаризаційного опису матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання та Акта інвентаризації матеріалів і товарів, що перебувають у дорозі, див. у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 93, с. 37, 40 і 42.