Если держателем КПК является директор, то отчитываться обо всех осуществленных с этой карточки тратах должен именно он. Подтверждение этому находим в п. 1.4 ст. 1 Закона Украины «О платежных системах и переводе средств в Украине» от 05.04.2001 г. № 2346-III. В нем указано: инициировать перечисление средств или осуществлять какие-либо другие операции с использованием КПК имеет право только ее держатель. При этом п. 14.12 ст. 14 этого Закона устанавливает, что пользователь обязан не допускать использования КПК лицами, которые такого права не имеют. Поэтому, если держателем КПК является директор, то рассчитываться ею может только он.
Именно директор, осуществив расчетную операцию с использованием КПК, получил соответствующую подотчетную сумму и именно он должен о ней отчитаться
Но может ли один командированный работник оплачивать расходы других командированных лиц?
Утвердительный ответ на этот вопрос в свое время давал Минфин (см. письмо от 11.03.2006 г. № 31-26030-12-13/5020). Не возражал тогда и НБУ (см. письмо от 07.04.2006 г. № 25-209/827-3767).
Однако, чтобы все было гладко, работник, оплативший стоимость проживания коллег (в рассматриваемом случае — директор), обязан приложить к своему авансовому отчету оригиналы квитанций (счетов) гостиницы, в которых должны быть указаны:
— фамилии лиц, за проживание которых осуществлена оплата;
— сроки их проживания в гостинице,
— стоимость номеров, в которых проживали такие лица;
— виды расходов, включенных в квитанцию (счет).
Важно! Если выданная на имя директора квитанция (счет) на оплату проживания в гостинице будет составлена на общую сумму без указания лиц, проживавших в оплаченных им номерах, то без налогообложения можно компенсировать только стоимость одного места в номере, которое занимал командированный директор.
В такой ситуации стоимость проживания остальных работников, если только она будет компенсирована предприятием директору, превратится для последнего в налогооблагаемый доход. А значит, эту сумму придется обложить НДФЛ 18 % и ВС 1,5 %. Между тем ЕСВ, на наш взгляд, быть не должно, поскольку командировочные расходы находятся за фондом оплаты труда (см. п. 3.15 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5).
