Якщо держателем КПК є директор, то звітувати про усі здійснені з цієї карти витрати має саме він. Підтвердження цьому знаходимо у п. 1.4 ст. 1 Закону України «Про платіжні системи і переказ коштів в Україні» від 05.04.2001 р. № 2346-III. У ньому вказано: ініціювати перерахування коштів або здійснювати які-небудь інші операції з використанням КПК має право тільки її держатель. При цьому п. 14.12 ст. 14 цього Закону встановлює, що користувач зобов’язаний не допускати використання КПК особами, які такого права не мають. Тому, якщо держателем КПК є директор, то розраховуватися нею може тільки він.
Саме директор, здійснивши розрахункову операцію з використанням КПК, отримав відповідну підзвітну суму і саме він повинен про неї відзвітувати
Але чи може один відряджений працівник оплачувати витрати інших осіб, направлених з ним у відрядження?
Ствердну відповідь на це запитання свого часу давав Мінфін (див. лист від 11.03.2006 р. № 31-26030-12-13/5020). Не заперечував тоді ж і НБУ (див. лист від 07.04.2006 р. № 25-209/827-3767).
Проте, щоб усе було гладко, працівник, який оплатив вартість проживання колег (у даному випадку — директор), зобов’язаний прикласти до свого авансового звіту оригінали квитанцій (рахунків) готелю, в яких мають бути вказані:
— прізвища осіб, за проживання яких здійснена оплата;
— терміни їх проживання в готелі;
— вартість номерів, в яких проживали такі особи;
— види витрат, включених в квитанцію (рахунок).
Важливо! Якщо видана на ім’я директора квитанція (рахунок) на оплату проживання в готелі буде складена на загальну суму без переліку осіб, які проживали в оплачених ним номерах, то без оподаткування можна компенсувати тільки вартість одного місця в номері, яке займав відряджений директор.
У такій ситуації вартість проживання інших працівників, якщо тільки вона буде компенсована підприємством директорові, перетвориться для останнього в оподатковуваний дохід. Тобто цю суму доведеться обкласти ПДФО 18 % і ВЗ 1,5 %. А от ЄСВ, на наш погляд, бути не повинно, оскільки витрати на відрядження знаходяться поза фондом оплати праці (див. п. 3.15 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5).
