Оформляем трудовую книжку, вкладыш и дубликат

В избранном В избранное
Печать
Богданова Анастасия, налоговый эксперт
Налоги и бухгалтерский учет Январь, 2017/№ 01-02
С основными правилами оформления трудовых книжек вы уже ознакомились (см. с. 3). Сейчас давайте, друзья, внимательно разберемся в деталях этой процедуры.

На предприятие (физлицо-предпринимателя), которое будет первым рабочим местом работника, ложится дополнительная ответственность — оно должно открыть этому работнику трудовую книжку. А поскольку с этим документом гражданину придется жить много-много лет (до самой пенсии), этот важный документ нужно оформить грамотно и желательно без ошибок. Как именно это сделать? Сейчас узнаем.

С чего начинается... трудовая книжка?

Как театр начинается с вешалки, так трудовая книжка работника начинается с первой страницы (титульного листа). Это своеобразная визитная карточка гражданина. Здесь содержится главная информация о нем, а именно:

— фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращения и замены имени и отчества инициалами);

— дата рождения. Ее записывают на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Тут же приводится дата заполнения трудовой книжки.

Приведенную на первой странице (титульном листе) трудовой книжки информацию работник заверяет своей подписью

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает должностное лицо, ответственное за ее выдачу + к этому здесь проставляется печать предприятия (или отдела кадров/службы персонала). Причем печать не должна закрывать ни подпись владельца трудовой книжки, ни подпись лица, которое ее оформило.

У предприятия (предпринимателя) нет печати? Не беда. По мнению Минсоцполитики, в такой ситуации достаточно будет подписи должностного лица (см. письма Минсоцполитики от 03.12.2015 г. № 492/06/186-15 и от 29.06.2016 г. № 3475/0/10-16/06).

Приведем образец заполнения первой страницы трудовой книжки (см. рис. 1 на с. 7).

Как заполнять разделы трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из четырех разделов:

1) «Відомості про роботу»;

2) «Відомості про нагородження»;

3) «Відомості про заохочення»;

4) «Відомості про призначення пенсії».

Раздел «Відомості про роботу». Этот раздел трудовой книжки имеет четыре графы. Посмотрим, как их заполняют.

Порядок заполнения граф раздела «Відомості про роботу»

Номер графы

Что указывают

При приеме на работу первым делом в графе 3 в виде заголовка (перед записью о приеме на работу) записывают полное наименование предприятия (учреждения, организации), в том числе название его организационно-правовой формы. При этом графы 1, 2 и 4 не заполняют.

Внимание! Вносить в трудовую книжку запись о том, что до поступления на работу работник не имел трудового стажа, не нужно. Такого требования Инструкция № 58 не выдвигает.

Намотайте на ус: какие-либо сокращения в трудовой книжке не допускаются! Поэтому не пишите здесь, например, ТОВ «Геркулес». Вариант тут только один — полное наименование предприятия: Товариство з обмеженою відповідальністю «Геркулес».

Чтобы облегчить себе работу, можете изготовить специальный штамп соответствующего размера с полным наименованием предприятия.

Далее под заголовком делают запись в графах 1 — 4 (см. ниже)

Графа 1

Здесь указывают порядковый номер записи — 1, 2 и т. д.

Нумерация записей по всему разделу сквозная. Цифры арабские

Графа 2

В эту графу вписывают дату приема на работу (перевода, увольнения) в соответствии с приказом ( п. 2.14 Инструкции № 58).

Дату указываете арабскими цифрами. При этом число и месяц следует указывать двузначными цифрами, а год — четырехзначными.

Например, работник принят на работу 5 декабря 2016 года. Тогда в соответствующих колонках графы 2 вы записываете так: 05.12.2016

Графа 3

Указывают формулировку записи о приеме/переводе/назначении/увольнении работника. Важно! Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, вносят в точном соответствии с наименованием, приведенным в Классификаторе профессий ДК 003:2010.

Графа 4

Здесь указывают номер и дату приказа/распоряжения, на основании которого внесена запись. В эту графу информацию вписывают в такой последовательности:

1) название документа, на основании которого делают запись;

2) дата документа;

3) номер документа.

Внимание! Название документа, на основании которого вы вносите запись, пишите полностью — «Наказ», а не «Нак.», «Трудовий договір», а не «Труд. дог.», «Довідка», а не «Дов.» и т. п.

К примеру, если запись вы делаете на основании приказа руководителя предприятия от 05.12.2016 г. № 57-ос, то в графе 4 напишите так:

«Наказ від 05.12.2016 № 57-ос»

Все записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) руководителя предприятия-работодателя ( п. 2.4 Инструкции № 58).

Важно! Между записями в трудовой книжке не должно быть пропущенных строк. Почему? Чтобы предотвратить возможные нарушения (например, неправомерное внесение периодов работы, переводов на другую должность и т. п.).

Вкладыш к трудовой книжке

Частой сменой мест работы сейчас никого не удивишь. Как говорит пословица: «Рыба ищет, где глубже, а человек — где лучше».

Да вот незадача — из-за такой многократной миграции у работника вполне могут закончиться страницы соответствующих разделов трудовой книжки. Что же делать?

Спокойно! Для решения этой проблемы существует вкладыш. Он так же, как и трудовая книжка, имеет серию и номер. Да и

вкладыш вшивают в трудовую книжку, заполняют и ведут по основному месту работы работника в таком же порядке, как и трудовую книжку

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки сверху проставляют штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Виданий вкладиш». Здесь же указывают серию и номер вкладыша.

Зарегистрированный таким образом вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки — без нее он недействителен.

Причем если сама трудовая книжка старого образца, вкладыш к ней должен иметь новую форму.

Когда вносят сведения в соответствующий раздел вкладыша, продолжают порядковую нумерацию записей трудовой книжки.

Например, если в разделе «Відомості про роботу» трудовой книжки последний порядковый номер 29, то в аналогичном разделе вкладыша первая запись будет под номером 30.

Приведем образец заполнения вкладыша к трудовой книжке на рис. 2 (см. с. 10).

Дубликат трудовой книжки

Как быть, если работник потерял трудовую книжку? ☹

Инструкция № 58 предлагает такому работнику

немедленно сообщить об утере трудовой книжки своему работодателю по последнему месту работы

Каким образом? Достаточно написать в произвольной форме соответствующее заявление с указанием обстоятельств утери и просьбой выдать новую трудовую книжку.

В общем случае, не позднее 15 дней после получения заявления работодатель должен выписать другую трудовую книжку (дубликат) с надписью «Дублікат» в правом верхнем углу первой страницы ( п. 5.1 Инструкции № 58).

А если работник до поступления на работу к этому работодателю уже работал? Тогда, выписывая ему дубликат трудовой книжки, перед первой записью в графе 3 раздела «Відомості про роботу» в первую очередь вносят запись о его общем стаже работы.

Такие данные записывают суммарно, т. е. указывают общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какой период времени и на каких должностях работник работал в прошлом.

Откуда почерпнуть информацию об общем трудовом стаже? Из п. 7 Личной карточки работника (типовая форма № П-2).

Далее общий стаж работы расписывается по отдельным периодам работы у разных работодателей, при условии, что работник предоставит сведения о работе по таким периодам (справки или заверенные в установленном порядке копии приказов с предыдущих мест работы).

Эти записи, а также запись об общем трудовом стаже работы не нумеруют, а просто в разделе «Відомості про роботу» указывают:

— в графе 2 — дату приема (перевода, увольнения) работника;

— в графе 3 — наименование предприятия, на котором трудился работник, а также цех (отдел) и должность (работу), на которую он был принят;

— в графе 4 — наименование, дату и номер документа, на основании которого выполнена запись в дубликате.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносят только те сведения, которые содержатся в этих документах.

И только потом указывают название предприятия, которое выдает дубликат, и сведения о работе на этом предприятии.

Внимание! Оформляя дубликат трудовой книжки, последний работодатель не заверяет своей подписью (т. е. подписью ответственного лица) и печатью каждую внесенную в данный документ запись. Заверению подлежит только запись об увольнении работника от этого работодателя.

Приведем образец заполнения дубликата трудовой книжки. Допустим, что работник предоставил только справки о работе в обществе с ограниченной ответственностью «Будинвест» (см. рис. 3 на с. 11).

Отдельно скажем несколько слов о переселенцах из зоны АТО, у которых нет возможности получить на руки свою трудовую книжку из-за известной ситуации.☹

Им дубликат трудовой книжки может выдать новый работодатель. Основание для выдачи — заявление работника и полученная им в письменном виде информация из Антитеррористического центра при СБУ о проведении АТО на территории, где этот работник работал ( п. 5.6 Инструкции № 58).

Может произойти и так, что трудовая книжка и/или вкладыш к ней стали непригодными к дальнейшему использованию (испачкались, обгорели, порвались и т. п.). В этом случае работодатель по последнему месту работы работника также должен выдать ему дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней). Единственная разница —

на первой странице непригодной трудовой книжки (вкладыша к ней) работодатель делает надпись: «Замість видано дублікат» и возвращает ее владельцу

На это указывает п. 5.5 Инструкции № 58.

Если же трудовая книжка стала непригодной в период работы гражданина на первом месте работы, то все решается еще проще — записи в раздел «Відомості про роботу» дубликата трудовой книжки вносятся в обычном порядке на основании приказов данного работодателя.

Когда работник будет устраиваться на новое место работы, он предъявит там уже дубликат трудовой книжки.

Кроме того, по требованию работника дубликат выдают, если запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной. Естественно, в дубликат такую запись не вносят ( п. 2.10 Инструкции № 58).

Случилось так, что трудовая книжка оказалась утрачена или пришла в негодность по вине самого работодателя? Тогда дубликат он выписывает за свой счет ( п. 6.1 Инструкции № 58).

Ну вот, теперь вы знаете, как заполнять титульный лист трудовой книжки и ее разделы, а также получили представление о вкладыше к ней и дубликате.

В следующей статье нас с вами ждет не менее интересная информация о том, как вносить записи в трудовую книжку в различных ситуациях.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить