На підприємство (фізособу-підприємця), що буде першим робочим місцем працівника, лягає додаткова відповідальність — воно повинне відкрити цьому працівнику трудову книжку. А оскільки з цим документом громадянину доведеться жити багато-багато років (до самої пенсії), цей важливий документ потрібно оформити грамотно і бажано без помилок. Як саме це зробити? Зараз дізнаємося.
З чого починається... трудова книжка?
Як театр починається з вішалки, так трудова книжка працівника починається з першої сторінки (титульного аркуша). Це своєрідна візитна картка громадянина. Тут міститься головна інформація про нього, а саме:
— прізвище, ім’я, по батькові (повністю, без скорочення і заміни імені та по батькові ініціалами);
— дата народження. Її записують на підставі паспорта або свідоцтва про народження.
Тут же наводиться дата заповнення трудової книжки.
Наведену на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки інформацію працівник засвідчує своїм підписом
Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує посадова особа, відповідальна за її видачу + до цього тут проставляється печатка підприємства (або відділу кадрів/служби персоналу). Причому печатка не повинна закривати ані підпис власника трудової книжки, ані підпис особи, яка її оформила.
У підприємства (підприємця) немає печатки? Не біда. На думку Мінсоцполітики в такій ситуації досить буде підпису посадової особи (див. листи Мінсоцполітики від 03.12.2015 р. № 492/06/186-15 і від 29.06.2016 р. № 3475/0/10-16/06).
Наведемо зразок заповнення першої сторінки (титульного аркуша) трудової книжки (див. рис. 1).
Як заповнювати розділи трудової книжки
Трудова книжка складається з чотирьох розділів:
1) «Відомості про роботу»;
2) «Відомості про нагородження»;
3) «Відомості про заохочення»;
4) «Відомості про призначення пенсії».
Розділ «Відомості про роботу». Цей розділ трудової книжки має чотири графи. Поглянемо, як їх заповнюють.
Порядок заповнення граф розділу «Відомості про роботу»
| Номер графи | Що зазначають |
| При прийнятті на роботу насамперед у графі 3 у вигляді заголовка (перед записом про прийняття на роботу) записують повне найменування підприємства (установи, організації), у тому числі назву його організаційно-правової форми. При цьому графи 1, 2 і 4 не заповнюють. Увага! Вносити до трудової книжки запис про те, що до влаштування на роботу працівник не мав трудового стажу, не потрібно. Такої вимоги Інструкція № 58 не висуває. Намотайте на вус: будь-які скорочення у трудовій книжці не допускаються! Тому не пишіть тут, наприклад, ТОВ «Геркулес». Варіант тут тільки один — повне найменування підприємства: Товариство з обмеженою відповідальністю «Геркулес». Щоб полегшити собі роботу, можете виготовити спеціальний штамп відповідного розміру з повним найменуванням підприємства. Далі під заголовком роблять запис у графах 1 — 4 (див. нижче). | |
| Графа 1 | Тут зазначають порядковий номер запису — 1, 2 тощо. Нумерація записів за всім розділом крізна. Цифри арабські |
| Графа 2 | До цієї графи вписують дату прийняття на роботу (переведення, звільнення) відповідно до наказу ( п. 2.14 Інструкції № 58). Дату зазначаєте арабськими цифрами. При цьому число і місяць слід зазначати двозначними цифрами, а рік — чотиризначними. Наприклад, працівник прийнятий на роботу 5 грудня 2016 року. Тоді у відповідних колонках графи 2 ви записуєте так: 05.12.2016 |
| Графа 3 | Зазначають формулювання запису про прийняття/переведення/ призначення/звільнення працівника. Важливо! Записи про найменування роботи, професії чи посади, на яку прийнятий працівник, уносять у точній відповідності з найменуванням, наведеним у Класифікаторі професій ДК 003:2010 |
| Графа 4 | Тут зазначають номер і дату наказу/розпорядження, на підставі якого внесено запис. До цієї графи інформацію вписують у такій послідовності: 1) назва документа, на підставі якого роблять запис; 2) дата документа; 3) номер документа. Увага! Назву документа, на підставі якого ви вносите запис, пишіть повністю — «Наказ», а не «Нак.», «Трудовій договір», а не «Труд. дог.», «Довідка», а не «Дов.» тощо. Наприклад, якщо запис ви робите на підставі наказу керівника підприємства від 05.12.2016 р. № 57-ос, то у графі 4 напишіть так: «Наказ від 05.12.2016 № 57-ос» |
Усі записи у трудовій книжці повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження) керівника підприємства-роботодавця ( п. 2.4 Інструкції № 58).
Важливо! Між записами у трудовій книжці не повинно бути пропущених рядків. Чому? Щоб запобігти можливим порушенням (наприклад, неправомірне внесення періодів роботи, переведень на іншу посаду тощо).
Вкладиш до трудової книжки
Частою зміною місць роботи зараз нікого не здивуєш. Як свідчить прислів’я: «Риба шукає, де глибше, а чоловік — де ліпше».
Та от невдача — через таку багаторазову міграцію у працівника цілком можуть закінчитися сторінки відповідних розділів трудової книжки. Що ж робити?
Спокійно! Для вирішення цієї проблеми існує вкладиш. Він так само, як і трудова книжка, має серію та номер. І
вкладиш ушивають до трудової книжки, заповнюють і ведуть за основним місцем роботи працівника в такому самому порядку, що й трудову книжку
Про кожен виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки зверху проставляють штамп розміром 10 х 25 мм з написом «Виданий вкладиш». Тут же зазначають серію і номер вкладиша.
Зареєстрований таким чином вкладиш є невід’ємною частиною трудової книжки — без неї він недійсний.
Причому якщо сама трудова книжка старого зразка, вкладиш до неї повинен мати нову форму.
Коли вносять відомості до відповідного розділу вкладиша, продовжують порядкову нумерацію записів трудової книжки.
Наприклад, якщо в розділі «Відомості про роботу» трудової книжки останній порядковий номер 29, то в аналогічному розділі вкладиша перший запис буде під номером 30.
Наведемо зразок заповнення вкладиша до трудової книжки на рис. 2 (с. 10).
Дублікат трудової книжки
Як бути, якщо працівник втратив трудову книжку? ☹
Інструкція № 58 пропонує такому працівнику
негайно повідомити про втрату трудової книжки своєму роботодавцю за останнім місцем роботи
Яким чином? Досить написати в довільній формі відповідну заяву із зазначенням обставин втрати і проханням видати нову трудову книжку.
У загальному випадку, не пізніше 15 днів після отримання заяви роботодавець повинен виписати іншу трудову книжку (дублікат) з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку першої сторінки ( п. 5.1 Інструкції № 58).
А якщо працівник до влаштування на роботу до цього роботодавця вже працював? Тоді, виписуючи йому дублікат трудової книжки, перед першим записом у графі 3 розділи «Відомості про роботу» перш за все вносять запис про його загальний стаж роботи.
Такі дані записують сумарно, тобто зазначають загальну кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в який період часу і на яких посадах працівник працював у минулому.
Звідки почерпнути інформацію про загальний трудовий стаж? З п. 7 Особової картки працівника (типова форма № П-2).
Далі, загальний стаж роботи розписується за окремими періодами роботи в різних роботодавців, за умови, що працівник надасть відомості про роботу за такими періодами (довідки або засвідчені в установленому порядку копії наказів з попередніх місць роботи).
Ці записи, а також запис про загальний трудовий стаж роботи, не нумерують, а просто в розділі «Відомості про роботу» зазначають:
— у графі 2 — дату прийняття (переведення, звільнення) працівника;
— у графі 3 — найменування підприємства, на якому працював працівник, а також цех (відділ) і посаду (роботу), на яку він був прийнятий;
— у графі 4 — найменування, дату і номер документа, на підставі якого виконано запис в дублікаті.
Якщо документи, на підставі яких уносилися записи до трудової книжки, не містять повних відомостей про роботу у минулому, то до дубліката трудової книжки вносять тільки ті відомості, що містяться в цих документах.
І тільки потім зазначають назву підприємства, яке видає дублікат і відомості про роботу на цьому підприємстві.
Увага! Оформляючи дублікат трудової книжки, останній роботодавець не засвідчує своїм підписом (тобто підписом відповідальної особи) і печаткою кожен унесений до цього документа запис. Засвідченню підлягає тільки запис про звільнення працівника від цього роботодавця.
Наведемо зразок заповнення дубліката трудової книжки. Припустимо, що працівник надав тільки довідки про роботу в товаристві з обмеженою відповідальністю «Будінвест» (див. рис. 3 на с. 10).
Окремо скажемо декілька слів про переселенців із зони АТО, в яких немає можливості отримати на руки свою трудову книжку через відому ситуацію. ☹ Їм дублікат трудової книжки може видати новий роботодавець. Підстава для видачі — заява працівника і отримана ним письмово інформація з Антитерористичного центру при СБУ про проведення АТО на території, де цей працівник працював ( п. 5.6 Інструкції № 58).
Може статися й так, що трудова книжка та/або вкладиш до неї стали непридатними до подальшого використання (забруднилися, обгоріли, порвалися тощо). У цьому випадку роботодавець за останнім місцем роботи працівника також повинен видати йому дублікат трудової книжки (вкладиша до неї). Єдина різниця —
на першій сторінці непридатної трудової книжки (вкладиша до неї) роботодавець робить напис: «Замість видано дублікат» і повертає її власнику
На це вказує п. 5.5 Інструкції № 58.
Якщо ж трудова книжка стала непридатною в період роботи громадянина на першому місці роботи, то все вирішується ще простіше — записи до розділу «Відомості про роботу» дубліката трудової книжки вносяться у звичайному порядку на підставі наказів цього роботодавця.
Коли працівник влаштовуватиметься на нове місце роботи, він пред’явить там уже дублікат трудової книжки.
Крім того, на вимогу працівника дублікат видають, якщо запис про звільнення або переведення на іншу роботу визнано недійсним. Звичайно, до дубліката такий запис не вносять ( п. 2.10 Інструкції № 58).
Сталося так, що трудова книжка виявилася втрачена або стала непридатною з вини самого роботодавця? Тоді дублікат він виписує за свій рахунок ( п. 6.1 Інструкції № 58).
Ну от, тепер ви знаєте, як заповнювати титульний аркуш трудової книжки і її розділи, а також отримали уявлення про вкладиш до неї та дублікат.
У наступній статті нас із вами чекає не менш цікава інформація про те, як уносити записи до трудової книжки в різних ситуаціях.
