Штатное расписание

В избранном В избранное
Печать
редактор Вороная Наталья, эксперт по вопросам оплаты труда Белова Наталья, налоговый эксперт Чернышова Наталья, юрист Амброзяк Наталья
Налоги и бухгалтерский учет Октябрь, 2017/№ 84
Упоминание об этом документе мы находим в ч. 3 ст. 64 ХКУ, которая предоставляет право предприятиям самостоятельно определять свою организационную структуру, устанавливать численность работников и штатное расписание.

Заметим, что в действующем трудовом законодательстве нет требования об обязательном наличии штатного расписания у каждого субъекта хозяйствования. Вместе с тем специалисты Минтруда (ныне Минсоцполитики) на этом настаивали (см. письмо от 27.06.2007 г. № 162/06/187-07). Отсутствие штатного расписания они рассматривали как нарушение требований законодательства о труде, за которое угрожали должностным лицам работодателей штрафом на основании ч. 1 ст. 41 КУоАП (см. с. 8). Если исходить из логики упомянутого письма, то и самого работодателя может настигнуть санкция, предусмотренная абзацем восьмым ч. 2 ст. 265 КЗоТ (см. с. 8).

Разумеется, этот документ с большим интересом изучат специалисты Гоструда во время проведения инспекционного посещения по вопросам, касающимся оформления трудовых отношений с наемными работниками.

Так что же за фрукт такой — «штатное расписание»? На сегодняшний день законодательство не содержит определения этого термина. Минсоцполитики определяет его как документ, устанавливающий для данного предприятия структуру, штаты и должностные оклады работников (см. письмо oт 25.04.2013 г. № 336/13/155-13). То есть штатное расписание должно содержать названия должностей, численность штатных единиц и размеры должностных окладов (тарифных ставок) по каждой должности. Кроме того, в штатном расписании указывают доплаты и надбавки к окладам, имеющие постоянный характер.

Штатное расписание разрабатывают на основании внутренних организационно-нормативных документов (действующих структуры и штатной численности, положения об оплате труда) и с учетом требований нормативно-правовых актов.

Единой типовой формы штатного расписания не существует. Исключение — бюджетные предприятия, учреждения и организации, для которых форма этого документа утверждена приказом Минфина от 28.01.2002 г. № 57.

Остальные субъекты хозяйствования разрабатывают форму штатного расписания самостоятельно, исходя из структуры предприятия, положения об оплате труда, численности работников и т. д. Вместе с тем за основу такие предприятия могут взять «бюджетную» форму.

Как же выглядит штатное расписание? В общем случае оно содержит гриф утверждения, заголовок и текст. В тексте указывают:

— наименование структурных подразделений;

— наименование должностей (профессий);

— количество штатных единиц соответствующей должности (профессии);

— размеры окладов (тарифных ставок), надбавок и доплат по каждой должности;

— месячный фонд заработной платы для работников соответствующей должности (профессии) и в целом по предприятию.

Штатное расписание обычно вводится в действие с начала календарного года и действует в течение всего этого года

В то же время для коммерческих предприятий периодичность утверждения этого документа законодательством не регламентирована. Поэтому решение о том, когда утверждать и пересматривать штатное расписание, остается за предприятием.

Если срок действия штатного расписания не оговорен, то оно действует бессрочно вплоть до утверждения нового.

Как составить штатное расписание? Этот процесс можно условно поделить на шесть этапов. Давайте пройдем их вместе!

1 этап — определяем структуру предприятия, формы и системы оплаты труда.

Наименования структурным подразделениям, как правило, предприятия присваивают самостоятельно. Но в отдельных случаях от правильного наименования отдела или цеха может зависеть возможность получения работниками определенных льгот и гарантий.

Так, если, например, работники вашего предприятия имеют право на пенсию по возрасту на льготных условиях согласно спискам № 1 и № 2, то при установлении наименований структурных подразделений, в которых они трудятся, учитывайте наименования, указанные в этих списках.

Формы и системы оплаты труда, которые применяются на предприятии, должны быть установлены в коллективном договоре (другом локальном нормативном акте работодателя, согласованном с профсоюзом (представителем трудового коллектива)).

2 этап — устанавливаем перечень должностей и профессий работников.

В штатном расписании должны быть указаны все необходимые для нормальной работы предприятия должности и профессии, в том числе те, которые занимают совместители, а также вакантные должности. Ведь именно на основании этого документа планируется необходимая численность работников.

Помните: при разработке штатного расписания работодатель имеет право давать штатным единицам только наименования, указанные в Классификаторе профессий ДК 003:2010. Эти же наименования впоследствии будут использоваться в текстах приказов по личному составу, записях в трудовую книжку.

3 этап — рассчитываем численность штатных единиц.

Под штатной единицей понимается должностная единица, установленная штатным расписанием предприятия.

Количество штатных единиц обычные предприятия определяют самостоятельно.

В зависимости от потребностей предприятия допускается устанавливать в штатном расписании количество штатных единиц по должностям менее 1 (например, 0,75 или 0,5)

Так действуют в случаях, если по данной должности не требуется занятость работника полное рабочее время.

Также заметьте: на одну «целую» единицу, указанную в штатном расписании по определенной должности (профессии), может быть принят как один работник, так и, например, два работника с неполным рабочим днем на 0,5 штатной единицы каждый. Это означает, что каждый из этих двух работников отработает 50 % рабочего времени и получит, соответственно, половину оклада, установленного по этой должности.

В штатном расписании отражаем также должности сотрудниц, которые находятся в отпусках в связи с беременностью и родами и для ухода за ребенком до достижения им 3 лет. Ведь пока работницы пребывают в таких отпусках, за ними сохраняется место работы (должность). Это требование ч. 3 ст. 2 Закона об отпусках.

4 этап — устанавливаем размеры окладов, надбавок, доплат.

Здесь ориентиром должен быть колдоговор и другие локальные нормативные акты работодателя (например, положение об оплате труда), согласованные с профсоюзом (представителем трудового коллектива), в которых установлены нормы труда, расценки, тарифные сетки, ставки, схемы должностных окладов, условия введения и размеры надбавок, доплат.

Запомните: нельзя устанавливать всем работникам оклады (тарифные ставки) в одинаковом размере. Требование о необходимости оплачивать их труд с учетом квалификации работников и сложности выполняемых работ осталось и в ст. 96 КЗоТ, и в ст. 6 Закона об оплате труда (подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 45, с. 39).

В штатном расписании допускается утверждение одинаковых наименований должностей с разными должностными окладами (тарифными ставками). Об этом говорит и Минсоцполитики в письме от 28.12.2016 г. № 1812/0/101-16/284 (ср. 025069200).

Учтите, что в штатном расписании на 2017 год оклад (месячная тарифная ставка) работника не может быть ниже прожиточного минимума, установленного для трудоспособных лиц на 1 января текущего года (т. е. 1600 грн.).

По отдельным должностям могут быть указаны доплаты и/или надбавки, которые являются составляющими системы оплаты труда и носят постоянный характер. А вот «трудовую» доплату до минзарплаты в штатном расписании отражать не нужно, поскольку ее размер может меняться в зависимости от выполненной нормы труда в текущем месяце.

5 этап — подготавливаем проект штатного расписания.

Проект штатного расписания, как правило, готовится отделом организации труда и заработной платы, согласовывается с руководителями отделов (служб), с заместителями руководителя и утверждается руководителем предприятия.

Если на предприятии отдел организации труда и заработной платы не создан, разработка указанного документа может быть возложена на другое структурное подразделение (например, на кадровую службу) или, по решению руководителя предприятия, на отдельного специалиста в порядке, предусмотренном внутренними нормативными актами.

Подписывают штатное расписание обычно один из заместителей руководителя предприятия и руководитель финансовой службы (главный бухгалтер).

Нужно ли проект штатного расписания согласовывать с профсоюзом?

Считаем, что нет, если порядок установления размеров окладов (ставок), доплат и надбавок регулирует колдоговор (другой локальный нормативный акт работодателя, который согласован с профсоюзом (представителем трудового коллектива)). Ведь штатное расписание составляется на основе (с учетом требований) колдоговора или другого локального нормативного акта работодателя.

6 этап — утверждаем штатное расписание.

Обычно штатное расписание утверждают путем издания соответствующего приказа (распоряжения) по основной деятельности. Допускается также утверждение штатного расписания непосредственно грифом утверждения (см. ниже). Датой документа считается дата его утверждения.

В случае необходимости штатное расписание согласовывают с вышестоящей организацией. В такой ситуации обязательно оформляют гриф согласования.

Штатное расписание, как правило, вводится в действие с начала календарного года и действует в течение всего года. В то же время коммерческие предприятия могут утверждать штатные расписания с желаемой периодичностью, хоть ежемесячно.

Если срок действия штатного расписания не оговорен, то оно действует бессрочно вплоть до утверждения нового.

Приведем далее образец штатного расписания предприятия, утвержденного непосредственно грифом утверждения.

Заметьте: в классическом варианте штатного расписания не указывают фамилии работников, которые занимают определенные должности (единицы). Это очень удобно, поскольку позволяет не переутверждать его в связи с «текучкой» кадров.

Если же вам необходимо «привязать» занятые должности (единицы) к конкретным работникам, с указанием их Ф. И. О., окладов (тарифных ставок), а также увидеть вакантные должности, то для этих целей подойдет документ с названием «штатно-должностная книга».

Это необязательный документ. Его форму вы разрабатываете самостоятельно. В общем случае он будет похож на штатное расписание, но с графой «Ф. И. О. работника».

Штатно-должностная книга — не такой статичный документ, как штатное расписание. По сути, это документ оперативного реагирования, поэтому он будет изменяться в зависимости от количественного и качественного изменения состава работников предприятия.

В случае необходимости в штатное расписание могут быть внесены изменения. Если они не существенны, то издают приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Если изменений много, имеет смысл изложить штатное расписание в новой редакции

Принимая решение о внесении изменений в штатное расписание или об изложении его в новой редакции, работодателю следует помнить о требовании, установленном в ст. 32 КЗоТ. Согласно этой норме об изменении существенных условий труда — систем и размеров оплаты труда, льгот, режима работы, установлении или отмене неполного рабочего времени, совмещении профессий, изменении разрядов и наименования должностей и других изменениях в сторону ухудшения — работник должен быть извещен в письменной форме не позднее чем за 2 месяца. При соблюдении работодателем этого требования количество изменений, вносимых в штатное расписание, не ограничено.

Приведем образец приказа о внесении изменений в штатное расписание.

выводы

  • Штатное расписание — это документ, который устанавливает для данного предприятия структуру, штаты и должностные оклады работников.
  • В штатном расписании указывают все необходимые для нормальной работы предприятия должности и профессии, в том числе те, которые занимают совместители, и вакантные должности.
  • Штатное расписание, как правило, вводится в действие с начала календарного года и действует в течение всего года.
  • В штатном расписании не указывают фамилии работников, которые занимают определенные должности (единицы).
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить