(066) 87-010-10
Переводимо бухгалтерів в ОНЛАЙН!
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
4/11
Податки та бухгалтерський облік
Податки та бухгалтерський облік
Жовтень , 2017/№ 84

Штатний розпис

Згадку про цей документ ми знаходимо в ч. 3 ст. 64 ГКУ, яка надає право підприємствам самостійно визначати свою організаційну структуру, встановлювати чисельність працівників і штатний розпис.

Зазначимо, що в чинному трудовому законодавстві немає вимоги про обов’язкову наявність штатного розпису в кожного суб’єкта господарювання. Водночас фахівці Мінпраці (нині Мінсоцполітики) на цьому наполягали (див. лист від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07). Відсутність штатного розпису вони розглядали як порушення вимог законодавства про працю, за яке погрожували посадовим особам роботодавців штрафом на підставі ч. 1 ст. 41 КУпАП (див. с. 8). Якщо виходити з логіки згаданого листа, то і самого роботодавця може наздогнати санкція, передбачена абзацом восьмим ч. 2 ст. 265 КЗпП (див. с. 8).

Зрозуміло, цей документ з великим інтересом вивчать фахівці Держпраці під час проведення інспекційного відвідування з питань, що стосуються оформлення трудових відносин з найманими працівниками.

Тож що за фрукт такий — «штатний розпис»? На сьогодні законодавство не містить визначення цього терміна. Мінсоцполітики визначає його як документ, що встановлює для цього підприємства структуру, штати і посадові оклади працівників (див. лист oт 25.04.2013 р. № 336/13/155-13). Тобто штатний розпис повинен містити назви посад, чисельність штатних одиниць і розміри посадових окладів (тарифних ставок) за кожною посадою. Крім того, у штатному розписі вказують доплати і надбавки до окладів, що мають постійний характер.

Штатний розпис розробляють на підставі внутрішніх організаційно-нормативних документів (діючих структури і штатної чисельності, положення про оплату праці) і з урахуванням вимог нормативно-правових актів.

Єдиної типової форми штатного розпису не існує. Виняток — бюджетні підприємства, установи й організації, для яких форма цього документа затверджена наказом Мінфіну від 28.01.2002 р. № 57.

Інші суб’єкти господарювання розробляють форму штатного розпису самостійно, виходячи зі структури підприємства, положення про оплату праці, чисельності працівників тощо. Водночас за основу такі підприємства можуть узяти «бюджетну» форму.

Як же виглядає штатний розпис? У загальному випадку він містить гриф затвердження, заголовок і текст. У тексті зазначають:

— найменування структурних підрозділів;

— найменування посад (професій);

— кількість штатних одиниць відповідної посади (професії);

— розміри окладів (тарифних ставок), надбавок і доплат за кожною посадою;

— місячний фонд заробітної плати для працівників відповідної посади (професії) і загалом по підприємству.

Штатний розпис зазвичай вводиться в дію з початку календарного року і діє протягом усього цього року

Водночас для комерційних підприємств періодичність затвердження цього документа законодавством не регламентована. Тому рішення про те, коли затверджувати і переглядати штатний розпис, залишається за підприємством.

Якщо строк дії штатного розпису не обумовлений, то він діє безстроково аж до затвердження нового.

Як скласти штатний розпис? Цей процес можна умовно поділити на шість етапів. Давайте пройдемо їх разом!

1 етап — визначаємо структуру підприємства, форми і системи оплати праці.

Найменування структурним підрозділам, зазвичай, підприємства присвоюють самостійно. Але в окремих випадках від правильного найменування відділу або цеху може залежати можливість отримання працівниками певних пільг і гарантій.

Так, якщо, наприклад, працівники вашого підприємства мають право на пенсію за віком на пільгових умовах згідно зі списками № 1 і № 2, то при встановленні найменувань структурних підрозділів, у яких вони працюють, ураховуйте найменування, зазначені в цих списках.

Форми і системи оплати праці, що використовуються на підприємстві, мають бути встановлені в колективному договорі (іншому локальному нормативному акті роботодавця, погодженому з профспілкою (представником трудового колективу)).

2 етап — установлюємо перелік посад і професій працівників.

У штатному розписі мають бути вказані всі необхідні для нормальної роботи підприємства посади і професії, у тому числі ті, які займають сумісники, а також вакантні посади. Адже саме на підставі цього документа планується необхідна чисельність працівників.

Пам’ятайте: при розробці штатного розпису роботодавець має право надавати штатним одиницям тільки найменування, зазначені в Класифікаторі професій ДК 003:2010. Ці ж найменування згодом використовуватимуться в текстах наказів з особового складу, записах у трудову книжку.

3 етап — розраховуємо чисельність штатних одиниць.

Під штатною одиницею розуміється посадова одиниця, встановлена штатним розписом підприємства.

Кількість штатних одиниць звичайні підприємства визначають самостійно.

Залежно від потреб підприємства допускається встановлювати в штатному розписі кількість штатних одиниць за посадами менше 1 (наприклад, 0,75 або 0,5)

Так діють у випадках, якщо за цією посадою не потрібна зайнятість працівника повний робочий час.

Також зверніть увагу: на одну «цілу» одиницю, зазначену в штатному розписі за певною посадою (професії), може бути прийнятий як один працівник, так і, наприклад, два працівники з неповним робочим днем на 0,5 штатної одиниці кожен. Це означає, що кожен із цих двох працівників відпрацює 50 % робочого часу й отримає, відповідно, половину окладу, встановленого за цією посадою.

У штатному розписі відображаємо також посади співробітниць, які перебувають у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами і для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років. Адже доки працівниці перебувають у таких відпустках, за ними зберігається місце роботи (посада). Це вимога ч. 3 ст. 2 Закону про відпустки.

4 етап — установлюємо розміри окладів, надбавок, доплат.

Тут орієнтиром має бути колдоговір та інші локальні нормативні акти роботодавця (наприклад, положення про оплату праці), погоджені з профспілкою (представником трудового колективу), в яких установлені норми праці, розцінки, тарифні сітки, ставки, схеми посадових окладів, умови введення і розміри надбавок, доплат.

Запам’ятайте: не можна встановлювати всім працівникам оклади (тарифні ставки) в однаковому розмірі. Вимога про необхідність оплачувати їх працю з урахуванням кваліфікації працівників і складності виконуваних робіт залишилася і в ст. 96 КЗпП, і в ст. 6 Закону про оплату праці (детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 45, с. 39).

У штатному розписі допускається затвердження однакових найменувань посад з різними посадовими окладами (тарифними ставками). Про це говорить і Мінсоцполітики в листі від 28.12.2016 р. № 1812/0/101-16/284 (ср. 025069200).

Врахуйте, що в штатному розписі на 2017 рік оклад (місячна тарифна ставка) працівника не може бути нижче прожиткового мінімуму, встановленого для працездатних осіб на 1 січня поточного року (тобто 1600 грн.).

За окремими посадами можуть бути вказані доплати та/або надбавки, які є складовими системи оплати праці і носять постійний характер. А ось «трудову» доплату до мінзарплати в штатному розписі відображати не потрібно, оскільки її розмір може змінюватися залежно від виконаної норми праці в поточному місяці.

5 етап — готуємо проект штатного розпису.

Проект штатного розпису, зазвичай, готується відділом організації праці і заробітної плати, погоджується з керівниками відділів (служб), із заступниками керівника і затверджується керівником підприємства.

Якщо на підприємстві відділ організації праці і заробітної плати не створений, розробка означеного документа може бути покладена на інший структурний підрозділ (наприклад, на кадрову службу) або, за рішенням керівника підприємства, на окремого спеціаліста в порядку, передбаченому внутрішніми нормативними актами.

Підписують штатний розпис зазвичай один із заступників керівника підприємства і керівник фінансової служби (головний бухгалтер).

Чи потрібно проект штатного розпису погоджувати з профспілкою?

Вважаємо, що ні, якщо порядок установлення розмірів окладів (ставок), доплат і надбавок регулює колдоговір (інший локальний нормативний акт роботодавця, який погоджений з профспілкою (представником трудового колективу)). Адже штатний розпис складається на основі (з урахуванням вимог) колдоговору або іншого локального нормативного акта роботодавця.

6 етап — затверджуємо штатний розпис.

Зазвичай штатний розпис затверджують шляхом видання відповідного наказу (розпорядження) з основної діяльності. Допускається також затвердження штатного розпису безпосередньо грифом затвердження (див. нижче). Датою документа вважається дата його затвердження.

У разі потреби штатний розпис погоджують з організацією вищого рівня. У такій ситуації обов’язково оформляють гриф погодження.

Штатний розпис, зазвичай, вводиться в дію з початку календарного року і діє протягом усього року. Водночас комерційні підприємства можуть затверджувати штатні розписи з бажаною періодичністю, хоч щомісячно.

Якщо строк дії штатного розпису не обумовлений, то він діє безстроково аж до затвердження нового.

Наведемо далі зразок штатного розпису підприємства, затвердженого безпосередньо грифом затвердження.

Зверніть увагу: в класичному варіанті штатного розпису не вказують прізвища працівників, які обіймають певні посади (одиниці). Це дуже зручно, оскільки дозволяє не перезатверджувати його у зв’язку з «текучкою» кадрів.

Якщо ж вам необхідно «прив’язати» зайняті посади (одиниці) до конкретних працівників, із зазначенням їх П. І. Б., окладів (тарифних ставок), а також побачити вакантні посади, то для цих цілей підійде документ з назвою «штатно-посадова книга».

Це необов’язковий документ. Його форму ви розробляєте самостійно. У загальному випадку він буде схожий на штатний розпис, але з графою «П. І. Б. працівника».

Штатно-посадова книга — не такий статичний документ, як штатний розпис. По суті, це документ оперативного реагування, тому він змінюватиметься залежно від кількісної і якісної зміни складу працівників підприємства.

У разі потреби в штатний розпис можуть бути внесені зміни. Якщо вони не суттєві, то видають наказ про внесення змін до штатного розпису.

Якщо змін багато, має сенс викласти штатний розпис у новій редакції

Приймаючи рішення про внесення змін до штатного розпису або про викладення його в новій редакції, роботодавцю слід пам’ятати про вимогу, встановлену в ст. 32 КЗпП. Згідно із цією нормою про зміну істотних умов праці — систем і розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, встановлення або скасування неповного робочого часу, поєднання професій, зміну розрядів і найменування посад та інші зміни в бік погіршення — працівник має бути повідомлений у письмовій формі не пізніше ніж за 2 місяці. При дотриманні роботодавцем цієї вимоги кількість змін, що вносяться в штатний розпис, не обмежена.

Наведемо зразок наказу про внесення змін до штатного розпису.

висновки

  • Штатний розпис — це документ, який установлює для цього підприємства структуру, штати і посадові оклади працівників.
  • У штатному розписі зазначають усі необхідні для нормальної роботи підприємства посади і професії, у тому числі ті, які обіймають сумісники, і вакантні посади.
  • Штатний розпис, зазвичай, набирає чинності з початку календарного року і діє протягом усього року.
  • У штатному розписі не наводять прізвища працівників, які обіймають певні посади (одиниці).
штатний розпис, складання штатного розпису, розробка форми, введення в дію, термін дії додати теги змінити теги
Додайте свої теги до статті
Розділіть мітки комами. Наприклад: бухгалтерія, форма, відсотки, ПДВ, квартальний звіт. Максимальна кількість 10.
або Закрити
Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
  • Добре
  • Нормально
  • Погано
Поділитися:
Коментарі до статті