Кассир на предприятии

2.1. Кассир: кто он?

Обычно на предприятиях устанавливают специальную штатную должность кассира. Однако так бывает не всегда, особенно если численность работников предприятия невелика. Так, должность кассира может быть и не предусмотрена штатным расписанием. Но отвечать за наличку все равно кто-то должен. Кто именно? Ищем ответ.

Во-первых, новоиспеченное Положение № 148 разрешает привлекать к осуществлению функций кассира работника другого учреждения или предприятия (абзац второй п. 44 указанного Положения). Для этого с таким учреждением/предприятием заключают соглашение на оказание услуги по предоставлению персонала (договор аутстаффинга).

Учтите: привлеченное на основании такого договора лицо должно нести полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей в соответствии с законодательством Украины, что обязательно следует указать в договоре. При этом такому лицу категорически запрещено передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам (абзац второй п. 45 Положения № 148).

Вместе с тем правовые аспекты такого сотрудничества на данный момент до конца не урегулированы, поэтому с использованием этого нововведения, возможно, пока стоит повременить. Тем более, что до сих пор в силе старый-добрый вариант решения рассматриваемого вопроса.

Так, согласно абзацу пятому п. 45 Положения № 148 предприятия, штатным расписанием которых не предусмотрена должность кассира, выполнение его обязанностей могут возложить в соответствии с распоряжением руководителя на бухгалтера или другого работника.

* Пример такого договора см. на с. 18.

В этом договоре указывают должность работника (например, бухгалтер) и наименование выполняемой им работы — обязанности кассира.

Заметьте: ни Положение № 148, ни другая «кассовая нормативка» не содержат никаких ограничений относительно должности работника, который будет исполнять обязанности кассира. Следовательно, если объемы деятельности предприятия не позволяют ему иметь отдельную штатную единицу кассира, то его функции может выполнять, в частности, главный бухгалтер. Добро на это давал и НБУ (см. письма от 26.09.2005 г. № 11-113/3262-9602 и от 14.02.2012 г. № 11-117/708-1645, отмененные совсем недавно).

Более того, функции кассира может выполнять и непосредственно руководитель предприятия. Но! Только в том случае, если, кроме директора, в штате предприятия нет других работников, на которых можно возложить обязанности кассира. Ранее так утверждал НБУ в письме от 14.02.2012 г. № 11-117/708-1645.

О возможности выполнения обязанностей кассира руководителем предприятия говорят и налоговики в своей консультации, размещенной в подкатегории 109.15 БЗ**. В таком случае при оформлении кассовых документов руководитель подписывает их отдельно как кассир и как руководитель предприятия.

** База знаний, размещенная на официальном сайте ГФСУ: http://zir.sfs.gov.ua.

Все вышесказанное касается случая, когда должность кассира в принципе не предусмотрена штатным расписанием. Но бывают ситуации, когда кассир на предприятии есть, но временно отсутствует по уважительной причине (отпуск, временная нетрудоспособность и пр.). Как этот момент урегулирован законодательством?

«Правила игры» для такого случая находим все в том же Положении № 148. Так, согласно абзацу третьему п. 45 этого Положения на предприятиях, которые имеют одного кассира,

При этом необходимо:

— на время выполнения таким работником обязанностей кассира заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности (пример договора см. на с. 18);

— провести инвентаризацию кассы (подробнее см. на с. 89).

Учтите: в иных случаях, кроме временного отсутствия кассира по уважительным причинам, передоверять выполнение порученной кассиру работы другим лицам запрещено.

В случае отсутствия кассира (например, в связи с болезнью и т. д.) ценности, находящиеся в кассе, пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или в присутствии комиссии, назначенной руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт, который подписывают указанные лица.

Приведем пример такого акта ниже.

С тем, кто такой кассир и кто может выполнять его функции, мы разобрались. Теперь самое время поговорить о том, какие обязанности ложатся на такого работника.

2.2. Основные обязанности кассира

Кассир является ответственным лицом в кассе предприятия. Общие требования к работникам этой профессии предусмотрены Справочником № 336.

Так, согласно положениям этого документа кассир предприятия обязан:

— осуществлять операции, связанные с приемом и выдачей наличных денежных средств через кассу предприятия;

— обеспечивать сохранность наличных денежных средств, ценных бумаг и прочих вверенных ему ценностей;

— получать наличность в банковских учреждениях;

— осуществлять записи в кассовой книге об операциях получения и выдачи наличных по каждому ПКО и расходному документу в день их поступления или выдачи;

— проверять правильность заполнения и наличие всех реквизитов на ПКО и расходных документах (в том числе наличие и достоверность подписи главного бухгалтера, а на расходных документах — разрешительной надписи руководителя или уполномоченного им лица);

— проверять наличие и правильность оформления всех приложений (заявлений, накладных, счетов, справок и т. д.), указанных в ПКО и РКО;
— возвращать документы в бухгалтерию для соответствующего оформления в случае несоблюдения хотя бы одного из предъявляемых к ним требований;

— подписывать ПКО и расходные документы сразу после получения или выдачи по ним наличности;

— проставлять штамп или надпись «Оплачено» на прилагаемых к кассовым ордерам или ведомостям документах;

— выдавать квитанции к ПКО лицам, сдавшим наличные в кассу;

— проставлять штамп «Депонировано» или делать соответствующую запись в ведомости на выплату наличности рядом с фамилиями лиц, которым в установленный срок не произведены выплаты, связанные с оплатой труда;

— составлять реестр депонированных сумм, указывать в ведомости на выплату наличности фактически выплаченную сумму и сумму, подлежащую депонированию, сверять эти суммы с общим итогом по ведомости на выплату наличности и подписывать ее;

— ежедневно в конце рабочего дня выводить остаток денежных средств в кассе предприятия и передавать в бухгалтерию предприятия отчет кассира (копию записей в кассовой книге) вместе с ПКО и расходными документами под подпись лица, которое осуществляет контроль за ведением кассовых операций;

— выполнять прочие обязанности по сохранности в кассе денежных документов, ценных бумаг и т. д.

Учтите: указанные требования, как мы отметили выше, являются общими. На практике же перечень обязанностей кассира может значительно отличаться от предусмотренного Справочником № 336. Конкретные требования к кассиру предприятия, перечень его обязанностей и функций, а также порядок привлечения к ответственности за невыполнение возложенных на него функций устанавливают в должностной инструкции кассира. Она — следующая «цель» нашего пристального внимания.

2.3. Составляем должностную инструкцию кассира

Итак, как мы уже отметили, в своих «ежовых рукавицах» кассира держит должностная инструкция. Но что она собой представляет? Должностная инструкция кассира — это основной документ, в котором устанавливают задачи, обязанности, права и ответственность кассира предприятия в процессе осуществления им своей трудовой деятельности.

Учтите: при разработке должностной инструкции кассира в обязательном порядке необходимо придерживаться общих правил составления таких документов. Перечислим их.

1. Инструкция должна быть разработана на основании Справочника № 336, которым, напомним, предусмотрены основные требования к работникам рассматриваемой профессии (см. подраздел 2.2 на с. 12).

2. Инструкция должна быть составлена в соответствии с требованиями действующего законодательства Украины и не противоречить им.

Имейте в виду: если дискриминационные условия прямо или косвенно все же будут включены в должностную инструкцию, они считаются недействительными.

В случае внесения в законодательство изменений, которые затрагивают положения инструкции, она должна быть приведена в соответствие с законодательством.

3. Должностная инструкция кассира должна учитывать специфику выполняемых таким работником трудовых функций. То есть ее разрабатывают на основании конкретных задач и обязанностей, функций и прав, ответственности работника, в том числе касающихся охраны труда, безопасного ведения работ и экологической безопасности, с необходимыми разъяснениями.

4. Инструкция должна содержать ряд обязательных реквизитов:

1) наименование предприятия;

2) название вида документа;

3) дату составления документа и его номер;

4) место составления документа;

5) заголовок должностной инструкции, в котором приводится полное наименование должности в родительном падеже в соответствии с Классификатором профессий;

6) гриф утверждения документа, включающий:

— слово «УТВЕРЖДАЮ» (заглавными буквами, без кавычек и двоеточия);

— наименование должности лица, утверждающего документ;

— подпись лица, уполномоченного утверждать документ, его инициалы и фамилию;

— дату утверждения;

7) подпись лица, составившего документ;

8) визу (внутреннее согласование документа), состоящую из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, с которым согласована инструкция, и даты согласования;

9) подпись работника, подтверждающую факт его ознакомления с должностной инструкцией.

В общем случае должностная инструкция, в том числе и должностная инструкция кассира, состоит из таких разделов (п. 6 Общих положений Справочника № 336): «Общие положения», «Задачи и обязанности», «Права», «Ответственность», «Должен знать», «Квалификационные требования», «Взаимоотношения (связи) по должности».

Однако не обязательно, чтобы в разрабатываемой должностной инструкции присутствовали все указанные разделы. Так, может отсутствовать раздел «Взаимоотношения (связи) по должности», если порядок взаимодействия кассира с другими работниками предприятия отражен в положениях о структурных подразделениях (например, в Положении о бухгалтерии).

Как правило, должностную инструкцию кассира разрабатывает главный бухгалтер. Ведь именно он может определить, какие задачи должны возлагаться на работника.

Затем должностную инструкцию согласовывают с начальником отдела труда и заработной платы, заместителем директора по подчиненности и/или юрисконсультом.

Один хранится в отделе кадров предприятия, а второй передается работнику. После ее утверждения руководителем предприятия должностная инструкция доводится до сведения работника под подпись.

Примерный вид должностной инструкции кассира предприятия (код согласно Классификатору профессий — 4211) представлен вашему вниманию ниже.

2.4. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности

Работа кассира очень ответственная, ведь он непосредственно имеет дело с ценностями предприятия и, как мы выяснили (см. подраздел 2.1 на с. 10), обеспечивает их сохранность. На этой почве закономерно зреет вопрос:

Сейчас разберемся!

Перечень случаев привлечения работников к материальной ответственности в полном размере ущерба, причиненного по их вине предприятию, учреждению, организации, установлен ст. 134 КЗоТ. В частности, в соответствии с п. 1 этой статьи к полной материальной ответственности привлекаются лица, с которыми предприятие на основании ст. 135¹ КЗоТ заключило письменный договор о взятии работником на себя полной материальной ответственности за необеспечение целостности имущества и других ценностей, переданных ему на хранение или для других целей.

При этом ст. 135¹ КЗоТ четко установлены условия, при которых заключение договора о полной материальной ответственности возможно.

Так, письменные договоры о полной материальной ответственности заключают с работниками, которые:

— достигли 18 лет и

— занимают должности или выполняют работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей. Какие именно это работы и должности, устанавливает Перечень № 447.

Обратите внимание: только лишь формальное наличие должности или работы в упомянутом выше Перечне не дает основания для заключения договора о полной материальной ответственности, если среди трудовых функций работника отсутствуют перечисленные выше обязанности. На это указывает и Минтруда в письме от 27.05.2008 г. № 146/06/186-88.

Теперь вернемся к нашим кассирам. Соответствуют ли они установленным ст. 135¹ КЗоТ критериям?

В общем случае трудовые функции кассира непосредственно связаны с хранением переданных ему денежных средств. Кроме того, должность кассира предусмотрена в Перечне № 447. Из этого следует, что

Аналогичное требование устанавливает и п. 44 Положения №148.

Однако имейте в виду: кассир кассиру рознь. Так, если на работу принимают контролера-кассира, который фактически не осуществляет прием и выдачу наличных денег, другие работы по приему на хранение, обработке, хранению, отпуску материальных ценностей, то договор о полной материальной ответственности с ним заключать не нужно.

А если договор о полной индивидуальной материальной ответственности с кассиром не заключить? Сразу скажем, что последствия такого деяния могут быть не очень радужными.

Если такой договор не заключен по вине руководителя, то кассир несет ограниченную материальную ответственность на общих основаниях, если нет других законных оснований для привлечения его к полной материальной ответственности.

Если же работник отказывается подписать договор о полной индивидуальной материальной ответственности, то он может быть уволен. В частности, как было указано в абзаце пятом п. 19 постановления Пленума ВСУ «О практике рассмотрения судами трудовых споров» от 06.11.92 г. № 9, в случае неподписания работником такого договора по уважительной причине (или если ранее выполнение обязанностей по трудовому договору не требовало заключения договора о полной материальной ответственности) увольнение осуществляется на основании п. 1 ст. 40 КЗоТ.

Обратите внимание: заключение договора о полной индивидуальной материальной ответственности не означает, что работник за все случаи причиненного им работодателю ущерба несет полную ответственность. Полная ответственность ограничена лишь условиями заключенного договора.

А если ущерб выходит за рамки такого договора? В таком случае привлечение работника к материальной ответственности зависит от характера причиненного ущерба. Например, кассир согласно заключенному договору о полной индивидуальной материальной ответственности несет полную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей (денег, бланков строгого учета и др.). В то же время если из-за небрежности кассира сломался кассовый аппарат, калькулятор и пр., то привлечь его можно только к ограниченной материальной ответственности согласно ст. 132 КЗоТ. Размер возмещаемого ущерба в таком случае будет ограничен средним заработком кассира.

Форма Типового договора о полной индивидуальной материальной ответственности утверждена постановлением № 447/24. Конечно, своей «свежестью» он похвастаться не может, ибо был разработан еще в 70-х годах прошлого века, однако и на сегодня он остается действующим*.

* Законодательное основание для этого дает постановление Верховной Рады Украины «О порядке временного действия на территории Украины отдельных актов законодательства Союза ССР» от 12.09.91 г. № 1545-XII.

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности составляют в двух экземплярах, один из которых находится у работодателя, а другой — у работника. При этом работодатель самостоятельно определяет место хранения договора (см. письмо Минтруда от 27.05.2008 г. № 146/06/186-88).

Для полноты картины следует привести образец договора о полной индивидуальной материальной ответственности кассира, что мы далее и сделаем.