Касир на підприємстві

2.1. Касир: хто він?

Зазвичай на підприємствах установлюють спеціальну штатну посаду касира. Проте так буває не завжди, особливо якщо чисельність працівників підприємства невелика. Так, посада касира може бути і не передбачена штатним розписом. Але відповідати за готівку все одно хтось повинен. Хто саме? Шукаємо відповідь.

По-перше, новоспечене Положення № 148 дозволяє залучати до здійснення функцій касира працівника іншої установи або підприємства (абзац другий п. 44 вказаного Положення). Для цього з такою установою/підприємством укладають угоду на надання послуги з надання персоналу (договір аутстафінгу).

Зауважте: залучена на підставі такого договору особа повинна нести повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих нею цінностей відповідно до законодавства України, що обов’язково слід зазначити в договорі. При цьому такій особі категорично заборонено передовіряти виконання дорученої їй роботи іншим особам (абзац другий п. 45 Положення № 148).

Водночас правові аспекти такої співпраці на сьогодні до кінця не врегульовані, тому з використанням цього нововведення, можливо, поки що варто зачекати. Тим паче, що досі в силі старий-добрий варіант вирішення цього питання.

Так, згідно з абзацом п’ятим п. 45 Положення № 148 підприємства, штатним розписом яких не передбачена посада касира, виконання його обов’язків можуть покласти відповідно до розпорядження керівника на бухгалтера або іншого працівника.

* Приклад такого договору див. на с. 18.

У цьому договорі вказують посаду працівника (наприклад, бухгалтер) і найменування роботи, що ним виконується, — обов’язки касира.

Зверніть увагу: ні Положення № 148, ні інша «касова нормативка» не містять жодних обмежень щодо посади працівника, який виконуватиме обов’язки касира. Отже, якщо обсяги діяльності підприємства не дозволяють йому мати окремої штатної одиниці касира, то його функції може виконувати, у тому числі, і головний бухгалтер. Добро на це давав і НБУ (див. листи від 26.09.2005 р. № 11-113/3262-9602 і від 14.02.2012 р. № 11-117/708-1645, які нещодавно втратили чинність).

Більше того, функції касира може виконувати і безпосередньо керівник підприємства. Але! Тільки в тому випадку, якщо, окрім директора, в штаті підприємства немає інших працівників, на яких можна покласти обов’язки касира. Раніше так стверджував НБУ в листі від 14.02.2012 р. № 11-117/708-1645.

Про можливість виконання обов’язків касира керівником підприємства говорять і податківці у своїй консультації, розміщеній у підкатегорії 109.15 БЗ**. У такому разі при оформленні касових документів керівник підписує їх окремо як касир і як керівник підприємства.

** База знань, розміщена на офіційному сайті ДФСУ : http://zir.sfs.gov.ua.

Усе вищесказане стосується випадку, коли посада касира в принципі не передбачена штатним розписом. Але бувають ситуації, коли касир на підприємстві є, але тимчасово відсутній з поважної причини (відпустка, тимчасова непрацездатність тощо). Як цей момент урегульований законодавством?

«Правила гри» для такого випадку знаходимо все в тому ж Положенні № 148. Так, згідно з абзацом третім п. 45 цього Положення на підприємствах, які мають одного касира,

При цьому необхідно:

— на час виконання таким працівником обов’язків касира укласти з ним договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (приклад договору див. на с. 18);

— провести інвентаризацію каси (детальніше див. на с. 89).

Зауважте: в інших випадках, окрім тимчасової відсутності касира з поважних причин, передовіряти виконання дорученої касирові роботи іншим особам заборонено.

У разі відсутності касира (наприклад, у зв’язку з хворобою тощо) цінності, що перебувають у касі, перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника і головного бухгалтера або в присутності комісії, призначеної керівником підприємства. Про результати перерахунку і передачі цінностей складається акт, який підписують указані особи.

Наведемо приклад такого акта.

З тим, хто такий касир і хто може виконувати його функції, ми розібралися. Тепер саме час поговорити про те, які обов’язки лягають на такого працівника.

2.2. Основні обов’язки касира

Касир є відповідальною особою в касі підприємства. Загальні вимоги до працівників цієї професії передбачені Довідником № 336.

Так, згідно з положеннями цього документа касир підприємства зобов’язаний:

— здійснювати операції, пов’язані з прийманням і видачею готівкових грошових коштів через касу підприємства;

— забезпечувати збереження готівкових грошових коштів, цінних паперів та інших довірених йому цінностей;

— отримувати готівку в банківських установах;

— здійснювати записи в касовій книзі про операції отримання і видачі готівки за кожним ПКО і видатковим документом у день їх надходження або видачі;

— перевіряти правильність заповнення і наявність усіх реквізитів ПКО і видаткових документів (у тому числі наявність і достовірність підпису головного бухгалтера, а на видаткових документах — дозвільного напису керівника або уповноваженої ним особи);

— перевіряти наявність і правильність оформлення всіх додатків (заяв, накладних, рахунків, довідок тощо), вказаних у ПКО і ВКО;

— повертати документи в бухгалтерію для відповідного оформлення в разі недотримання хоча б однієї з вимог, що пред’являються до них;

— підписувати ПКО і видаткові документи відразу після отримання або видачі за ними готівки;

— проставляти штамп або напис «Оплачено» на документах, що додаються до касових ордерів або відомостей;

— видавати квитанції до ПКО особам, що здали готівку в касу;

— проставляти штамп «Депоновано» або робити відповідний запис у відомості на виплату готівки поряд із прізвищами осіб, яким у встановлений строк не здійснено виплати, пов’язані з оплатою праці;

— складати реєстр депонованих сум, указувати у відомості на виплату готівки фактично виплачену суму і суму, що підлягає депонуванню, звіряти ці суми із загальним підсумком за відомістю на виплату готівки і підписувати її;

— щодня наприкінці робочого дня виводити залишок грошових коштів у касі підприємства і передавати до бухгалтерії підприємства звіт касира (копію записів у касовій книзі) разом з ПКО і видатковими документами під підпис особи, яка здійснює контроль за веденням касових операцій;

— виконувати інші обов’язки зі збереження в касі грошових документів, цінних паперів тощо.

Зауважте: вказані вимоги, як ми зазначили вище, є загальними. На практиці ж перелік обов’язків касира може значно відрізнятися від передбаченого Довідником № 336. Конкретні вимоги до касира підприємства, перелік його обов’язків і функцій, а також порядок притягнення до відповідальності за невиконання покладених на нього функцій установлюють у посадовій інструкції касира. Вона — наступна «ціль» нашої пильної уваги.

2.3. Складаємо посадову інструкцію касира

Отже, як ми вже зазначили, у «залізному кулаці» касира тримає посадова інструкція. Але що вона собою являє? Посадова інструкція касира — це основний документ, у якому встановлюють завдання, обов’язки, права і відповідальність касира підприємства в процесі здійснення ним своєї трудової діяльності.

Зверніть увагу: при розробці посадової інструкції касира в обов’язковому порядку необхідно дотримуватися загальних правил складання таких документів. Перелічимо їх.

1. Інструкція має бути розроблена на підставі Довідника № 336, яким, нагадаємо, передбачені основні вимоги до працівників цієї професії (див. підрозділ 2.2 на с. 12).

2. Інструкція має бути складена відповідно до вимог чинного законодавства України і не суперечити їм.

Майте на увазі: якщо дискримінаційні умови прямо або опосередковано все ж будуть включені в посадову інструкцію, вони вважаються недійсними.

У разі внесення до законодавства змін, які зачіпають положення інструкції, вона має бути приведена у відповідність із законодавством.

3. Посадова інструкція касира повинна враховувати специфіку виконуваних таким працівником трудових функцій. Тобто її розробляють на підставі конкретних завдань і обов’язків, функцій і прав, відповідальності працівника, що в тому числі стосуються охорони праці, безпечного ведення робіт і екологічної безпеки, з необхідними роз’ясненнями.

4. Інструкція повинна містити низку обов’язкових реквізитів:

1) найменування підприємства;

2) назву виду документа;

3) дату складання документа і його номер;

4) місце складання документа;

5) заголовок посадової інструкції, в якому наводиться повне найменування посади в родовому відмінку відповідно до Класифікатора професій;

6) гриф затвердження документа, що включає:

— слово «ЗАТВЕРДЖУЮ» (великими літерами, без лапок і двокрапки);

— найменування посади особи, яка затверджує документ;

— підпис особи, уповноваженої затверджувати документ, її ініціали і прізвище;

— дату затвердження;

7) підпис особи, яка склала документ;

8) візу (внутрішнє погодження документа), що складається з найменування посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, з якою погоджена інструкція, і дати погодження;

9) підпис працівника, що підтверджує факт його ознайомлення з посадовою інструкцією.

У загальному випадку посадова інструкція, у тому числі посадова інструкція касира, складається з таких розділів (п. 6 Загальних положень Довідника № 336): «Загальні положення», «Завдання та обов’язки», «Права», «Відповідальність», «Повинен знати», «Кваліфікаційні вимоги», «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою».

Проте не обов’язково, щоб у посадовій інструкції, що розробляється, були всі зазначені розділи. Так, може не бути розділу «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою», якщо порядок взаємодії касира з іншими працівниками підприємства відображений у положеннях про структурні підрозділи (наприклад, у Положенні про бухгалтерію).

Зазвичай, посадову інструкцію касира розробляє головний бухгалтер. Адже саме він може визначити, які завдання повинні покладатися на працівника.

Потім посадову інструкцію погоджують з начальником відділу праці і заробітної плати, заступником директора з підлеглості та/або юрисконсультом.

Один зберігається у відділі кадрів підприємства, а другий передається працівникові. Після її затвердження керівником підприємства посадова інструкція доводиться до відома працівника під підпис.

Приблизний вигляд посадової інструкції касира підприємства (код згідно з Класифікатором професій — 4211) представлений до вашої уваги нижче.

2.4. Договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність

Робота касира дуже відповідальна, адже він безпосередньо має справу з цінностями підприємства і, як ми з’ясували (див. підрозділ 2.1 на с. 10), забезпечує їх збереження.

На цьому ґрунті закономірно зріє запи- тання:

Зараз розберемося!

Перелік випадків притягнення працівників до матеріальної відповідальності в повному розмірі збитку, завданого з їх вини підприємству, установі, організації, встановлений ст. 134 КЗпП. Зокрема, відповідно до п. 1 цієї статті до повної матеріальної відповідальності притягаються особи, з якими підприємство на підставі ст. 135¹ КЗпП уклало письмовий договір про взяття працівником на себе повної матеріальної відповідальності за незабезпечення цілісності майна та інших цінностей, переданих йому на зберігання або для інших цілей.

При цьому ст. 135¹ КЗпП чітко встановлені умови, за яких укладення договору про повну матеріальну відповідальність можливе. Так, письмові договори про повну матеріальну відповідальність укладають з працівниками, які:

— досягли 18 років і

— обіймають посади або виконують роботи, безпосередньо пов’язані зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих їм цінностей. Які саме це роботи і посади, встановлює Перелік № 447.

Зверніть увагу: тільки формальна наявність посади або роботи в згаданому вище Переліку не дає підстави для укладення договору про повну матеріальну відповідальність, якщо серед трудових функцій працівника відсутні перелічені вище обов’язки. На це вказує і Мінпраці в листі від 27.05.2008 р. № 146/06/186-88.

Тепер повернемося до наших касирів. Чи відповідають вони встановленим ст. 135¹ КЗпП критеріям?

У загальному випадку трудові функції касира безпосередньо пов’язані зі зберіганням переданих йому грошових коштів. Крім того, посада касира передбачена в Переліку № 447. Із цього випливає, що

Аналогічну вимогу встановлює і п. 44 Положення № 148.

Проте майте на увазі: касир від касира різниться. Так, якщо на роботу приймають контролера-касира, який фактично не здійснює приймання і видачі готівки, інші роботи з приймання на зберігання, обробки, зберігання, відпуску матеріальних цінностей, то договір про повну матеріальну відповідальність з ним укладати не потрібно.

А якщо договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність з касиром не укласти? Відразу скажемо, що наслідки такого діяння можуть бути не дуже райдужними.

Якщо такий договір не укладено з вини керівника, то касир несе обмежену матеріальну відповідальність на загальних підставах, якщо немає інших законних підстав для притягнення його до повної матеріальної відповідальності.

Якщо ж працівник відмовляється підписати договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, то він може бути звільнений. Зокрема, як було вказано в абзаці п’ятому п. 19 постанови Пленуму ВСУ «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.92 р. № 9, у разі непідписання працівником такого договору з поважної причини (чи якщо раніше виконання обов’язків за трудовим договором не потребувало укладення договору про повну матеріальну відповідальність) звільнення здійснюється на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП.

Зверніть увагу: укладення договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність не означає, що працівник за всі випадки завданої ним роботодавцеві шкоди несе повну відповідальність. Повна відповідальність обмежена лише умовами укладеного договору.

А якщо шкода виходить за межі такого договору?

У такому разі притягнення працівника до матеріальної відповідальності залежить від характеру завданої шкоди. Наприклад, касир згідно з укладеним договором про повну індивідуальну матеріальну відповідальність несе повну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей (грошей, бланків суворого обліку тощо). Водночас якщо через недбалість касира зламався касовий апарат, калькулятор тощо, то притягнути його можна тільки до обмеженої матеріальної відповідальності згідно зі ст. 132 КЗпП. Розмір збитку, що відшкодовується, в такому разі буде обмежений середнім заробітком касира.

Форма Типового договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність затверджена постановою № 447/24. Звичайно, своєю «свіжістю» він похвалитися не може, оскільки був розроблений ще в 70-х роках минулого століття, проте і на сьогодні він залишається чинним*.

* Законодавчу підставу для цього надає постанова Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.91 р. № 1545-XII.

Договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність складають у двох примірниках, один з яких знаходиться в роботодавця, а інший — у працівника. При цьому роботодавець самостійно визначає місце зберігання договору (див. лист Мінпраці від 27.05.2008 р. № 146/06/186-88).

Для повноти картини слід навести зразок договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність касира, що ми далі й зробимо.