Выдача наличных под отчет

7.1. Выдача под отчет: когда и кому?

Подотчетные лица. Для начала ответим на вопрос: кто же такие подотчетные лица? Заметим, что сам термин «подотчетное лицо» определен только для бюджетников. Так, п. 1.2 Порядка № 372 подотчетным лицом называет работника учреждения, который получил под отчет средства для будущих расходов. Полагаем, что этим определением вполне могут воспользоваться и хозрасчетные предприятия.

Например, работнику может быть поручено приобрести товарно-материальные ценности (далее — ТМЦ), закупить сельскохозяйственную продукцию или выполнить задание в служебной командировке. Характерная особенность таких отношений состоит в том, что лица, которым выдали наличные, должны по установленной форме отчитаться перед предприятием о выполнении соответствующего задания и израсходованных средствах. Поэтому этих лиц и называют подотчетными.

Таким образом, можем констатировать: под подотчетными лицами понимаются

Когда выдают подотчетные суммы. Как правило, сначала работник получает денежные средства, а затем использует их на покупку товаров, сельхозпродукции или же на командировку. Однако бывает и так, что работник приобретает ТМЦ или оплачивает командировочные расходы за счет собственных средств и только после этого предприятие возмещает работнику израсходованные им суммы.

Нормативное регулирование. Отношения между работником (подотчетным лицом) и субъектом хозяйствования могут принимать форму (1) трудового или (2) гражданско-правового характера.

1. Трудовые отношения (когда работник выполняет обязанности, предусмотренные трудовым договором и/или должностной инструкцией). Здесь все хорошо знакомо: есть обязанности работника (выполнять поручения руководителя в рамках своих трудовых функций) и обязанности работодателя (возмещать израсходованные работником денежные средства), которые подчиняются требованиям КЗоТ. То есть эти отношения регулируются трудовым законодательством.

Причем подтверждением того, что конкретные расходы понесены работником по поручению руководителя, могут служить распорядительные документы (приказ, распоряжение) или письменная доверенность.

2. Гражданско-правовые отношения (когда приобретение товаров не входит в обязанности работника).

В этом случае отношения между предприятием и его работником регулируются нормами ГКУ. Причем здесь возможны два варианта того, как работник приобретает товары (работы, услуги) для хозяйственных нужд предприятия.

Первый вариант — договор поручения. Напомним: согласно ч. 1 ст. 1000 ГКУ по договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Сделка, совершенная поверенным, создает, изменяет, прекращает гражданские права и обязанности доверителя. При этом доверитель обязан выдать поверенному доверенность на осуществление юридических действий, предусмотренных договором поручения (ч. 1 ст. 1007 ГКУ).

Объясняется это тем, что в такой ситуации несоблюдение сторонами письменной формы сделки, установленной законом, не влечет за собой ее недействительность (ч. 1 ст. 218 ГКУ).

Обязанности доверителя (в данном случае — предприятия-работодателя) прописаны в ч. 2 ст. 1007 ГКУ. Так, он обязан, если иное не установлено договором:

— обеспечить поверенного средствами, необходимыми для выполнения поручения;

— возместить поверенному расходы, связанные с выполнением поручения.

Кроме того, доверитель обязан немедленно принять от поверенного все полученное им в связи с выполнением поручения (ч. 3 ст. 1007 ГКУ).

Обязанности поверенного (подотчетного работника) находим в ч. 1 ст. 1006 ГКУ. Он должен:

— после выполнения поручения или в случае прекращения договора поручения до его выполнения немедленно вернуть доверителю доверенность, срок которой не истек, а также предоставить отчет об исполнении поручения и подтверждающие документы, если это требуется по условиям договора и характеру поручения;

— немедленно передать доверителю все полученное в связи с выполнением поручения.

Итак, после того как работник выполнит поручение работодателя, он обязан отчитаться перед ним о сумме расходов, понесенных в связи с выполнением поручения.

А поскольку ГКУ не выдвигает каких-либо требований к форме указанного отчета, то, на наш взгляд, он может быть составлен по форме Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденной приказом № 841* (далее — Отчет об использовании подотчетных средств). О применении указанной формы в такой ситуации говорится в письме Минфина от 01.12.2016 г. № 31-11170-16-29/34246 и в консультации налоговиков из подраздела 109.15 БЗ.

* Порядок составления такого Отчета описан на с. 73.

Причем к нему в обязательном порядке прилагают оригиналы документов, подтверждающих факт осуществления расходов и их размер.

Второй вариант — договорных отношений нет. Бывают случаи, когда работник не может заранее сообщить работодателю о необходимости приобрести товары (работы, услуги) для хозяйственных нужд предприятия. В этом случае можно говорить, что он действует без предварительного поручения.

Такие взаимоотношения между работником и предприятием регулируются положениями ст. 1158 — 1160 ГКУ. Они квалифицируются как совершение действий в имущественных интересах другого лица без его поручения (см. письма НБУ от 14.09.2016 г. № 18-0005/76945 и Минфина от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266).

Лицо (работник), совершившее действия в имущественных интересах другого лица без его поручения, обязано при первой же возможности уведомить его о своих действиях (ч. 2 ст. 1158 ГКУ). И если эти действия будут одобрены другим лицом (работодателем), то в дальнейшем к отношениям сторон применяются положения о соответствующем договоре (т. е. о договоре поручения).

Имейте в виду: работник предприятия имеет право требовать, чтобы работодатель возместил расходы, фактически понесенные в интересах предприятия. Такое право ему дает ч. 1 ст. 1160 ГКУ.

При этом работник в соответствии со ст. 1159 ГКУ обязан немедленно после окончания действий, совершенных в интересах работодателя, предоставить последнему отчет об этих действиях и передать ему все, что при этом было получено.

Как правило, в таком случае применяется все тот же Отчет об использовании подотчетных средств. В свое время так рекомендовали поступать специалисты Минтруда (см. письмо от 10.08.2009 г. № 193/06/186-09) и Минфина (см. письмо от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266).

Кроме того, к Отчету в обязательном порядке прилагаются оригиналы документов, подтверждающих факт осуществления работником расходов, а также суммы таких расходов. Если руководитель принял такой Отчет и подтвердил правомерность осуществления расходов своей подписью, у работника появляются все основания требовать, чтобы предприятие возместило ему расходы.

Выдача средств под отчет неработнику предприятия. По нашему мнению, нет никаких препятствий для выдачи под отчет наличных средств лицу, которое не состоит с предприятием в трудовых отношениях. Однако следует особо внимательно подойти к документальному оформлению такой операции.

Соответственно, выдача наличных из кассы будет расцениваться как выплата поверенному необходимой суммы для выполнения договора поручения или как возмещение ему расходов, связанных с выполнением поручения.

В договоре рекомендуем прежде всего детально прописать, в чем заключается задание поверенного (в данном случае — подотчетного физлица-неработника). Например, предметом договора поручения с физическим лицом — неработником может быть приобретение товара у поставщика от имени и за счет предприятия.

Кроме того, в обязанности физлица по договору может входить заключение договора с поставщиком, приемка товара у поставщика с проверкой его количества и качества, проведение расчетов с контрагентами от имени и за счет предприятия-доверителя, контроль за своевременной доставкой товара и т. п.

Также в договоре поручения следует описать порядок проведения расчетов за выполненное задание между доверителем (предприятием) и поверенным (неработником). Например, можно предусмотреть, что если доверитель своевременно не обеспечит поверенного средствами, то поверенный (неработник) может произвести оплату за свой счет. В свою очередь, доверитель впоследствии возмещает понесенные расходы*. Причем совсем не лишним будет установить в договоре и предельный срок для возмещения понесенных расходов поверенного.

* Заметим, что налоговики могут фискально отнестись к операции по последующему возмещению расходов поверенного (подробнее см. на с. 72).

Наконец, в договоре поручения нужно обязательно оговорить сроки, в которые неработник предоставит отчет о выполнении поручения. При этом рекомендуем указать, что отчет подается поверенным по форме, установленной приказом № 841, и в сроки, предусмотренные пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ. Ведь формально НКУ выдвигает требования отчитаться в установленный срок ко всем подотчетным лицам, а не конкретно к физическим лицам — работникам предприятия.

Кроме того, предприятию и поверенному необходимо помнить о сроках возврата неиспользованных денежных средств, выданных под отчет. Речь идет о сроках, которые установлены Положением № 148, о чем мы еще скажем ниже.

Отрадно, что нашу позицию относительно выдачи подотчетных средств неработникам разделяет Минфин (см. письмо от 13.02.2007 г. № 31-34000-30-25/2774). То же говорил ранее и НБУ в письме от 16.09.2013 г. № 11-112/13017 . Несмотря на то, что указанные консультации ссылались на отмененное Положение № 637, в целом выводы в них полностью соответствуют сегодняшнему дню.

7.2. Подотчетное лицо приобретает ТМЦ за собственные средства

Если работник за свои средства приобретает ТМЦ для своего работодателя, то отношения, возникшие между ними, на наш взгляд, имеют гражданско-правовой характер.

Соответственно, на такие отношения распространяются либо требования гл. 68 ГКУ (см. с. 69), либо положения ст. 1158 — 1160 ГКУ, которые регулируют совершение действий в имущественных интересах другого лица без его поручения (см. с. 70).

В то же время отметим: по мнению Минсоцполитики (см. письмо от 14.09.2016 г. № 13517/0/14-16/13), если трудовым договором установлена обязанность работника покупать товар за свои средства с последующим возмещением этих средств работодателем, то такие отношения следует рассматривать с учетом требований законодательства о труде.

В любом случае работник, осуществивший закупку ТМЦ за счет собственных средств, должен предоставить работодателю отчет о совершенных им действиях. При этом, как мы указывали ранее, для этого применяют форму, утвержденную приказом № 841.

Обратите внимание: если аванс подотчетному лицу не выдавался, то

Однако налоговики настаивают на том, что такой Отчет надо подавать в определенные законодательством сроки (см. консультацию в подкатегории 109.15 БЗ). Аналогичное мнение можно увидеть в письме Минфина от 01.12.2016 г. № 31-11170-16-29/34246. Радует, что в случае нарушения работником этих сроков никакие финансовые санкции ни ему, ни работодателю не грозят. И налоговики с этим согласны.

Напомним: в соответствии с абзацем пятым ст. 1 Указа № 436 штрафные санкции применяют за превышение установленных сроков использования выданных под отчет наличных, а также за выдачу наличных средств под отчет без полного отчета о ранее выданных средствах (см. подраздел 11.1 на с. 96). В этой же ситуации наличные работнику вообще не выдавались, а значит, нет и основания штрафовать работодателя.

Важно! В индивидуальной налоговой консультации от 23.02.2018 г. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК налоговики утверждают, что у работника возникает налогооблагаемый доход, если он закупил товары для предприятия за счет собственных средств (без предварительного получения аванса). В частности, они указали, что сумму средств, возмещаемых работодателем за такие товары, следует обложить НДФЛ и ВС как прочий доход.

Безусловно, согласиться с таким абсурдным выводом мы не можем. В рассматриваемой ситуации работник совершает юридические действия от имени работодателя, т. е. он не является собственником приобретенного товара (работ, услуг). Это может подтверждаться, в частности, налоговыми/товарными накладными, где в качестве покупателя будет указано предприятие.

Работник покупает товары (работы, услуги) не для личного пользования либо перепродажи работодателю. То есть нормы договора купли-продажи здесь не работают. Здесь царствует договор поручения. И порядок налогообложения суммы возмещения в рамках такого договора не должен ставиться в зависимость от того, была произведена выплата поверенному средств под отчет для осуществления поручения или нет. Подробнее об этом см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 21, с. 5.

Кстати, в подкатегории 103.04 БЗ до сих пор среди действующих можно найти консультацию другого содержания. В ней фискалы отвечают на вопрос о том, возникает ли объект обложения НДФЛ у работника, если аванс на командировку или под отчет не выдавался. И здесь они совершенно справедливо утверждают, что сумма расходов, возмещенная работнику на основании предоставленных Отчета и оригиналов документов, подтверждающих стоимость понесенных им расходов, не является объектом обложения НДФЛ, независимо от того, что аванс не выдавался, а расходы во время командировки осуществлялись за собственные средства работника.

Однако, учитывая фискализацию мнения налоговиков, работодателям безопаснее не допускать ситуаций, при которых работники, не получая денежные средства под отчет, вынуждены производить закупку товаров (работ, услуг) для нужд предприятия за счет собственных средств.

Теперь поговорим о сроке погашения предприятием задолженности, возникшей перед работником. Дело в том, что законодательством этот срок не установлен.

Если был заключен договор поручения, то соответствующее условие может быть включено в его текст. Если же стороны договора не предусмотрели сроки погашения задолженности доверителя перед поверенным или договор не заключался, то возместить понесенные работником расходы необходимо в течение 7 дней со дня предъявления им соответствующего требования (ч. 2 ст. 530 ГКУ).

Если в течение 7 дней, следующих после получения требования (или срока, установленного в договоре), работодатель не выполнит своей обязанности и не выплатит надлежащих работнику сумм, со следующего дня начинают отсчет срока исковой давности (ч. 5 ст. 261 ГКУ). В общем случае продолжительность срока исковой давности составляет 3 года (ст. 257 ГКУ).

Но учтите: если взаимоотношения с подотчетным лицом регулируются трудовым законодательством, кредиторская задолженность предприятия перед работником должна быть погашена не позднее дня его увольнения. На этом настаивает Минсоцполитики в письме от 14.09.2016 г. № 13517/0/14-16/13.

Больше о сроках возмещения подотчетным лицам израсходованных ими сумм вы можете узнать из журнала «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 78, с. 23.

7.3. Отчитываемся об использовании подотчетных средств

Как мы уже выяснили, физлица — доверенные лица предприятий, которые в соответствии с законодательством Украины получили наличность, в том числе с текущего счета с применением корпоративного электронного платежного средства или личного электронного платежного средства*, должны подать в бухгалтерию отчет об использовании наличности вместе с подтверждающими документами.

* Напомним: лица, получившие наличность с текущего счета с помощью корпоративных или личных платежных карточек, используют ее по назначению без оприходования в кассе (п. 20 Положения № 148).

Кроме того, как мы уже указывали ранее, отчитаться должны и работники, потратившие собственные средства на покупку товаров (работ, услуг) для нужд предприятия.

Форма Отчета

Форма Отчета об использовании подотчетных средств утверждена приказом № 841. С применением этой формы работники отчитываются за потраченные денежные средства, которые были ими получены на командировку или под отчет. Кроме того, указанный Отчет рекомендуется использовать и в тех случаях, когда работник выполняет то или иное поручение за счет собственных средств (т. е. без предварительного получения подотчетных сумм).

Исключение составляют только (п. 6 Порядка № 841):

— графы «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером», а также корреспонденция счетов бухгалтерского учета, расчет суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные средства, которые заполняют соответствующие должностные лица предприятия, предоставившего подотчетные средства;

— графа «Звіт затверджено в сумі», которую подписывает руководитель предприятия.

Интересный момент. Если средства выдавались в безналичной форме путем перечисления их на банковский счет предприятия для использования с применением корпоративной платежной карточки, то выданными под отчет считаются суммы, фактически снятые наличными в банкоматах либо использованные в безналичных расчетах с помощью карточки. Поэтому в графе «Одержано» работник указывает не всю перечисленную на карточку сумму, а только ту часть, которую он фактически использовал путем снятия наличных через банкомат или в безналичной форме.

А вот если перечисление средств осуществлялось на личный счет работника для использования с помощью личных электронных платежных средств, то порядок заполнения Отчета такой же, как и в случае получения наличных. То есть в графе «Одержано» работник должен отразить всю перечисленную на его счет сумму.

Обратите внимание: в консультации из подкатегории 109.14 БЗ (действовала до 05.01.2018 г.) налоговики разъясняли, что именно они хотят видеть в графе «Одержано» в разных ситуациях. Так, если средства:

— выданы подотчетному лицу из кассы на основании расходного кассового ордера, то в графе «Одержано» следует указать: «Из кассы» и привести дату и номер расходного кассового ордера или расходной ведомости;

— перечислены на личный карточный счет, то здесь нужно отметить: «С текущего счета» и указать дату и номер платежного поручения;

— сняты с помощью корпоративной платежной карточки, то в приведенной графе фискалы требуют написать: «С корпоративного счета», номер счета и указать дату и номер документа, подтверждающего факт снятия наличности (квитанция/чек банкомата, кассовый чек, подтверждающий покупку товара (получение услуги) и т. п.).

Заметим, что не всегда возможно реализовать на практике все прихоти фискалов. Например, довольно сложно будет привести указанную информацию в полном объеме, если снятие наличных с использованием корпоративной платежной карточки подотчетное лицо осуществляло несколько раз. На наш взгляд, в этом случае достаточно привести источник получения денежных средств и общую сумму.

Отрывная часть Отчета об использовании подотчетных средств («РОЗПИСКА») заполняется и подписывается должностным лицом предприятия, которому работник сдает этот Отчет. Для подотчетного лица она является документом, подтверждающим своевременность предоставления Отчета.

К Отчету прилагают оригиналы первичных документов, подтверждающих суммы понесенных работником расходов. К их числу относятся: чеки РРО, квитанции к ПКО, расчетные квитанции, товарные чеки (от ФЛП), расходные накладные поставщика и т. п.

Помните: если подотчетным лицом расходовалась наличность, полученная с использованием корпоративной платежной карточки, то к Отчету прилагают также чек банкомата, копию расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанцию торгового терминала и т. п. (п. 20 Положения № 148).

В то же время в случае отсутствия указанных документов бухгалтерия, на наш взгляд, все равно должна принять такой Отчет, получив для подтверждения суммы израсходованных средств выписку из банка о движении денег на счете. Кстати, такой же вывод делали налоговики в письме Миндоходов от 23.09.2013 г. № 11727/6/99-99-19-03-02-15 и в консультации из подкатегории 109.21 БЗ. .

Формально п. 20 Положения № 148 обязывает прилагать к Отчету документы, подтверждающие снятие наличных со счета, даже если применяются личные платежные карточки. Но вполне возможна ситуация, когда при перечислении средств на личный счет работника, расчеты с помощью личной платежной карточки он не осуществляет, а использует собственные наличные средства. В такой ситуации документов, подтверждающих снятие наличности, априори не будет. По нашему мнению, факт отсутствия таких документов не должен быть основанием для непризнания расходов работника (естественно, при наличии оригиналов расчетных документов, подтверждающих расходы).

Важно! Когда подотчетное лицо приобретает товары (работы, услуги) для нужд предприятия, оно действует от имени такого предприятия*.

* Не забывайте о соблюдении в этом случае предельной суммы расчетов наличными (см. раздел 6 на с. 62).

Наряду с наименованием субъекта хозяйствования, от имени и по поручению которого действует подотчетное лицо, в документах следует указывать также фамилию, имя и отчество лица, от которого приняты денежные средства (т. е. подотчетного лица).

Кстати, интересный момент. Предположим, подотчетное лицо по уважительным причинам не может лично подать Отчет и вернуть остаток неиспользованных средств, выданных ему под отчет. Согласно разъяснениям фискалов в этом случае подотчетное лицо имеет право на основании договора поручения передать денежные средства в бухгалтерию через другое материально ответственное лицо. При этом сроки подачи Отчета остаются прежними (см. консультацию в подкатегории 109.14 БЗ).

Какие сроки предоставления Отчета установлены законодательством, выясним прямо сейчас.

Сроки предоставления Отчета

Документом, регулирующим сроки предоставления Отчета, является НКУ.

По общему правилу работник обязан заполнить и предоставить Отчет об использовании подотчетных средств после завершения командировки или выполнения отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет субъекта хозяйствования, выдавшего денежные средства под отчет. При этом сроки предоставления Отчета установлены пп. 170.9.2 и 170.9.3 этого Кодекса. Они зависят от:

— цели (на командировку или под отчет) и

— формы предоставления денежных средств (в наличной или безналичной форме).

Для наглядности сроки подачи Отчета об использовании подотчетных средств представим в табл. 7.1.

Таблица 7.1. Сроки подачи Отчета об использовании подотчетных средств

Таким образом, при наличной форме предоставления подотчетных сумм ориентируемся на п.п. 170.9.2 НКУ, а при безналичной — на п.п. 170.9.3 НКУ.

Также обратите внимание: несмотря на то, что в абзаце первом п.п. 170.9.3 НКУ речь идет и о командировках, и о гражданско-правовых действиях, далее в пп. «а» и «б» п.п. 170.9.3 НКУ говорится только о расходах, понесенных в командировках. Из этого следует, что п.п. 170.9.3 НКУ регулирует сроки предоставления Отчета об использовании подотчетных средств исключительно в случаях осуществления расходов в командировках.

Таким образом, на случаи выдачи под отчет средств на производственные (хозяйственные) нужды требования упомянутого подпункта не распространяются. А значит, при предоставлении Отчета за средства, выданные на эти цели (независимо от формы их выдачи), действуют нормы п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ. На этот факт указывал ранее и НБУ в письме от 16.09.2013 г. № 11-112/13017.

Однако налоговики считают по-другому. Так, в консультации из подкатегории 103.17 БЗ они говорят о том, что при использовании корпоративных платежных карточек для закупки товаров (работ, услуг) для нужд предприятия следует соблюдать сроки, установленные п.п. 170.9.3 НКУ. По нашему мнению, такой вывод не соответствует нормам упомянутого Кодекса.

Как мы уже сказали, указанные в табл. 7.1 сроки подачи Отчета не являются обязательными для применения, если работник тратил собственные средства без выдачи ему аванса.

7.4. Возврат неиспользованных средств

Со сроками подачи Отчета об использовании подотчетных средств разобрались. Теперь посмотрим, как обстоят дела со сроками возврата денег, которые подотчетное лицо не потра- тило.

Учтите: здесь наряду с нормами НКУ необходимо учитывать требования Положения № 148. При этом сроки, установленные НКУ, применяются органами ГФСУ для целей обложения НДФЛ и ВС. В свою очередь, сроки, предусмотренные п. 19 Положения № 148, предназначены для определения фактов нарушения правил наличного обращения.

При наличии излишне израсходованных (т. е. не подтвержденных документально) средств, полученных

1) на командировку и

2) на выполнение отдельных гражданско-правовых действий (в том числе в командировке), работник обязан вернуть их в кассу или перечислить на банковский счет предприятия, выдавшего средства, до или во время подачи Отчета об использовании подотчетных средств (п.п. 170.9.2 НКУ).

Причем в отношении подотчетных средств, полученных работником на командировку, Положение № 148 никаких иных сроков возврата неизрасходованной их части не устанавли- вает.

А значит,

Между тем, п. 19 Положения № 148 определяет сроки возврата неизрасходованных средств, выданных субъектом хозяйствования на решение производственных (хозяйственных) вопросов. Они зависят от конкретных целей, на которые подотчетные средства выдаются, и составляют:

— на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья — не более 10 рабочих дней;

— на закупку лома черных и цветных металлов — не более 30 рабочих дней со дня выдачи наличных под отчет;

— на все другие производственные (хозяйственные) нужды — не более 2 рабочих дней, включая день получения наличных под отчет.

Как видим, НКУ и Положение № 148 устанавливают разные сроки возврата неизрасходованных подотчетных сумм, полученных на хозяйственные нужды. Поэтому сумму неизрасходованных средств, полученных на эти цели, нужно возвращать в кассу либо перечислять на банковский счет предприятия до или во время предоставления Отчета, но с учетом требований п. 19 Положения № 148.

Заметим, что такое же мнение в свое время высказывал НБУ в письме от 16.09.2013 г. № 11-112/13017. И хотя в этом письме банкиры ссылались на отмененное Положение № 637, этот вывод справедлив и сейчас.

Например, НКУ разрешает вернуть неизрасходованные подотчетные суммы, полученные работником в наличной форме для решения производственных (хозяйственных) вопросов, до или одновременно с подачей Отчета (т. е. до окончания 5-го банковского дня). В то время как Положение № 148 требует вернуть такие средства в течение 2 рабочих дней, включая день их получения. В таком случае при возврате наличности, полученной на производственные нужды, следует ориентироваться на 2-дневный срок.

Имейте ввиду: в случае когда подотчетному лицу одновременно выдана наличность как на командировку, так и для решения в такой командировке производственных (хозяйственных) вопросов, п. 19 Положения № 148 позволяет

Обратите внимание на следующий важный момент. Согласно п. 19 Положения № 148 выдача наличности под отчет осуществляется только при условии отчета в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы. Заметьте: речь идет именно об отчете, а не об осуществлении полного расчета между подотчетным лицом и предприятием.

Другими словами, чтобы получить новый «наличный» аванс, работник обязан отчитаться за предыдущий. Давайте детальнее разберемся с тем, как это правило работает. Для этого рассмотрим несколько распространенных ситуаций.

Дополнительная выдача денег на одну и ту же командировку. По нашему мнению, ограничение, установленное п. 19 Положения № 148, не распространяется на случаи, когда у предприятия возникает необходимость в продлении командировки.

На наш взгляд, запрет, предусмотренный п. 19 Положения № 148, и соответствующий штраф за его игнорирование направлены на ограничение выдачи под отчет «новых» средств, если уже возникла обязанность предоставить Отчет об использовании подотчетных средств за ранее полученные средства.

Если же срок предоставления Отчета за ранее полученные средства не наступил (что и имеет место в случае продления командировки), то выдача дополнительных средств на те же цели не должна привести к применению штрафа, предусмотренного абзацем пятым ст. 1 Указа № 436. (см. раздел 11 на с. 96).

Кстати, не возражали против выдачи работнику дополнительных средств на одну и ту же командировку в случае ее продления специалисты НБУ (см. письмо от 15.03.2007 г. № 11-113/981-2658) и Минфина (см. письмо от 14.03.2011 г. № 31-18030-07-10/6681). И хотя эти консультации ссылались на отмененное Положение № 637, нормы аналогичного содержания присутствуют в Положении № 148. А значит, в этом вопросе все должно оставаться по-прежнему.

Работник не отчитался за ранее выданный аванс. Например, работник вернулся из командировки 26.03.2018 г. Аванс ему выдавался наличными. В таком случае работник должен отчитаться до 02.04.2018 г. включительно. Если работник составил Отчет об использовании подотчетных средств 30.03.2018 г., то, например, 29.03.2018 г. он не мог получить новый «наличный» аванс, даже если внес остаток неизрасходованных им денег в кассу предприятия.

Хотя, если вы не робкого десятка, можете попытаться доказать, что аванс в таком случае выдать можно, поскольку предельный срок предоставления Отчета (02.04.2018 г.) еще не наступил.

Работник не вернул остаток неизрасходованных средств. Предположим, работник Отчет об использовании подотчетных средств предоставил, но при этом неизрасходованные средства не вернул.

Несмотря на то что деньги возвращены не были, по нашему мнению, работнику может быть выдан следующий аванс. Ведь он отчитался за ранее предоставленные средства. А значит, требования п. 19 Положения № 148 не нарушаются.

Но помните: несвоевременный возврат подотчетным лицом средств грозит штрафными санкциями и субъекту хозяйствования (см. раздел 11 на с. 96), и подотчетному лицу. Об ответственности физлица поговорим в подразделе 7.5.

7.5. Ответственность за несвоевременный возврат неизрасходованных средств

Напомним: согласно положениям НКУ сумма излишне израсходованных средств должна быть возвращена работником в кассу или зачислена на банковский счет выдавшего их предприятия до или во время предоставления Отчета об использовании подотчетных средств. При этом под излишне израсходованными понимаются суммы, превышающие:

— расходы на командировки;

— фактические расходы на выполнение отдельных гражданско-правовых действий (т. е. не подтвержденные документально).

Сумма излишне израсходованных средств (т. е. расходов, не подтвержденных документально), не сданная в кассу предприятия или не перечисленная на его банковский счет в установленные НКУ сроки, включается в налогооблагаемый доход работника (п.п. 164.2.11 НКУ).

Обратите внимание! НДФЛ и ВС из дохода работника удерживают и в том случае, если он вовремя предоставил Отчет, но излишне израсходованные средства в установленный срок не вернул.

А вот в случае, когда вы не выдавали своему работнику аванс на командировку или под отчет, ответственность ему не грозит, даже если он подает Отчет с нарушением сроков, определенных пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ*.

* Но учтите: в этом случае налоговики усматривают возникновение налогооблагаемого дохода у физлица, которому работодатель возмещает расходы (см. с. 72).

Для определения объекта налогообложения при удержании НДФЛ от суммы излишне израсходованных средств, выданных на командировку или под отчет, предусмотрено применение «натурального» коэффициента (п. 164.5 НКУ).

Его определяют по формуле:

К = 100 : (100 - Сн),

где К — «натуральный» коэффициент;

Сн — ставка НДФЛ.

При ставке налога 18 % «натуральный» коэффициент составляет 1,219512.

Что касается ВС, то из разъяснений налоговиков можно сделать вывод, что он исчисляется от «чистой» суммы излишне израсходованных средств (см., в частности, письма ГФСУ от 08.06.2016 г. № 12626/6/99-99-13-02-03-15 и от 20.11.2015 г. № 24759/6/99-99-17-02-01-15, консультации в подкатегориях 103.25 и 132.05 БЗ). То есть без ее увеличения на «натуральный» коэффициент.

НДФЛ и ВС, начисленные на сумму излишне израсходованных денежных средств, удерживаются предприятием, выдавшим такие средства, за счет любого налогооблагаемого дохода работника (после его налогообложения) за соответствующий месяц (п.п. 170.9.1 НКУ). Если суммы дохода недостаточно, удержание осуществляется за счет налогооблагаемых доходов последующих отчетных месяцев до полной уплаты такого налога.

Что касается сроков уплаты НДФЛ и ВС, удержанных с суммы несвоевременно возвращенных излишне израсходованных денежных средств, то, по нашему мнению, их необходимо перечислить одновременно с суммами налога (сбора), удержанными из заработной платы работника, за счет которой производилось такое удержание.

Работник прекращает трудовые отношения с предприятием, выдавшим подотчетные средства?

Тогда суммы НДФЛ и ВС удерживаются за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета. Если же такого дохода не хватило, то непогашенная часть налога (сбора) включается в налоговое обязательство плательщика по результатам отчетного (налогового) года. То есть по окончании года работник обязан будет самостоятельно задекларировать такой доход и уплатить с него НДФЛ и ВС.

И не забудьте излишне израсходованные денежные средства и удержанные из него НДФЛ и ВС отразить в Налоговом расчете по форме № 1ДФ. В разделе І этой формы доход показывают с учетом «натурального» коэффициента с признаком «118» (см. консультацию в подкатегории 103.25 БЗ).

А вот в строку «Військовий збір» раздела ІІ излишне израсходованные средства попадут в «чистой» сумме в общей массе с прочими доходами.

На этом закончим наш разговор о подотчетных суммах.