Видача готівки під звіт

7.1. Видача під звіт: коли і кому?

Підзвітні особи. Спочатку відповімо на запитання: хто ж такі підзвітні особи?

Зазначимо, що сам термін «підзвітна особа» визначений тільки для бюджетників. Так, п. 1.2 Порядку № 372 підзвітною особою називає працівника установи, який отримав під звіт кошти для майбутніх видатків. Вважаємо, що цим визначенням цілком можуть скористатися й госпрозрахункові підприємства.

Наприклад, працівникові може бути доручено придбати товарно-матеріальні цінності (далі — ТМЦ), закупити сільськогосподарську продукцію або виконати завдання в службовому відрядженні. Характерна особливість таких відносин полягає в тому, що особи, яким видали готівку, повинні за встановленою формою відзвітувати перед підприємством про виконання відповідного завдання і витрачені кошти. Тому цих осіб і називають підзвітними.

Таким чином, можемо констатувати: під підзвітними особами розуміються

Коли видають підзвітні суми. Зазвичай спочатку працівник отримує грошові кошти, а потім використовує їх на купівлю товарів, сільгосппродукції або ж на відрядження. Проте буває і так, що працівник придбаває ТМЦ або оплачує витрати на відрядження за рахунок власних коштів і тільки після цього підприємство відшкодовує працівнику витрачені ним суми.

Нормативне регулювання. Відносини між працівником (підзвітною особою) і суб’єктом господарювання можуть набувати форми (1) трудового або (2) цивільно-правового характеру.

1. Трудові відносини (коли працівник виконує обов’язки, передбачені трудовим договором та/або посадовою інструкцією). Тут усе добре знайомо: є обов’язки працівника (виконувати доручення керівника в межах своїх трудових функцій) і обов’язки роботодавця (відшкодовувати витрачені працівником грошові кошти), які підкоряються вимогам КЗпП. Тобто ці відносини регулюються трудовим законодавством.

Причому підтвердженням того, що конкретні витрати понесені працівником за дорученням керівника, можуть слугувати розпорядчі документи (наказ, розпорядження) або письмова довіреність.

2. Цивільно-правові відносини (коли придбання товарів не входить в обов’язки працівника).

У цьому випадку відносини між підприємством і його працівником регулюються нормами ЦКУ. Причому тут можливі два варіанти того, як працівник придбаває товари (роботи, послуги) для господарських потреб підпри- ємства.

Перший варіант — договір доручення. Нагадаємо: згідно з ч. 1 ст. 1000 ЦКУ за договором доручення одна сторона (повірений) зобов’язується вчинити від імені і за рахунок другої сторони (довірителя) певні юридичні дії. Правочин, вчинений повіреним, створює, змінює, припиняє цивільні права та обов’язки довірителя.

При цьому довіритель зобов’язаний видати повіреному довіреність на вчинення юридичних дій, передбачених договором доручення (ч. 1 ст. 1007 ЦКУ).

Пояснюється це тим, що в такій ситуації недотримання сторонами письмової форми правочину, встановленої законом, не тягне за собою його недійсність (ч. 1 ст. 218 ЦКУ).

Обов’язки довірителя (у цьому випадку — підприємства-роботодавця) прописані в ч. 2 ст. 1007 ЦКУ.

Так, він зобов’язаний, якщо інше не встановлено договором:

— забезпечити повіреного засобами, необхідними для виконання доручення;

— відшкодувати повіреному витрати, пов’язані з виконанням доручення.

Крім того, довіритель зобов’язаний негайно прийняти від повіреного все отримане ним у зв’язку з виконанням доручення (ч. 3 ст. 1007 ЦКУ).

Обов’язки повіреного (підзвітного працівника) знаходимо в ч. 1 ст. 1006 ЦКУ.

Він повинен:

— після виконання доручення або в разі припинення договору доручення до його виконання негайно повернути довірителеві довіреність, строк якої не закінчився, а також надати звіт про виконання доручення і підтвердні документи, якщо це вимагається за умовами договору і характером доручення;

— негайно передати довірителеві все отримане у зв’язку з виконанням доручення.

Отже, після того як працівник виконає доручення роботодавця, він зобов’язаний відзвітувати перед ним про суму витрат, понесених у зв’язку з виконанням доручення.

А оскільки ЦКУ не висуває якихось вимог до форми зазначеного звіту, то, на наш погляд, він може бути складений за формою Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженою наказом № 841* (далі — Звіт про використання підзвітних коштів). Про застосування зазначеної форми в такій ситуації говориться в листі Мінфіну від 01.12.2016 р. № 31-11170-16-29/34246 і в консультації податківців з підрозділу 109.15 БЗ.

* Порядок складання такого Звіту описаний на с. 73.

Причому до нього в обов’язковому порядку додають оригінали документів, що підтверджують факт здійснення витрат і їх розмір.

Другий варіант — договірних відносин немає. Бувають випадки, коли працівник не може заздалегідь повідомити роботодавця про необхідність придбати товари (роботи, послуги) для господарських потреб підприємства. У такому разі можна говорити, що він діє без попереднього доручення.

Такі взаємовідносини між працівником і підприємством регулюються положеннями ст. 1158 — 1160 ЦКУ. Вони кваліфікуються як вчинення дій у майнових інтересах іншої особи без її доручення (див. листи НБУ від 14.09.2016 р. № 18-0005/76945 та Мінфіну від 28.08.2007 р. № 31-34000-10-25/17266).

Особа (працівник), що вчинила дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення, зобов’язана при першій нагоді повідомити її про свої дії (ч. 2 ст. 1158 ЦКУ). І якщо ці дії будуть схвалені іншою особою (роботодавцем), то надалі до відносин сторін застосовуються положення про відповідний договір (тобто про договір доручення).

Майте на увазі: працівник підприємства має право вимагати, щоб роботодавець відшкодував витрати, фактично понесені в інтересах підприємства. Таке право йому надає ч. 1 ст. 1160 ЦКУ.

При цьому працівник відповідно до ст. 1159 ЦКУ зобов’язаний негайно після закінчення дій, вчинених в інтересах роботодавця, надати останньому звіт про ці дії і передати йому все, що при цьому було отримано.

Зазвичай у такому разі застосовується все той же Звіт про використання підзвітних коштів. Свого часу так рекомендували чинити фахівці Мінпраці (див. лист від 10.08.2009 р. № 193/06/186-09) і Мінфіну (див. лист від 28.08.2007 р. № 31-34000-10-25/17266).

Крім того, до Звіту в обов’язковому порядку додаються оригінали документів, що підтверджують факт здійснення працівником витрат, а також суми таких витрат.

Якщо керівник прийняв такий Звіт і підтвердив правомірність здійснення витрат своїм підписом, у працівника з’являються всі підстави вимагати, щоб підприємство відшкодувало йому витрати.

Видача коштів під звіт непрацівнику підприємства. На нашу думку, немає жодних перешкод для видачі під звіт готівкових коштів особі, яка не перебуває з підприємством у трудових відносинах. Проте слід особливо уважно підійти до документального оформлення такої операції.

Відповідно, видача готівки з каси розцінюватиметься як виплата повіреному необхідної суми для виконання договору доручення або як відшкодування йому витрат, пов’язаних з виконанням доручення.

У договорі радимо передусім детально прописати, у чому полягає завдання повіреного (у цьому випадку — підзвітної фізособи-непрацівника). Наприклад, предметом договору доручення з фізичною особою — непрацівником може бути придбання товару в постачальника від імені та за рахунок підприємства.

Крім того, в обов’язки фізособи за договором може входити укладення договору з постачальником, приймання товару в постачальника з перевіркою його кількості та якості, проведення розрахунків з контрагентами від імені і за рахунок підприємства-довірителя, контроль за своєчасною доставкою товару тощо.

Також у договорі доручення слід описати порядок проведення розрахунків за виконане завдання між довірителем (підприємством) і повіреним (непрацівником). Наприклад, можна передбачити, що якщо довіритель своєчасно не забезпечить повіреного коштами, то повірений (непрацівник) може здійснити оплату за власний рахунок. У свою чергу, довіритель згодом відшкодовує понесені витрати*. Причому зовсім не зайвим буде встановити в договорі і граничний строк для відшкодування понесених витрат повіреного.

* Зазначимо, що податківці можуть фіскально поставитися до операції з подальшого відшкодування витрат повіреного (детальніше див. на с. 72).

Нарешті, у договорі доручення потрібно обов’язково обумовити строки, в які непрацівник надасть звіт про виконання доручення. При цьому рекомендуємо зазначити, що звіт подається повіреним за формою, встановленою наказом № 841, і в строки, передбачені пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ. Адже формально ПКУ висуває вимоги відзвітувати у встановлений строк до всіх підзвітних осіб, а не конкретно до фізичних осіб — працівників підприємства.

Крім того, підприємству і повіреному необхідно пам’ятати про строки повернення невикористаних грошових коштів, виданих під звіт. Ідеться про строки, які встановлені Положенням № 148, про що ми ще скажемо нижче.

Тішить, що нашу позицію стосовно видачі підзвітних коштів непрацівникам поділяє Мінфін (див. лист від 13.02.2007 р. № 31-34000-30-25/2774). Те саме говорив раніше і НБУ у листі від 16.09.2013 р. № 11-112/13017. Незважаючи на те, що зазначені консультації посилалися на скасоване Положення № 637, загалом висновки в них повністю відповідають сьогоденню.

7.2. Підзвітна особа придбаває ТМЦ за власні кошти

Якщо працівник за свої кошти придбаває ТМЦ для свого роботодавця, то відносини, які виникли між ними, на наш погляд, мають цивільно-правовий характер. Відповідно, на такі відносини поширюються або вимоги гл. 68 ЦКУ (див. с. 69), або положення ст. 1158 — 1160 ЦКУ, які регулюють вчинення дій у майнових інтересах іншої особи без її доручення (див. с. 70).

Водночас зазначимо: на думку Мінсоцполітики (див. лист від 14.09.2016 р. № 13517/0/14-16/13), якщо трудовим договором установлено обов’язок працівника купувати товар за власні кошти з наступним відшкодуванням цих коштів роботодавцем, то такі відносини слід розглядати з урахуванням вимог законодавства про працю.

У будь-якому разі працівник, що здійснив закупівлю ТМЦ за рахунок власних коштів, повинен надати роботодавцеві звіт про виконані ним дії. При цьому, як ми зазначали раніше, для цього застосовують форму, затверджену наказом № 841.

Зверніть увагу: якщо аванс підзвітній особі не видавався, то

Проте податківці наполягають на тому, що такий Звіт потрібно подавати у визначені законодавством строки (див. консультацію в підкатегорії 109.15 БЗ). Аналогічну думку можна побачити в листі Мінфіну від 01.12.2016 р. № 31-11170-16-29/34246. Радує, що в разі порушення працівником цих строків жодні фінансові санкції ні йому, ні роботодавцеві не загрожують. І податківці з цим згодні.

Нагадаємо: відповідно до абзацу п’ятого ст. 1 Указу № 436 штрафні санкції застосовують за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів (див. підрозділ 11.1 на с. 96). У цій же ситуації готівка працівникові взагалі не видавалася, отже, немає і підстав штрафувати роботодавця.

Важливо! В індивідуальній податковій консультації від 23.02.2018 р. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК податківці стверджують, що в працівника виникає оподатковуваний дохід, якщо він закупив товари для підприємства за рахунок власних коштів (без попереднього отримання авансу). Зокрема, вони зауважили, що суму коштів, які відшкодовуються роботодавцем за зазначені товари, слід обкласти ПДФО і ВЗ як інший дохід.

Безумовно, погодитися з таким абсурдним висновком ми не можемо. У цій ситуації працівник здійснює юридичні дії від імені роботодавця, тобто він не є власником придбаного товару (робіт, послуг). Це може підтверджуватися, зокрема, податковими/товарними накладними, де покупцем буде зазначено підприємство.

Працівник придбаває товари (роботи, послуги) не для особистого користування або перепродажу роботодавцю. Тобто норми договору купівлі-продажу тут не діють. Тут володарює договір доручення. І порядок оподаткування суми відшкодування в межах такого договору не повинен ставитися в залежність від того, була здійснена виплата повіреному коштів під звіт для здійснення доручення чи ні. Детальніше про це див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 21, с. 5.

До речі, у підкатегорії 103.04 БЗ досі серед діючих можна знайти консультацію іншого змісту. У ній фіскали відповідають на запитання про те, чи виникає об’єкт обкладення ПДФО у працівника, якщо аванс на відрядження або під звіт не видавався. І тут вони абсолютно справедливо стверджують, що сума витрат, відшкодована працівникові на підставі поданих Звіту та оригіналів документів, що підтверджують вартість понесених ним витрат, не є об’єктом обкладення ПДФО, незалежно від того, що аванс не видавався, а витрати під час відрядження здійснювалися за власні кошти працівника.

Проте, дивлячись на фіскалізацію думки податківців, роботодавцям безпечніше не допускати ситуацій, за яких працівники, не отримуючи грошових коштів під звіт, вимушені здійснювати закупівлю товарів (робіт, послуг) для потреб підприємства за рахунок власних коштів.

Тепер поговоримо про строк погашення підприємством заборгованості, яка виникла перед працівником. Річ у тому, що законодавством цей строк не встановлений.

Якщо був укладений договір доручення, то відповідна умова може бути включена до його тексту. Якщо ж сторони договору не передбачили строки погашення заборгованості довірителя перед повіреним або договір не укладався, то відшкодувати понесені працівником витрати необхідно протягом 7 днів з дня пред’явлення ним відповідної вимоги (ч. 2 ст. 530 ЦКУ).

Якщо протягом 7 днів, що настають після отримання вимоги (чи строку, встановленого в договорі), роботодавець не виконає свого обов’язку і не виплатить належних працівникові сум, з наступного дня починають відлік строку позовної давності (ч. 5 ст. 261 ЦКУ). У загальному випадку тривалість строку позовної давності становить 3 роки (ст. 257 ЦКУ).

Але майте на увазі: якщо взаємовідносини з підзвітною особою регулюються трудовим законодавством, кредиторську заборгованість підприємства перед працівником має бути погашено не пізніше дня його звільнення. На цьому наполягає Мінсоцполітики в листі від 14.09.2016 р. № 13517/0/14-16/13.

Більше про строки відшкодування підзвітним особам витрачених ними сум ви можете дізнатися з журналу «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 78, с. 23.

7.3. Звітуємо про використання підзвітних коштів

Як ми вже з’ясували, фізособи — довірені особи підприємств, які відповідно до законодавства України отримали готівку, у тому числі з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу або особистого електронного платіжного засобу*, повинні подати до бухгалтерії звіт про використання готівки разом з підтвердними документами.

* Нагадаємо: особи, що отримали готівку з поточного рахунку за допомогою корпоративних або особистих платіжних карток, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі (п. 20 Положення № 148).

Крім того, як ми вже зазначали раніше, відзвітувати повинні і працівники, що витратили власні кошти на придбання товарів (робіт, послуг) для потреб підприємства.

Форма Звіту

Форму Звіту про використання підзвітних коштів затверджено наказом № 841. Із застосуванням цієї форми працівники звітують за витрачені грошові кошти, які були ними отримані на відрядження або під звіт. Крім того, зазначений Звіт рекомендується використовувати і в тих випадках, коли працівник виконує те чи інше доручення за рахунок власних коштів (тобто без попереднього отримання підзвітних сум).

Винятком є тільки (п. 6 Порядку № 841):

— графи «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером», а також кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку та розрахунок суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті кошти, які заповнюють відповідні посадові особи підприємства, що надало підзвітні кошти;

— графа «Звіт затверджено в сумі», яку підписує керівник підприємства.

Цікавий момент. Якщо кошти видавалися в безготівковій формі шляхом перерахування їх на банківський рахунок підприємства для використання із застосуванням корпоративної платіжної картки, то виданими під звіт вважаються суми, фактично зняті готівкою в банкоматах або використані у безготівкових розрахунках за допомогою картки. Тому в графі «Одержано» працівник зазначає не всю перераховану на картку суму, а тільки ту частину, яку він фактично використав шляхом зняття готівки через банкомат або в безготівковій формі.

А ось якщо перерахування коштів здійснювалося на особистий рахунок працівника для використання за допомогою особистих електронних платіжних засобів, то порядок заповнення Звіту такий самий, як і в разі отримання готівки. Тобто в графі «Одержано» працівник повинен відобразити всю перераховану на його рахунок суму.

Зверніть увагу: у консультації з підкатегорії 109.14 БЗ (діяла до 05.01.2018 р.) податківці роз’яснювали, що саме вони хочуть бачити в графі «Одержано» в різних ситуаціях. Так, якщо кошти:

— видані підзвітній особі з каси на підставі видаткового касового ордера, то в графі «Одержано» слід зазначити: «З каси» і навести дату та номер видаткового касового ордера або видаткової відомості;

— перераховані на особистий картковий рахунок, то тут потрібно зазначити: «З поточного рахунку» і навести дату та номер платіжного доручення;

— зняті за допомогою корпоративної платіжної картки, то в наведеній графі фіскали вимагають написати: «З корпоративного рахунку», номер рахунку і зазначити дату та номер документа, що підтверджує факт зняття готівки (квитанція/чек банкомату, касовий чек, що підтверджує придбання товару (отримання послуги) тощо).

Зазначимо, що не завжди можливо реалізувати на практиці всі забаганки фіскалів. Наприклад, доволі складно буде навести зазначену інформацію в повному обсязі, якщо зняття готівки з використанням корпоративної платіжної картки підзвітна особа здійснювала кілька разів.

На наш погляд, у цьому випадку достатньо навести джерело отримання грошових коштів і загальну суму.

Відривна частина Звіту про використання підзвітних коштів («РОЗПИСКА») заповнюється і підписується посадовою особою підприємства, якому працівник здає цей Звіт. Для підзвітної особи вона є документом, що підтверджує своєчасність подання Звіту.

До Звіту додають оригінали первинних документів, які підтверджують суми понесених працівником витрат. До них належать: чеки РРО, квитанції до ПКО, розрахункові квитанції, товарні чеки (від ФОП), видаткові накладні постачальника тощо.

Пам’ятайте: якщо підзвітною особою витрачалася готівка, отримана з використанням корпоративної платіжної картки, то до Звіту додають також чек банкомата, копію видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанцію торговельного термінала тощо (п. 20 Положення № 148).

Водночас у разі відсутності зазначених документів бухгалтерія, на наш погляд, усе одно повинна прийняти такий Звіт, отримавши для підтвердження суми витрачених коштів виписку з банку про рух грошей на рахунку. До речі, такий же висновок робили податківці в листі Міндоходів від 23.09.2013 р. № 11727/6/99-99-19-03-02-15 та в консультації з підкатегорії 109.21 БЗ.

Формально п. 20 Положення № 148 зобов’язує додавати до Звіту документи, які підтверджують зняття готівки з рахунку, навіть якщо застосовуються особисті платіжні картки. Але цілком можлива ситуація, коли при перерахуванні коштів на особистий рахунок працівника, розрахунки за допомогою особистої платіжної картки він не здійснює, а використовує власні готівкові кошти. У такій ситуації документів, що підтверджують зняття готівки, апріорі не буде. На нашу думку, факт відсутності таких документів не має бути підставою для невизнання витрат працівника (звісно, за наявності оригіналів розрахункових документів, що підтверджують витрати).

Важливо! Коли підзвітна особа придбаває товари (роботи, послуги) для потреб підприємства, вона діє від імені такого підприємства*.

* Не забувайте про дотримання в цьому випадку граничної суми розрахунків готівкою (див. розділ 6 на с. 62).

Разом з найменуванням суб’єкта господарювання, від імені та за дорученням якого діє підзвітна особа, у документах слід зазначати також прізвище, ім’я і по батькові особи, від якої прийняті грошові кошти (тобто підзвітної особи).

До речі, цікавий момент. Припустимо, підзвітна особа з поважних причин не може особисто подати Звіт і повернути залишок невикористаних коштів, виданих їй під звіт. Згідно з роз’ясненнями фіскалів у цьому випадку підзвітна особа має право на підставі договору доручення передати грошові кошти до бухгалтерії через іншу матеріально відповідальну особу. При цьому строки подання Звіту залишаються незмінними (див. консультацію в підкатегорії 109.14 БЗ).

Які строки подання Звіту встановлено законодавством, з’ясуємо прямо зараз.

Строки подання Звіту

Документом, що регулює строки подання Звіту, є ПКУ.

За загальним правилом працівник зобов’язаний заповнити і подати Звіт про використання підзвітних коштів після завершення відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок суб’єкта господарювання, що видав грошові кошти під звіт. При цьому строки подання Звіту встановлено пп. 170.9.2 і 170.9.3 цього Кодексу. Вони залежать від:

— мети (на відрядження або під звіт) і

— форми надання грошових коштів (у готівковій або безготівковій формі).

Для наочності строки подання Звіту про використання підзвітних коштів наведемо в табл. 7.1 на с. 75.

Таблиця 7.1. Строки подання Звіту про використання підзвітних коштів

Таким чином, при готівковій формі надання підзвітних сум орієнтуємося на п.п. 170.9.2 ПКУ, а при безготівковій — на п.п. 170.9.3 ПКУ.

Також зверніть увагу: незважаючи на те, що в абзаці першому п.п. 170.9.3 ПКУ йдеться і про відрядження, і про цивільно-правові дії, далі в пп. «а» і «б» п.п. 170.9.3 ПКУ говориться тільки про витрати, понесені у відряд- женнях.

Із цього випливає, що п.п. 170.9.3 ПКУ регулює строки подання Звіту про використання підзвітних коштів виключно у випадках здійснення витрат у відрядженнях.

У зв’язку із цим на випадки видачі під звіт коштів на виробничі (господарські) потреби вимоги згаданого підпункту не поширюються.

Отже, при звітуванні за кошти, видані на ці цілі (незалежно від форми їх видачі), діють норми п.п. «б» п.п. 170.9.2 ПКУ.

На цей факт вказував раніше і НБУ в листі від 16.09.2013 р. № 11-112/13017.

Проте податківці вважають інакше. Так, у консультації з підкатегорії 103.17 БЗ вони говорять про те, що при використанні корпоративних платіжних карток для закупівлі товарів (робіт, послуг) для потреб підприємства слід дотримуватися строків, установлених п.п. 170.9.3 ПКУ.

На нашу думку, такий висновок не відповідає нормам згаданого Кодексу.

Як ми вже сказали, зазначені у табл. 7.1 строки подання Звіту не є обов’язковими для застосування, якщо працівник витрачав власні кошти без видачі йому авансу.

7.4. Повернення невикористаних коштів

Зі строками подання Звіту про використання підзвітних коштів розібралися.

Тепер подивимося, що ж зі строками повернення грошей, які підзвітна особа не витра- тила.

Майте на увазі: тут разом з нормами ПКУ необхідно враховувати вимоги Положення № 148. При цьому строки, встановлені ПКУ, застосовуються органами ДФСУ для цілей обкладення ПДФО і ВЗ.

У свою чергу, строки, передбачені п. 19 Положення № 148, призначені для визначення фактів порушення правил готівкового обігу.

За наявності надміру витрачених (тобто не підтверджених документально) коштів, отриманих

1) на відрядження і

2) на виконання окремих цивільно-правових дій (у тому числі у відрядженні),

працівник зобов’язаний повернути їх до каси або перерахувати на банківський рахунок підприємства, що видало кошти, до або під час подання Звіту про використання підзвітних коштів (п.п. 170.9.2 ПКУ).

Причому щодо підзвітних коштів, отриманих працівником на відрядження, Положення № 148 жодних інших строків повернення невитраченої їх частини не встановлює.

А отже,

Проте п. 19 Положення № 148 визначає строки повернення невитрачених коштів, виданих суб’єктом господарювання на вирішення виробничих (господарських) питань. Вони залежать від конкретної мети, на яку підзвітні кошти видаються, і становлять:

— на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини — не більше 10 робочих днів;

— на закупівлю брухту чорних і кольорових металів — не більше 30 робочих днів від дня видачі готівки під звіт;

— на всі інші виробничі (господарські) потреби — не більше 2 робочих днів, включаючи день отримання готівки під звіт.

Як бачимо, ПКУ і Положення № 148 встановлюють різні строки повернення невитрачених підзвітних сум, отриманих на господарські потреби.

Тому суму невитрачених коштів, що отримані на ці цілі, потрібно повертати до каси або перераховувати на банківський рахунок підприємства до або під час подання Звіту, але з урахуванням вимог п. 19 Положення № 148.

Зазначимо, що таку ж думку свого часу висловлював НБУ в листі від 16.09.2013 р. № 11-112/13017. І хоча в цьому листі банкіри посилалися на скасоване Положення № 637, цей висновок справедливий і сьогодні.

Наприклад, ПКУ дозволяє повернути невитрачені підзвітні суми, отримані працівником у готівковій формі для вирішення виробничих (господарських) питань, до або одночасно з поданням Звіту (тобто до закінчення 5-го банківського дня). Однак Положення № 148 вимагає повернути такі кошти протягом 2 робочих днів, включаючи день їх отримання. У такому разі при поверненні готівки, отриманої на виробничі потреби, слід орієнтуватися на 2-денний строк.

Майте на увазі: у разі коли підзвітній особі одночасно видана готівка як на відрядження, так і для вирішення в такому відрядженні виробничих (господарських) питань, п. 19 Положення № 148 дозволяє

Зверніть увагу на такий важливий момент. Згідно з п. 19 Положення № 148 видача готівки під звіт здійснюється лише за умови звітування в установленому порядку за раніше отримані під звіт суми. Зверніть увагу: йдеться саме про звіт, а не про здійснення повного розрахунку між підзвітною особою та підприємством.

Інакше кажучи, щоб отримати новий «готівковий» аванс, працівник зобов’язаний відзвітувати за попередній. Давайте детальніше розберемося з тим, як це правило діє. Для цього розглянемо декілька поширених ситуацій.

Додаткова видача грошей на одне й те ж відрядження. На нашу думку, обмеження, встановлене п. 19 Положення № 148, не поширюється на випадки, коли в підприємства виникає необхідність у продовженні відрядження.

На наш погляд, заборона, передбачена п. 19 Положення № 148, і відповідний штраф за її ігнорування спрямовані на обмеження видачі під звіт «нових» коштів, якщо у працівника вже виник обов’язок подати Звіт про використання підзвітних коштів за раніше отримані кошти.

Якщо ж строк подання Звіту за раніше отримані кошти не настав (що і має місце в разі продовження відрядження), то видача додаткових коштів на ті ж цілі не повинна привести до застосування штрафу, передбаченого абзацом п’ятим ст. 1 Указу № 436 (див. розділ 11 на с. 96).

До речі, не заперечували проти видачі працівнику додаткових коштів на одне й те саме відрядження в разі його продовження фахівці НБУ (див. лист від 15.03.2007 р. № 11-113/981-2658) і Мінфіну (див. лист від 14.03.2011 р. № 31-18030-07-10/6681). І хоча ці консультації посилалися на скасоване Положення № 637, норми аналогічного змісту присутні в Положенні № 148. Тобто в цьому питанні все повинно залишатися, як і раніше.

Працівник не відзвітував за раніше виданий аванс. Наприклад, працівник повернувся з відрядження 26.03.2018 р. Аванс йому видавався готівкою. У такому разі працівник повинен відзвітувати до 02.04.2018 р. включно. Якщо працівник подав Звіт про використання підзвітних коштів 30.03.2018 р., то, наприклад, 29.03.2018 р. він не міг отримати нового «готівкового» авансу, навіть якщо вніс залишок невитрачених ним грошей до каси підприємства.

Хоча, якщо ви не з боязких, можете спробувати довести, що аванс в такому випадку видати можна, оскільки граничний строк подання Звіту (02.04.2018 р.) ще не настав.

Працівник не повернув залишок невитрачених коштів. Припустимо, працівник Звіт про використання підзвітних коштів подав, але при цьому невитрачені кошти не повернув.

Незважаючи на те що гроші повернені не були, на нашу думку, працівникові може бути виданий наступний аванс. Адже він відзвітував за раніше надані кошти. Тобто вимоги п. 19 Положення № 148 не порушуються.

Але пам’ятайте: несвоєчасне повернення підзвітною особою коштів загрожує штрафними санкціями і суб’єктові господарювання (див. розділ 11 на с. 96), і підзвітній особі. Про відповідальність фізособи поговоримо в підрозділі 7.5.

7.5. Відповідальність за несвоєчасне повернення невитрачених коштів

Нагадаємо: згідно з положеннями ПКУ сума надміру витрачених коштів має бути повернута працівником до каси або зарахована на банківський рахунок підприємства, що їх видало, до або під час подання Звіту про використання підзвітних коштів.

При цьому під надміру витраченими розуміють суми, що перевищують:

— витрати на відрядження;

— фактичні витрати на виконання окремих цивільно-правових дій (тобто не підтверджені документально).

Сума надміру витрачених коштів (тобто витрат, не підтверджених документально), що не здана до каси підприємства або не перерахована на його банківський рахунок у встановлені ПКУ строки, включається до оподатковуваного доходу працівника (п.п. 164.2.11 ПКУ).

Зверніть увагу! ПДФО і ВЗ з доходу працівника утримують і в тому випадку, якщо він вчасно подав Звіт, але надміру витрачені кошти у встановлений строк не повернув.

А ось у разі, коли ви не видавали своєму працівнику аванс на відрядження або під звіт, відповідальність йому не загрожує, навіть якщо він подає Звіт з порушенням строків, визначених пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ*.

* Але зауважте: у цьому випадку податківці вбачають виникнення оподатковуваного доходу у фізособи, якій роботодавець відшкодовує витрати (див. с. 72).

Для визначення об’єкта оподаткування при утриманні ПДФО від суми надміру витрачених коштів, виданих на відрядження або під звіт, передбачено застосування «натурального» коефіцієнта (п. 164.5 ПКУ).

Його визначають за формулою:

К = 100 : (100 - Сп),

де К — «натуральний» коефіцієнт;

Сп — ставка ПДФО.

При ставці податку 18 % «натуральний» коефіцієнт становить 1,219512.

Щодо ВЗ, то з роз’яснень податківців можна дійти висновку, що він обчислюється від «чистої» суми надміру витрачених коштів (див., зокрема, листи ДФСУ від 08.06.2016 р. № 12626/6/99-99-13-02-03-15 і від 20.11.2015 р. № 24759/6/99-99-17-02-01-15, консультації в підкатегоріях 103.25 і 132.05 БЗ). Тобто без її збільшення на «натуральний» коефіцієнт.

ПДФО і ВЗ, нараховані на суму надміру витрачених грошових коштів, утримуються підприємством, що видало такі кошти, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу працівника (після його оподаткування) за відповідний місяць (п.п. 170.9.1 ПКУ). Якщо суми доходу недостатньо, утримання здійснюється за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати такого податку.

Щодо строків сплати ПДФО і ВЗ, утриманих із суми несвоєчасно повернених надміру витрачених грошових коштів, то, на нашу думку, їх необхідно перерахувати одночасно із сумами податку (збору), що утримані із заробітної плати працівника, за рахунок якої здійснювалося таке утримання.

Працівник припиняє трудові відносини з підприємством, що видало підзвітні кошти? Тоді суми ПДФО і ВЗ утримуються за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу при проведенні остаточного розрахунку. Якщо ж такого доходу не вистачило, то непогашена частина податку (збору) включається до податкового зобов’язання платника за результатами звітного (податкового) року. Тобто після закінчення року працівник зобов’язаний буде самостійно задекларувати такий дохід і сплатити з нього ПДФО і ВЗ.

І не забудьте надміру витрачені грошові кошти й утримані з нього ПДФО і ВЗ відобразити в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ. У розділі І цієї форми дохід показують з урахуванням «натурального» коефіцієнта з ознакою «118» (див. консультацію в підкатегорії 103.25 БЗ).

А ось до рядка «Військовий збір» розділу ІІ надміру витрачені кошти потраплять у «чистій» сумі в загальній масі з іншими доходами.

На цьому завершимо нашу розмову про підзвітні суми.