Темы статей
Выбрать темы

Контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Алешкина Наталья, налоговый эксперт, Вороная Наталья, эксперт по кадровым и налоговым вопросам, Нестеренко Максим, налоговый эксперт, Чернышова Наталья, эксперт по кадровым и налоговым вопросам
В предыдущих разделах мы подробно описали правила обращения с наличностью. Теперь переходим к вопросам контроля за соблюдением этих правил. О том, кто и каким образом осуществляет этот контроль, а также как оформляются его результаты, мы с вами и поговорим в этом разделе.

Контроль за операциями с наличностью можно разделить на внутренний и внешний.

Внутренний контроль осуществляют сами субъекты хозяйствования путем регулярного проведения инвентаризаций кассы. Кроме того, в ходе документальных ревизий проводят инвентаризацию касс и проверяют соблюдение порядка ведения кассовых операций:

— вышестоящие организации (если таковые имеются) на всех подведомственных предприятиях;

— аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с договорами, заключенными с предприятием, которое проверяется.

Внешний контроль за соблюдением порядка ведения операций с наличностью осуществляют контролирующие органы. Указом № 436 к ним отнесены:

— органы Государственной фискальной службы Украины;

— органы Государственной аудиторской службы Украины;

— органы Министерства внутренних дел Украины;

— финансовые органы.

Начнем с внутреннего контроля.

10.1. Инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы — это основной инструмент внутреннего контроля за наличным обращением на предприятии.

Периодичность проведения

В общем случае

объекты и периодичность проведения инвентаризации определяет собственник (руководитель) предприятия

Исключение — случаи, когда проведение инвентаризации согласно законодательству является обязательным (ч. 2 ст. 10 Закона о бухучете).

Перечень оснований для обязательной инвентаризации активов (в том числе наличных в кассе) установлен п. 7 разд. І Положения № 879. В частности, в обязательном порядке инвентаризацию кассы проводят:

— перед составлением годовой финансовой отчетности (в период 2 месяцев до даты баланса);

— при смене материально ответственного лица (на день приемки-передачи дел);

— если установлены факты краж или злоупотреблений (на день установления таких фактов);

— по судебному решению или на основании должным образом оформленного документа, составленного органом, который имеет право требовать проведения инвентаризации* (в сроки, указанные в этих документах, но не ранее их получения);

* В частности, органы ГФСУ имеют право требовать проведения инвентаризации согласно п.п. 20.1.9 НКУ. Причем если вы откажетесь проводить такую инвентаризацию, фискалы могут применить ст. 94 НКУ «Административный арест имущества» (см. п.п. 8 п. 1 разд. ІІІ Порядка № 632).

— в случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия (на день их окончания);

— в случае прекращения предприятия;

— при переходе на составление отчетности по МСФО (на дату такого перехода);

— в иных случаях, предусмотренных законодательством.

Таким образом, можем резюмировать, что периодичность и сроки, в которые должна проводиться инвентаризация кассы, устанавливаются руководителем предприятия с учетом оснований, предусмотренных Положением № 879.

Учтите: в случае когда речь идет о наличности в кассе, инвентаризацию желательно проводить не только при наличии обязательных оснований, а гораздо чаще. Как правило, на практике плановая инвентаризация кассы проводится не реже одного раза в квартал.

Распространенный вариант инвентаризационного контроля за наличностью в кассе — внезапные инвентаризации (п. 5 разд. II Положения № 879)

Их проводят с периодичностью, установленной специальным приказом о кассовой дисциплине. Особенность этих инвентаризаций состоит в том, что они неожиданны для проверяемого лица.

Инвентаризационная комиссия

Любая инвентаризация начинается с того, что на предприятии создается инвентаризационная комиссия (п. 1 разд. ІІ Положения № 879). В ее состав входят:

— представители аппарата управления предприятия;

— представители бухгалтерской службы (аудиторской фирмы, централизованной бухгалтерии, физлица-предпринимателя, осуществляющего ведение бухучета на предприятии на договорных началах);

— опытные работники предприятия, которые знают объект инвентаризации и первичный учет.

Возглавляет комиссию руководитель предприятия (его заместитель) или руководитель структурного подразделения, уполномоченный руководителем предприятия.

Состав инвентаризационной комиссии утверждается приказом руководителя. В частности, по решению руководителя предприятия в состав инвентаризационной комиссии могут быть включены члены ревизионной комиссии хозяйственного общества.

На небольших предприятиях вся инвентаризационная работа, в том числе инвентаризация кассы, проводится именно этой (основной) инвентаризационной комиссией. А что делать на предприятиях, где очень большой объем работ и одна комиссия физически не может его выполнить?

В таком случае создают рабочие инвентаризационные комиссии (п. 2 разд. ІІ Положения № 879). В их состав должны входить представители аппарата управления, бухгалтерской службы и опытные работники, которые хорошо знакомы с объектом инвентаризации. Также в состав рабочих комиссий могут быть включены члены «общей» инвентаризационной комиссии (п.п. 2.2 разд. ІІ Положения № 879).

Председателя и состав рабочих инвентаризационных комиссий распорядительным документом утверждает руководитель предприятия. При этом помните: запрещено назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии для проверки активов, которые находятся на ответственном хранении у тех же материально ответственных лиц, одного и того же работника два года подряд (п.п. 2.4 разд. ІІ Положения № 879).

Инвентаризацию проводят полным составом инвентаризационной комиссии и в присутствии материально ответственного лица. Обратите внимание:

сами материально ответственные лица в состав инвентаризационной комиссии не включаются, однако они должны присутствовать при проведении инвентаризации

Наконец, если провести инвентаризацию от вас потребовали налоговики, их должностные лица также могут (с их согласия) присутствовать при такой инвентаризации (п. 1 разд. ІІ Положения № 879).

Проводим инвентаризацию кассы

Инвентаризацию кассы инвентаризационная комиссия осуществляет на основании приказа руководителя предприятия о ее проведении. При инвентаризации комиссия должна проверить фактическое наличие находящихся в кассе денежных средств, ценных бумаг, чековых книжек и т. п. (п. 46 Положения № 148).

Инвентаризацию лучше «приурочить» к началу или к окончанию рабочего дня, когда в кассовой книге кассир подвел итоги за день и вывел остаток наличных на начало следующего дня.

Инвентаризацию наличности проводят в такой последовательности:

1. Перед началом инвентаризации лицо, ответственное за сохранность денежных средств, должно подать последний кассовый отчет. К отчету кассира прилагаются все приходные и расходные кассовые документы, по которым в течение дня были получены или выданы денежные средства. Кассир дает расписку о том, что все кассовые документы сданы в бухгалтерию, все поступившие денежные средства полностью оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Эта расписка приведена в начале Акта о результатах инвентаризации имеющихся средств (приложение 7 к Положению № 148).

2. Комиссия подсчитывает (покупюрно) фактическое наличие в кассе денежных средств. Учтите: в кассе запрещено хранить денежные средства и другие ценности, которые не являются собственностью предприятия (абзац второй п. 38 Положения № 148). А поэтому заявления кассира об имеющейся в кассе наличности и других ценностях, не принадлежащих предприятию, во внимание не принимаются.

3. Проверяют правильность оприходования и списания наличных денежных средств, а также оформления кассовых документов. То есть следует проверить оформление:

— кассовой книги (типовая форма № КО-4);

— ПКО (типовая форма № КО-1), РКО (типовая форма № КО-2) и ведомостей на выплату наличности (приложение 1 к Положению № 148);

— журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма № КО-3 или № КО-3а);

— реестров депонированной заработной платы;

— книги учета выданной и принятой старшим кассиром наличности (типовая форма № КО-5).

Если кассовая книга ведется в электронной форме, следует обращать внимание на то, правильно ли работают программные средства обработки кассовых документов.

4. Остаток наличности в кассе сверяют с данными кассовой книги.

5. Фактическое наличие денежных средств сопоставляют с данными бухгалтерского учета.

Если предприятие применяет РРО, сумма фактически имеющейся на месте проведения расчетов наличности сверяется с суммой, указанной в Х-отчете РРО (в РК и КУРО).

При инвентаризации ценных бумаг в документарной форме, которые хранятся в кассе, особое внимание уделяют (п. 6.4 Положения № 879):

— фактическому наличию ценных бумаг;

— правильности их оформления и реальности стоимости, по которой они отраженны в балансе предприятия;

— тому, насколько полно и своевременно отражены в бухгалтерском учете доходы от финансовых инвестиций.

Инвентаризация таких ценных бумаг проводится по отдельным эмитентам с указанием в Акте инвентаризации названия, серии, номера, номинальной и балансовой стоимости, сроков их погашения.

Оформляем результаты инвентаризации

Чтобы оформить результаты инвентаризации кассы, составляют Акт о результатах инвентаризации имеющихся средств. Его форма приведена в приложении 7 к Положению № 148. Для денежных документов и бланков строгой отчетности может применяться Акт инвентаризации наличия денежных документов, бланков документов строгой отчетности, форма которого утверждена приказом № 572.

При составлении актов инвентаризации соблюдают требования, установленные п.п. 6.1 разд. ІІІ Положения № 879:

— в Акте указывают фактический остаток наличных и остаток денег по данным бухучета, после чего определяют результат инвентаризации;

— сведения о наличных в иностранной валюте вносят в Акт следующим образом:

1) указывают название и сумму иностранной валюты;

2) приводят курс НБУ на начало рабочего дня инвентаризации;

3) указывают сумму иностранной валюты в пересчете в гривни;

— в Акт инвентаризации денежных документов, бланков документов строгой отчетности вносят данные об их названии, номере, серии и номинальной стоимости.

В общем случае

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии

Также Акт должно подписать материально ответственное лицо (кассир). При этом один экземпляр Акта передается в бухгалтерию, а другой остается у материально ответственного лица.

А вот если инвентаризацию проводят в связи со сменой материально ответственного лица, Акт составляют в трех экземплярах. Ведь в этой ситуации по одному экземпляру Акта должны получить и передающее, и принимающее ценности материально ответственные лица (п. 46 Положения № 148).

Итак, комиссия определила фактическое наличие в кассе предприятия денежных средств, денежных документов, ценных бумаг и т. д. и сравнила с данными бухгалтерского учета. Конечно, в идеале они должны совпадать. Однако довольно часто возникают расхождения между фактическими и учетными данными. Здесь возможны два варианта:

1) наличность, хранящаяся в кассе, но не подтвержденная приходными кассовыми ордерами, считается излишком;

2) если наличных средств в кассе хранится меньше, чем по данным учета, налицо недостача.

И недостачи, и излишки отражают в Акте инвентаризации. Кроме того, в этом случае обязательно надо описать причины, по которым возникли расхождения.

Сумму излишка наличности зачисляют в доход предприятия и оприходуют в кассе путем выписки ПКО и отражения в кассовой книге. А сумма недостачи возмещается в соответствии с законодательством. В частности, сумма недостачи, возникшей по вине кассира, взыскивается с него в полном объеме. Ведь кассир является материально ответственным лицом и с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

10.2. Внешний контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Выше мы уже перечисляли органы, которые имеют право осуществлять контроль за соблюдением кассовой дисциплины на предприятиях и у ФЛП (см. с. 89). Понятно, что наиболее часто обычные субъекты хозяйствования сталкиваются с органами ГФСУ.

Существует специальный порядок, по которому контролирующие органы проводят и оформляют проверки соблюдения кассовой дисциплины. Он установлен разд. VI Положения № 148. Кроме того, должностные лица органов ГФСУ руководствуются Методрекомендациями № 210, хотя они разрабатывались еще под «старое» Положение № 637. Перечислим основные правила проведения внешних проверок.

Что проверяют фискалы

Согласно п. 58 Положения № 148 фискалы при проверке будут обращать внимание на такие аспекты наличного обращения:

1) соблюдение порядка ведения кассовой книги и оформления операций по приему и выдаче наличности из кассы, ведения соответствующих кассовых документов;

2) полноту и своевременность оприходования в кассах наличных поступлений;

3) наличие установленного предприятием лимита кассы и его соответствие произведенным расчетам;

4) постоянное наличие монет для выдачи сдачи в кассах проверяемых предприятий в сфере торговли, общественного питания и услуг (за исключением тех номиналов монет, чеканка и выпуск в обращение которых прекращены НБУ);

5) получение субъектом хозяйствования значительных сумм наличности. Фискалы сверяют все такие случаи с банковскими документами, а при необходимости используют также соответствующие данные банков, в которых открыты текущие счета проверяемого предприятия;

6) порядок расходования наличной выручки (наличности);

7) порядок выдачи наличности под отчет (в том числе на командировку) и ее использование в соответствии с требованиями Положения № 148 и других нормативно-правовых актов Украины;

8) соблюдение установленных ограничений во время осуществления наличных расчетов субъектов хозяйствования между собой и/или с физическими лицами;

При проверке расчетных операций субъекта хозяйствования контролеры должны учитывать, что:

— наличные расчеты могут осуществляться в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам в рамках предельных сумм расчетов наличными;

— количество субъектов хозяйствования и физических лиц, с которыми осуществляются наличные расчеты, в течение дня не ограничивается;

— указанные ограничения не касаются случаев, определенных Положением № 148 (см. с. 65).

При проверке кассовой книги и кассовых документов устанавливается (п. 3.1 Методрекомендаций № 210):

— наличие у предприятия кассовой книги, а также соответствие ее оформления требованиям законодательства;

— правильность ведения кассовой книги, оформление в ней кассовых операций по приему и выдаче наличных средств (в том числе по срокам);

— соответствие указанных в кассовой книге сумм принятой в кассу или выданной из нее наличности данным приходных и расходных кассовых ордеров;

— правильность заполнения всех реквизитов приходных и расходных кассовых ордеров и расходных ведомостей (проставление необходимых дат, номеров, сумм, указание оснований для их выписки, наличие подписей должностных лиц, оттисков печатей и штампов, подписей о получении наличности, правильность оформления депонированных сумм и т. п.);

— наличие у предприятия журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов и книги учета принятой и выданной старшим кассиром наличности, а также правильность их ведения;

— правильность отражения в кассовых документах номеров корреспондирующих счетов, соответствие между корреспонденцией счетов, внесенных в кассовую книгу и указанных в кассовых ордерах, наличие необходимых оправдательных документов, прилагаемых к кассовым ордерам (заявления, накладные, счета, справки и т. п.);

— содержание актов инвентаризации кассы предприятия.

Проверка оприходования поступлений наличности в кассу представляет собой (п. 3.2 Методрекомендаций № 210):

— анализ общего состояния поступлений наличности из касс банка в кассы предприятия на основании банковских выписок по текущим счетам;

— сверку банковских выписок (по суммам средств, полученных из банка, и датам) и проверку соответствия записей в кассовой книге данным приходных кассовых ордеров. Кроме того, налоговики могут сравнить данные корешков денежных чеков с выписками банка;

— установление полноты и своевременности оприходования в кассах наличных поступлений, полученных предприятием;

— проверку порядка оприходования наличности в кассах при расчетах с применением РРО;

— определение целесообразности проведения соответствующих встречных документальных проверок, осуществляемых непосредственно у предприятий-покупателей (заказчиков), уплативших наличные средства.

Проверка лимита остатка наличности в кассе включает (п. 3.3 Методрекомендаций № 210):

— проверку соблюдения предприятием лимита кассы;

— определение наличия самостоятельно установленного лимита кассы и соответствие его расчета требованиям Положения № 148;

— установление согласно приказам, распоряжениям или другими распорядительными документами суммы самостоятельно доведенных предприятием (юридическим лицом) лимитов касс своим обособленным подразделениям.

Обратите внимание:

в расчет сумм превышения не должны включаться суммы, которые не считаются сверхлимитными* в соответствии с нормами Положения № 148

* См. раздел 5 на с. 54.

Когда речь идет о получении предприятием крупных сумм наличности, проверка предполагает (п. 3.4 Методрекомендаций № 210):

— анализ согласно банковским документам всех случаев получения субъектом хозяйствования крупных сумм наличности;

— анализ объемов наличности, периодичности и структуры ее выдачи, динамики по сравнению с предыдущими периодами, проведения операций, не являющихся экономически оправданными или противоречащих законодательству Украины (не соответствующих характеру деятельности предприятия). В частности, особое внимание уделяется переводам крупных сумм наличности на счета физических лиц, а также поступлениям и изъятиям со счетов наличности в суммах, превышающих обычное денежное обращение субъекта хозяйствования;

— анализ внесения на счета наличности с последующим переводом ее в сжатые сроки другому субъекту хозяйствования. Особенно если имеет место систематическое или полное снятие крупных сумм наличности в день ее поступления на счет.

Проверяя соблюдение порядка выдачи наличности под отчет и ее использования, налоговики обращают внимание на (п. 3.6 Методрекомендаций № 210):

— использование денежных средств для решения хозяйственных вопросов;

— соблюдение подотчетными лицами установленных сроков составления и предоставления в бухгалтерию соответствующих отчетов, своевременность возврата в кассу остатков неиспользованных средств (одновременно с соответствующим отчетом), наличие оригиналов подтверждающих документов, их погашение и т. п.;

— случаи предоставления подотчетными лицами отчетов об использовании средств с нарушением установленных сроков;

— случаи нарушения сроков и условий выдачи наличности под отчет, которые определяются законодательством Украины, в частности п. 19 Положения № 148;

— правильность оформления выдачи наличности под отчет как на командировку, так и на другие нужды, достоверность подтверждающих документов, прилагаемых к отчетам об использовании средств;

— полноту и своевременность предоставление отчетов подотчетных лиц в случае использования во время командировки значительных сумм подотчетных средств для решения хозяйственных нужд;

— наличие распорядительных документов (приказа, распоряжения) на служебные командировки, соблюдение предельной продолжительности служебной командировки, своевременность предоставления отчетов за израсходованные во время командировки средства, правильность возмещения расходов работникам и т. д.;

— случаи предоставления отчета об использовании средств в бухгалтерию в установленные сроки, но без одновременного возврата в кассу неиспользованных подотчетных сумм.

Наконец, проверяя соблюдение предприятием предельных ограничений на осуществление наличных расчетов, фискалы (п. 3.7 Методрекомендаций № 210):

— проводят анализ записей в кассовой книге, регистрах учета приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), данных кассовых ордеров, отчетов подотчетных лиц и других подтверждающих документов;

— определяют наличие (или отсутствие) нарушений установленных ограничений на осуществление наличных расчетов (пп. 6 8 Положения № 148), сравнивают фактическое расходование наличности плательщиков наличных средств по конкретным расчетам и устанавливают, подтверждены ли эти суммы соответствующими документами;

— в случае необходимости осуществляют встречные проверки субъектов хозяйствования со сравнением данных (по суммам и срокам) соответствующих кассовых документов плательщиков и получателей наличных средств.

Оформление результатов проверки

Окончательные результаты проверки оформляются в порядке, изложенном в п. 58 Положения № 148.

В частности, по результатам проверки составляется специальный Акт о проверке соблюдения порядка ведения операций с наличностью (приложение 8 к Положению № 148). Причем в зависимости от специфики некоторых видов хозяйственной деятельности и задач, возложенных на контролеров, в утвержденную форму Акта органы ГФСУ могут вносить изменения.

Нарушения, выявленные в результате проверки, и выводы приводятся в соответствующих разделах Акта о проверке. В нем должно быть изложено содержание нарушения с соответствующим обоснованием.

Акт должен содержать выводы о результатах проверки. Его подписывают должностные лица, проводившие проверку, а также руководитель и главный бухгалтер предприятия (или предприниматель).

Вот, собственно, и все, что надо знать о контроле за соблюдением кассовой дисциплины. Переходим к ответственности за ее нарушения!

выводы

  • Внутренний контроль за соблюдением кассовой дисциплины осуществляет само предприятие путем инвентаризации остатков наличности.
  • Инвентаризация кассы проводится инвентаризационной комиссией на основании приказа руководителя предприятия, как правило, не реже одного раза в квартал.
  • Результаты инвентаризации оформляются Актом, который подписывается всеми членами комиссии и материально ответственным лицом.
  • Внешний контроль за соблюдением кассовой дисциплины осуществляют государственные органы, имеющие на это полномочия.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше