Загранкомандировка с гривневой карточкой

В избранном В избранное
Печать
Солошенко Людмила, налоговый эксперт
Налоги и бухгалтерский учет Март, 2018/№ 18
Теперь — о командировках. Как ни странно, но и тут могут быть расчеты гривней с привязкой к инвалюте! Представим, что работнику для командировки за границу выдана гривневая корпоративная платежная карточка — КПК (с возможностью конвертации в валюту страны командировки). Каким образом учесть расходы на загранкомандировку в этом случае?

Командировочные расходы: как признавать?

Прежде всего напомним, что ни зачисление средств на КПК для командировки, ни выдача КПК работнику еще не означают выдачу ему денег (аванса) под отчет, а

выданными под отчет средства становятся, только когда начнут осуществляться операции с использованием КПК,

т. е. при снятии работником наличных в банкомате или при проведении безналичных расчетов с применением КПК.

К тому же если работника отправляют в командировку за границу, то при использовании там гривневой КПК (с возможностью конвертации) фактически происходит приобретение валюты для предприятия уполномоченным банком по коммерческому курсу (так как в загранкомандировке работник несет расходы в валюте*). Поэтому в таком случае подключаются правила учета валютных операций, установленные «валютным» П(С)БУ 21 (согласно которым операции в валюте признают по курсу НБУ на дату осуществления операции).

* Подробнее о покупке валюты см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 27, с. 26.

С учетом этого по возвращении работника из командировки командировочные расходы признают на дату утверждения авансового Отчета, однако по курсам НБУ, действовавшим (!) на даты авансирования работника (заметим: по «валютным» правилам такие суммы больше не пересчитывают). В свою очередь, датой выдачи аванса при командировке с КПК следует считать день снятия наличных в банкомате или проведения работником расчетов с использованием КПК. Причем даже в тех случаях, когда снятие наличных/осуществление расчетов с использованием КПК осуществляется в один день, а покупка валюты банком и списание средств с карточного счета — в другой. Так как характерной особенностью осуществления операций с использованием КПК является изначальное резервирование (блокировка) соответствующих сумм на карточном счете, а уже после — их списание. Поэтому даты осуществления операции с использованием КПК и списания средств со счета могут не совпадать. В таком случае выдачу работнику аванса обычно отражают с использованием субсчета 333 «Денежные средства в пути в национальной валюте» (Дт 372 — Кт 333), а расхождения, возникшие из-за разных курсов НБУ на такие даты, закрывают разницами (Дт 949 — Кт 333 или Дт 333 — Кт 719).

И для наглядности — пример.

Пример. Работник отдела сбыта направлен в загранкомандировку в Вену на 3 дня (с 20.02.2018 г. по 22.02.2018 г.) с гривневой КПК (на КПК зачислено 25000 грн.).

С помощью КПК работник:

— приобрел билеты на проезд стоимостью 6850 грн.;

— снял за границей наличность в банкомате (€210) — суточные (из расчета 3 дня командировки х €70 (размер загрансуточных, установленный приказом по предприятию**));

** Подробнее о загрансуточных см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 89, с. 10.

— оплатил стоимость проживания в гостинице — счет гостиницы на сумму €300.

По возвращении из командировки 22.02.2018 г. работник подал авансовый Отчет.

В учете операции отразятся следующим образом (валютные курсы условные):

Использование гривневой КПК в загранкомандировке

п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма,

€/грн.

Дт

Кт

1

Перечислены денежные средства с текущего счета на картсчет

313/1*

311

25000

2

Приобретены работником билеты на проезд

372

313/1

6850

20.02.2018 г. — использование работником КПК в командировке за границей

(курс НБУ — 30 грн./€)

3

Снята работником наличная валюта в банкомате

372

333

€210

6300

4

Оплачена работником с помощью КПК стоимость проживания в гостинице

372

333

€300

9000

5

Заблокированы банком средства для покупки валюты

313/2*

313/1

17200

21.02.2018 г. — покупка валюты банком

(курс НБУ — 31 грн./€; коммерческий курс — 33 грн./€; комиссия банку за покупку валюты — 200 грн.)

6

Списаны средства для покупки валюты (€510 х 33 грн./€)

333

313/2

€510

16830

7

Отражены расходы при покупке валюты

(разница между коммерческим курсом и курсом НБУ)

[€510 х (33 грн./€ - 31 грн./€)]

942

333

1020

8

Отражена разница между курсом НБУ на дату приобретения валюты и курсом НБУ на дату использования КПК

[€510 х (31 грн./€ - 30 грн./€)]

949

333

510

9

Отражена комиссия банка за покупку валюты

92

313/2

200

10

Разблокирован остаток гривень на счете

313/1

313/2

170

22.02.2018 г. — утверждение авансового Отчета

11

На основании утвержденного авансового Отчета и выписки банка командировочные расходы включены в состав расходов на сбыт:

— стоимость проезда

93

372

6850

— суточные

93

372

€210

6300

— стоимость проживания

93

372

€300

9000

* Используемые субсчета:

313/1 «Денежные средства, доступные для использования с применением КПК»;

313/2 «Денежные средства, заблокированные в результате операций с КПК».

Ну и на всякий случай еще один момент. Помните, что, находясь в загранкомандировке, работник не может приобретать ТМЦ для нужд предприятия по безналичному расчету с использованием КПК. Поскольку средства с текущего счета юрлица не могут быть использованы с применением электронных платежных средств для осуществления расчетов по внешнеторговым договорам (п. 8.3 Инструкции № 492). А расчеты между резидентами и нерезидентами в рамках торгового оборота могут осуществляться только через уполномоченные банки в порядке, установленном НБУ (ст. 7 Декрета. № 15-93).

Если работник вернулся с непотраченной валютой

А как быть, если за рубежом работник снял в банкомате с гривневой КПК наличную валюту (допустим, евро), но израсходовал ее не полностью. Должен ли он тогда вместе с авансовым Отчетом возвращать остаток неиспользованных средств в валюте (т. е. в евро)? И как быть, если у предприятия валютного счета (в евро) нет?

Вопрос, по-видимому, появился из-за положений п. 8.4 «валютно-наличных» Правил № 200 (ср. 025069200). Ведь этим пунктом предусмотрено, что невозвращенный остаток наличной инвалюты, которая была получена (!) предприятием с текущего счета в инвалюте для обеспечения расходов на командировки работников за границу, подлежит зачислению непосредственно на текущий счет предприятия в инвалюте в течение 5 банковских дней с момента его оприходования в кассе предприятия.

Хотя, заметьте, речь идет о ситуации, когда у предприятия есть (!) валютный счет (с которого прежде и снималась такая наличная валюта). Тогда действительно работник должен вернуть остаток снятых с такого счета и не израсходованных в командировке наличных валютных средств. Так как в таком случае будут работать Правила № 200 (касающиеся использования наличной инвалюты) и, в частности, их требования о том, что:

— полученная с текущих валютных счетов наличная валюта может использоваться исключительно на цели, на которые она получена (п. 8.14 Правил № 200);

— неиспользованный остаток наличной инвалюты подлежит возврату на текущий валютный счет (п. 8.4 Правил № 200).

Однако в данном случае предприятие валютного счета не имеет (т. е. условия другие, поэтому говорить о каких-то нарушениях неуместно). Поэтому даже если работник и вернет предприятию валюту, перечислять ее будет просто некуда! Разве что предприятие решит-таки открыть валютный счет.

Если же открытие валютного счета не входит в планы предприятия, то поступить можно следующим образом. Разницу между полученным и израсходованным, т. е.

остаток неиспользованной суммы работник может вернуть до или вместе с авансовым Отчетом (п.п. 170.9.2 НКУ) в гривнях

А чтобы в будущем не возникало подобной ситуации, еще до командировки работников лучше попросить снимать наличность (сверх размера суточных) с осторожностью — под конкретные расходы. Иначе — их оплачивать в командировке посредством КПК.

Если не хватило средств КПК

А что, если, наоборот, средств на КПК оказалось недостаточно и в загранкомандировке работник потратил свои собственные средства?

В таком случае расходы, понесенные в командировке и осуществленные за счет собственных средств работника, отражаются по курсу НБУ на дату утверждения авансового Отчета. А вот каким образом предприятие будет возмещать работнику потраченное, говорит п. 2.5 Правил № 200:

расчеты с работником осуществляют в национальной валюте Украины (гривнях) по официальному курсу НБУ, установленному на дату возмещения этих средств

Причем задолженность перед работником лучше погашать в день утверждения авансового Отчета. Тогда не возникнет расхождений из-за колебаний курса на дату утверждения Отчета и на дату возмещения средств.

выводы

  • При загранкомандировке с гривневой КПК командировочные расходы признают на дату утверждения авансового Отчета, однако по курсам НБУ, действовавшим на даты выдачи аванса (осуществления операций с использованием КПК).
  • Если у предприятия нет валютного счета, то непотраченную наличность, снятую в загранкомандировке с гривневой КПК, работник может вернуть в гривнях.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить