Витрати на відрядження: як визнавати?
Передусім, нагадаємо, що ні зарахування коштів на КПК для відрядження, ні видача КПК працівникові ще не означає видачу йому грошей (авансу) під звіт, а
виданими під звіт кошти стають, тільки коли почнуть здійснюватися операції з використанням КПК,
тобто при знятті працівником готівки в банкоматі або проведенні безготівкових розрахунків із застосуванням КПК.
До того ж якщо працівника відправляють у відрядження за кордон, то при використанні там гривневої КПК (з можливістю конвертації) фактично відбувається придбання валюти для підприємства уповноваженим банком за комерційним курсом (оскільки в закордонвідрядженні працівник несе витрати у валюті*). Тому в такому разі підключаються правила обліку валютних операцій, установлені «валютним» П(С)БО 21 (згідно з якими операції у валюті визнають за курсом НБУ на дату здійснення операції).
* Детальніше про купівлю валюти див. «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 27, с. 26.
З урахуванням цього після повернення працівника з відрядження витрати на відрядження визнають на дату затвердження авансового Звіту, проте за курсами НБУ, що діяли (!) на дати авансування працівника (зазначимо: за «валютними» правилами такі суми більше не перераховують). У свою чергу, датою видачі авансу при відрядженні з КПК слід вважати день зняття готівки в банкоматі або проведення працівником розрахунків із використанням КПК. Причому навіть у тих випадках, коли зняття готівки/здійснення розрахунків із використанням КПК здійснюється в один день, а купівля валюти банком і списання коштів з карткового рахунку — в інший. Адже характерною особливістю здійснення операцій з використанням КПК є первісне резервування (блокування) відповідних сум на картковому рахунку, а вже після — їх списання. Тому дати здійснення операції з використанням КПК і списання коштів з рахунку можуть не збігатися. У такому разі видачу працівникові авансу зазвичай відображають використанням субрахунку 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» (Дт 372 — Кт 333), а розбіжності, що виникли через різні курси НБУ на такі дати, закривають різницями (Дт 949 — Кт 333 або Дт 333 — Кт 719).
І для наочності — приклад.
Приклад. Працівник відділу збуту направлений у закордонвідрядження у Відень на 3 дні (з 20.02.2018 р. по 22.02.2018 р.) з гривневою КПК (на КПК зараховано 25000 грн.).
За допомогою КПК працівник:
— придбав квитки на проїзд вартістю 6850 грн.;
— зняв за кордоном готівку в банкоматі — €210 — добові (з розрахунку 3 дні відрядження х х €70 (розмір закордондобових, установлений наказом по підприємству**));
** Детальніше про закордондобові див. «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 89, с. 10.
— оплатив вартість проживання в готелі — рахунок готелю на суму €300.
Після повернення з відрядження 22.02.2018 р. працівник подав авансовий Звіт.
В обліку операції відобразяться таким чином (валютні курси умовні):
Використання гривневої КПК в закордонвідрядженні
№ з/п | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, €/грн. | |
Дт | Кт | |||
1 | Перераховано грошові кошти з поточного рахунку на картрахунок | 313/1* | 311 | 25000 |
2 | Придбано працівником квитки на проїзд | 372 | 313/1 | 6850 |
20.02.2018 р. — використання працівником КПК у відрядженні за кордоном (курс НБУ — 30 грн./€) | ||||
3 | Знято працівником готівкову валюту в банкоматі | 372 | 333 | €210 6300 |
4 | Оплачено працівником за допомогою КПК вартість проживання в готелі | 372 | 333 | €300 9000 |
5 | Заблоковано банком кошти для купівлі валюти | 313/2* | 313/1 | 17200 |
21.02.2018 р. — купівля валюти банком (курс НБУ — 31 грн./€; комерційний курс — 33 грн./€; комісія банку за купівлю валюти — 200 грн.) | ||||
6 | Списано кошти для купівлі валюти (€510 х 33 грн./€) | 333 | 313/2 | €510 16830 |
7 | Відображено витрати при купівлі валюти (різниця між комерційним курсом і курсом НБУ) [€510 х (33 грн./€ - 31 грн./€)] | 942 | 333 | 1020 |
8 | Відображено різницю між курсом НБУ на дату придбання валюти і курсом НБУ на дату використання КПК [€510 х (31 грн./€ - 30 грн./€)] | 949 | 333 | 510 |
9 | Відображено комісію банку за купівлю валюти | 92 | 313/2 | 200 |
10 | Розблоковано залишок гривень на рахунку | 313/1 | 313/2 | 170 |
22.02.2018 р. — затвердження авансового Звіту | ||||
11 | На підставі затвердженого авансового Звіту і виписки банку витрати на відрядження включено до складу витрат на збут: | |||
— вартість проїзду | 93 | 372 | 6850 | |
— добові | 93 | 372 | €210 6300 | |
— вартість проживання | 93 | 372 | €300 9000 | |
* Субрахунки, що використовуються: 313/1 «Грошові кошти, доступні для використання із застосуванням КПК»; 313/2 «Грошові кошти, заблоковані в результаті операцій з КПК». |
Ну і про всяк випадок ще один момент. Пам’ятайте, що перебуваючи у закордонвідрядженні, працівник не може придбавати ТМЦ для потреб підприємства за безготівковим розрахунком з використанням КПК. Оскільки кошти з поточного рахунку юрособи не можуть бути використані із застосуванням електронних платіжних засобів для здійснення розрахунків
за зовнішньоторговельними договорами (п. 8.3 Інструкції № 492). А розрахунки між резидентами і нерезидентами в межах торговельного обороту можуть здійснюватися тільки через уповноважені банки в порядку, встановленому НБУ (ст. 7 Декрету № 15-93).
Якщо працівник повернувся з невитраченою валютою
А як бути, якщо за кордоном працівник зняв у банкоматі з гривневою КПК готівкову валюту (припустимо, євро), але витратив її не повністю. Чи повинен він тоді разом з авансовим Звітом повертати залишок невикористаних коштів у валюті (тобто в євро)? І як бути, якщо в підприємства валютного рахунку (в євро) немає?
Запитання, мабуть, з’явилося через положення п. 8.4 «валютно-готівкових» Правил № 200 (ср. ). Адже цим пунктом передбачено, що неповернений залишок готівкової інвалюти, яка була отримана (!) підприємством з поточного рахунку в інвалюті для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, підлягає зарахуванню безпосередньо на поточний рахунок підприємства в інвалюті протягом 5 банківських днів з моменту його оприбуткування в касі підприємства.
Хоча, зверніть увагу, йдеться про ситуацію, коли в підприємства є (!) валютний рахунок (з якого раніше і знімалася така готівкова валюта). Тоді дійсно працівник повинен повернути залишок знятої з такого рахунку і невитраченої у відрядженні валютної готівки. Оскільки в такому разі працюватимуть Правила № 200 (що стосуються використання готівкової інвалюти), і, зокрема, їх вимоги про те, що:
— отримана з поточних валютних рахунків готівкова валюта може використовуватися виключно на цілі, на які вона отримана (п. 8.14 Правил № 200);
— невикористаний залишок готівкової інвалюти підлягає поверненню на поточний валютний рахунок (п. 8.4 Правил № 200).
Проте в нашому випадку підприємство валютного рахунку не має (тобто умови інші, тому говорити про якісь порушення недоречно). Тому навіть якщо працівник і поверне підприємству валюту, перераховувати її буде просто нікуди! Хіба що підприємство вирішить-таки відкрити валютний рахунок.
Якщо ж відкриття валютного рахунку не входить у плани підприємства, то вчинити можна таким чином. Різницю між отриманим і витраченим, тобто
залишок невикористаної суми працівник може повернути до або разом з авансовим Звітом (п.п. 170.9.2 ПКУ) у гривнях
А щоб у майбутньому не виникало подібної ситуації, ще до відрядження працівників краще попросити знімати готівку (понад розмір добових) з обережністю — під конкретні витрати. Інакше — їх оплачувати у відрядженні за допомогою КПК.
Якщо не вистачило коштів КПК
А що, коли навпаки, коштів на КПК виявилося недостатньо, і в закордонвідрядженні працівник витратив свої власні кошти?
У такому разі витрати, понесені у відрядженні і здійснені за рахунок власних коштів працівника, відображаються за курсом НБУ на дату затвердження авансового Звіту. А ось яким чином підприємство відшкодовуватиме працівникові витрачене, говорить п. 2.5 Правил № 200:
розрахунки з працівником здійснюють у національній валюті України (гривнях) за офіційним курсом НБУ, встановленим на дату відшкодування цих коштів
Причому заборгованість перед працівником краще погашати в день затвердження авансового Звіту. Тоді не виникне розбіжностей через коливання курсу на дату затвердження Звіту і на дату відшкодування коштів.
висновки
- При закордонвідрядженні з гривневою КПК витрати на відрядження визнають на дату затвердження авансового Звіту, проте за курсами НБУ, що діяли на дати видачі авансу (здійснення операцій з використанням КПК).
- Якщо в підприємства немає валютного рахунку, то невитрачену готівку, зняту в закордонвідрядженні з гривневої КПК, працівник може повернути в гривнях.