Что такое представительские расходы?
Несмотря на то что представительские расходы основательно вошли в жизнь многих предприятий, законодатели до сих пор не сподобились хоть как-то регламентировать состав таких затрат. Единственный нормативный документ, который дает ответ на вопрос, что такое представительские расходы и какие затраты можно к ним отнести, — Нормы № 1026*. Однако он обязателен к применению только для бюджетных организаций. Для всех остальных Нормы — всего лишь ориентир, документ, который можно взять за основу при разработке собственного внутреннего Положения о представительских расходах. О том, что обычные предприятия могут (но не обязаны) руководствоваться «бюджетными» Нормами № 1026, налоговики говорили еще в письме № 5743**.
* Нормы средств на представительские цели бюджетных учреждений и порядок их расходования, утвержденные приказом Минфина от 14.09.2010 г. № 1026.
** Письмо ГНСУ от 22.11.2012 г. № 5743/0/61-12/15-1415.
Итак, представительские расходы — это расходы бюджетных учреждений на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций, которые прибыли по приглашению для проведения переговоров с целью осуществления международных связей, установки и поддержания взаимовыгодного сотрудничества (п. 2 Норм № 1026).
Как видите, представительскими называют расходы на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций. Отсюда у кого-то может сложиться впечатление, что расходы на ведение переговоров с представителями украинских предприятий, а также расходы понесенные не «дома», а, например, в командировке, представительскими считать уже нельзя. На самом деле это не так. Повторим: узкая трактовка таких расходов из Норм № 1026 обязательна только для бюджетников. Нам же абсолютно не важно, прибыли ваши партнеры с другого континента или их офис расположен на соседней улице. Кстати, в свое время представительский характер затрат на прием украинских делегаций отмечали и налоговики в письме № 14054***.
*** Письмо Миндоходов от 25.10.2013 г. № 14054/6/99-99-19-03-02-15.
Кроме того, на наш взгляд,
для небюджетников нет никаких ограничений и в отношении представительских расходов, понесенных работником предприятия в командировке
Ведь проведение переговоров представителями предприятия за его пределами или не по местонахождению, а также организация встреч в служебной командировке не изменяют целей понесенных расходов.
Ну и, наконец, не имеет значения и время проведения представительских мероприятий: их можно проводить и в нерабочее время, и даже в выходные дни.
Что именно Нормы № 1026 относят к представительским расходам, см. в таблице.
Состав представительских расходов
| Представительские расходы |
| 1. Расходы на проведение официального приема |
| В эту группу расходов попадают затраты на угощение гостей (завтрак, обед, ужин) и на аренду помещения для проведения официального приема. При этом место официального приема можно выбрать на свой вкус. Это может быть и ваш офис, и бизнес-центр, и ресторан, кафе, а также очень модные сейчас коворкинг-центры (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 33, с. 22) и антикафе. Обратите внимание! Ни НКУ, ни Нормы № 1026 не содержат никаких ограничений относительно расходов на оплату алкогольных напитков в заведениях ресторанного хозяйства. Поэтому если ваш деловой ужин (официальный прием) проходит в ресторане, то стоимость алкоголя также можно отнести в состав представительских расходов. Совсем другое дело, если вы хотите угоститься вместе с гостями алкоголем за счет средств предприятия, но без участия предприятий общественного питания. Это может обернуться для вас штрафом за безлицензионную розничную торговлю алкогольными напитками в размере 200 % стоимости полученной партии алкогольных напитков, но не менее 17000 грн. (абзац пятый ч. 2 ст. 17 «алкотабачного» Закона Украины от 19.12.95 г. № 481/95-BP). Раньше налоговики предупреждали об этом в консультации из категории 115.03 БЗ. Сегодня там размещена консультация с противоположным выводом. В ней говорится, что при проведении корпоративных мероприятий, когда алкоголь приобретают для сотрудников и/или партнеров, речь идет о собственном потреблении алкогольной продукции, а не о реализации. Лицензия в таком случае не нужна. Но, на наш взгляд, рисковать без особой надобности не стоит. Ведь консультация в БЗ не спасает от штрафа, если контролеры на местах рассудят иначе. Кроме того, не исключено, что налоговики опять передумают. Поэтому, если уж захотите угоститься алкоголем во время приема партнеров на предприятии, предварительно получите «разрешающую» индивидуальную налоговую консультацию |
| 2. Расходы на транспортное обеспечение представительских мероприятий |
| Сюда относят расходы на транспортное обслуживание прибывающих представителей других предприятий или официальных делегаций (например, аренда и эксплуатация автотранспорта, оплата автобусных, железнодорожных и авиабилетов). А вот транспортные расходы работников предприятия, участвующих в приеме делегаций, в состав представительских расходов не включают |
| 3. Расходы на мероприятия культурной программы |
| Группа расходов на организацию зрелищных мероприятий (стоимость билетов на концерты, спектакли, посещения музеев, выставок и т. п.), художественное оформление помещения |
| 4. Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров |
| В эту группу попадают расходы на: — приобретение чая, кофе, минеральной воды и других прохладительных напитков, бутербродов, печенья, конфет, кондитерских изделий (если предприятие обеспечивает буфетное обслуживание самостоятельно); — оплату стоимости услуг кафе, ресторана или кейтеринговой компании*. Единственное — помните наши рекомендации относительно учета расходов на спиртные напитки: угощая своих партнеров чем-то «покрепче» минеральной воды, воспользуйтесь услугами заведений ресторанного хозяйства или по крайней мере заручитесь индивидуальной налоговой консультацией |
| * Предприятие, оказывающее услуги по приготовлению, доставке пищи, а также обслуживанию, сервировке, оформлению стола, разливу и подаче напитков гостям и т. п. |
| 5. Расходы на оплату услуг переводчика, который не находится в штате предприятия |
| Сюда входят расходы на оплату любых специалистов, которых нет в штате предприятия, но их услуги необходимы при проведении переговоров и других представительских мероприятий (например, переводчиков, стенографистов, работников, осуществляющих буфетное обслуживание, и т. д.) |
| 6. Расходы на оплату номеров в гостиницах, в том числе бронирование |
| Учтите! Нормы № 1026 ограничивают размер допустимых расходов на бронирование номеров у бюджетников 50 % от стоимости проживания за сутки. Что касается обычных предприятий, то их это ограничение не касается, а значит, затраты на бронирование в составе представительских расходов можно учитывать в полной сумме |
| 7. Расходы на цветы, сувениры и подарки представителям делегаций |
| Сюда можно включить, например, стоимость ручек, блокнотов, ежедневников и т. д., с нанесенными на них логотипом или названием предприятия, которые дарят представителям делегаций. Заметим, что эта группа расходов не упомянута в Нормах № 1026. Но, на наш взгляд, «подарочные» затраты также можно отнести к представительским. Причина проста: предприятие проводит представительские мероприятия и «одаривает» гостей с одной и той же целью — сформировать или поддержать у партнера положительное мнение о принимающей стороне и в конечном счете укрепить деловые отношения с контрагентом |
Как оформить представительские расходы?
Представительские расходы требуют очень тщательного документального оформления. Дело в том, что налоговики нередко косо смотрят в сторону таких, казалось бы, «лишних» с точки зрения хоздеятельности предприятия затрат. Благосклонно они относятся только к тем затратам на проведение представительских мероприятий, при оформлении которых четко указана именно рекламная цель их проведения. А значит, ваша главная задача при оформлении первички — не просто подтвердить факт осуществления расходов, но и обосновать их связь с деятельностью предприятия.
Итак, какие документы вам придется оформить и как их составить, учитывая повышенный интерес контролеров к таким затратам?
Прежде всего не лишним будет составить Положение о представительских расходах. В нем желательно систематизировать информацию о порядке проведения и финансирования представительских мероприятий: описать цели их проведения на предприятии, перечислить виды расходов, которые могут быть отнесены в состав представительских, и лиц, ответственных за подготовку и проведение таких мероприятий, регламентировать документооборот при осуществлении представительских расходов и т. д.
Положение утверждают приказом руководителя предприятия
Кроме того, до и во время проведения каждого официального приема придется оформлять еще целый ворох подтверждающих документов. Каких — налоговики рассказывали в письмах № 14054 и № 5743. Перечислим их:
1) официальные приглашения отечественных (иностранных) представителей (делегаций) и их ответы на приглашения. Оформляют такие приглашения в произвольной форме;
2) приказ о проведении представительского мероприятия. В приказе определяют круг лиц, которые примут участие в организации и проведении переговоров (презентации) со стороны предприятия. Кроме того, в нем указывают:
— дату и место проведения мероприятия;
— цель мероприятия, подтверждающую его рекламный характер;
— количество приглашенных лиц;
— сроки выполнения работ по организации мероприятия;
— плановый бюджет мероприятия;
— перечень ТМЦ, которые предполагается бесплатно раздать в качестве подарков гостям, и демонстрационных материалов при проведении презентации продукции;
3) программа проведения мероприятия. Ее утверждает руководитель и в ней оговаривают:
— место и дату проведения мероприятия;
— календарный план мероприятий с указанием времени их проведения (переговоры, выступления, демонстрация образцов продукции, посещение культурно-зрелищных мероприятий и т. п.);
— список приглашенных лиц;
— список представителей принимающей стороны;
4) смета расходов на проведение мероприятия. Здесь перечисляют затраты на все мероприятия, предусмотренные программой, а также все сопутствующие расходы (на транспортное и буфетное обслуживание, оплату услуг переводчика, стоимость цветов и памятных сувениров и т. п.). Смету утверждает руководитель предприятия;
5) отчет о проведенном мероприятии. Его оформляют после завершения мероприятия ответственные за него работники. В нем описывают результаты, достигнутые в ходе переговоров (например, потенциальные покупатели/заказчики/поставщики ознакомлены с деятельностью предприятия, подписаны договоры о поставке (продаже) продукции/товаров/услуг и т. п.);
6) отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. Отчет оформляют по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841 (ср. ). К нему прилагают все первичные документы, подтверждающие факт расходования наличных средств (средств с КПК) и их целевое использование (накладные, кассовые чеки, квитанции, закупочные акты, счета и т. п.);
7) другие первичные документы, подтверждающие связь затрат с хоздеятельностью предприятия. Такими документами являются: договоры, накладные, акты выполненных работ (предоставленных услуг), платежные поручения, квитанции, чеки, билеты, счета и др.
Как видите, первичных документов от вас потребуется оформить немало.
Вся первичка должна соответствовать критериям первичного документа и содержать обязательные реквизиты
Как известно, они , установлены ч. 2 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.
Ну и в завершение еще один интересный момент. Конечно же, хорошо, если ваше представительское мероприятие получит какое-нибудь «материальное» подтверждение в виде заключенного договора (контракта) со своим поставщиком (покупателем). Но если договориться не удалось, не беда — представительские расходы не «пропадут» и в этом случае. Если с договором не «срослось», завершить представительское мероприятие можно подписанием меморандума о дальнейшем сотрудничестве, протокола о намерениях или других подобных документов.
выводы
- Предприятие самостоятельно определяет перечень представительских расходов. Ориентироваться при этом можно на Нормы № 1026.
- Расходы на проведение представительского мероприятия оформляют первичными документами, которые подтверждают факт осуществления таких расходов, а также обосновывают их связь с хоздеятельностью предприятия.
- Первичные документы, оформленные для подтверждения представительских расходов, должны содержать обязательные реквизиты первички.
