Що таке представницькі витрати?
Незважаючи на те, що представницькі витрати міцно увійшли в життя багатьох підприємств, законодавці досі не спромоглися хоча б якось регламентувати склад таких витрат. Єдиний нормативний документ, що дає відповідь на запитання, що таке представницькі витрати і які витрати можна до них віднести, — Норми № 1026*. Проте він обов’язковий до застосування тільки для бюджетних організацій. Для решти Норми — усього лиш орієнтир, документ, який можна взяти за основу при розробці власного внутрішнього Положення про представницькі витрати. Про те, що звичайні підприємства можуть (але не зобов’язані) керуватися «бюджетними» Нормами № 1026, податківці говорили ще в листі № 5743**.
* Норми коштів на представницькі цілі бюджетних установ та порядок їх витрачання, затверджені наказом Мінфіну від 14.09.2010 р. № 1026.
** Лист ДПСУ від 22.11.2012 р. № 5743/0/61-12/15-1415.
Отже, представницькі витрати — це витрати бюджетних установ на прийом і обслуговування іноземних представників і делегацій, які прибули на запрошення для проведення переговорів з метою здійснення міжнародних зв’язків, установлення та підтримання взаємовигідної співпраці (п. 2 Норм № 1026).
Як бачите, представницькими називають витрати на прийом і обслуговування іноземних представників і делегацій. Звідси у когось може скластися враження, що витрати на ведення переговорів з представниками українських підприємств, а також витрати понесені не «вдома», а, наприклад, у відрядженні, представницькими вважати вже не можна. Насправді це не так. Повторимося, вузьке трактування таких витрат з Норм № 1026 обов’язкове тільки для бюджетників. Нам же зовсім не важливо, прибули ваші партнери з іншого континенту чи їхній офіс розташовано на сусідній вулиці. До речі, свого часу про представницький характер витрат на прийом українських делегацій зазначали і податківці в листі № 14054***.
*** Лист Міндоходів від 25.10.2013 р. № 14054/6/99-99-19-03-02-15.
Крім того, на наш погляд,
для небюджетників немає жодних обмежень і щодо представницьких витрат, понесених працівником підприємства у відрядженні
Адже проведення переговорів представниками підприємства поза його межами або місцем знаходження, а також організація зустрічей у службовому відрядженні не змінюють цілей понесених витрат.
Ну і, нарешті, не має значення також час проведення представницьких заходів: їх можна проводити і в неробочий час, і навіть у вихідні дні.
Що саме Норми № 1026 відносять до представницьких витрат, див. у таблиці.
Склад представницьких витрат
| Представницькі витрати |
| 1. Витрати на проведення офіційного прийому |
| До цієї групи витрат потрапляють витрати на пригощання гостей (сніданок, обід, вечеря), оренда приміщення для проведення офіційного прийому. При цьому місце офіційного прийому можна обрати на свій смак. Це може бути і ваш офіс, і бізнес-центр, і ресторан, кафе, а також вельми модні зараз коворкінг-центри (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 33, с. 22) та антикафе. Зверніть увагу! Ні ПКУ, ні Норми № 1026 не містять жодних обмежень щодо витрат на оплату алкогольних напоїв у закладах ресторанного господарства. Тому якщо ваша ділова вечеря (офіційний прийом) проходить у ресторані, то вартість алкоголю також можна віднести до складу представницьких витрат. Зовсім інша річ, якщо ви хочете пригоститися разом з гостями алкоголем за рахунок коштів підприємства, але без участі підприємств громадського харчування. Це може обернутися для вас штрафом за безліцензійну роздрібну торгівлю алкогольними напоями у розмірі 200 % вартості отриманої партії алкогольних напоїв, але не менше 17000 грн. (абзац п’ятий ч. 2 ст. 17 «алкотютюнового» Закону України від 19.12.95 р. № 481/95-BP). Раніше податківці попереджали про це в консультації з категорії 115.03 БЗ. Сьогодні там уміщено консультацію з протилежним висновком. У ній зазначається, що під час проведення корпоративних заходів, коли алкоголь придбавають для співробітників і партнерів, йдеться про власне споживання алкогольної продукції, а не про її реалізацію. Ліцензія в такому разі не потрібна. Але, на наш погляд, ризикувати без особливої потреби не варто. Адже консультація у БЗ не врятує від штрафу, якщо контролери на місцях розсудять по-іншому. Крім того, не виключено, що податківці знову передумають. Тому, якщо вже захочете пригоститися алкоголем, приймаючи партнерів на підприємстві, заздалегідь отримайте «дозвільну» індивідуальну податкову консультацію |
| 2. Витрати на транспортне забезпечення представницьких заходів |
| Сюди відносять витрати на транспортне обслуговування представників, які прибувають, інших підприємств або офіційних делегацій (наприклад, оренда й експлуатація автотранспорту, оплата автобусних, залізничних та авіаквитків). Щодо транспортних витрат працівників підприємства, які беруть участь у прийомі делегацій, то їх до складу представницьких витрат не включають |
| 3. Витрати на заходи культурної програми |
| Група витрат на організацію видовищних заходів (вартість квитків на концерти, спектаклі, відвідування музеїв, виставок тощо), художнє оздоблення приміщення |
| 4. Витрати на буфетне обслуговування під час переговорів |
| До цієї групи потрапляють витрати на: — придбання чаю, кави, мінеральної води та інших прохолодних напоїв, бутербродів, печива, цукерок, кондитерських виробів (якщо підприємство забезпечує буфетне обслуговування самостійно); — оплату вартості послуг кафе, ресторану або кейтерингової компанії*. Єдине — пам’ятайте наші рекомендації щодо обліку витрат на спиртні напої: пригощаючи своїх партнерів чимось «міцнішим» від мінеральної води, скористайтеся послугами закладів ресторанного господарства або принаймні заручіться індивідуальною податковою консультацією |
| * Підприємство, що надає послуги з приготування, доставки їжі, а також обслуговування, сервірування, оформлення столу, розливу і подачі напоїв гостям тощо. |
| 5. Витрати на оплату послуг перекладача, який не перебуває у штаті підприємства |
| Сюди входять витрати на оплату будь-яких фахівців, яких немає в штаті підприємства, але їх послуги необхідні при проведенні переговорів та інших представницьких заходів (наприклад, перекладачів, стенографістів, працівників, які здійснюють буфетне обслуговування тощо) |
| 6. Витрати на оплату номерів у готелях, у тому числі бронювання |
| Зверніть увагу! Норми № 1026 обмежують розмір допустимих витрат на бронювання номерів у бюджетників 50 % від вартості проживання за добу. Щодо звичайних підприємств, то їх це обмеження не стосується, а отже, витрати на бронювання у складі представницьких витрат можна обліковувати в повній сумі |
| 7. Витрати на квіти, сувеніри та подарунки представникам делегацій |
| Сюди можна включити, наприклад, вартість ручок, блокнотів, щоденників тощо, з нанесеними на них логотипом або назвою підприємства, які дарують представникам делегацій. Зауважимо, що цю групу витрат не зазначено в Нормах № 1026. Але, на наш погляд, «подарункові» витрати також можна віднести до представницьких. Причина проста: підприємство проводить представницькі заходи і «обдаровує» гостей з тією самою метою — сформувати або підтримати у партнера позитивну думку про приймаючу сторону і зрештою зміцнити ділові стосунки з контрагентом |
Як оформити представницькі витрати?
Представницькі витрати потребують дуже ретельного документального оформлення. Річ у тім, що податківці нерідко косо дивляться у бік таких, здавалося б, «зайвих» з точки зору госпдіяльності підприємства, витрат. Прихильно вони ставляться тільки до тих витрат на проведення представницьких заходів, при оформленні яких чітко зазначено саме рекламну мету їх проведення. А отже, ваше головне завдання при оформленні первинки — не просто підтвердити факт здійснення витрат, а й обґрунтувати їх зв’язок з діяльністю підприємства.
Отже, які документи вам доведеться оформити і як їх скласти, з огляду на підвищений інтерес контролерів до таких витрат?
Передусім, не зайвим буде скласти Положення про представницькі витрати. У ньому бажано систематизувати інформацію про порядок проведення та фінансування представницьких заходів: описати цілі їх проведення на підприємстві, навести перелік видів витрат, які можуть бути віднесені до складу представницьких, та осіб, відповідальних за підготовку і проведення таких заходів, регламентувати документообіг при здійсненні представницьких витрат тощо.
Положення затверджують наказом керівника підприємства
Крім того, до та під час проведення кожного офіційного прийому доведеться оформляти ще цілу купу підтвердних документів. Яких — податківці розповідали в листах № 14054 та № 5743. Перелічимо їх:
1) офіційні запрошення вітчизняних (іноземних) представників (делегацій) та їх відповіді на запрошення. Оформляють такі запрошення в довільній формі;
2) наказ про проведення представницького заходу. У наказі визначають коло осіб, які братимуть участь в організації та проведенні переговорів (презентації) з боку підприємства. Крім того, в ньому зазначають:
— дату й місце проведення заходу;
— мету заходу, що підтверджує його рекламний характер;
— кількість запрошених осіб;
— строки виконання робіт з організації заходу;
— плановий бюджет заходу;
— перелік ТМЦ, які передбачається безоплатно роздати як подарунки гостям, та демонстраційних матеріалів під час проведення презентації продукції;
3) програма проведення заходу. Її затверджує керівник, і в ній визначають:
— місце й дату проведення заходу;
— календарний план заходів із зазначенням часу їх проведення (переговори, виступи, демонстрація зразків продукції, відвідування культурно-видовищних заходів тощо);
— список запрошених осіб;
— список представників приймаючої сторони;
4) кошторис витрат на проведення заходу. Тут перелічують витрати на всі заходи, передбачені програмою, а також усі супутні витрати (на транспортне та буфетне обслуговування, оплату послуг перекладача, вартість квітів і пам’ятних сувенірів тощо). Кошторис затверджує керівник підприємства;
5) звіт про проведений захід. Його оформляють після завершення заходу відповідальні за нього працівники. У ньому описують результати, досягнуті під час переговорів (наприклад, потенційні покупці/замовники/постачальники ознайомлені з діяльністю підприємства, підписано договори про постачання (продаж) продукції/товарів/послуг тощо);
6) звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Звіт оформляють за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841 (ср. ). До нього додають усі первинні документи, що підтверджують факт витрачання готівкових коштів (коштів з КПК) та їх цільове використання (накладні, касові чеки, квитанції, закупівельні акти, рахунки тощо);
7) інші первинні документи, що підтверджують зв’язок витрат із госпдіяльністю підприємства. Такими документами є: договори, накладні, акти виконаних робіт (наданих послуг), платіжні доручення, квитанції, чеки, квитки, рахунки тощо.
Як бачите, первинних документів вам доведеться оформити немало.
Уся первинка має відповідати критеріям первинного документа і містити обов’язкові реквізити
Як відомо, вони визначені в ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.
Ну і на завершення — ще один цікавий момент. Звичайно ж, добре, якщо ваш представницький захід отримає яке-небудь «матеріальне» підтвердження у вигляді укладеного договору (контракту) зі своїм постачальником (покупцем). Але якщо домовитися не вдалося, не біда — представницькі витрати не «пропадуть» і в цьому випадку. Якщо з договором не «зрослося», завершити представницький захід можна підписанням меморандуму про подальшу співпрацю, протоколу про наміри чи інших подібних документів.
висновки
- Підприємство самостійно визначає перелік представницьких витрат. Орієнтуватися при цьому можна на Норми № 1026.
- Витрати на проведення представницького заходу оформлюють первинними документами, які підтверджують факт здійснення таких витрат, а також обґрунтовують їх зв'язок із госпдіяльністю підприємства.
- Первинні документи, оформлені для підтвердження представницьких витрат, повинні містити обов’язкові реквізити первинки.
