(066) 87-010-10 Перезвоните мне
Переводим бухгалтеров в ОНЛАЙН!
  • В избранное
  • Печать
  • Шрифт
  • Цвет фона
  • Комментарии 0
  • В разработке
8/10
Налоги и бухгалтерский учет
Налоги и бухгалтерский учет
Апрель , 2018/№ 33

Коворкинг (аренда рабочих мест): учет

http://tinyurl.com/y2n252a5
Мы уже привыкли к тому, что постиндустриальная эпоха характеризуется большим разнообразием услуг. Об одной из них мы и поговорим в сегодняшней статье. Поводом для этого стало обращение нашей читательницы. Ее интересует, какими учетными особенностями отличается коворкинг и что надо знать тем предприятиям, которые хотят им заняться. Что ж, давайте поговорим об этом!

Сущность коворкинга

Коворкинг (англ. Co-working — «совместная работа») — это модель организации работы людей с разными типами занятости в едином рабочем пространстве. Основная суть коворкинга — территориальное объединение и организация сообщества для более эффективной работы участников.

Проще говоря, коворкинг — это коллективный офис, в котором одновременно работают люди из разных компаний, деятельность которых может быть вообще никак не связана друг с другом. Такая модель организации труда фактически сочетает в себе признаки традиционного офиса (где работники могут общаться друг с другом и помогать друг другу в работе) и фриланса, иногда с добавлением определенных элементов аутсорсинга.

Но если традиционные работники работают в офисах своих собственников, а фрилансеры — на дому, то где работают коворкеры*? Чтобы реализовать в рамках одного офиса коворкинговый «коктейль», им придется арендовать офисы у коворк-центров. То есть

* Иногда на практике коворкерами называют арендодателей, а не арендаторов рабочих мест. Но мы в данной статье будем называть коворкерами именно работников (арендаторов коворк-офисов), а арендодателей коворк-офисов назовем коворк-центрами.

коворкинг — это фактически «аренда» рабочих мест (офисов и/или офисного оборудования)

Сроки такой «аренды» могут колебаться в диапазоне от нескольких часов до нескольких лет, в зависимости от потребности конкретного «арендатора». «Арендодатели» (коворк-центры) — это собственники коворк-офисов, которые предоставляют коворкерам рабочие места на определенный срок и за плату. «Арендаторы» (коворкеры) — это физические или юридические лица, которые арендуют коворк-офисы, чтобы выполнять в них свою работу.

Такая форма организации труда позволяет коворкерам оптимизировать свои расходы. Ведь все чаще встречаются работники (в основном фрилансеры), которые работают два-три часа в день, поэтому содержать собственные офисы для них нецелесообразно. Также есть работники (и компании) с сезонным характером деятельности, которые не хотят содержать собственный офис целый год. Услуга коворкинга удовлетворяет потребность этих «свободных художников» в наличии рабочего места ровно на столько времени, на сколько это нужно.

Правовой аспект

Предприятие, которое решило заняться коворкингом, прежде всего встает перед необходимостью урегулировать вопрос этой деятельности в правовой сфере. Каким соглашением оформлять предоставление рабочих мест в аренду коворкерам?

Действующее законодательство не содержит определения для термина «коворкинг». Но это не проблема. Ведь не важно, как называется деятельность, важно то, что по своей сути она предусматривает предоставление в аренду объектов недвижимого и/или движимого имущества. Следовательно, общие принципы, которыми руководствуется предприятие, решившее заняться коворкингом, вполне можно взять из гл. 58 «Наем (аренда)» ГКУ.

По договору аренды арендодатель (в нашем случае — коворк-центр) передает или обязуется передать арендатору (в нашем случае — коворкеру) имущество в пользование за плату на определенный срок (ч. 1 ст. 759 ГКУ). Поэтому аренду рабочих мест вполне можно оформлять с помощью договора аренды. Ведь предметом договора аренды может быть вещь с индивидуальными признаками , которая сохраняет свой первоначальный вид при неоднократном использовании (ч. 1 ст. 760 ГКУ).

Кроме того, предоставление коворкерам офисного оборудования можно рассматривать как договор проката (ч. 1 ст. 787 ГКУ). То есть как предоставление в пользование движимых вещей для удовлетворения нужд коворкеров (ст. 788 ГКУ).

То есть в рамках договора аренды можно оформлять как аренду помещений, так и аренду офисного оборудования. А предоставление в пользование офисного оборудования можно оформлять не только договором аренды, но и договором проката. В какой форме заключать такие договоры?

По большей части коворк-центры (коллективные офисы) ограничиваются прокатом или арендой исключительно офисного оборудования (компьютер, стол, стул и т. п.). Если заключен договор проката оборудования — письменной формы он не требует. Договор проката — это публичный договор, который является договором присоединения (ст. 787 ГКУ).

Относительно договора аренды оборудования все немного сложнее. Письменный договор аренды следует заключать только тогда, когда коворкер — юрлицо (см. ч. 1 ст. 208 ГКУ). Если же коворкер — физлицо и он согласен на устную форму договора, то предоставлять в аренду ему офисное оборудование, в принципе, можно и без письменного договора аренды. При этом желательно, чтобы он платил за аренду непосредственно перед тем, как приступит к работе на арендованном им рабочем месте. Это даст основания считать, что правовая сделка полностью выполнена в момент совершения (ч. 1 ст. 206 ГКУ). По нашему мнению, устная форма правовой сделки подойдет по большей части для краткосрочной аренды рабочих мест (например, аренда компьютера на один-два часа). В случае, когда коворкер арендует (а не берет напрокат) ваше офисное оборудование больше чем на один день, рекомендуем все-таки заключить письменный договор.

Но иногда встречаются случаи, когда коворкер арендует для работы само помещение (или его часть), а оборудование на рабочее место привозит свое. Примерами таких коворкеров могут быть парикмахер, стоматолог, косметолог, массажист и др. Им для работы нужна «крыша над головой», а оборудование у них или свое, или его вообще нет. В таком случае без письменного договора аренды не обойтись. Ведь договор аренды здания или другого капитального сооружения (или их отдельной части) обязательно заключается в письменной форме (ч. 1 ст. 793 ГКУ).

В случае, когда вы одновременно предоставляете в аренду коворкеру как помещение, так и оборудование для работы, можно заключить с ним смешанный договор (ч. 2 ст. 628 ГКУ). Ну, чтобы не заключать отдельно договоры на аренду помещения и оборудование, которое нужно коворкеру для выполнения работы.

Что нужно прописать в договоре? Из ст. 759 ГКУ следует, что существенными условиями договора аренды являются срок и цена. Срок аренды рабочего места, как правило, определяется пожеланиями коворкера (арендатора), в зависимости от его потребности. Хотя арендодатель (коворк-центр) может установить минимальный срок аренды (один час, один день и т. п.). Цена услуги по коворкингу определяется арендодателем (коворк-центром). Чем нужно руководствоваться в определении такой цены? Да, собственно, теми же факторами, как и при любой другой аренде. Среди таких факторов стоит отметить: (1) расходы, понесенные в связи с эксплуатацией помещений или оборудования (амортизация необоротных активов, коммунальные услуги, расходы на программное обеспечение, уборку и т. п.); (2) рыночную конъюнктуру (цены на аналогичные услуги у конкурентов, наличие спроса у коворкеров); (3) оценочную стоимость объектов аренды*.

* Исключением из этого правила являются бюджетные учреждения и коммунальные предприятия. Они должны рассчитывать стоимость аренды по специальным методикам и согласовывать с государственными органами. Об этих арендодателях мы в нашей статье не говорим.

И еще. Избегайте в договоре на коворкинговые услуги любых упоминаний о чем-то бесплатном. Даже если идет речь о какой-то канцелярской мелочи (ручки, карандаши, степлеры, файлы и т. п.) или же пищевых презентах (кофе, чай, печенье, конфеты и т. п.). Так как этим вы, как коворк-центр, накличете на себя совсем не пустячные проблемы:

(1) доход в виде дополнительного блага (п.п. 164.2.17 НКУ) и, соответственно, статус налогового агента, который должен удержать НДФЛ и ВС, — если коворкеры являются физическими лицами;

(2) «прибыльные» разницы (пп. 140.5.9, 140.5.10 НКУ) — если коворк-центр является высокодоходником, а коворкер — неприбыльной организацией или юрлицом-единоналожником, или «нулевиком»;

(3) НДС-обязательство (п. 188.1 НКУ) — фискалы будут настаивать на том, чтобы вы начислили НДС (по правилу минбазы).

Учетный аспект

Бухгалтерский учет. Коворк-центр обычно сдает в аренду коворкерам необоротные активы — помещения, компьютеры, столы, стулья и т. п. При бухучете таких активов коворк-центру (арендодателю) следует пользоваться П(С)БУ 14 «Аренда».

Поэтому согласно п. 16 П(С)БУ 14 стоимость объекта операционной аренды арендодатель отражает на счетах бухгалтерского учета класса 1 «Необоротные активы». Исключение из этого правила составляют необоротные активы (являющиеся движимым имуществом), которые приобретены специально, чтобы сдавать их напрокат (согласно ст. 787 ГКУ). В этом случае необоротные активы, независимо от стоимости, учитываются на субсчете 116 «Предметы проката». В любом случае

переданные в аренду коворкерам компьютеры, столы и помещения продолжают учитываться в составе необоротных активов коворк-центра

Передачу имущества в аренду отражают только в аналитическом учете. Такую передачу следует сопровождать актом приема-передачи (как и в случае с «обычной» арендой). Кроме того (если идет речь о предоставлении коворкерам офисного оборудования), можно использовать в качестве заменителя такого акта оплаченный счет-фактуру. По крайней мере, Минфин в своем письме от 16.02.2017 г. № 31-11410-06-5/4339* против этого не возражает.

* Наш комментарий к указанному письму Минфина читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 45, с. 8.

Если ради коворкинга вы приобретаете (или арендуете на условиях финансовой аренды) специальный земельный участок и здание на нем, то считается, что вы содержите такие землю и здание исключительно ради того, чтобы извлекать экономические выгоды от ее аренды (а не от производства или собственной административной работы). В таком случае земля и здания будут учитываться на специальном субсчете 100 «Инвестиционная недвижимость» согласно правилам одноименного П(С)БУ 32. Подробно об учете такой недвижимости читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 17, с. 35; 2016, № 94, с. 19; 2017, № 83, с. 5.

Амортизацию предоставленных коворкерам необоротных активов коворк-центр начисляет согласно правилам, установленным для таких активов. Исключение составляют объекты инвестиционной недвижимости, учет которых осуществляют по справедливой стоимости. По ним амортизацию не начисляют . Обратите внимание: по нашему мнению, предприятие имеет право учитывать по первоначальной стоимости даже те объекты инвестиционной недвижимости, относительно которых можно определить справедливую стоимость. К тому же это более выгодно, ведь позволяет избежать виртуальных бухучетных доходов, которые отражаются на субсчете 710 «Доход от первоначального признания и от изменения стоимости активов, учитываемых по справедливой стоимости».

Куда списывать суммы начисленной амортизации? Их отражают по дебету счета 23 «Производство», формируя себестоимость коворкинговых услуг**. Впоследствии себестоимость реализованных услуг списывают на субсчет 903. Доход от коворкинга отражают по кредиту субсчета 703 «Доход от реализации работ и услуг». Такой же вывод делает Минфин в письме от 22.09.2010 г. № 31-34020-20-27/25329. А если у вас долгосрочный коворкинг и вы ежемесячно не подписываете акт предоставленных услуг, то согласно правилам пп. 10 — 14 П(С)БУ 15 доход определяется на каждую дату баланса.

** На наш взгляд, на этом же счете следует показывать расходы, связанные с амортизацией переданных в аренду объектов инвестиционной недвижимости (если ее учет ведут по первоначальной стоимости).

Если арендодатель (коворк-центр) несет расходы, связанные с предоставлением имущества в аренду (например, уборка помещений, техническое обслуживание и т. п.), то их отражают в составе себестоимости коворкинговых услуг (дебет счета 23). Так же логично учитывать расходы, связанные с передачей в коворкинг объекта инвестнедвижимости.

Налог на прибыль. Объектом налогообложения для коворк-центра — плательщика налога на прибыль является его финрезультат, определенный по правилам бухгалтерского учета (п.п. 134.1.1 НКУ). Если коворк-центр — высокодоходник или малодоходник, который добровольно решил считать разницы, то он в приложении РІ к «прибыльной» декларации будет приводить обычные «амортизационные» корректировки по необоротным активам, которые предоставляет коворкерам. То есть увеличивает финрезультат на сумму бухгалтерской амортизации таких активов и уменьшает финрезультат на сумму их «налоговой» амортизации (пп. 138.1, 138.2 НКУ). Больше никаких «прибыльных» корректировок относительно необоротных активов коворк-центр не делает. Исключение из этого правила составляют необоротные активы, которые коворк-центр признает инвестиционной недвижимостью и оценивает по справедливой стоимости. По ним «амортизационные» корректировки не осуществляют даже высокодоходники. Подробнее об этом читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 83, с. 5.

Единый налог. Плательщикам единого налога, которые хотят заниматься коворкингом, стоит помнить следующие «единоналожные» особенности.

Во-первых, коворкинг является услугой. И услугой, которая не входит в перечень бытовых (п. 291.7 НКУ). Следовательно, первогруппникам заниматься коворкингом нельзя (п.п. 1 п. 291.4 НКУ). А второгруппники могут заниматься коворкингом, только если предоставляют рабочие места физлицам (населению) или другим плательщикам единого налога (п.п. 2 п. 291.4 НКУ). Кроме того, все предприниматели-единоналожники (в том числе третьегруппники) должны помнить, что им разрешено предоставлять в аренду нежилые помещения и/или их части, общая площадь которых менее 300 квадратных метров (п.п. 291.5.3 НКУ). Поэтому те из ФЛП-единоналожников, кто занимается «крупным» коворкингом, должны считаться с ограничением. А в тех случаях, когда есть возможность, лучше прописывать в договоре, что коворкерам предоставляется оборудование, а не помещение.

Во-вторых, в «единоналожном» Реестре для всех единоналожников обязательно приводятся избранные ими виды хозяйственной деятельности (п.п. 8 п. 299.7 НКУ). Все единоналожники должны при переходе на упрощенную систему приводить такую информацию в Заявлении (п.п. 5 п. 298.3 НКУ). А если впоследствии решили дополнительно заняться новым видом деятельности, надо подать Заявление со сведениями об изменении видов хозяйственной деятельности (п.п. 4 п.п. 298.3.1 НКУ). Какой вид хоздеятельности согласно КВЭД-2010 нужно указывать в Заявлении в том случае, если единоналожник решил заняться коворкингом? Это могут быть:

— 68.20 «Предоставление в аренду и эксплуатацию собственного или арендованного недвижимого имущества» — при «крупном» коворкинге с предоставлением коворкерам всего помещения;

— 77.33 «Предоставление в аренду офисных машин и оборудования, в том числе компьютеров» — если имеет место «мелкий» коворкинг с оформлением договора аренды, т. е. коворкерам предоставляется не помещение, а только рабочие принадлежности (компьютер, стол, стул и т. п.);

— 77.29 «Прокат других бытовых изделий и предметов личного потребления» — если имеет место «мелкий» коворкинг по договору проката;

— 82.19 «Фотокопирование, подготовка документов и другая специализированная вспомогательная офисная деятельность» — если коворкеру предоставляются дополнительные услуги, связанные с рабочим местом, которое он занимает.

НДС. Операция по передаче активов в рамках коворкинга не является объектом обложения НДС. Ведь по своей сути она мало чем отличается от обычной аренды, а передача объекта аренды в пользование коворкеру не является поставкой товара (п.п. 14.1.191 НКУ) и необъектный статус такой операции указан в п.п. 196.1.2 НКУ. Зато собственно коворкинг (право распоряжаться активами для работы) — это отдельная услуга (или комплекс услуг), которая является объектом обложения НДС.

НДС-обязательства начисляются по правилу «первого события» (п. 187.1 НКУ). То есть НДС начисляется: или на дату поступления оплаты от коворкера, или на дату оформления документа, удостоверяющего факт поставки услуг коворкинга (акта или другого подобного документа).

На эту же дату (на которую возникли налоговые обязательства) составляется и налоговая накладная (НН). Если вашим коворкером является юрлицо (или ФЛП) — плательщик НДС, НН составляется на него. Если же ваши коворкеры — физические лица — фрилансеры, НН составляется на неплательщика НДС (с типом причины «02»). А если у вас ежедневно новые коворкеры (физлица — конечные потребители) и их много, НН составляется по ежедневным итогам (с типом причины «11»)*. Наконец, если один и тот же коворкер арендует у вас рабочее место два или больше раза в месяц (например, в первый и в третий понедельник месяца) — можно составить сводную НН. Причем на каждого «регулярного» коворкера — плательщика НДС составляется отдельная сводная НН, а относительно всех «регулярных» коворкеров — неплательщиков НДС можно составить одну сводную НН (п. 201.4 НКУ). Не спутайте такую сводную НН с итоговой: итоговая НН (с типом причины «11») составляется по ежедневным итогам, а сводная НН на неплательщиков — физлиц (с типом причины «02») — не позднее последнего дня месяца.

* Если за услуги коворкинга вам платят наличными, указанные расчетные операции проводятся через РРО в общем порядке. Подробно об этом читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 44 ((ср. 025069200)).

В графе 3.3 НН при поставке услуг по коворкингу могут указываться такие коды предоставленных услуг: «68.20», «77.29», «77.33», «82.19». А какую единицу измерения приводить в НН при поставке услуг коворкинга в графах 4 — 5? По нашему мнению, здесь все зависит от того, на какое время вы предоставляете коворкеру рабочее место. Если вы устанавливаете плату за арендованные рабочие места почасово, единицей измерения услуги будет «год» (код «0175»), если посуточно — «доб» (код «0174»), если понедельно — «тижд» (код «0173»), если помесячно — «міс» (код «0171»). Кроме того, коворк-центры, которые предоставляют коворкерам помещение и плату за эту услугу устанавливают в зависимости от площади, могут указывать единицу измерения «м2» (код «0123»). Ну и если вы составляете итоговую НН (с типом причины «11»), то графы 4, 5, 6 и 7 вообще не заполняете. Об этом читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 78, с. 22 и БЗ, подкатегория 101.16. Другие графы «коворкинговой» НН заполняются без каких-либо особенностей.

Напоследок — наш традиционный пример.

Пример. На балансе предприятия есть компьютер первоначальной стоимостью 9000 грн., стол стоимостью 6500 грн. и стул стоимостью 1800 грн. Предприятие решило сдать указанные активы в аренду коворкеру-фрилансеру (физическому лицу) на семь суток по цене 360 грн./сутки (в том числе НДС — 60 грн./сутки). Фрилансер внес аванс наличными за весь срок, в течение которого он будет арендовать рабочее место.

Учитываем услуги коворкинга

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма, грн.

дебет

кредит

1

Переданы компьютер, стол и стул в аренду коворкеру

104*, 106*, 112* / Аренда

104*, 106*, 112*

17300

2

Получен аванс от коворкера наличностью

301

703

2520

3

Начислены налоговые обязательства по НДС

703

641/НДС

420

4

Начислена амортизация активов, находящихся в коворкинге

23

131, 132

700

5

Списана себестоимость услуг коворкинга

903

23

700

6

Списаны доходы и расходы на финансовый результат

703

791

2100

791

903

700

* Если заключается договор проката, используем субсчет 116.

Что ж, теперь вы знаете, что такое коворкинг и «с чем» его учитывают.

выводы

  • Коворкинг — это одновременная работа в одном помещении людей с разными видами деятельности (часто — из разных компаний), по сути — услуга по предоставлению рабочего места в пользование за плату на определенный срок.
  • Коворкинг, с правовой точки зрения, ничем не отличается от аренды или проката.
  • Единицей измерения коворкинговой услуги могут быть месяц, неделя, сутки, час или квадратный метр.
Заинтересовал журнал?
Получайте по подписке больше статей и специальных предложений
коворкинг, учет добавить теги изменить теги
Добавьте свои теги к статье
Разделяйте метки запятой. Например: бухгалтерия, форма, проценты, НДС, квартальный отчёт. Максимальное количество 10.
или Закрыть
Ваша оценка учтена! Оцените статью :
  • Хорошо
  • Нормально
  • Плохо
Поделиться:
Комментарии к статье