Уведомление о приеме на работу: все, что вы хотели спросить

В избранном В избранное
Печать
Ушакова Лилия, эксперт по вопросам оплаты труда
Налоги и бухгалтерский учет Май, 2018/№ 43
Несмотря на то, что норма КЗоТ, обязывающая работодателей уведомлять о приеме на работу, не нова, вопросы по ее применению все еще актуальны. Именно поэтому мы решили систематизировать эти вопросы и дать на них исчерпывающие ответы. Уверены, друзья, что вы найдете здесь ответ и на свой вопрос.

Нарушитель спокойствия и виновник сегодняшнего «торжества» — ч. 3 ст. 24 КЗоТ. Она обязывает работодателя, перед тем как допустить работника к работе, заключить с ним трудовой договор, оформленный соответствующим приказом (распоряжением), и уведомить орган фискальной службы о приеме работника на работу (подать Уведомление о приеме на работу (далее — Уведомление)).

Именно об Уведомлении мы с вами сегодня и поговорим.

Кто, куда и каким способом?

Кто обязан подавать Уведомление?

Все работодатели, в том числе и физлица, использующие наемный труд на основании трудового договора.

Принимаете работника на работу по трудовому договору? Тогда подайте налоговикам Уведомление о приеме на работу по форме, приведенной в приложении к постановлению КМУ от 17.06.2015 г. № 413 (далее — постановление № 413).

А вот если вы заключаете с физлицом гражданско-правовой договор (например, договор подряда или договор на предоставление услуг), то Уведомление не подаете.

Каким способом может уведомить налоговиков о приеме на работу предприятие, на котором трудоустроено более 20 человек?

Предприятие может подать Уведомление (по выбору):

— средствами электронной связи с использованием электронной цифровой подписи ответственных лиц;

— на бумажных носителях вместе с копией в электронной форме;

— на бумажных носителях, если трудовые договоры заключены не более чем с 5 лицами, т. е. если в Уведомлении заполнены строки не более чем на 5 принятых лиц независимо от того, сколько человек работает по трудовым договорам у этого работодателя (см. письмо ГФСУ от 05.10.2015 г. № 21095/6/99-99-17-03-03-15).

Можно ли отправить Уведомление по почте?

Рекомендуем вам не прибегать к такому способу подачи Уведомления. Причина проста: несогласованность разъяснений по этому вопросу. Минсоцполитики считает, что его нельзя направлять по почте (см. письмо от 19.08.2015 г. № 1069/13/84-15), а Гоструда считает, что можно (см. письмо от 03.08.2015 г. № 1364/24/21/01/2298-15).

А что же «принимающая сторона»? Налоговики также не видят причин для того, чтобы принимать Уведомления, отправленные по почте (см. БЗ 301.01).

Предприятие в мае 2018 года изменило местонахождение (изменился админрайон). В какой налоговый орган (по месту предыдущей или нынешней регистрации) подавать Уведомление на принимаемых работников?

Постановление № 413 обязывает работодателей подавать Уведомление в территориальные органы ГФСУ по месту учета их в качестве плательщиков ЕСВ. То есть тут все внимание — на ЕСВшное законодательство. А оно нам говорит, что в случае изменения страхователем в течение бюджетного года местонахождения, связанного с изменением админрайона, ЕСВ уплачивается, а отчетность по ЕСВ подается по новому месту постановки на учет.

Причем заметьте: уже в день взятия предприятия на учет как плательщика ЕСВ новая налоговая автоматически получит интегрированную карту плательщика ЕСВ и будет вести учет ЕСВ (см. БЗ 301.02). Следовательно, с этого момента Уведомления о принимаемых работниках нужно будет подавать по новому месту учета (в новую налоговую).

Сроки подачи

Каков предельный срок подачи Уведомления? Можно ли подать его в день допуска работника?

Уведомление нужно подать после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, но до момента фактического допуска работника к работе.

Что касается подачи Уведомления день в день, то, считаем, что это допустимо, но только если работник будет допущен к работе после приема ГФСУ Уведомления, что подтверждено документально.

Например, предприятие 21.05.2018 г.:

— в 9:00 направило Уведомление средствами электронной связи;

— в 9:10 получило квитанции 1 (о проверке) и 2* (о приеме);

* Отметим, что, как правило, время доставки налоговикам Уведомления в квитанциях 1 и 2 совпадает.

— в 18:00 согласно графику выхода на работу работник был допущен к работе.

Но здесь нужно четко понимать, что квитанции могут задержаться в пути. Поэтому, хоть риск и благородное дело, с Уведомлением лучше не рисковать.

Особый трудовой договор

Принимаем работника по срочному трудовому договору. Нужно ли подавать Уведомление? Обязательно ли сейчас оформлять трудовой договор со всеми работниками в письменной форме?

Если вы сомневаетесь, нужно ли подавать Уведомление, вспомните такое простое правило:

если есть приказ (распоряжение) о приеме на работу, значит, должно быть и Уведомление

При этом не важно, на какой срок заключен трудовой договор. Вы уведомляете налоговиков, если работника принимаете:

— на неопределенный срок;

— на определенный срок, установленный по согласованию сторон;

— на время выполнения определенной работы.

Что касается формы трудового договора, то сегодня поголовной обязанности «для всех» заключать трудовой договор исключительно в письменной форме нет. Здесь, как и ранее, царствует ч. 1 ст. 24 КЗоТ, которая обязывает соблюдать письменную форму трудового договора только:

— при организованном наборе работников;

— если работник будет работать в районах с особыми природными географическими и геологическими условиями повышенного риска для здоровья;

— при заключении контракта;

— если работник настаивает на заключении трудового договора в письменной форме;

— если на работу принимают несовершеннолетнего**;

** Несовершеннолетним считается ребенок в возрасте от 14 до 18 лет (ст. 6 Семейного кодекса Украины).

— если работодатель — физлицо (например, предприниматель или независимый профессионал);

— в других случаях, предусмотренных законом.

Если ваша ситуация не подпадает под озвученные выше, то вполне можно ограничиться устной формой трудового договора.

А вот приказ (распоряжение) о приеме на работу и Уведомление должны быть всегда независимо от формы договора (письменная/устная).

С работником заключаем контракт. Подавать ли на него Уведомление?

Контракт представляет собой особую форму трудового договора (ч. 3 ст. 21 КЗоТ). Поэтому заключение контракта также оформляют приказом (распоряжением).

А если вы издаете приказ (распоряжение) о приеме на работу какого-либо лица, значит, нужно обязательно подать на него Уведомление (см. письмо Минсоцполитики от 29.06.2016 г. № 814/13/84-16). ☺

Совместитель и Уведомление

Нужно ли подавать Уведомление, если работника принимаем на работу на условиях внутреннего совместительства?

Уведомление о приеме на работу подают по каждому случаю заключения трудового договора.

Работа по совместительству (как внешнему, так и внутреннему*) выполняется на основании отдельного трудового договора. Его заключение оформляется приказом (распоряжением) о приеме на работу на условиях совместительства.

* Работать на условиях совместительства работник может на том же предприятии, которое является его основным местом работы (такое совместительство называют внутренним) либо на предприятии, которое не является его основным местом работы (это внешнее совместительство).

Поэтому, даже несмотря на то, что работник уже трудится у вас по основному месту, в случае заключения с ним отдельного трудового договора о работе на условиях совместительства вам нужно будет уведомить об этом налоговиков**.

** Из звонков на «горячую линию» мы знаем, что некоторые налоговики на местах уверяют работодателей, что на внутренних совместителей Уведомление подавать не нужно. Не «ведитесь» на такие сказки. Подавать Уведомление необходимо! На этом настаивает Гоструда (и вполне в рамках закона).

В Уведомлении на работника-совместителя формируете отдельную строку, проставляя в графе 4 код «2» (наемные работники без трудовой книжки), даже если совместительство внутреннее.

Уведомление отправили? Теперь можно допускать работника к работе.

Нужно ли подавать Уведомление в случае смены работником статуса «основной работник совместитель»?

На практике применяют два варианта таких вот внутренних ротаций: прием-увольнение либо перевод. Рассмотрим оба варианта.

Вариант «приема/увольнения». Работника увольняют с основного места работы (с места работы по совместительству) и принимают в штат по совместительству (на основное место работы) у того же работодателя, т. е. заключают новый (!) трудовой договор. А если есть факт заключения трудового договора, значит, должен быть приказ (распоряжение) о приеме на работу и уведомление налоговиков о заключении трудового договора.

Заметьте, что Уведомление нужно направить налоговикам до момента допуска работника к работе по новому трудовому договору. То есть, если трудовые договоры следуют друг за другом, Уведомление о заключении нового трудового договора нужно будет подать еще в период работы работника по старому трудовому договору.

Вариант «перевода». Работника переводят с основного места работы (с совместительства) на работу по совместительству (на основное место работы) без увольнения. В этом случае новый трудовой договор не заключается. Следовательно, Уведомление не подается.

Но! Мы со своей стороны не рекомендуем вам использовать вариант «перевода». Почему? На то есть две причины:

1) такой вариант на законодательном уровне четко не урегулирован. На эту проблему, в частности, указывает Минсоцполитики в письме от 14.06.2016 г. № 121/06/187-16 (ср. 025069200). Так, по мнению ведомства, если работник остается работать на той же должности в пределах предприятия, то перевод в понимании ст. 32 КЗоТ в этом случае не может быть применен;

2) есть опасность познакомиться с инспекторами Гоструда. Все дело в таблице 5 Отчета по ЕСВ и Уведомлении о приеме на работу. Они в части отражения информации о заключении трудового договора дублируют друг друга. Причем эта информация «оседает» в одном и том же реестре — в Госреестре общеобязательного государственного соцстрахования, который ведет ПФУ. Это важно!

В случае применения варианта перевода в таблице 5 Отчета по ЕСВ изменение статуса работника все равно отражается как прием-увольнение. Но при этом Уведомление налоговикам не подается, ведь трудовые отношения не прекращаются.

В итоге налицо несоответствие между данными Отчета по ЕСВ и Уведомления: в таблице 5 Отчета по ЕСВ будет отражен прием на работу, а Уведомление не подано.

Этот факт может легко выявить ПФУ и «просигнализировать» об этом Гоструда***. После чего у Гоструда появляется основание заявиться к вам с инспекционным посещением (см. п.п. 6 п. 5 Порядка осуществления госконтроля за соблюдением законодательства о труде, утвержденного постановлением КМУ от 26.04.2017 г. № 295).

*** См. п.п. 81 п. 4 Положения о ПФУ, утвержденного постановлением КМУ от 23.07.2014 г. № 280.

Предприятием управляет учредитель/директор

Происходит смена директора. Нужно ли подавать Уведомление на него, если эту информацию налоговики узнают от госрегистратора?

Да, нужно. Ведь предоставление фискалам Уведомления о приеме работника на работу и порядок внесения информации о руководителе предприятия в учетные данные налогоплательщиков регулируются разными правовыми актами (КЗоТ + постановление № 413 и «госрегистрационный» Закон Украины от 15.05.2003 г. № 755-IV соответственно). То есть

на директора, который будет работать на основании трудового договора, необходимо подать Уведомление

Сделать это нужно в общем порядке до того, как он приступит к работе в должности директора.

Регистрируем новое предприятие. Как быть с Уведомлением о приеме директора? Ведь подать его мы сможем только после прохождения госрегистрации, т. е. после того, как регистратор проинформирует налоговиков о том, кто будет занимать эту должность. Будет ли это нарушением ст. 24 КЗоТ?

Здесь следует отталкиваться от того, что:

1) протокол собрания учредителей предприятия о назначении на должность директора конкретного лица, по сути, является лишь резолюцией на заявлении о приеме на работу этого лица;

2) регистрационные документы, поданные госрегистратору, только идентифицируют того, кто будет занимать эту должность после регистрации предприятия. И это понятно, ведь до регистрации предприятия трудовые отношения возникнуть попросту не могут.

Именно поэтому после проведения госрегистрации будущий директор издает распоряжение (приказ) о вступлении в должность директора. Формулировка этого распоряжения приведена в может быть такой: «Приступаю к исполнению должностных обязанностей директора с окладом согласно штатному расписанию с «__» _______ 201_ года». Основанием для его издания как раз и будет протокол собрания учредителей.

Подсказка: дату, с которой лицо будет работать на должности директора, указывайте с учетом дня, который понадобится для уведомления фискалов о начале работы.

Подписать Уведомление о приеме на работу директора и отнести его в налоговую может один из учредителей предприятия, уполномоченный на такие действия протоколом собрания учредителей (см. письмо Минсоцполитики от 18.09.2015 г. № 14209/0/14-15/13).

И запомните: с даты вступления в должность директору должна начисляться зарплата. Это требование должно выполняться независимо от того, ведет ли хоздеятельность предприятие и есть ли у него деньги на счете.

Предприятием будет управлять лично собственник (без найма директора). Нужно ли подавать на него Уведомление?

Если трудовой договор с собственником не заключается (собственник управляет предприятием на основании Устава), то Уведомление на него подавать не нужно.

Кстати, тот факт, что собственник может лично управлять предприятием без заключения с ним трудового договора (контракта), подтверждают Минсоцполитики в письме от 02.09.2015 г. № 366/06/186-15 и Минюст в письме от 08.09.2015 г. № 1982-0-3-15/8.1.

Работника восстановили на работе

На основании решения суда работник был восстановлен на предыдущей работе. Нужно ли на него подавать Уведомление?

Нет, Уведомление подавать не нужно. Поясним.

Если суд принял решение о незаконном увольнении работника, работодатель издает приказ о восстановлении работника на работе и вносит изменения в его трудовую книжку (признает запись об увольнении недействительной). Причем восстановление на прежней работе происходит не с даты вынесения судом соответствующего решения, а с даты увольнения работника, признанного незаконным. Таким образом, разрыва в трудовых отношениях не происходит, новый трудовой договор не заключается. А значит, и Уведомление подавать не нужно.

Заполняем/исправляем/отменяем

В Уведомлении допущена ошибка. Как исправить? Будут ли за это штрафы?

Для исправления ошибки формируем два Уведомления. Одно — с типом документа «скасовуюче» с ошибочными данными на работника (полностью повторяем строку с ранее отраженными сведениями по работнику). Второе — с типом документа «початкове» с правильными сведениями на такого работника. Оба Уведомления подаем налоговикам.

Штраф за исправление ошибок, допущенных в поданных Уведомлениях, не применяется (см. письмо Минсоцполитики от 22.06.2016 г. № 746/13/84-16).

Можно ли исправить в уже поданном Уведомлении дату начала работы (гр. 9 Уведомления)?

Считаем, что да.

Запрет на такие действия постановление № 413 не содержит. А значит, работодатель может через «скасовуюче-початкове» Уведомление исправить дату начала работы по заключенному трудовому договору. Однако, внося такие изменения, позаботьтесь, чтобы в приказе (распоряжении) о приеме на работу все было красиво (стояла нужная дата начала трудовых отношений). ☺

Согласно приказу работник принят на работу с 17 мая 2018 года. Однако он так и не приступил к выполнению должностных обязанностей. Можно ли в этом случае подать «скасовуюче» Уведомление, чтобы исключить ранее поданные сведения о его приеме на работу?

Считаем, что нет. Почему? Все просто: трудовой договор заключенный с работником, вступил в силу. Следовательно, расторгнуть его теперь можно только по основаниям, предусмотренным КЗоТ (например, в связи с прогулом без уважительных причин на основании п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗоТ).

Просто аннулировать приказ о приеме на работу и подать «скасовуюче» Уведомление не получится. Ведь у работника могут быть вполне уважительные причины невыхода на работу, например, болезнь.

В каких случаях можно отменить ранее поданную информацию о заключенном трудовом договоре через «скасовуюче» Уведомление?

На наш взгляд, сделать это можно только в одном случае. В каком именно? Если работник и работодатель до дня начала работы по трудовому договору пришли к соглашению аннулировать его. В результате был издан приказ о признании приказа о приеме на работу утратившим силу. Основанием для его издания будет соответствующее заявление несостоявшегося работника.

Физлицо (потенциальный работник) в связи с семейными обстоятельствами просит перенести дату (с 21 мая на 11 июня), с которой согласно приказу его принимают на работу. Директор не против, но как быть с уже поданным Уведомлением? Можно ли его отменить?

Ничего страшного в такой ситуации нет.

Физлицо пишет работодателю заявление с просьбой о переносе даты начала трудовых отношений.

На основании этого заявления и в соответствии с резолюцией руководителя предприятия формируем приказ о внесении изменений в приказ о приеме на работу такого работника (излагаем соответствующий пункт приказа о приеме на работу физлица в новой редакции (с новой датой начала трудовых отношений)). После подписания этого приказа составляем два Уведомления: «скасовуюче» (повторяем сведения, указанные ранее по работнику) и «початкове» (приводим информацию о приеме на работу с новой даты).

выводы

  • Уведомление подают работодатели до момента допуска работника к работе по заключаемому трудовому договору. Вид трудового договора (бессрочный, срочный) и его форма (письменная, устная) в данном случае значения не имеют.
  • Уведомление подают в территориальные органы ГФСУ по месту учета в качестве плательщика ЕСВ.
  • Для исправления ошибки в ранее поданном Уведомлении формируют два Уведомления: одно — с типом документа «скасовуюче» с ошибочными данными на работника, второе — с типом документа «початкове» с правильными сведениями.
  • Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

    Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

    Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

    Как отключить