Повідомлення про прийняття на роботу: усе, що ви хотіли запитати

Порушник спокою і винуватець сьогоднішньої «урочистості» — ч. 3 ст. 24 КЗпП. Вона зобов’язує роботодавця, перш ніж допустити працівника до роботи, укласти з ним трудовий договір, оформлений відповідним наказом (розпорядженням), та повідомити орган фіскальної служби про прийняття працівника на роботу (подати Повідомлення про прийняття на роботу (далі — Повідомлення)).

Саме про Повідомлення ми з вами сьогодні й поговоримо.

Хто, куди і в який спосіб?

Хто зобов’язаний подавати Повідомлення?

Усі роботодавці, у тому числі й фізособи, які використовують найману працю на підставі трудового договору.

Приймаєте працівника на роботу за трудовим договором? Тоді подайте податківцям Повідомлення про прийняття на роботу за формою, наведеною у додатку до постанови КМУ від 17.06.2015 р. № 413 (далі — постанова № 413).

А от якщо ви укладаєте з фізособою цивільно-правовий договір (наприклад, договір підряду або договір на надання послуг), то Повідомлення не подаєте.

У який спосіб може повідомити податківців про прийняття на роботу підприємство, на якому працевлаштовано понад 20 осіб?

Підприємство може подати Повідомлення (на вибір):

— засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб;

— на паперових носіях разом з копією в електронній формі;

— на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більш ніж з 5 особами, тобто якщо в Повідомленні заповнено рядки не більше ніж на 5 прийнятих осіб, незалежно від того, скільки осіб працює за трудовими договорами у цього роботодавця (див. лист ДФСУ від 05.10.2015 р. № 21095/6/99-99-17-03-03- 15).

Чи можна надіслати Повідомлення поштою?

Рекомендуємо вам не вдаватися до такого способу подання Повідомлення. Причина проста: неузгодженість роз’яснень із цього питання. Мінсоцполітики вважає, що його не можна надсилати поштою (див. лист від 19.08.2015 р. № 1069/13/84-15), а Держпраці вважає, що можна (див. лист від 03.08.2015 р. № 1364/24/21/01/2298-15).

А що ж «приймаюча сторона»? Податківці також не вбачають причин, чому вони повинні приймати Повідомлення, надіслані поштою (див. БЗ 301.01).

Підприємство у травні 2018 року змінило місцезнаходження (змінився адмінрайон). До якого податкового органу (за місцем попередньої чи теперішньої реєстрації) подавати Повідомлення на працівників, які приймаються?

Постанова № 413 зобов’язує роботодавців подавати Повідомлення до територіальних органів ДФСУ за місцем обліку їх як платників ЄСВ. Тобто тут уся увага на ЄСВшне законодавство. А воно нам говорить, що у разі зміни страхувальником протягом бюджетного року місцезнаходження, пов’язаного зі зміною адмінрайону, ЄСВ сплачується, а звітність з ЄСВ подається за новим місцем узяття на облік.

Причому зверніть увагу: уже в день узяття підприємства на облік як платника ЄСВ нова податкова автоматично отримає інтегровану карту платника ЄСВ і вестиме облік ЄСВ (див. БЗ 301.02). Отже, з цієї миті Повідомлення про працівників, які приймаються, потрібно буде подавати за новим місцем обліку (до нової податкової).

Строки подання

Який граничний строк подання Повідомлення? Чи можна подати Повідомлення в день допуску працівника до роботи?

Повідомлення потрібно подати після видання наказу про прийняття на роботу, але до моменту фактичного допуску працівника до роботи.

Що стосується подання Повідомлення день в день, то, вважаємо, що це допустимо, але тільки якщо працівника буде допущено до роботи після прийняття ДФСУ Повідомлення, що підтверджено документально. Наприклад, підприємство 21.05.2018 р. о 9:00 надіслало Повідомлення засобами електронного зв’язку, о 9:10 отримало квитанції 1 (про перевірку) і 2* (про прийняття), а о 18:00 згідно з графіком виходу на роботу працівника допустили до роботи.

* Зауважимо, що, як правило, час доставки податківцям Повідомлення в квитанціях 1 і 2 збігається.

Особливий трудовий договір

Приймаємо працівника за строковим трудовим договором. Чи потрібно подавати Повідомлення? Чи обов’язково наразі оформляти трудовий договір з усіма працівниками у письмовій формі?

Якщо ви сумніваєтеся, чи потрібно подавати Повідомлення, згадайте таке просте правило:

При цьому не важливо, на який строк укладено трудовий договір. Ви повідомляєте податківців, якщо працівника приймаєте:

— на невизначений строк;

— на визначений строк, встановлений за погодженням сторін;

— на час виконання певної роботи.

Що стосується форми трудового договору, то сьогодні поголовного обов’язку «для всіх» укладати трудовий договір винятково у письмовій формі немає. Тут, як і раніше, панує ч. 1 ст. 24 КЗпП, яка зобов’язує дотримуватися письмової форми трудового договору тільки:

— при організованому наборі працівників;

— якщо працівник працюватиме в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров’я;

— при укладенні контракту;

— коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі;

— якщо на роботу приймають неповнолітнього**;

** Неповнолітньою вважається особа віком від 14 до 18 років (ст. 6 Сімейного кодексу України).

— якщо роботодавець — фізособа (наприклад, підприємець або незалежний професіонал);

— в інших випадках, передбачених законом.

Якщо ваша ситуація не підпадає під зазначені вище, то цілком можна обмежитися усною формою трудового договору.

А от наказ (розпорядження) про прийняття на роботу і Повідомлення мають бути завжди, незалежно від форми договору (письмова/усна).

З працівником укладаємо контракт. Чи подавати на нього Повідомлення?

Контракт є особливою формою трудового договору (ч. 3 ст. 21 КЗпП). Тому укладення контракту також оформляють наказом. А якщо ви видаєте наказ про прийняття на роботу будь-якої особи, то потрібно обов’язково подати на неї Повідомлення (див. лист Мінсоцполітики від 29.06.2016 р. № 814/13/84-16). ☺

Сумісник і Повідомлення

Чи потрібно подавати Повідомлення, якщо працівника приймаємо на роботу на умовах внутрішнього сумісництва?

Повідомлення про прийняття на роботу подають у кожному випадку укладення трудового договору.

Робота за сумісництвом (як зовнішнім, так і внутрішнім*) виконується на підставі окремого трудового договору. Його укладення оформляється наказом (розпорядженням) про прийняття на роботу на умовах сумісництва. Тому навіть незважаючи на те, що працівник вже працює у вас за основним місцем, у разі укладення з ним окремого трудового договору про роботу на умовах сумісництва, вам необхідно буде повідомити про це податківців**.

* Працювати на умовах сумісництва працівник може на тому самому підприємстві, яке є його основним місцем роботи (таке сумісництво називають внутрішнім) або на підприємстві, яке не є його основним місцем роботи (ця зовнішнє сумісництво).

** Із дзвінків на гарячу лінію ми знаємо, що деякі податківці на місцях запевняють роботодавців, що на внутрішніх сумісників Повідомлення подавати не потрібно. Не «ведіться» на такі казки. Подавати Повідомлення необхідно! На цьому наполягає Держпраці (і цілком у межах закону).

У Повідомленні на працівника-сумісника формуєте окремий рядок, проставляючи у графі 4 код «2» (наймані працівники без трудової книжки), навіть якщо сумісництво внутрішнє.

Повідомлення надіслали? Отже, працівника можна допускати до роботи.

Чи потрібно подавати Повідомлення у разі зміни працівником статусу «основний працівник ↔ сумісник»?

На практиці застосовують два варіанти таких ось внутрішніх ротацій: прийняття-звільнення або переведення. Розглянемо обидва варіанти.

Варіант «прийняття/звільнення». Працівника звільняють з основного місця роботи (з місця роботи за сумісництвом) і приймають у штат за сумісництвом (на основне місце роботи) у того ж роботодавця, тобто укладають новий (!) трудовий договір. А якщо є факт укладення трудового договору, то має бути наказ (розпорядження) про прийняття на роботу та повідомлення податківців про укладення трудового договору.

Зверніть увагу, що Повідомлення слід надіслати податківцям до моменту допуску працівника до роботи за новим трудовим договором. Тобто, якщо трудові договори йдуть один за одним, Повідомлення про укладення нового трудового договору необхідно буде подати ще в період роботи працівника за старим трудовим договором.

Варіант «переведення». Працівника переводять з основного місця роботи (із сумісництва) на роботу за сумісництвом (на основне місце роботи) без звільнення. У цьому випадку новий трудовий договір не укладається. Отже, Повідомлення не подається.

АЛЕ! Ми зі свого боку не рекомендуємо вам використовувати варіант «переведення». Чому? На те є дві причини:

1) такий варіант на законодавчому рівні чітко не врегульовано. На цю проблему, зокрема, вказує Мінсоцполітики у листі від 14.06.2016 р. № 121/06/187-16 (ср. ). Так, на думку відомства, якщо працівник залишається працювати на тій самій посаді в межах підприємства, то переведення в розумінні ст. 32 КЗпП у цьому випадку не може бути застосовано;

2) є небезпека познайомитися з інспекторами Держпраці. Уся справа в таблиці 5 Звіту з ЄСВ та Повідомленні про прийняття на роботу. Вони в частині відображення інформації про укладення трудового договору дублюють один одного. Причому ця інформація «осідає» в одному і тому ж реєстрі — в Держреєстрі загальнообов’язкового державного соцстрахування, який веде ПФУ. Це важливо!

У разі застосування варіанту переведення, у таблиці 5 Звіту з ЄСВ зміна статусу працівника все одно відображається як прийняття-звільнення. Але при цьому Повідомлення податківцям не подається, адже трудові відносини не припиняються.

Як наслідок маємо невідповідність між даними Звіту з ЄСВ та Повідомлення: у таблиці 5 Звіту з ЄСВ буде відображено прийняття на роботу, а Повідомлення не подано. Цей факт може легко виявити ПФУ і «просигналізувати» про це Держпраці***. Після чого у Держпраці з’являється підстава заявитися до вас з інспекційним відвідуванням (див. п.п. 6 п. 5 Порядку здійснення держконтролю за дотриманням законодавства про працю, затвердженого постановою КМУ від 26.04.2017 р. № 295). І навряд чи ви цьому зрадієте.

*** Див. п.п. 81 п. 4 Положення про ПФУ, затвердженого постановою КМУ від 23.07.2014 р. № 280.

Підприємством керує засновник/директор

Відбувається зміна директора. Чи потрібно подавати Повідомлення на нього, якщо про це податківці дізнаються від держреєстратора?

Так, потрібно. Адже надання фіскалам Повідомлення про прийняття працівника на роботу і порядок внесення інформації про керівника підприємства до облікових даних платників податків регулюються різними правовими актами (КЗпП + постанова № 413 та «держреєстраційний» Закон України від 15.05.2003 р. № 755-IV відповідно).

Тобто

Зробити це необхідно в загальному порядку.

Реєструємо нове підприємство. Як бути з Повідомленням про прийняття директора? Адже подати його ми зможемо тільки після проходження держреєстрації, тобто після того, як реєстратор проінформує податківців про того, хто обійматиме цю посаду. Чи буде це порушенням ст. 24 КЗпП?

Тут слід виходити з того, що:

1) протокол зборів засновників підприємства про призначення на посаду директора конкретної особи, по суті, є лише резолюцією на заяві про прийняття на роботу цієї особи;

2) реєстраційні документи, подані держреєстратору, тільки ідентифікують того, хто обійматиме цю посаду після реєстрації підприємства. І це зрозуміло, адже до реєстрації підприємства трудові відносини виникнути просто не можуть.

Саме тому після проведення держреєстрації майбутній директор видає розпорядження (наказ) про вступ на посаду директора. Формулювання цього розпорядження може бути таким: «Приступаю до виконання посадових обов’язків директора з окладом згідно зі штатним розписом з «__» _______ 201_ року». Підставою для його видання саме й буде протокол зборів засновників.

Підказка: дату, з якої особа працюватиме на посаді директора, зазначайте з урахуванням дня, який знадобиться для повідомлення фіскалів про початок роботи.

Підписати Повідомлення про прийняття на роботу директора і віднести його до податкової може один із засновників підприємства, уповноважений на такі дії протоколом зборів засновників (див. лист Мінсоцполітики від 18.09.2015 р. № 14209/0/14-15/13).

Підприємством керуватиме особисто власник (без найму директора). Чи потрібно подавати на нього Повідомлення?

Якщо трудовий договір з власником не укладається, то Повідомлення на нього подавати не потрібно. До речі, той факт, що власник може особисто керувати підприємством без укладення з ним трудового договору (контракту), підтверджують Мінсоцполітики в листі від 02.09.2015 р. № 366/06/186-15 і Мін’юст у листі від 08.09.2015 р. № 1982-0-3- 15/8.1.

Працівника поновили на роботі

На підставі рішення суду працівника було поновлено на попередній роботі. Чи потрібно на нього подавати Повідомлення?

Ні, Повідомлення подавати не потрібно. Пояснимо.

Якщо суд прийняв рішення про незаконне звільнення працівника, роботодавець видає наказ про поновлення працівника на роботі та вносить зміни до його трудової книжки (визнає запис про звільнення недійсним).

Причому поновлення на колишній роботі відбувається не з дати винесення судом відповідного рішення, а з дати звільнення працівника, визнаного незаконним. Отже, розриву в трудових відносинах не відбувається, новий трудовий договір не укладається. А отже і Повідомлення подавати не потрібно.

Заповнюємо/виправляємо/скасовуємо

У Повідомленні допущено помилку. Як виправити? Чи будуть за це штрафи?

Для виправлення помилки формуємо два Повідомлення. Одне — з типом документа «скасовуюче» з помилковими даними на працівника (повністю повторюємо рядок з раніше відображеними відомостями про працівника). Друге — з типом документа «початкове» з правильними відомостями на такого працівника. Обидва повідомлення подаємо податківцям.

Штраф за виправлення помилок, допущених у поданих повідомленнях, не застосовується (див. лист Мінсоцполітики від 22.06.2016 р. № 746/13/84-16).

Чи можна виправити в уже поданому Повідомленні дату початку роботи (гр. 9 Повідомлення)?

Вважаємо, що так.

Заборони на такі дії постанова № 413 не містить. А отже роботодавець може через «скасовуюче-початкове» Повідомлення виправити дату початку роботи за укладеним трудовим договором. Проте, вносячи такі зміни, потурбуйтеся, щоб у наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу усе було як слід (стояла потрібна дата початку трудових відносин). ☺

Згідно з наказом працівника прийнято на роботу з 17 травня 2018 року. Проте він так і не приступив до виконання посадових обов’язків. Чи можна в цьому випадку подати «скасовуюче» Повідомлення, щоб виключити раніше подані відомості про його прийняття на роботу?

Вважаємо, що ні. Чому? Усе просто: трудовий договір, укладений з працівником, набрав чинності. Отже, розірвати його тепер можна тільки з підстав, передбачених КЗпП (наприклад, у зв’язку з прогулом без поважних причин на підставі п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП).

Просто анулювати наказ про прийняття на роботу і подати «скасовуюче» Повідомлення не вийде. Адже у працівника можуть бути цілком поважні причини невиходу на роботу, наприклад, хвороба.

У яких випадках можна скасувати раніше подану інформацію про укладений трудовий договір через «скасовуюче» Повідомлення?

На наш погляд, зробити це можна тільки в одному випадку. У якому саме? Якщо працівник і роботодавець до дня початку роботи за трудовим договором дійшли згоди анулювати його. У результаті було видано наказ про визнання наказу про прийняття на роботу таким, що втратив чинність. Підставою для його видання буде відповідна заява особи, яка не стала працівником.

Фізособа (потенційний працівник) у зв’язку із сімейними обставинами просить перенести дату (з 21 травня на 11 червня), з якої згідно з наказом її приймають на роботу. Директор не проти, але як бути з уже поданим Повідомленням? Чи можна його скасувати?

Нічого страшного в такій ситуації немає.

Фізособа пише роботодавцю заяву з проханням про перенесення дати початку трудових відносин.

На підставі цієї заяви і відповідно до резолюції керівника підприємства формуємо наказ про внесення змін до наказу про прийняття на роботу такого працівника (викладаємо відповідний пункт наказу про прийняття на роботу фізособи в новій редакції (з новою датою початку трудових відносин)).

Після підписання цього наказу складаємо два Повідомлення: «скасовуюче» (повторюємо відомості, зазначені раніше про працівника) і «початкове» (наводимо інформацію про прийняття на роботу з нової дати).