Требования к документам
Согласно п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ возмещаемая командированному сумма расходов на проживание в отеле не является его доходом.
В то же время такие расходы не являются объектом обложения НДФЛ (и ВС) только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов, в виде: счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, оказывающих услуги по размещению и проживанию физлица, в том числе по бронированию мест в местах проживания, страховых полисов и т. п. В связи с этим и волнуется наш читатель: можно ли принять такой счет отеля в качестве подтверждающего документа? Обратите внимание: НКУ четких требований к оформлению документов, подтверждающих расходы в командировке на жилье, в том числе — к оформлению счетов из отеля, не выдвигает. О родных (украинских) документах читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 42, с. 50 (см. также сноску * на с. 17). А вот что касается иностранных подтверждающих документов — тут ясности нет.
Некоторый свет на эту проблему проливает Инструкция № 59*. И хотя она регулирует командировки в бюджетной сфере, налоговики регулярно указывают на то, что другие предприятия и организации могут использовать Инструкцию № 59 как вспомогательный (справочный) документ**. И сами фискалы зачастую по аналогии апеллируют к ее нормам для «разруливания» ряда вопросов, связанных с командировками работников хозсубъектов-небюджетников.
** Об этом см., например, в письмах ГФСУ від 30.07.2018 г. № 3313/6/99-99-15-02-02-15/ІПК, от 01.09.2017 г. № 1785/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, а также в БЗ 103.02 и 103.17.
Так вот, в п. 15 разд. І Инструкции № 59 указано:
по командировкам за границу подтверждающие документы оформляются в соответствии с законодательством соответствующего государства
Это фактически и все нормативные требования к подтверждающим иностранным «командировочным» документам. Правда, сюда можно еще добавить требования налоговых и бухгалтерских нормативов об аутентичном переводе иностранных документов на украинский язык (см. тот же п.п. 170.9.1 НКУ и п. 1.3 Положения № 88***).
Как улучшить счет
Как же быть при получении такого документа с авансовым отчетом о загранкомандировке?
Во-первых, проверить, чтобы документ содержал конкретную и четкую информацию об услугах по проживанию (личность проживавшего, срок проживания, виды предоставленных услуг, их стоимость и т. п.)*. Неплохо было бы, чтобы в счете содержалась какая-то информация (или хотя бы делалась отметка) об оплате предоставленных услуг, а еще лучше — иметь отдельный платежный документ.
* По аналогии с мнением Минфина (см. письма от 11.03.2006 г. № 31-26030-12-13/5020 и от 31.08.2007 г. № 31-26030-13-16/17569) насчет внутриукраинских документов.
Во-вторых, снять проблемы могло бы подтверждение того факта, что документ оформлен в соответствии с законодательством страны-нерезидента. Однако зачастую доказать это фискалам может быть непросто, поэтому (если вы не хотите компенсировать директору эту сумму как допблаго — с налогообложением) придется попытаться как-то улучшить такой документ.
Кроме того, как мы уже указали, нормативы говорят о переводе на украинский язык документов, составленных на иностранном языке. Это можно сделать не только сторонними, но даже своими силами. О такой возможности говорилось в письме ГНАУ от 05.05.2011 г. № 8434/6/15-0315. В таком случае на переводе нужно указать фамилию, инициалы, должность вашего работника, переводившего документ, и заверить надписью «Перевод согласно оригиналу». После чего
мы бы советовали для убедительности заверить такой перевод нотариально
Это добавит вашему счету «солидности».
Насчет нотариального заверения верности перевода и фотокопий документов, составленных за границей, в письме ГУ юстиции в г. Киеве от 23.09.2008 г. № 03-08-1372 было указано, что нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, если они не соответствуют требованиям законодательства. Поэтому, если налоговик подвергнет сомнению ваш документ с нотариально заверенным переводом, укажите ему на это письмо (и на п. 1 гл. 8 Порядка совершения нотариальных действий нотариусами Украины**) и скажите, что перевод документа, не соответствующего требованиям законодательства, нотариус бы не заверил. А вот заверять копию этого документа без наличия оригинала (или его скриншота) нотариус вряд ли согласится.
** Утвержден приказом Минюста от 22.02.2012 г. № 296/5.
Можно еще попросить нерезидента, предоставившего услуги по проживанию, переслать вам этот счет через Интернет отдельным файлом в виде электронного документа (по возможности, заверив его ЭЦП).
Заметим, что Законом Украины от 22.05.2003 г. № 852-IV предусмотрено: иностранные сертификаты ключей, удостоверенные в соответствии с законодательством тех государств, в которых они выданы, признаются в Украине действующими в порядке, установленном законом. Но, увы, такой порядок законом еще не установлен…
Вариант: в случае проблем с этим счетом при фискальной проверке можно получить от отеля дополнительное подтверждение (например, электронную справку) о фактическом проживании командированного в этом отеле в определенное время и об оплате услуг.
Попутно отметим еще такой момент: зачастую, помимо гостиничного счета, налоговики требуют и наличия расчетного документа, подтверждающего уплату средств за проживание. Однако, если в отношении украинских командировок/документов это еще хоть как-то оправдано***, то в отношении загранкомандировок в том же п. 15 раздела І Инструкции № 59 речь идет о «документах, подтверждающих стоимость». И в п.п. 170.9.1 НКУ тоже говорится о «наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов», а далее, в числе прочих, перечислены счета гостиниц (мотелей). Так что для загранкомандировки, считаем, одного счета достаточно, но если будет и платежный документ, то это улучшит ситуацию.
*** Для укркомандировок подтверждающими документами, удостоверяющими стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, являются расчетные документы в соответствии с Законом об РРО и НКУ (см. п. 15 разд. І Инструкции № 59).
На будущее. Перед отъездом за границу поручите командированному в подобной ситуации взять в гостинице/отеле счет с подписью. Обычно гостиницы по просьбе клиента ставят на счетах подпись и даже разного рода штампики, которые сразу превращают счет в куда более убедительную бумажку. Хотя без проблем здесь, скорее всего, не обойдется…
