Компенсируем командировочные расходы

В избранном В избранное
Печать
Вороная Наталья, редактор, Савченко Елена, налоговый эксперт, Ушакова Лилия, эксперт по вопросам оплаты труда, Чернышова Наталья, налоговый эксперт
Налоги и бухгалтерский учет Май, 2018/№ 42
Командировка — не увеселительная прогулка, а производственная необходимость. И, естественно, работники имеют право на возмещение расходов, связанных с такими служебными поездками. К этим расходам относятся суточные, стоимость проезда до места назначения и обратно, расходы на наем жилого помещения, прочие расходы. Порядок их возмещения имеет определенные особенности. А некоторые расходы компенсации не подлежат вовсе. Важно и то, какие документы работник должен привезти из командировки для подтверждения своих расходов. Подробнее все эти нюансы обсудим прямо сейчас.

3.1. Общие вопросы компенсации командировочных расходов

Какие расходы подлежат компенсации

Если мы откроем ст. 121 КЗоТ, то увидим, что этой нормой за работником закреплено право на возмещение расходов, понесенных им в связи со служебными командировками (о других гарантиях см. в разделе 2 на с. 37). При этом все подлежащие возмещению командировочные расходы можно разделить на три основные группы:

— суточные расходы;

— расходы на проживание;

— расходы на проезд к месту командировки и обратно, а также по месту командировки.

Хозрасчетные предприятия самостоятельно принимают решения о том, какие расходы компенсировать работнику, а какие — нет, и описывают все «компенсационные» нюансы в Положении о служебных командировках (см. с. 13). В этом же документе каждый работодатель вправе установить дополнительные ограничения, которые могут касаться сумм и целей использования средств, выданных на командировку, например, расходов на бытовые, транспортные услуги, услуги найма жилых помещений и другие.

Но не переусердствуйте в ограничениях. Устанавливать запрет на компенсацию всех расходов, предусмотренных ст. 121 КЗоТ, нельзя. Наличие в приказе о направлении в командировку или в Положении о служебных командировках запрета на возмещение перечисленных выше расходов расценивается как нарушение законодательства о труде. А это чревато штрафными санкциями как для работодателя, так и для его должностных лиц (подробнее см. на с. 26).

Еще один интересный момент, связанный с осуществлением командировочных расходов. В случае когда работник приобретает в командировке услуги (транспортные или по проживанию) у предпринимателя, возникает вопрос о необходимости отражения осуществленных выплат в Налоговом расчете по форме № 1ДФ. К счастью,

налоговики не заставляют предприятие, направившее работника в командировку, отражать эти суммы в форме № 1ДФ*

* Обратите внимание: здесь идет речь исключительно о командировочных расходах. Если же работник в командировке приобретает у предпринимателей ТМЦ, работы или услуги для хознужд предприятия, отражать такие выплаты в форме № 1ДФ придется.

Правда, при этом они требуют, чтобы командированный взял у такого ФЛП копию документа, подтверждающего его государственную регистрацию как субъекта предпринимательской деятельности (см. консультацию в подкатегории 103.25 БЗ).

Поясняется такой подход следующим: предприниматель получает доход от обычного гражданина (работника предприятия). Предприятие же только компенсирует своему работнику расходы, связанные с командировкой. Поэтому и отражать в Налоговом расчете уплату работником средств за предоставленные ему во время командировки услуги такое предприятие не обязано.

Однако учтите: сказанное не касается случаев, когда оплату предпринимателю стоимости услуг проживания командированного работника или транспортного билета осуществляет непосредственно работодатель (со своего текущего счета). То есть в такой ситуации отражать перечисленные суммы в Налоговом расчете по форме № 1ДФ необходимо.

Но вернемся к расходам. Подробнее о том, на компенсацию каких конкретно расходов, связанных с командировкой, имеет право претендовать работник, и при соблюдении каких условий работодатель обязан возместить такие затраты, мы расскажем позднее. А сейчас рассмотрим общие требования к документальному подтверждению командировочных расходов.

Документальное подтверждение

Итак, прежде всего напомним: направить работника в командировку можно только по распоряжению руководителя предприятия. Это значит, что первый обязательный документ, который пригодится для возмещения работнику командировочных, — приказ о направлении в командировку. Подробно о его оформлении вы можете узнать из подраздела 1.6 на с. 21.

Но одним приказом, конечно же, не обойтись. Обязательным условием для выплаты работникам компенсации командировочных расходов является наличие оригиналов первичных документов, подтверждающих затраты на оплату предоставленных услуг (выполненных работ), приобретение товаров. Причем для расходов на проезд, проживание и других командировочных расходов первичные документы подтверждают, в первую очередь, тот факт, что такие расходы были понесены, а также дают информацию об их размере.

Заметим, что у работодателя есть возможность возместить работнику его расходы и без документального подтверждения, но с соответствующим налогообложением.

Для выплаты суточных наличие первичных документов также желательно, но уже не для того, чтобы подтвердить их сумму, а в качестве доказательства самого факта служебной поездки. Такими подтверждающими документами являются приказ о направлении в командировку, билеты, гостиничные счета и др. Подробнее об этом поговорим чуть позже.

Компенсационные выплаты, не подтвержденные документально, включают в налогооблагаемый доход работников

А сейчас обратим внимание на важный момент.

Документами, удостоверяющими стоимость понесенных расходов в связи с командировкой в пределах Украины, являются расчетные документы в соответствии с Законом об РРО и НКУ (п. 14 разд. І Инструкции № 59). При этом Законом об РРО к расчетным документам, в частности, отнесены кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, а также проездной документ. А вот НКУ в качестве подтверждающих (а не расчетных) документов называет транспортные билеты (в том числе электронные), транспортные счета (багажные квитанции), счета гостиниц, страховые полисы и т. д. Каким же образом совместить требования Закона об РРО и НКУ?

Если подтверждающий документ, названный в НКУ, в то же время является расчетным документом в понимании Закона об РРО, то в этом случае для подтверждения командировочных расходов можно обойтись одним таким документом. Если же тот или иной документ является подтверждающим согласно НКУ, но не считается расчетным с точки зрения Закона об РРО, то в дополнение к нему необходимо предоставить еще и расчетный документ (кассовый чек, товарный чек, расчетную квитанцию). Кроме того, факт выплаты денежных средств может подтверждать квитанция к приходному кассовому ордеру.

Если оригиналов подтверждающих документов нет

Когда речь идет о документах, подтверждающих командировочные расходы, имеются в виду их оригиналы. А как же быть, если работник потерял подтверждающую первичку? Как компенсировать расходы работнику в данном случае?

Здесь все зависит от того, какой конкретно документ был утерян. Если говорить о расчетных документах, то тут приходится сразу признать: ни Закон об РРО, ни Положение № 148 не допускают возможности оформления (выдачи) дубликата документа взамен утраченного оригинала. Категорически против этого и налоговики (см. консультации относительно чеков РРО в подкатегории 109.10 БЗ). Так что при потере чека или квитанции к приходному кассовому ордеру безналоговая компенсация затрат работника, увы, невозможна.

Что же касается других подтверждающих документов, то тут за компенсацию можно побороться. Дело в том, что согласно п. 44.5 НКУ в случае утери первичных документов на плательщика возлагается обязанность их восстановить. А «восстановить» оригинал документа можно только в виде дубликата — ведь двух оригиналов быть не может. Значит,

НКУ допускает использование дубликата как полноценного первичного документа

То есть если потерялся счет гостиницы или накладная на приобретение ТМЦ, можно попытаться их восстановить.

Если подтверждающие документы восстановить не удастся, то компенсировать расходы на командировку все равно можно. Основанием для компенсации расходов будет заявление работника с просьбой компенсировать расходы по причине утери документов.

Заметим, что «бездокументная» компенсация работнику его расходов не пройдет для него бесследно. Полученные работником средства будут для него дополнительным благом. То есть они облагаются НДФЛ по ставке 18 % и ВС по ставке 1,5 %.

Общие моменты, связанные с компенсацией командировочных расходов, мы вспомнили. Теперь давайте углубимся в нюансы компенсации отдельных расходов, перечисленных в ст. 121 КЗоТ.

3.2. Компенсируем суточные расходы

Предельный размер суточных

Суточные расходы представляют собой расходы на питание и финансирование других личных потребностей физического лица, понесенные им связи с командировкой и не подтвержденные документально. Именно так суточные расходы характеризует «командировочный» п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. Аналогичное определение вы найдете в п. 15 разд. І Инструкции № 59.

Ни минимального, ни максимального размера суточных для работников небюджетной сферы действующее законодательство не устанавливает. Но это не означает, что суточные можно вообще не выплачивать. Ведь их выплата является одной из социальных гарантий командированным работникам, предусмотренных ст. 121 КЗоТ. Ввиду отсутствия иных законодательных актов, определяющих минимальный размер суточных, логично руководствоваться наиболее близкими по своему содержанию нормативными документами. Таковым на сегодняшний день является постановление № 98. Именно его и может использовать предприятие в качестве ориентира для определения минимальной суммы суточных. Таким образом рекомендует поступать Минсоцполитики в письме от 21.12.2016 г. № 1732/0/101-16/28.

Согласно приложению 1 к постановлению № 98 в случае командирования по территории Украины размер суточных составляет 60 грн. в день. Для командировок в другие государства суточные установлены дифференцированно в зависимости от страны командирования. А значит, меньше указанных сумм небюджетникам устанавливать суточные не стоит.

Что касается максимальной суммы, то, как мы уже сказали, для хозрасчетных предприятий нет никаких ограничений. Но! Выплачивая работнику суточные, учтите: только определенную законодательством сумму не облагают НДФЛ и ВС (абзац пятый п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ). О необлагаемом размере суточных см. в табл. 3.1.

Таблица 3.1. Необлагаемый размер суточных

Территория командировки

Необлагаемый размер суточных

Необлагаемый размер суточных в 2018 году

В пределах Украины

Не более 0,1 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года в расчете за каждый календарный день командировки

Не более 372,30 грн. в день

За границу

Не более 80 евро* за каждый календарный день командировки

Не более 80 евро* в день

* По официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день.

Как видно из приведенной таблицы, в случае командирования работника в 2018 году по территории Украины в состав его налогооблагаемого дохода не включают сумму суточных не более 372,30 грн., а в случае командировки за границу — не более 80 евро в день по курсу НБУ на каждый день командировки*.

* Подробнее о необлагаемой сумме суточных для загранкомандировок см. в подразделе 4.3 на с. 76.

Конечно же, работодатель вполне может принять решение о выплате суточных в большей сумме. Но в таком случае сумма превышения будет облагаться НДФЛ и ВС.

Напомним также, что согласно п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ Кабинет Министров отдельно устанавливает предельные нормы суточных для командирования членов экипажей судов (других транспортных средств) или суммы, которые направляются на питание таких членов экипажей вместо суточных, если такие суда (другие транспортные средства):

— осуществляют коммерческую, промышленную, научно-поисковую или рыболовецкую деятельность за пределами территориальных вод Украины;

— выполняют международные рейсы для осуществления навигационной деятельности либо перевозки пассажиров или грузов за плату за пределами воздушной либо таможенной границы Украины;

— используются для проведения аварийно-спасательных и поисково-спасательных работ за пределами таможенной границы или территориальных вод Украины.

Во исполнение этого требования принято постановление КМУ «О предельных нормах суточных расходов для командировки членов экипажей судов, других транспортных средств и суммах, направляемых на их питание вместо суточных расходов» от 02.02.2011 г. № 73.

Суточные включают в общую сумму аванса и выдают работнику до начала командировки.

Налогообложение сверхнеоблагаемых суточных

Итак, мы выяснили, что не облагаемый НДФЛ и ВС размер суточных в 2018 году — не выше 372,30 грн. для командировок по Украине и 80 евро (по курсу НБУ на каждый день командировки) для командировок за границу.

Все, что превышает этот размер, для целей обложения НДФЛ является доходом работника, полученным им от работодателя в виде дополнительного блага (см. письмо ГФСУ от 13.03.2017 г. № 5002/6/99-99-13-02-03-15). Это значит, что из части суммы суточных, которая превышает необлагаемый предел, нужно удержать НДФЛ по ставке 18 % и ВС по ставке 1,5 %.

Тут нужно обратить внимание на важный момент. Как правило, в документе, устанавливающем размер суточных расходов, работодатель указывает «чистую» сумму суточных, которую следует выплатить работнику на руки. В таком случае,

чтобы найти сумму дохода, подлежащую начислению, нужно «накрутить» НДФЛ и ВС на облагаемую часть суточных

Для этого рекомендуем использовать коэффициент (К), рассчитанный по формуле:

К = 100 : (100 - Сн - СВС),

где Сн — ставка НДФЛ (18 %);

СВС — ставка ВС (1,5 %).

При указанных ставках НДФЛ и ВС получаем коэффициент 1,242236. Применив его к «чистой» сумме налогооблагаемых суточных, мы получим сумму дохода в виде допблага, подлежащую начислению.

Заметьте: налоговики в упомянутом ранее письме ГФСУ от 13.03.2017 г. № 5002/6/99-99-13-02-03-15 говорят о том, что для расчета ВС от облагаемой суммы суточных применять какие-либо коэффициенты не следует. Что касается НДФЛ, то они упоминают «натуральный» коэффициент, предусмотренный п. 164.5 НКУ. Однако такой порядок налогообложения предусмотрен для излишне израсходованных денежных средств, не возвращенных своевременно подотчетным лицом (командированным работником). В то же время, по их же утверждению, суточные сверх необлагаемого предела являются доходом в виде дополнительного блага. А значит, нет оснований применять для них тот же порядок налогообложения, что и для излишне израсходованных денежных средств.

В разделе І Налогового расчета по форме № 1ДФ начисленную сумму налогооблагаемых суточных, на наш взгляд, следует отражать с признаком дохода «126» — дополнительное благо.

В то же время налоговики в консультации из подкатегории 103.02 БЗ, называя облагаемую часть суточных допблагом, предлагают при этом показывать ее в форме № 1ДФ с признаком дохода «118» (как излишне выданные и своевременно не возвращенные средства).

В разделе ІІ Налогового расчета по форме № 1ДФ сумму налогооблагаемых суточных показывайте в общей сумме доходов, облагаемых ВС по строке «Військовий збір».

А вот суточные, выплачиваемые в необлагаемых пределах, в форме № 1ДФ отражать не нужно

Несколько слов о сроках удержания и перечисления НДФЛ и ВС с облагаемой части суточных. К сожалению, НКУ не содержит четкого ответа на вопрос: когда их нужно уплачивать? По нашему мнению, при выдаче аванса на командировку удерживать НДФЛ и ВС с суммы сверхнеоблагаемых суточных не нужно, поскольку сумма такого аванса в момент выдачи не является доходом работника. Достоверно известной сумма расходов работника на командировку (в том числе и в части суточных) становится после утверждения его Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. Соответственно и сумма дохода работника в виде облагаемых суточных также будет известна в день утверждения Отчета.

Поэтому наиболее безопасно для работодателя удержать и перечислить в бюджет НДФЛ и ВС с облагаемой части суточных именно в этот день.

В том случае, если командированному работнику вопреки требованиям законодательства аванс на командировку не выдавали, НДФЛ и ВС с суммы облагаемых суточных:

— удерживают в день утверждения Отчета;

— перечисляют в бюджет — в момент погашения кредиторской задолженности перед работником по Отчету (п.п. 168.1.2 НКУ), но не позднее 30-го числа месяца, следующего за последним днем месяца, в котором начислен доход (утвержден Отчет) (п.п. 168.1.5 НКУ).

ЕСВ с облагаемой суммы суточных не взимается. Дело в том, что согласно Закону № 2464 в базу начисления этого взноса включают, в частности, выплаты, которые входят в фонд оплаты труда в соответствии с Инструкцией № 5 и не указаны в Перечне № 1170. А вот сумма суточных (в полном объеме) наоборот:

— не входит в фонд оплаты труда в соответствии с п. 3.15 Инструкции № 5;

— указана среди выплат, на которые не начисляют ЕСВ согласно п. 6 разд. І Перечня № 1170.

Получается, что суточные в базу обложения ЕСВ не попали, а значит, и взнос на них не начисляют.

Пример 3.1. Суточные при командировках по Украине установлены на предприятии в сумме 400 грн. Работник находился в командировке 4 календарных дня.

Сначала рассчитаем сумму сверхнеоблагаемых суточных, выплаченных работнику:

(400,00 грн. - 372,30 грн.) х 4 = 110,80 грн.

Теперь определим сумму дохода в виде допблага, подлежащую начислению:

110,80 грн. х 1,242236 = 137,64 грн.

Сумма НДФЛ от сверхнеоблагаемых суточных равна:

137,64 грн. х 18 % : 100 % = 24,78 грн.

Сумма ВС, подлежащая уплате, составляет:

137,64 грн. х 1,5 % : 100 % = 2,06 грн.

Устанавливаем суточные на предприятии

Конкретный размер суточных работодатель определяет самостоятельно во внутренних документах, регулирующих вопросы командирования работников в пределах Украины и за границу, например, в Положении о служебных командировках (подробнее о разработке такого Положения см. на с. 13) или в отдельном приказе руководителя об установлении суммы суточных.

Устанавливать суточные каждый раз в приказе о направлении работника в командировку считаем неправильным

Имейте в виду: предельный размер суточных расходов работодатель-небюджетник может установить в единой сумме независимо от того:

— включается ли стоимость питания в счета на оплату проживания в гостинице или в проездные документы;

— обеспечивает ли принимающая сторона в соответствии с условиями приглашения командированного работника бесплатным питанием;

— в какую страну командируется работник.

Однако можно сделать иначе: предусмотреть в Положении о служебных командировках уменьшение суточных с учетом всех перечисленных факторов, аналогично нормам суточных расходов для бюджетников, которые определены Инструкцией № 59 и постановлением № 98.

Кроме того, вполне допустимо при разработке Положения о служебных командировках установить «плавающий» размер суточных. То есть определить, что в зависимости от различных объективных обстоятельств, которые могут возникать в деятельности предприятия (и быть для него значимыми), размер суточных будет разным.

Давайте посмотрим, какие критерии можно использовать при составлении шкалы суточных, а какие выбирать не стоит.

Наиболее очевидным и оправданным будет установление разного размера суточных в зависимости от населенного пункта, в который командируют работника. Объяснить разницу в размере суточных в этом случае можно ссылкой на разный уровень цен в различных регионах Украины (или в разных странах), что подтверждается данными органов статистики. Кроме того, к аналогичному методу прибегают и сами госорганы, устанавливая разные суточные в зависимости от страны, в которую направляется работник (см. приложение 1 к постановлению № 98).

На предприятиях, деятельность которых связана с посещением населенных пунктов, находящихся в курортной зоне, может возникнуть необходимость дифференциации размера суточных в зависимости от того, на какой период приходится командировка (курортный сезон или нет).

Суточные в первую очередь предназначены для компенсации расходов на питание в командировке. Но во многих гостиницах в стоимость проживания включена стоимость питания (например, завтрак). В связи с этим

можно установить различный размер суточных в зависимости от того, включена ли стоимость питания в гостиничный счет (обеспечен ли работник питанием за счет принимающей стороны)

Можно, например, в качестве ориентира принять нормы п. 2 постановления № 98 и установить: если питание оплачивает принимающая сторона, то размер суточных составляет 80 % — при одноразовом, 55 % — при двухразовом, 35 % — при трехразовом питании. Также можно оговорить, что в случае когда стоимость питания включена в счет гостиницы или проездные документы, суточные уменьшаются на эту сумму.

Однако имейте в виду! Если подобной оговорки во внутреннем документе, устанавливающем размер суточных, нет, то их на «обычных» предприятиях выплачивают в полном размере (независимо от количества раз питания, которым обеспечивает работников принимающая сторона или которое включено с гостиничный счет либо проездные документы). Признают это и налоговики, что следует из письма ГНСУ от 31.03.2012 г. № 5742/6/15-1415.

Установить отдельные правила расчета суточных можно также, если работник отправляется в служебную поездку в другой населенный пункт на полдня либо выезжает в командировку поздно вечером (возвращается из нее рано утром). Ведь в этих случаях он не несет те расходы, которые призваны компенсировать суточные, в полном объеме. А значит, в Положении о служебных командировках можно сделать специальную оговорку о том, что в таких случаях суточные выплачивают в размере 50 % от установленного.

А вот применение разного размера суточных в зависимости от удаленности места командирования работника считаем неоправданным. На наш взгляд, удаленность места командировки от места постоянной работы сама по себе никак на условия командировки не влияет: расходы на проезд компенсируются работнику отдельно. Общий же размер суточных зависит от количества дней пребывания в командировке, поэтому чем больше времени потребуется на проезд к месту командировки, тем будет больше общая сумма суточных, но не их размер за сутки. В то же время какие-либо негативные последствия для предприятия (при условии согласования таких правил с трудовым коллективом) законодательством не предусмотрены.

С тем, как определить и установить однодневный размер суточных, мы с вами разобрались. Теперь посмотрим, какие нюансы нужно учитывать при определении общей суммы суточных за все время командировки.

Определяем сумму суточных за время командировки

Суточные расходы на командировку в пределах установленных на предприятии норм выплачивают в расчете за каждый календарный день такой командировки. Об этом говорит и Инструкция № 59, и п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. Поэтому возникает вопрос: как правильно посчитать количество дней командировки?

При определении продолжительности командировки и размера суточных нужно руководствоваться такими правилами*:

* Каждое предприятие должно учитывать свои правила, предусмотренные Положением о служебных командировках. Мы же будем обращаться к «бюджетной» Инструкции № 59, ведь многие работодатели при разработке своего Положения в качестве ориентира берут именно ее.

1. Количество дней командировки для выплаты суточных определяют с учетом дня выбытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, которые засчитывают как два дня (п. 4 разд. ІІ и п. 16 разд. ІІІ Инструкции № 59, письмо Минфина от 22.11.2011 г. № 31-07230-16-10/28802).

Пункт 7 разд. І Инструкции № 59 днем выбытия в командировку называет день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства с места постоянной работы командированного работника. В свою очередь, день прибытия из командировки определен как день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы командированного работника.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем выбытия в командировку считают текущие сутки, а с 0 часов и позднее — следующие сутки

Если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, где работает командированный, в срок командировки засчитывают время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяют день прибытия командированного работника к месту постоянной работы.

Пример 3.2. На основании приказа руководителя работник направлен в командировку с 16.04.2018 г. по 20.04.2018 г. Согласно железнодорожным билетам дата отправления поезда — 16.04.2018 г. в 00:23, а дата прибытия — 20.04.2018 г. в 23:58.

В этом случае датой выбытия работника в командировку будет 16.04.2018 г., а датой прибытия — 20.04.2018 г. Продолжительность командировки определяем согласно приказу о командировке и транспортным билетам. В нашем случае она составляет 5 дней. Следовательно, работнику нужно выплатить суточные за 5 дней.

Обратите внимание! По мнению Минфина, дата на транспортном билете и дата выбытия (возвращения) работника согласно приказу о направлении в командировку должны совпадать (абзац второй п. 7 разд. І Инструкции № 59). Исключение разрешается делать только для случаев, когда работник задержался в командировке на выходные или праздничные и нерабочие дни. Однако и тогда Инструкция № 59 запрещает возмещать работнику суточные.

В то же время на практике могут возникать ситуации, когда из-за расписания движения общественного транспорта или по причине отсутствия билетов на нужный рейс выехать в командировку приходится заранее либо же возвращаться немного позже запланированного. Как быть в таком случае?

Прежде всего, эту ситуацию следует оговорить в Положении о служебных командировках. В нем укажите, что

задержка работника в командировке без уважительных причин лишает его права на компенсацию суточных за эти дни

Но если работник аргументирует свое отсутствие по месту работы в установленное приказом время (т. е. руководитель расценит причины отсутствия как уважительные), предприятие обязано выплатить суточные за дополнительные дни командировки (подробнее см. подраздел 1.8 на с. 26).

Пример 3.3. На основании приказа директора работник направлен в командировку с 18.04.2018 г. по 20.04.2018 г. включительно. Однако согласно железнодорожным билетам работник фактически вернулся из командировки на один день позже, т. е. 21.04.2018 г.

В подобной ситуации, прежде всего, нужно помнить: работник не имеет права самостоятельно принимать решение о переносе срока командировки — это в компетенции руководителя предприятия. Для того чтобы получить компенсацию суточных за лишний день командировки, работник должен доказать, что задержка произошла по уважительной причине. Поэтому:

— если работник не привел уважительных причин своей задержки по месту командирования и ее срок не был продлен, то суточные возмещают только за 3 дня (с 18.04.2018 г. по 20.04.2018 г.) согласно приказу руководителя;

— если работник согласовал с работодателем более позднее возвращение по уважительной причине (например, в связи с отсутствием транспортных билетов), предприятие имеет полное право компенсировать ему суточные за дополнительный день командировки. Но при этом не забудьте оформить соответствующий приказ о продлении командировки.

2. Суточные выплачивают за каждый день командировки, включая выходные, праздничные и нерабочие дни, а также время пребывания в пути вместе с вынужденными остановками (п. 4 разд. II и п. 16 разд. ІІІ Инструкции № 59).

3. При командировании работника сроком на один день или в такую местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, суточные возмещают как за полные сутки (абзац третий п. 4 разд. II Инструкции № 59). В то же время хозрасчетные предприятия могут в Положении о служебных командировках «урезать» сумму суточных, например, в случае, когда командировка занимает полдня.

4. Если день прибытия из предыдущей командировки и день выбытия в следующую командировку совпадают (являются одним днем), суточные выплачивают за один день (см. письмо Минфина от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854). Заметим: по какой из командировок (первой или второй) отразить в таком случае возмещение суточных, предприятие вправе решить самостоятельно. При этом если решено оплатить этот день как день прибытия из первой командировки, то для целей расчета суточных по второй командировке ее продолжительность следует уменьшить на 1 день.

Документальное подтверждение суточных расходов

И п. 15 разд. І Инструкции № 59, и п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ определяют суточные как расходы, не требующие специального документального подтверждения. Но вместе с этим положения того же п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ сумму суточных требует определять в случае командировки:

— в пределах Украины и в страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;

— в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке).

Обращаем внимание: на сегодняшний день даже при служебных поездках в «визовые» страны отметки о пересечении границы в загранпаспорте не обязательны. Разумеется, при условии, что есть другие документы, подтверждающие факт пребывания работника за границей (транспортные билеты, счета гостиниц и т. д.). Если же таких документов нет, то отметки в загранпаспорте могут стать для вас спасительной палочкой-выручалочкой.

Если необходимые подтверждающие документы отсутствуют, о необлагаемых суточных можно забыть.

Больше об особенностях выплаты суточных при командировках за границу см. в подразделе 4.3 на с. 76.

Хотим подчеркнуть, что

главным документом для подтверждения размера суточных является приказ о направлении работника в командировку

Причем его наличие обязательно как для внутренних, так и для загранкомандировок. В приказе должны быть четко указаны даты выбытия в командировку и прибытия к месту постоянной работы. По ним определяют общую продолжительность командировки и, соответственно, сумму суточных.

Следующее, что вам понадобится, — это первичные документы, которые подтверждают факт пребывания работника в месте командировки, а именно: транспортные билеты, счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию командированного работника и т. п.

А как быть, если работник в «украинской» командировке не осуществлял никаких командировочных расходов и, как следствие, у него нет перечисленных документов?

Минфин считает, что в этом случае сумму суточных можно определить только на основании приказа (см. письмо Минфина от 04.05.2011 г. № 31-07230-16-25/11433).

Несколько иначе к этому вопросу подходят налоговики. Они в такой ситуации хотят видеть также первичные документы, удостоверяющие намерения и фактичность осуществления командировки (см. письмо ГНСУ от 18.06.2011 г. № 11327/6/15-0516). Для этого подойдут любые документы, подтверждающие связь служебной поездки с хозяйственной деятельностью предприятия.

Например, п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ к таким документам относит:

— приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия, направляющего в командировку;

— заключенный договор или контракт;

— другие документы, устанавливающие или удостоверяющие желание установить гражданско-правовые отношения;

— документы, удостоверяющие участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью предприятия, командирующего работника.

Отметим, что данный перечень не является исчерпывающим, а значит, может быть дополнен и другими подтверждающими документами.

3.3. Компенсируем расходы на проезд

Немаловажной, а порой и достаточно весомой в денежном плане статьей командировочных расходов являются расходы на проезд. Но всегда ли они подлежат компенсации? Давайте разбираться!

Расходы, которые можно компенсировать

Заглянем в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. В нем указано, что не являются доходом налогоплательщика и подлежат компенсации, в частности, расходы на проезд (в том числе на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и назад, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте).

Как видите, законодатель здесь был совсем не многословен. Поэтому более подробный перечень подлежащих компенсации транспортных расходов желательно оговорить в Положении о служебных командировках. В свою очередь, при его разработке не грешно будет «подсмотреть» в «бюджетную» Инструкцию № 59. Что же она говорит по поводу подлежащих компенсации расходов на проезд?

При условии соответствующего документального подтверждения командированным работникам возмещают расходы на проезд в размере стоимости (п. 6 разд. II и п. 9 разд. ІІІ Инструкции № 59):

— проезда к месту командировки и обратно воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов. Учтите: если существует несколько видов транспорта, связывающих место постоянной работы с местом командировки, администрация предприятия может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему следует пользоваться. При отсутствии такого предложения вид транспорта работник выбирает самостоятельно.

Расходы на проезд командированного работника в мягком вагоне, судами морского и речного транспорта, воздушным транспортом по билетам 1-го класса и бизнес-класса возмещают в каждом случае с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов. Указанные расходы не являются излишне израсходованными средствами;

— проезда транспортом общего пользования (кроме такси) до станции, пристани, аэропорта, если они расположены за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный работник, или к месту пребывания в командировке;

— расходов на проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси) и на арендованном транспорте по месту командировки. Заметим, что для компенсации таких расходов п. 6 разд. ІІ Инструкции № 59 выдвигает еще одно требование (кроме документального подтверждения затрат) — маршрут передвижения работника по месту командировки должен быть согласован с руководителем предприятия.

Однако для хозрасчетных предприятий, на наш взгляд, согласование маршрута — условие не принципиальное в силу «добровольности» Инструкции № 59. Если же вы предусмотрите подобную норму в Положении о служебных командировках, тогда помните: такой маршрут утверждает руководитель предприятия при направлении работника в командировку (если он известен предварительно) или после возвращения из командировки и предоставления Отчета (см. письмо Минфина от 17.08.2005 г. № 31-03173-07-18/17365);

— расходов на перевозку багажа. Обратите внимание: Инструкция № 59 для бюджетников вводит ограничение в отношении компенсации таких расходов. В частности, если вес багажа превышает вес, стоимость перевозки которого входит в стоимость билета того вида транспорта, которым пользуется работник, то такие расходы возмещают с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов. Но обычных предприятий это не касается. Если, конечно, такая норма не будет предусмотрена в Положении о служебных командировках;

— пользования постельными принадлежностями в поездах;

— бронирования транспортных билетов;

— страховых платежей на транспорте.

Все перечисленные нами расходы вы смело можете компенсировать своим работникам. При этом сумма компенсации не попадет в налогооблагаемый доход физлиц при соблюдении главного условия — факт их осуществления подтвержден соответствующими первичными документами. Учтите:

расходы на проезд, не подтвержденные документально, либо вообще не возмещают, либо возмещают по решению руководителя с включением в налогооблагаемый доход работника

Но все это — «стандартные» расходы, не вызывающие особых вопросов. Вместе с тем, пребывая в командировке, работник несет и менее распространенные «проездные» расходы, вопрос о возмещении которых может поставить в тупик даже опытного бухгалтера. Давайте посмотрим, какие еще затраты может понадобиться компенсировать командированному работнику, и решим, можно ли их возмещать (см. табл. 3.2).

Таблица 3.2. Особенности возмещения некоторых транспортных расходов

Вид расходов

Возмещать / не возмещать

Расходы на проезд в метро

С одной стороны, метрополитен — городской транспорт общего пользования, а значит, необходимость компенсации расходов на проезд в метро налицо. Вместе с тем не всегда может быть выполнено одно из главных условий возмещения таких расходов — их документальное подтверждение. Здесь все зависит от порядка оплаты услуг метрополитена в конкретном городе.

Если при приобретении проездного документа (жетонов или талонов) в метро расчетные документы не выдают, подтвердить свои расходы работник не сможет. А нет подтверждающих документов — нет и необлагаемой компенсации. Поэтому рекомендуем заранее предупреждать командированного работника о «коварности» расходов на метро. И пусть он самостоятельно решает, пользоваться ли ему в командировке услугами метрополитена (расходы по которым не будут компенсированы*) или же отдать предпочтение другим видам городского транспорта, проезд в которых может быть подтвержден документально.

А вот при наличии документов, подтверждающих расходы на проезд в метро (например, карточка для проезда в метрополитене пополнялась работником через автомат, который выдает фискальные чеки), предприятие имеет полное право на компенсацию таких расходов

* В таком случае они могут быть покрыты за счет суточных, если размер суточных это позволяет.

Расходы на проезд в такси

Пунктом 6 разд. II Инструкции № 59 возмещение расходов на такси при командировках в пределах Украины прямо запрещено. Но, напомним, Инструкция № 59 для «хозрасчетников» не обязательна, и опираться исключительно на нее для ограничения расходов предприятия в корне не верно. А вот обязательный к применению «командировочный» п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ никаких ограничений на этот счет не устанавливает. Поэтому, на наш взгляд, для возмещения расходов на такси никаких законодательных препятствий нет (конечно же, при наличии подтверждающих документов).

Этот вывод справедлив и для загранкомандировочных расходов на такси. Тем более что п. 9 разд. ІІІ Инструкции № 59 прямо предусмотрено, что возмещение таких расходов возможно с разрешения руководителя предприятия (при наличии подтверждающих документов).

Для верности возможность компенсации расходов на проезд в такси следует прописать в Положении о служебных командировках.

Заметим: раньше налоговики выступали против такой «расточительности» и настаивали на том, что сумму расходов на такси нужно включать в налогооблагаемый доход физического лица (см., в частности, не действующие на сегодняшний день консультации из подкатегории 103.17 БЗ и письмо ГФСУ от 24.06.2016 г. № 14007/6/99-99-13-02-03-15). Аргументировали они это тем, что возмещение таких расходов не является обязательным и осуществляется по решению руководителя.

Однако в последнее время фискалы не выдвигают требования о налогообложении компенсируемых работодателем расходов командированного работника на такси. Об этом свидетельствуют действующее разъяснение из подкатегории 103.17 БЗ, а также многочисленные индивидуальные налоговые консультации (см., в частности, письма ГФСУ от 09.11.2017 г. № 2565/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, от 26.10.2017 г. № 2402/6/99-99-13-02-03-15/ІПК и от 01.09.2017 г. № 1785/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Для перестраховки можете и для себя получить подобную консультацию налоговиков

Расходы на маршрутное такси

Расходы на оплату проезда в маршрутном такси, подтвержденные документально, подлежат компенсации и не облагаются НДФЛ и ВС. Ведь маршрутное такси — это вид транспорта общего пользования. В свое время об этом говорили и налоговики в письме ГНАУ от 12.07.2006 г. № 13098/7/15-0317

Расходы на проезд в двухместном купе вагона «СВ»

Расходы на проезд одного работника в двухместном купе вагона «СВ» компенсируются ему, если такие расходы подтверждены документально.

Напомним: п. 2.26 разд. II Правил № 1196 предусмотрено, что по желанию пассажира и при наличии свободных мест ему может предоставляться возможность выкупить двухместное купе в вагоне «СВ». Оформляется такой проезд одним проездным документом. Из этого налоговики сделали вывод (см. письмо ГФСУ от 01.09.2017 г. № 1785/6/99-99-13-02-03-15/ІПК), что не включаются в налогооблагаемый доход физлица суммы расходов на проезд в двухместном купе вагона «СВ», возмещенные ему работодателем, при выполнении условий, установленных п. 170.9 НКУ.

Естественно, для подстраховки не лишним будет заручиться индивидуальной налоговой консультацией по этому вопросу

Расходы на оплату пользования услугами:

камеры хранения

Право налогоплательщиков на компенсацию таких расходов налоговики признали еще в письме ГНСУ от 06.03.2012 г. № 3268/5/15-1416. И хотя на тот момент они говорили о включении таких сумм в состав налоговых расходов налогоплательщика, выводы того письма можно распространить на НДФЛ и ВС. Поэтому сумму компенсации перечисленных расходов не включают в налогооблагаемый доход работника. Кстати, о том, что сумма компенсации расходов на оплату камеры хранения не облагается НДФЛ, налоговики говорили и в более позднем письме Миндоходов от 24.12.2013 г. № 18173/6/99-99-19-03-02-15.

Но учтите: все эти затраты работника должны быть подтверждены документально. То есть к авансовому отчету следует приложить: фискальный кассовый чек РРО, расчетную квитанцию или другой расчетный документ, подтверждающий оплату таких услуг

платного зала ожидания

сервисных центров по приобретению билетов

Расходы при возврате транспортного билета

Как предусмотрено п. 12 разд. ІI и п. 11 разд. III Инструкции № 59, расходы, понесенные в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия лишь при наличии уважительных причин (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т. п.). При этом необходимы документы, удостоверяющие стоимость этих расходов.

Какие документы подтверждают расходы на возврат билета?

Что касается железнодорожных билетов, то согласно п. 21.2 Порядка № 331/137 при возврате проездных/перевозочных документов, оформленных при наличном способе расчетов, на каждый экземпляр такого документа оформляют вспомогательный документ с указанием возвращаемой суммы. По требованию пассажира кассир должен предоставить ему один экземпляр вспомогательного документа. В связи с этим работника нужно предупредить, что при возврате билета он должен потребовать у кассира соответствующий документ.

А если был приобретен электронный проездной/перевозочный документ? Тогда при возврате такого документа формируется электронный документ на возврат (п. 21.4 Порядка № 331/137). Но учтите: его необходимо распечатать на бумажном носителе.

В случае возврата проездного документа (в том числе электронного) на автобус работник должен вместе с Отчетом предоставить распечатанные на бумажном носителе документы на возврат либо письмо (акт, справку) о возврате проездного документа, составленные компанией-продавцом. В таком документе указываются сумма возвращенных средств, а также комиссионные и/или прочие сборы, связанные с возвратом билета.

В случае если авиабилет (в том числе электронный) является частично использованным, к Отчету прилагают письмо (акт, справку) о возврате авиабилета, составленное компанией-продавцом. В нем должны быть указаны: фамилия и инициалы командированного работника, стоимость выполненного перелета, сумма возвращенных средств, комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвратом частично использованного билета (п. 12 разд. II и п. 11 разд. III Инструкции № 59).

Заметим также, что налоговики не возражают против компенсации работнику комиссионных сборов, удерживаемых перевозчиком при возврате проездного документа (см. письмо ГНСУ от 06.03.2012 г. № 3268/5/15-1416)

Еще один важный вопрос:

возмещать ли транспортные расходы, если работник задержался в командировке без уважительных причин

Как мы уже упоминали (см. с. 28), за дни «неуважительной» задержки работнику не выплачивают заработную плату, а также не возмещают суточные, расходы по найму жилого помещения и прочие расходы. Таково требование абзаца третьего п. 10 разд. II и абзаца пятого п. 4 разд. III Инструкции № 59.

В то же время расходы на проезд, по нашему мнению, должны быть компенсированы работнику независимо от причины несовпадения дат, указанных в транспортных билетах и в приказе на командировку. Ведь тот факт, что работник выбывает в командировку раньше либо возвращается позже, в большинстве случаев не приводит к увеличению общей суммы расходов на его проезд. Такие расходы все равно возникли бы, даже если бы работник отправился в командировку (вернулся из нее) в положенный срок. Следовательно, возмещая работнику стоимость проезда, предприятие не завышает величину командировочных расходов.

Кстати, такой же вывод следует из положений абзаца четвертого п. 7 разд. І Инструкции № 59. В нем указано, что за время «неуважительной» задержки в командировке работнику не возмещают суточные, расходы на наем жилого помещения и другие расходы (кроме расходов на проезд с места командировки к месту постоянной работы).

В то же время не исключено, что налоговики будут настаивать на включении компенсации транспортных затрат в таких случаях в налогооблагаемый доход командированного работника. Об этом может свидетельствовать, в частности, письмо ГФСУ от 22.01.2018 г. № 242/Ш/99-99-13-02-03-14/ІПК. В нем фискалы настаивают на обложении НДФЛ и ВС расходов на проезд к месту постоянной работы, если дата на транспортном билете не совпадает с датой возвращения работника, предусмотренной приказом о командировке, в связи с его задержкой на несколько рабочих дней в месте командировки, оформленной отпуском.

Однако есть на этот счет и нефискальные разъяснения. Так, в письме ГФСУ от 18.05.2017 г. № 238/6/99-99-13-02-03-15/ІПК говорится о возможности возместить расходы на проезд без налоговых последствий в ситуации, когда работник задерживается в командировке на выходные, праздничные и нерабочие дни.

Еще одна положительная для налогоплательщика консультация (см. письмо ГФСУ от 27.10.2017 г. № 2406/6/99-99-13-02-03-15/ІПК) была выдана под давлением решений судебных органов. В ней, в частности, указывалось, что если даты в транспортных билетах не совпадают с датами, определенными приказом о командировке, возмещение расходов на проезд не приводит к возникновению налогооблагаемого дохода работника. Главное, чтобы задержка в командировке была согласована с работодателем и имелись подтверждающие документы, предусмотренные п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ.

Также обратите внимание: если возвратный билет был приобретен заранее и работник во время командировки сдал его и купил билет с более поздней датой, считаем, работодатель вправе не компенсировать работнику сумму комиссионных сборов, удерживаемых перевозчиком при возврате проездного документа, а также потерю части стоимости возвращаемого билета (если она была). Ведь, как мы уже говорили выше, расходы, понесенные в связи с возвратом командированным работником транспортных билетов, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия лишь при наличии уважительных причин (п. 12 разд. ІI и п. 11 разд. III Инструкции № 59). Правда, поскольку положения Инструкции № 59 для небюджетников не являются обязательными, такую ситуацию лучше прописать в Положении о служебных командировках.

Документальное подтверждение расходов на проезд

Итак, как вы уже наверняка поняли, главное условие компенсации любых транспортных расходов — наличие документов, подтверждающих факт их осуществления. В силу важности этого вопроса остановимся на нем подробно.

Поможет нам в этом «командировочный» п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. Из него следует, что подтверждающими документами, удостоверяющими стоимость фактических расходов командированного лица на проезд (в том числе на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как до места командировки и назад, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте), являются:

— транспортные билеты;

— транспортные счета (багажные квитанции);

— электронные билеты при наличии посадочного талона (если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта) и расчетных документов об их приобретении по всем видам транспорта.

При этом согласно п. 4 ст. 9 Закона об РРО регистраторы расчетных операций и расчетные книжки (далее — РК) не применяют при продаже проездных и перевозочных документов на:

— железнодорожном (кроме пригородного) и авиационном транспорте с оформлением расчетных и отчетных документов;

— автомобильном транспорте с выдачей талонов, квитанций, билетов с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью.

Обобщив требования этих двух документов, приходим к выводу, что для подтверждения расходов на проезд*:

* Здесь речь идет о бумажных билетах. Об электронных будет сказано дальше. Хотя заметим, что бумажный авиабилет в настоящее время вы вряд ли сможете встретить.

— железнодорожным (кроме пригородного) и авиационным транспортом достаточно оригиналов транспортных билетов;

— пригородным железнодорожным транспортом, а также морским и речным транспортом одних транспортных билетов будет мало. Закон об РРО не освобождает субъектов хозяйствования от использования РРО (РК) при продаже таких билетов. А значит, дополнительно необходим кассовый чек (или расчетная квитанция);

— автомобильным транспортом подойдут талоны, квитанции, билеты с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью. Если билет не содержит таких реквизитов (или они заполнены от руки), необходим чек РРО или расчетная квитанция. Об этом напоминают налоговики в письме ГФСУ от 01.12.2016 г. № 26059/6/99-99-08-02-01-15. Исключение — билеты, полученные от предпринимателей-единоналожников групп 2 и 3, которые имеют право не использовать РРО и РК, поскольку их доход не достиг предела в 1 млн грн.

А как обстоят дела, если приобретались электронные билеты? Чем командированному работнику подтвердить транспортные расходы, если он воспользовался электронным билетом, нам поведают п. 12 разд. II и п. 11 разд. ІІІ Инструкции № 59. Если уж перечисленные в нем документы хороши для бюджетников, то подойдут они и для хозрасчетных предприятий. Рассмотрим их в разрезе разных видов транспорта.

Самолет. Для подтверждения расходов на приобретение электронного авиабилета к авансовому отчету работника прилагают:

1) оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающего осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме (платежное поручение, кассовый чек, расчетную квитанцию, выписку с карточного счета).

Подтверждать оплату необходимо в связи с тем, что электронный авиабилет контролирующие органы не признают расчетным документом, поскольку его форма законодательно не установлена (см. разъяснение из подкатегории 109.10 БЗ).

Учтите: если командированный работник не предоставит документ, подтверждающий осуществление расчетной операции, но работодатель все же компенсирует ему расходы на проезд, то

сумма такой компенсации попадет в налогооблагаемый доход работника как дополнительное благо (см. разъяснение из подкатегории 103.17 БЗ)

Больше о налогообложении таких доходов см. в разделе 5 на с. 89;

2) распечатку на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);

3) оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира или распечатанный на бумажном носителе электронный посадочный талон, полученный в случае онлайн-регистрации на авиарейс.

Заметим, что не так давно электронный посадочный талон, распечатанный командированным работником на обычном листе при онлайн-регистрации (а не в зале аэропорта), налоговики признавать отказывались. Они настаивали на том, что в случае использования электронного авиабилета основанием для безналогового возмещения расходов на его приобретение является исключительно оригинал отрывной части посадочного талона пассажира (см. письмо ГФСУ от 13.10.2016 г. № 22299/6/99-99-13-02-03-14).

Но, к счастью, Минфин внесением соответствующих изменений в Инструкцию № 59 исправил ситуацию. Теперь бюджетники официально имеют право принимать в качестве документа, подтверждающего расходы на приобретение электронного авиабилета, в частности, распечатанный электронный посадочный талон, полученный при онлайн-регистрации документов. Если вы пропишете то же самое в своем «командировочном» Положении, то, на наш взгляд, можете смело возмещать расходы на перелет, не удерживая при этом НДФЛ и ВС. Ведь п.п. 170.9.1 НКУ о форме талона не говорит ничего.

Еще один интересный момент. Некоторые авиаперевозчики требуют плату за распечатку посадочного талона непосредственно в аэропорту (если пассажир не зарегистрировался онлайн). На наш взгляд, такие расходы тоже должны быть компенсированы предприятием без включения в налогооблагаемый доход работника. Ведь они понесены в связи с командировкой. Главное — подтвердить такие расходы документально.

А что если работник потерял полученный в аэропорту посадочный талон? С разрешения руководителя ему могут быть возмещены расходы на приобретение электронного авиабилета. Для этого следует предоставить оригинал справки авиаперевозчика, которая засвидетельствует состояние заказа и статус электронного билета, приобретенного для отдельного пассажира, а также факт использования билета полностью по определенному маршруту. Это предусмотрено сейчас абзацем третьим п. 12 разд. II Инструкции № 59. Но, скорее всего, такое возмещение налоговики захотят видеть в составе облагаемого дохода работника, ибо будет нарушен п.п. 170.9.1 НКУ, требующий наличия посадочного авиаталона.

Поезд. Что касается покупки электронных железнодорожных билетов, то здесь подтвердить расходы работника поможет распечатанный на бумажном носителе посадочный документ (п. 12 разд. II и п. 11 разд. ІІІ Инструкции № 59). В случае если работник дополнительно оплачивал перевозку багажа и/или отдельно заказывал услуги (например, по пользованию комплектом постельного белья или бронированию места), в качестве подтверждающих документов подойдут распечатанные на бумажном носителе перевозочный документ и/или документ на услуги.

Обратите внимание:

в случае с электронными железнодорожными билетами дополнительный документ, подтверждающий их оплату, не нужен

Это связано с тем, что распечатанные на бумаге посадочный (перевозочный) документ и документ на услуги имеют статус расчетных. Об этом четко говорит п. 5.6 Порядка № 331/137. Отрадно, что этот факт признают и налоговики (см., в частности, письма ГФСУ от 15.12.2016 г. № 27169/6/99-99-13-02-03-15, от 23.05.2016 г. № 5331/М/99-99-13-02-03-14 и от 13.06.2016 г. № 12975/10/28-10-01-03-11, а также консультацию в подкатегории 109.10 БЗ).

Проверить статус электронного билета на поезд можно на официальном веб-сайте Государственной администрации железнодорожного транспорта по ссылке: booking.uz.gov.ua/check_epd/.

Автобус. Ныне Инструкция № 59 не обходит своим вниманием и автобусные перевозки. Так, п. 12 разд. II и п. 11 разд. ІІІ упомянутой Инструкции гласят, что в случае интернет-заказа проездных документов на автобусные пассажирские перевозки основанием для возмещения расходов на приобретение электронного билета является распечатанный на бумажном носителе проездной документ.

Из такой формулировки следует, что для подтверждения «автобусноперевозочных» расходов не нужны ни посадочный талон, ни расчетный документ, подтверждающий осуществление расчетной операции. Что касается талона, мы согласны. При перевозках автотранспортом он и так не предусмотрен. А вот расчетный документ, подтверждающий приобретение автобусного электронного билета, считаем, все равно нужен. Причем как для хозрасчетных предприятий, так и для бюджетников. Ведь «командировочный» п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ — один для всех. А он требует наличия расчетных документов о приобретении электронного билета по всем видам транспорта.

Налоговики в разъяснении из подкатегории 109.10 БЗ обращают внимание на то, что электронные билеты на перевозку пассажиров и багажа автомобильным транспортом не считаются расчетными, поскольку их формы законодательно не установлены. Поэтому если даже вы перенесете в собственное Положение о служебных командировках нормы о возмещении расходов на приобретение автобусных электронных билетов из п. 12 разд. II и п. 11 разд. III Инструкции № 59, это ситуацию не спасет. Возместить расходы на проезд по автобусному электронному билету без расчетного документа возможно, только удержав НДФЛ и ВС с его стоимости.

Компенсируем расходы на проезд автомобилем

Нужно заметить, что разд. II Инструкции № 59, регулирующий порядок направления работников в командировку в пределах Украины*, не содержит норм, определяющих особенности возмещения командированному работнику расходов на проезд служебным автомобилем (на ГСМ, стоянку, парковку автомобиля, а также расходов, связанных с его техобслуживанием). Ничего о возможности компенсации расходов на служебный автомобиль не говорит и п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ.

* О поездках в загранкомандировки на служебном автомобиле см. в подразделе 4.5 на с. 82.

Следовательно, такие затраты не могут быть включены в смету расходов на командировку и компенсированы как командировочные. Но не расслабляйтесь! Это вовсе не значит, что расходы на служебный автомобиль вообще не нужно компенсировать.

Поскольку предприятие использует служебный автомобиль для поездки работника в рамках своей хоздеятельности, затраты на использование транспортного средства считаются расходами на хозяйственные нужды. Значит, одновременно с авансом на командировку предприятие должно выдать работнику подотчетные средства на хознужды (для компенсации расходов на ГСМ, стоянку, парковку служебного автомобиля, а также расходов на уплату сборов за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам).

В свою очередь, после возвращения из командировки работник отчитывается обо всех понесенных расходах, в том числе связанных с эксплуатацией транспортного средства. Причем сумма документально подтвержденных расходов не включается в состав налогооблагаемого дохода физлица на основании пп. 165.1.11 и 170.9.1 НКУ.

Обратите внимание: расходы на ГСМ в случае использования в командировке автомобиля возмещают с учетом Норм № 43 и согласно маршруту, согласованному с руководителем, что должно быть отражено в приказе о направлении работника в командировку.

А если работник использует в командировке собственный автомобиль

В таком случае предприятие, конечно, тоже может возместить «автомобильные» затраты работника. Но учтите: налоговики компенсацию затрат на использование личного автомобиля работника считают его дополнительным благом (см. разъяснение из подкатегории 103.02 БЗ). А значит, с суммы такого дохода необходимо удержать НДФЛ и ВС. Кроме того, на эту сумму придется начислить и ЕСВ как на выплату индивидуального характера, включаемую в фонд оплаты труда (см. п.п. 2.3.4 Инструкции № 5, п.п. 5 п. 3 разд. IV Инструкции № 449).

Чтобы избежать налогообложения компенсационных выплат в такой ситуации, предприятие может заключить с собственником автомобиля договор аренды** либо договор ссуды транспортного средства. Подробнее о вариантах использования личного автомобиля работника в хоздеятельности предприятия вы можете прочитать в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 58, с. 76.

** При этом важно помнить, что в соответствии с ч. 2 ст. 799 ГКУ договор аренды с участием физического лица подлежит обязательному нотариальному удостоверению.

3.4. Компенсируем расходы на проживание

Какие расходы можно компенсировать

Примерный состав расходов на проживание по месту командировки, подлежащих компенсации, приведен в п. 5 разд. II и п. 7 разд. ІІІ Инструкции № 59. Им вполне можно руководствоваться при разработке своего Положения о служебных командировках.

Так, согласно упомянутым нормам возмещению подлежат фактические расходы на:

— наем жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостинице (мотеле), другом жилом помещении за каждые сутки такого проживания, в том числе за время вынужденной остановки в пути;

— бронирование места в гостинице (мотеле) в размере, не превышающем 50 % стоимости такого места за одни сутки (подробнее см. табл. 3.3 ниже);

— бытовые услуги, включенные в счета на оплату стоимости проживания (стирка, чистка, ремонт и глаженье одежды, обуви или белья), но не более 10 % сумм суточных расходов за все дни проживания;

— пользование телефоном (кроме расходов на служебные телефонные разговоры), холодильником, телевизором и другие расходы (при условии, что они включены в счета на оплату стоимости проживания).

При этом, как указывает Минфин в письме от 03.02.2012 г. № 31-07230-2-6/534, к категории «другие расходы» относятся прочие предоставленные гостиницей (мотелем) услуги во время проживания командированного работника, которые не вошли в перечень услуг, указанный в Инструкции № 59, и могут быть возмещены в соответствии с законодательством Украины (не запрещены к возмещению). В частности, при командировках как за границу, так и по территории Украины работнику можно компенсировать стоимость пользования кондиционером.

Кроме того, в размерах, согласованных с руководителем предприятия, возмещают расходы на служебные телефонные разговоры (п. 5 разд. II и п. 7 разд. ІІІ Инструкции № 59). Для подтверждения того, что разговоры были действительно служебными, работнику желательно заручиться распечаткой телефонных номеров, с которыми он связывался из гостиницы.

Как видим, перечень подробный. Но все равно для хозрасчетных предприятий его можно корректировать. Также возникает вопрос о возможности компенсации других расходов, связанных с проживанием работника в командировке, которые прямо не указаны в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ и Инструкции № 59. Подробнее об этом — в табл. 3.3.

Таблица 3.3. Компенсация расходов, связанных с наймом жилого помещения

Вид расходов

Возмещать / не возмещать

Расходы на питание, стоимость которого включена в счет

В абзаце четвертом п. 5 разд. II и п.п. «д» п.п. 16.2 разд. ІІІ Инструкции № 59 говорится, что расходы на питание, стоимость которого определена и включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях или в проездные документы, оплачиваются командированным работником за счет суточных расходов. Конечно же, при разработке Положения о служебных командировках вы вполне можете предусмотреть в нем аналогичную норму. В таком случае при расчете суточных вам придется уменьшать их сумму на стоимость питания, включенную в гостиничный счет. Однако еще раз подчеркнем: для хозрасчетных предприятий, в отличие от бюджетников, это право, а не обязанность. Ведь для них главным ориентиром в отношении состава командировочных расходов является не Инструкция № 59, а п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, который указанных ограничений не содержит. Значит, «обычные» предприятия вправе возмещать своим работникам суточные расходы в полном объеме независимо от стоимости питания, включенного в счета на оплату проживания. Разделяют нашу точку зрения и налоговики, о чем свидетельствует письмо ГНСУ от 31.03.2012 г. № 5742/6/15-1415

Расходы на бронирование номера

В отличие от бюджетных учреждений, хозрасчетные предприятия вправе компенсировать работнику расходы на бронирование мест в гостинице в полном объеме. Естественно, при наличии подтверждающих документов. И пусть вас не смущает тот факт, что бюджетные учреждения в этом вопросе ограничены. Они вправе компенсировать своим командированным работникам расходы за бронирование не более 50 % стоимости места за одни сутки, что предусмотрено Инструкцией № 59. Но такие ограничения в отношении расходов на бронирование мест в гостиницах на хозрасчетные предприятия не распространяются. В п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ прямо сказано, что в налогооблагаемый доход не попадают затраты (при наличии первичных документов) в том числе по бронированию мест в гостинице. То есть такие затраты можно возмещать в их фактическом размере без риска попасть под обложение НДФЛ и ВС

«Чаевые», алкоголь, зрелищные мероприятия

Нормы п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ предписывают включать в налогооблагаемый доход работника суммы возмещения стоимости алкогольных напитков и табачных изделий, «чаевых», а также плату за зрелищные мероприятия. Исключение составляют случаи, когда работник не мог не заплатить «чаевые», поскольку их сумма включается в счет согласно законодательству страны пребывания. Получается, при желании хозрасчетное предприятие может возместить и стоимость «запрещенных» расходов, но с соответствующим налогообложением

Оплата проживания одного работника в двух-, трехместном номере

Прежде всего подчеркнем, что п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ никаких ограничений на этот счет не устанавливает. Единственное, где говорится о том, что расходы на проживание компенсируют в размере расходов на наем жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостинице (мотеле), — это п. 5 разд. II Инструкции № 59. А она, как известно, нам не указ, в отличие от НКУ. Получается, что по решению работодателя работнику могут быть компенсированы затраты на наем не только одноместного, но и двухместного и даже трехместного номера.

Проблема в том, что налоговики на этот счет имеют другое мнение. В своих разъяснениях они указывают на то, что расходы на проживание в командировке могут быть компенсированы работнику только в размере стоимости одного места в гостиничном номере за каждые сутки проживания (см. письмо ГНСУ от 31.03.2012 г. № 5742/6/15-1415, а также консультацию, размещенную в подкатегории 103.17 БЗ). В случае, когда предприятие компенсирует работнику также стоимость второго места в номере, налоговики настаивают на включении такой суммы в налогооблагаемый доход физлица как допблага

Проживание в частном секторе и других жилых помещениях (в том числе санаториях)

Из положений п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ следует, что не являются объектом обложения НДФЛ (а соответственно и ВС) расходы на проживание, подтвержденные счетами гостиниц (мотелей) или других лиц, которые предоставляют услуги размещения или проживания физлица. Из приведенных требований Кодекса можно сделать однозначный вывод: компенсировать можно не только документально подтвержденные расходы на проживание в гостиницах (мотелях), но также и затраты на наем других жилых помещений. Единственное условие: наличие оригиналов подтверждающих документов (подробнее см. с. 70).

Согласен в этом с нами и Минфин. К выводу о том, что командированный работник имеет право снимать помещение в частном секторе или проживать в санатории, специалисты этого ведомства пришли в письме от 05.05.2011 г. № 31-07230-16-21/11582

Оплата одним работником стоимости проживания за двоих и более работников

Выявить такую ситуацию можно, если работник оплатил проживание в командировке за себя и своих коллег, используя платежную карточку.

Минфин (см. письма от 11.03.2006 г. № 31-26030-12-13/5020 и от 08.01.2014 г. № 31-07250-06-29/19) и НБУ (см. письмо от 07.04.2006 г. № 25-209/827-3767) в свое время не возражали против такой оплаты. Однако для подтверждения осуществленных расходов Минфин выдвигал требования к информации, которая приводится в счете гостиницы.

По мнению специалистов этого ведомства, счет обязательно должен содержать:

— фамилии лиц, за проживание которых произведена оплата;

— сроки проживания в гостинице указанных лиц;

— стоимость номеров, в которых проживали такие лица;

— виды расходов, включенные в квитанцию (счет).

Такие документы прилагает к своему Отчету подотчетное лицо, оплатившее проживание за сотрудников предприятия и за себя.

В то же время учтите, что налоговики свою позицию по указанному вопросу не высказывали. А значит, от их претензий при проверке вы не застрахованы.

И еще один момент. Если выданная на одного из работников квитанция (счет) на оплату проживания в гостинице будет составлена на общую сумму без указания лиц, проживавших в оплаченных им номерах, то без налогообложения можно компенсировать только стоимость одного места в номере, которое занимал командированный работник, оплативший расходы «за всех». Напомним: налоговики считают, что расходы на проживание в командировке могут быть компенсированы работнику только в размере стоимости одного места в гостиничном номере за каждые сутки проживания. В такой ситуации стоимость проживания остальных работников, если она будет компенсирована предприятием, превратится для «щедрого» работника в налогооблагаемый доход. А значит, эту сумму придется обложить НДФЛ в размере 18 % и ВС в размере 1,5 %

Стоимость проживания, если в приказе о направлении в командировку предусмотрена возможность ежедневного возвращения работника к месту постоянного проживания

Если работника направили в командировку в местность, из которой он может ежедневно возвращаться, работодатель может обязать его это делать. Причем работник не имеет права самостоятельно принять решение, возвращаться ему к месту постоянной работы или воспользоваться услугами гостиницы. На тот факт, что в такой ситуации расходы на проживание работнику не возмещают, Минфин указывал еще в письме от 05.03.2007 г. № 31-18030-07-29/4504. По нашему мнению, с тех пор ничего не поменялось, а потому подобный вывод полностью актуален и сегодня. Это значит, если работник вопреки распоряжению руководителя не вернулся из командировки, а заночевал там, стоимость проживания ему не возмещают. Конечно же, здесь можно сделать исключение для работников, которые не вернулись из командировки по уважительной причине (например, из-за отсутствия билетов). В таком случае расходы на проживание компенсировать можно, но не забудьте получить письменные пояснения работника

Стоимость кабельного телевидения

Ранее Минфин утверждал (см. письмо от 01.04.2009 г. № 31-18030-07-21/9141), что стоимость кабельного телевидения, указанная в гостиничном счете отдельной строкой, не подлежит компенсации, поскольку Инструкцией № 59 это не предусмотрено. Однако, на наш взгляд, с учетом добровольности применения данной Инструкции предприятиями небюджетной сферы, этот вопрос можно урегулировать иначе во внутреннем Положении о служебных командировках

Пользование кондиционером

По мнению Минфина (см. письмо от 03.02.2012 г. № 31-07230-2-6/534), а также с учетом п. 5 разд. ІІ и п.п. «б» п. 7 разд. III Инструкции № 59 плату за пользование кондиционером возмещают командированному работнику в составе прочих расходов на проживание при условии, что стоимость такой услуги включена в счет на проживание

Страхование в гостинице

В соответствии со ст. 16 Закона № 324/95 гостиницы, являющиеся субъектами туристической деятельности, обязаны заключить договор медицинского страхования и страхования от несчастных случаев проживающих (туристов). То есть данный вид страхования обязателен для гостиниц. В то же время такое страхование является добровольным в понимании Закона № 85/96. Тем не менее, поскольку расходы на страхование входят в стоимость гостиничных услуг, они непосредственно связаны с командировкой. Следовательно, предприятие на основании ст. 121 КЗоТ обязано возместить командированному сотруднику расходы на страхование, выделенные в гостиничном счете. Причем такая компенсация, на наш взгляд, не считается дополнительным благом работника и не облагается НДФЛ и ВС

Доплата за раннее заселение / поздний выезд

Пунктом 1.3 Правил № 19 определено, что расчетный час — это час, который установлен в гостинице и при наступлении которого потребитель должен освободить номер в день выезда и после которого осуществляется заселение в гостиницу. В свою очередь, ранний заезд — заезд потребителя в гостиницу до расчетного часа, а поздний выезд — выезд потребителя из гостиницы после расчетного часа в день выезда.

При проживании в гостинице менее одних суток и в случае раннего заезда или позднего выезда гостиница самостоятельно определяет размер платы за предоставление гостиничных услуг (п. 3.8 Правил № 19). Оплата услуг раннего заезда и позднего выезда может быть выделена отдельной строкой в гостиничном счете, но все равно относится к услугам по проживанию в гостинице. И при наличии подтверждающих документов стоимость таких услуг подлежит компенсации в полном объеме

Документальное подтверждение расходов на проживание

Как и командировочные расходы на проезд, расходы на проживание возмещают только при наличии оригиналов подтверждающих документов. Расходы на проживание, не подтвержденные документально, либо вообще не возмещают, либо возмещают по решению руководителя с включением в налогооблагаемый доход командированного работника.

Основанием для компенсации расходов на проживание будут расчетные документы согласно Закону об РРО и НКУ, которые удостоверяют стоимость понесенных работником расходов. Разберемся подробнее, о каких документах идет речь.

Документами, подтверждающими стоимость расходов на проживание командированных лиц, п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ называет счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе по бронированию мест в местах проживания.

В свою очередь, согласно требованиям Закона об РРО документами, подтверждающими оплату гостиничных услуг, т. е. расчетными документами, могут быть фискальные кассовые чеки РРО или расчетные квитанции.

Как видите,

расходы на проживание в гостинице нужно подтверждать двумя документами — и счетом гостиницы, и чеком РРО (расчетной квитанцией)

Наличия только гостиничного счета для обоснования правомерности возмещения расходов на проживание будет недостаточно. И об этом желательно предупредить работника еще до направления его в командировку.

А если субъект хозяйствования (в частности, предприниматель-единоналожник), предоставляющий услуги по временному размещению, не обязан применять РРО (РК)? Он все равно должен выдать документ, подтверждающий оплату стоимости проживания (например, квитанцию).

Что касается гостиничного счета, то на данный момент типовой формы этого документа, обязательной к применению всеми субъектами хозяйствования, не существует. Однако, по мнению Минфина (см. письма от 11.03.2006 г. № 31-26030-12-13/5020 и от 31.08.2007 г. № 31-26030-13-16/17569), в счете должны быть указаны:

— фамилия работника, направленного в командировку;

— срок проживания;

— стоимость основных и дополнительных услуг, полученных в гостинице или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица.

В качестве ориентира субъекты хозяйствования, оказывающие услуги по временному размещению, могут использовать форму счета, утвержденную приказом Госстроя от 13.10.2000 г. № 230.

И наконец, несколько слов скажем о турсборе.

Как установлено п.п. «б» п.п. 268.2.2 НКУ, плательщиками туристического сбора не являются лица, прибывшие в командировку.

Чем подтвердить «командировочный» статус работника? На наш взгляд, для этого подойдет копия приказа о направлении работника в командировку, которую он должен предъявить сотрудникам гостиницы. На основании этой копии гостиница не будет включать турсбор в счет за проживание (см. письмо ГНАУ от 29.04.2011 г. № 12291/7/15-0717 и письмо ГНСУ от 20.08.2012 г. № 1091/0/71-12/15-2217м).

А если командированному работнику включили турсбор в счет за проживание? Например, в связи с тем, что он не предъявил копию «командировочного» приказа. Подлежат ли компенсации работнику уплаченные им суммы турсбора?

Конечно, по решению руководителя предприятие может компенсировать работнику сумму уплаченного им турсбора. Но в п. 170.9 НКУ сказано о том, что в доход работника не попадает сумма каких-либо налогов и сборов, если они подлежат уплате, в связи с осуществлением командировочных расходов. А как мы указывали выше, сумма турсбора при командировках уплате не подлежит. Таким образом, если предприятие компенсирует работнику турсбор, такая сумма попадет в доход работника как дополнительное благо с соответствующим налогообложением. Об этом же говорят налоговики в консультации из подкатегории 103.07 БЗ.

выводы

  • Работодатель обязан компенсировать командированному работнику суточные, расходы на проживание, расходы на проезд к месту командировки и обратно, а также по месту командировки.
  • В 2018 году в состав налогооблагаемого дохода командированного работника не включают сумму суточных за каждый день командировки в пределах 372,30 грн. (для командировок по Украине) и 80 евро по курсу НБУ за каждый такой день (при загранкомандировках).
  • Расходы на проезд и проживание, не подтвержденные документально, либо вообще не возмещают, либо возмещают по решению руководителя с обязательным включением в налогооблагаемый доход командированного работника.
  • Расходы на проживание в гостинице нужно подтверждать двумя документами — и счетом гостиницы, и чеком РРО (расчетной квитанцией).
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить