Вимоги до документів
Згідно з п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ сума витрат на проживання в готелі, що відшкодовується працівнику, який відряджається, не є його доходом.
Водночас такі витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО (і ВЗ) тільки за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат, у вигляді: рахунків, отриманих з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення і проживання фізичної особи, у тому числі з бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів і тому подібних. У зв’язку з цим і хвилюється наш читач: чи можна прийняти такий рахунок готелю як підтвердний документ? Зверніть увагу: ПКУ чітких вимог до оформлення документів, що підтверджують витрати у відрядженні на житло, у тому числі — до оформлення рахунків з готелю, не висуває. Щодо рідних (українських) документів — читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 42, с. 50 (див. також виноску * на с. 17). А ось що стосується іноземних підтвердних документів — тут ясності немає.
Деяке світло на цю проблему проливає Інструкція № 59*. І хоча вона регулює відрядження у бюджетній сфері, податківці регулярно наголошують на тому, що інші підприємства та організації можуть використати Інструкцію № 59 як допоміжний (довідковий) документ**. І самі фіскали частенько аналогічно апелюють до її норм для врегулювання низки запитань, пов’язаних з відрядженнями працівників госпсуб’єктів-небюджетників.
** Про це див., наприклад, в листах ДФСУ від 30.07.2018 р. № 3313/6/99-99-15-02-02-15/ІПК, від 01.09.2017 р. № 1785/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, а також у БЗ 103.02 і 103.17.
Так от, у п. 15 розд. І Інструкції № 59 зазначено:
по відрядженнях за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном витрат на відрядження, оформляються відповідно до законодавства відповідної держави
Це фактично й усі нормативні вимоги до підтвердних іноземних «відрядних» документів. Щоправда, сюди можна ще додати вимоги податкових і бухнормативів про автентичний переклад іноземних документів українською мовою (див. той же п.п. 170.9.1 ПКУ і п. 1.3 Положення № 88***).
Як поліпшити рахунок
Як же бути при отриманні такого документа з авансовим звітом про закордонвідрядження?
По-перше, перевірити, щоб документ містив конкретну і чітку інформацію про послуги з проживання (особу того, хто проживав, термін проживання, види наданих послуг, їх вартість тощо)*. Непогано б, щоб у рахунку містилася якась інформація (чи хоча б була відмітка) про оплату наданих послуг, а ще краще — мати окремий платіжний документ.
* За аналогією з думкою Мінфіну (див. листи від 11.03.2006 р. № 31-26030-12-13/5020 і від 31.08.2007 р. № 31-26030-13-16/17569) щодо внутрішньоукраїнських документів.
По-друге, зняти проблеми могло б підтвердження того факту, що документ оформлений відповідно до законодавства країни-нерезидента. Проте частенько довести це фіскалам може бути непросто, тому (якщо ви не хочете компенсувати директорові цю суму як додаткове благо — з оподаткуванням) доведеться спробувати якось поліпшити такий документ.
Крім того, як ми вже сказали, нормативи говорять про переклад українською мовою документів, складених іноземною мовою. Це можна зробити не тільки сторонніми, але навіть своїми силами. Про таку можливість йшлося в листі ДПАУ від 05.05.2011 р. № 8434/6/15-0315. У такому разі на перекладі треба зазначити прізвище, ініціали, посаду вашого працівника, що перекладав документ, і завірити написом «Переклад згідно з оригіналом». Після цього
ми б радили для переконливості засвідчити такий переклад нотаріально
Це додасть вашому рахунку «солідності».
Щодо нотаріального засвідчення правильності перекладу і фотокопій документів, складених за кордоном, у листі ГУ юстиції в м. Києві від 23.09.2008 р. № 03-08-1372 було зазначено, що нотаріуси не приймають для здійснення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства. Тому якщо податківець поставить під сумнів ваш документ з нотаріально засвідченим перекладом, вкажіть йому на цей лист (і на п. 1 гл. 8 Порядку здійснення нотаріальних дій нотаріусами України**) і скажіть, що переклад документа, який не відповідає вимогам законодавства, нотаріус би не засвідчив. А ось засвідчити копію цього документа без наявності оригіналу (чи його скриншоту) нотаріус навряд чи погодиться.
** Затверджений наказом Мін’юсту від 22.02.2012 р. № 296/5.
Можна ще попросити нерезидента, що надав послуги з проживання, переслати вам цей рахунок через Інтернет окремим файлом у вигляді електронного документа (за можливості завіривши його ЕЦП).
Зазначимо, що Законом України від 22.05.2003 р. № 852-IV передбачено: іноземні сертифікати ключів, засвідчені відповідно до законодавства тих держав, де вони видані, визнаються в Україні діючими в порядку, встановленому законом. Але, на жаль, такий порядок законом ще не встановлений…
Як варіант, у разі проблем з цим рахунком при фіскальній перевірці — можна отримати від готелю додаткове підтвердження (наприклад, електронну довідку) про фактичне проживання відрядженого в цьому готелі в певний час і про оплату послуг.
Попутно відмітимо ще такий момент: часто-густо, окрім готельного рахунку, податківці вимагають і наявність розрахункового документа, що підтверджує сплату коштів за проживання. Проте якщо стосовно українських відряджень/документів це ще хоч якось виправдано***, то щодо закордонних відряджень у тому ж п. 15 розд. І Інструкції № 59 йдеться про «документи, що підтверджують вартість». І в п.п. 170.9.1 ПКУ теж говориться про «наявність підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат», а далі, серед інших, перераховані рахунки готелів (мотелів). Тож для закордонвідрядження, вважаємо, одного рахунка достатньо, але якщо буде ще і платіжний документ, то це поліпшить ситуацію.
*** Той же п. 15 розд. І Інструкції № 59 для укрвідряджень передбачає, що підтвердними документами, які засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону про РРО і ПКУ.
На майбутнє. Перед від’їздом за кордон доручіть відрядженому в такій ситуації взяти в готелі/мотелі рахунок з підписом. Зазвичай готелі на прохання клієнта ставлять на рахунках підпис і навіть різного роду штампики, які відразу перетворюють рахунок на куди переконливіший папірець.
Хоча, без проблем тут, швидше за все, не обійдеться…
