Отметим, что есть два основных пути такого приобретения: когда предприятие обеспечило секретаря денежными средствами путем выдачи из кассы (или перевода их на КПК) и когда секретарь приобрела транспортные билеты за личные средства.
В любом из этих случаев секретарь должна была составить авансовый отчет об израсходованных ею средствах и вместе с ним передать билеты в бухгалтерию (в кассу).
По нашему мнению, билеты должны быть оприходованы на баланс, т. е. должны быть переданы и храниться в кассе предприятия. Считаем, что до момента выдачи командированным работникам билеты по стоимости их приобретения должны отражаться на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте», который предназначен, в частности, для оприходования в кассе предприятия денежных документов, в том числе оплаченных проездных документов (Дт 331 — Кт 372).
После принятия авансового отчета билеты должны храниться в кассе до момента их выдачи работникам, отправляемым в командировку.
Учет в кассе денежных документов предприятие может вести в порядке, который оно установит самостоятельно внутренним приказом или распоряжением
Обычно денежные документы хранятся в кассовом сейфе или металлическом шкафу. Для целей учета проездных документов (в том числе билетов на все виды транспорта, а также проездных в общественном транспорте), талонов, марок, других денежных документов) на некоторых предприятиях в кассах ведется отдельный журнал учета (приема/выдачи) денежных документов, где под подпись отражается поступление/выдача таких документов в кассу/из кассы.
На ряде предприятий для их учета по аналогии используют (приспосабливают для этих целей) формы ПКО и РКО (типовые формы № КО-1 и КО-2), на которых делают специальные пометки. Учет таких «неденежных» ПКО/РКО ведется отдельно от ПКО/РКО, отражающих движение денежных средств. Их регистрируют или в отдельном журнале (используя, например, типовую форму КО-3а), или на отдельных страницах «общего» Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3 или КО-3а). Естественно, в кассовой книге эти «неденежные» ПКО/РКО не отражаются.
Отметим также, что поскольку денежные документы не являются денежными средствами (и их эквивалентами), то в балансе они отражаются по статье «Прочие оборотные активы» (это на тот случай, когда купленные билеты на дату баланса еще будут находиться в кассе).
Операция по выдаче билетов командированному работнику, на наш взгляд, должна в бухучете отразиться проводкой Дт 372 — Кт 331. По возвращении из командировки после утверждения представленных командированными авансовых отчетов стоимость билетов в составе общих расходов на командировку будет списана с субсчета 372 на соответствующие затратные счета (92, 23…).
Кроме того, для того случая, когда секретарь закупала билеты за собственные средства, которые предприятие обязано ей компенсировать (после представления и утверждения авансового отчета о таком приобретении), напомним, что фискалы все еще требуют облагать «кредитовые» подотчеты НДФЛ и ВС, несмотря на то, что против этого уже высказались суды (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 71, с. 2).
Ну и «для проформы» отметим очевидное: стоимость выданных командированным из кассы билетов никаким допблагом для них считаться не может (естественно, если они по этим билетам поехали в служебную командировку).
