Зауважимо, що є два основні шляхи такого придбання: коли підприємство забезпечило секретаря коштами, видавши їх готівкою з каси (або переказало їх на КПК), та коли секретар придбала транспортні квитки власним коштом. У будь-якому з цих випадків секретар повинна була скласти авансовий звіт про витрачені нею кошти і разом з ним передати квитки до бухгалтерії (до каси).
На нашу думку, квитки мають бути оприбутковані на баланс — передані та зберігатися в касі підприємства. Вважаємо, що до моменту видачі відрядженим працівникам квитки за вартістю їх придбання мають відображатися на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті», який призначений, зокрема, для оприбуткування в касі підприємства грошових документів, у тому числі оплачених проїзних документів (Дт 331 — Кт 372).
Після прийняття авансового звіту квитки мають зберігатися в касі до моменту їх видачі працівникам, які відряджаються.
Облік у касі грошових документів підприємство може вести в порядку, який воно встановить самостійно внутрішнім наказом або розпорядженням
Зазвичай грошові документи зберігаються в касовому сейфі або металевій шафі. Для цілей обліку проїзних документів (у тому числі квитків на всі види транспорту, а також проїзних у громадському транспорті), талонів, марок, інших грошових документів) на деяких підприємствах у касах ведеться окремий журнал обліку (прийняття/видачі) грошових документів, де під підпис відображається надходження/видача таких документів до каси/з каси.
У деяких підприємств для їх обліку аналогічно використовують (пристосовують для цих цілей) форми ПКО та ВКО (типові форми № КО-1 та КО-2), на яких роблять спеціальні позначки. Облік таких «негрошових» ПКО/ВКО ведеться окремо від ПКО/ВКО, що відображають рух грошових коштів. Їх реєструють або в окремому журналі (використовуючи, наприклад, типову форму КО-3а), або на окремих сторінках «загального» Журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (КО-3 або КО-3а). Зрозуміло, що в касовій книзі ці «негрошові» ПКО/ВКО не відображаються.
Зауважимо також, що оскільки грошові документи не є грошовими коштами (та їх еквівалентами), то в балансі вони відображаються за статтею «Інші оборотні активи» (це на той випадок, коли придбані квитки на дату балансу ще зберігатимуться в касі).
Операція з видачі квитків відрядженому працівнику, на наш погляд, має у бухобліку відобразитися проводкою Дт 372 — Кт 331. Після повернення з відрядження та затвердження поданих відрядженими працівниками авансових звітів вартість квитків у складі загальних витрат на відрядження буде списано з субрахунку 372 на відповідні витратні рахунки (92, 23…).
Крім того, для того випадку, коли секретар придбавала квитки за власні кошти, які підприємство зобов’язане їй компенсувати (після подачі та затвердження авансового звіту про таке придбання), нагадаємо, що фіскали все ще вимагають оподатковувати «кредитові» підзвіти ПДФО та ВЗ, попри те, що проти цього вже висловилися суди (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 71, с. 2).
Ну і «для проформи» зауважимо очевидне: вартість виданих із каси квитків відрядженим працівникам жодним додатковим благом для них вважатися не може (зрозуміло, якщо вони за цими квитками поїхали в службове відрядження).
