С чего начать
Действия субъекта хозяйствования, обнаружившего пропажу первичной документации, оговорены в п. 6.10 Положения № 88 (на что обращалось внимание в письмах Госкомпредпринимательства от 27.09.2000 г. № 2-223/3573 и Госкомархива от 11.06.2007 г. № 02-904). А в НКУ этому вопросу посвящен п. 44.5 НКУ.
Следуя этим нормам, в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов (в том числе и в результате пожара) руководитель предприятия должен:
1) письменно уведомить об этом правоохранительные органы;
2) приказом назначить комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.
Заметим, что требований к составу и численности такой комиссии законодательство не устанавливает. Обычно в состав комиссии входят работники бухгалтерии и специалисты, которые могут определить причины и последствия случившегося: юрист, главный инженер, инженер по технике безопасности и пр. Кроме того, для участия в работе комиссии предприятие приглашает работников государственного пожарного надзора (п. 6.10 Положения № 88).
Результаты работы комиссии оформляют актом, который должен утвердить руководитель предприятия. Такой акт составляют в произвольной форме (хотя за его основу может быть взята форма Акта о недостаче дел (документов) в структурных подразделениях из приложения 13 к Правилам организации делопроизводства и архивного хранения документов…, утвержденным приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5). В нем описывают факт утраты документации, место происшествия, причины случившегося, указывают лиц, ответственных за сохранность документов, с полученными от них письменными пояснениями, а также приводят перечень отсутствующих документов.
Копию акта в 10-дневный срок направляют налоговикам, а также органу, в сфере управления которого находится предприятие (т. е. вышестоящему органу, конечно, при его наличии);
3) в пятидневный срок со дня пожара письменно уведомить контролирующий орган по месту учета в порядке, установленном для налоговой отчетности*, и контролирующий орган, который осуществлял таможенное оформление сгоревших таможенных деклараций. Об этом напоминают и налоговики (БЗ 135.01, письмо ГФСУ от 27.01.2016 г. № 859/З/99-99-19-02-02-15).
* Согласно п. 49.3 НКУ налоговую отчетность подают лично плательщиком или уполномоченным лицом, по почте с уведомлением о вручении и описью вложения или по электронке.
Форма такого уведомления, а также перечень информации, которая должна быть в нем отражена, на законодательном уровне не установлены. Так что составляют его в произвольной форме.
Учтите: вместе с уведомлением налоговики хотят видеть копии заявления/уведомления, поданного правоохранителям, и документа, подтверждающего его прием/регистрацию (см. письмо ГФСУ от 22.08.2017 г. № 1701/6/99-99-14-03-03-15/ІПК (далее — письмо № 1701)). А на наш взгляд, нелишним будет приложить и приказ о назначении «пожарной» комиссии.
Кроме того, помните: на день после окончания пожара обязательно нужно провести инвентаризацию в объеме, определенном руководителем предприятия. Об этом сказано в п. 7 Положения № 879.
После того, как все перечисленные действия выполнены, можно приступать к восстановлению учетных данных.
Учтите: на это у предприятия есть 90 календарных дней со дня, следующего за днем подачи налоговикам соответствующего уведомления. В течение этого срока оштрафовать за отсутствие документов фискалы не смогут. А в случае проведения проверки обязаны перенести ее до даты восстановления документов в рамках установленных 90 дней (п. 44.5 НКУ).
Какой период восстанавливать?
Как предусматривает ч. 7 ст. 9 Закона о бухучете, предприятие должно обеспечить сохранность первичных документов в течение установленного срока хранения. Аналогичные требования можно встретить и в разд. 6 Положения № 88, посвященном сохранности учетной документации. При этом срок хранения каждого конкретного вида документов определяют согласно Перечню типовых операций…, утвержденному приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5 (далее — Перечень № 578/5).
Так, например, первичные документы, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций, нужно хранить 3 года (при условии, что более ранние периоды проверены налоговиками и результаты проверки не находятся в процессе обжалования). Об этом сказано в ст. 336 Перечня № 578/5. Отсчет этого срока начинают с 1 января года, следующего за годом, в котором была задокументирована конкретная операция (п. 2.10 разд. II Перечня № 578/5).
Согласно НКУ хранить документы, связанные с выполнением налоговой обязанности, субъект хозяйствования должен 1095 дней.
При этом отсчет начинают со дня подачи налоговой отчетности/предельного срока ее предоставления (если она не подавалась). А документы, подтверждающие контролируемые операции, должны быть сохранены на протяжении 2555 дней (п.п. 16.1.12, п. 44.3 НКУ). В рамках этих же сроков налоговики имеют право осуществлять проверки (согласно п. 102.1 НКУ, кроме случаев, перечисленных в п. 102.2 НКУ).
Правда, если проверка уже начата и/или сгоревшие документы связаны с предметом проверки, процедурой административного обжалования, принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного рассмотрения, они должны быть сохранены до окончания проверки и предусмотренных законом сроков обжалования ее результатов и/или решения суда, но не меньше ранее названных сроков (п. 44.4 НКУ).
Но даже по окончании установленных сроков хранения уничтожать документы нельзя — они подлежат обязательной передаче в архив. Об этом сказано в п. 6.1 Положения № 88. На этом акцентируют внимание и налоговики (см. письмо ГФСУ от 20.11.2015 г. № 24797/6/99-99-22-04-02-15). Видимо, намекая на то, что утраченные документы необходимо восстанавливать независимо от того, истек ли установленный законом срок их хранения.
Хотя, на наш взгляд, «истекшие» документы есть смысл восстанавливать только в том случае, если налоговая отчетность за период, которому этот документ принадлежит, не подавалась. Ведь тогда согласно п. 102.2 НКУ налоговики смогут проверить этот период и наказать за отсутствие документов. В остальных случаях сгоревшие документы с истекшим сроком хранения, в принципе, можно и не восстанавливать.
Восстанавливаем документацию
Для начала заметим: восстанавливать учет можно как собственными силами, так и с помощью сторонних (специальных) организаций, заключая с ними договор на оказание подобных услуг. Кому именно поручить эту нелегкую задачу, определяют в приказе о восстановлении утраченной документации.
Само восстановление проводят в три этапа:
1) анализируют текущее состояние дел в бухгалтерии, а также периоды, смежные с «утраченными», с целью выявления переходящих операций;
2) восстанавливают «внешние» документы. Для этого обращаются:
— к контрагентам (поставщикам и покупателям) с просьбой предоставить копии (дубликаты) утерянных документов (договоров, накладных, счетов, актов и т. п.). Налоговые накладные восстанавливать не придется. Ведь они — электронные и хранятся не на предприятии. Кстати, с их помощью будет легче восстановить учетную картину;
— в обслуживающий банк — чтобы получить выписки-реестры операций, проведенных по текущим счетам, а также копии платежных документов.
Это тоже поможет восстановить учет расчетов, а также составить список контрагентов, с которыми проводились безналичные расчеты. Порядок выдачи дубликатов выписок оговаривается в договоре банковского счета (п. 63 Положения об организации бухгалтерского учета, бухгалтерского контроля во время осуществления операционной деятельности в банках Украины, утвержденного постановлением Правления НБУ от 04.07.2018 г. № 75);
— в налоговую — с просьбой предоставить копии утерянных отчетов и налоговых деклараций, которые подавались «на бумаге»;
3) восстанавливают внутреннюю документацию.
Напомним: согласно предписаниям п. 2.6 Положения № 88 при отсутствии документов от контрагентов информацию об осуществленных операциях отражают в учете на основании документа, составленного предприятием самостоятельно. В нашем пожарном случае эта норма может очень даже помочь. Ведь путем составления самоакта можно подтвердить операцию в случае, если от контрагента дубликат сгоревшего документа получить не выйдет. Подробнее о «самоактировании» вы можете прочесть в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 62, с. 29.
Но, конечно же, самоакт выручит далеко не всегда. Например, документы, подтверждающие подотчетные расходы, таким образом не восстановишь. Получить их дубликаты тоже бывает крайне сложно, а иногда — невозможно совсем. Да и вообще, восстановить полностью все документы редко кому удается. Поэтому пожар, уничтоживший документацию и не повлекший за собой штрафные санкции, тоже большая редкость.
Закончили процедуру восстановления документов? Сообщите об этом налоговикам. Во всяком случае, они считают, что это необходимо, несмотря на то, что законодательными нормами такая обязанность прямо не установлена (см. письмо № 1701).
Если восстановить удалось не все
К сожалению, действующее законодательство не предусматривает смягчения вины налогоплательщика в случае утраты документов, даже если причиной этого стало такое чрезвычайное происшествие, как пожар.
Согласно п. 44.6 НКУ если плательщик до окончания проверки или в течение пяти рабочих дней со дня, следующего за днем получения акта, не предоставляет контролерам документы (независимо от причины, кроме выемки правоохранительными органами), считается, что такие документы отсутствовали на момент составления налоговой отчетности. А, как известно, плательщикам запрещено формировать показатели налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами (п. 44.1 НКУ). Поэтому информация (в первую очередь уменьшающая объект налогообложения), подтвержденная документами, которые впоследствии сгорели и восстановить которые не удалось, должна быть исключена из налоговых отчетов.
Какие штрафы может повлечь преждевременная утрата документов?
Административная ответственность. Согласно ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете ответственность за сохранность обработанных документов, регистров и отчетов в течение установленного срока, но не менее 3 лет, возлагается на собственников (руководителей) предприятия (письмо Минфина от 28.10.2003 г. № 31-04200-30-29/4479). Также из-за отсутствия документов может пострадать и главный бухгалтер — как должностное лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета. Ведь за отсутствие подтверждающих документов должностным лицам грозит административная ответственность. Причем тут «светит» сразу несколько админштрафов.
А вот ФЛП могут быть привлечены к ответственности согласно ст. 1641 КоАП (БЗ 104.13).
Финансовая ответственность. Нарушение сроков хранения документов наказывается штрафом согласно ст. 121 НКУ в размере 510 грн. (1020 грн. — за повторное нарушение в течение года).
Кроме того, если в результате пожара придется уточнять налоговую отчетность и окажется, что налоговое обязательство за соответствующий период было занижено, нужно будет уплатить самоштраф в размере 3 % (при исправлении путем подачи уточняющего расчета) или 5 % (при отражении уточненных показателей в текущей декларации), а также пеню (если изменения вносятся после истечения 90 календарных дней, следующих за окончанием предельного срока уплаты денежного обязательства за уточняемый период). Если же налоговики поспешат с проверкой и самоисправиться вы не успеете, за занижение объекта налогообложения они начислят штраф в размере 25 % (50 % — при повторном в течение 1095 дней) на сумму занижения налогового обязательства/завышения бюджетного возмещения (п. 123.1 НКУ) и пеню.
В зависимости от того, какие именно документы восстановить не удалось, возможны и другие административные/финансовые санкции. Например, за нарушение кассовой дисциплины — если не восстанавливаемыми оказались кассовые документы (подробнее об ответственности в сфере наличного обращения см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 32, с. 96).
Уголовная ответственность. Если будет доказано, что пожар был организован преднамеренно, виновным лицам грозит также уголовная ответственность. Так, согласно ст. 357 УК умышленное уничтожение, повреждение или укрывательство документов, совершенные с корыстным мотивом или в других личных интересах, наказываются штрафом до 50 ннмдг (т. е. до 850 грн.) или ограничением свободы сроком до 3 лет. Если же документы являются особо важными — штрафом до 70 ннмдг (т. е. до 1190 грн.) или ограничением свободы сроком до 3 лет, либо лишением свободы сроком до 3 лет.
