З чого розпочати
Дії суб’єкта господарювання, який виявив пропажу первинної документації, обумовлені в п. 6.10 Положення № 88 (на що зверталася увага в листах Держкомпідприємництва від 27.09.2000 р. № 2-223/3573 і Держкомархіву від 11.06.2007 р. № 02-904). А в ПКУ цьому питанню присвячений п. 44.5 ПКУ.
Наслідуючи ці норми, у разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів (у тому числі і в результаті пожежі), керівник підприємства повинен:
1) письмово повідомити про це правоохоронні органи;
2) наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення.
Зауважимо, що вимог до складу і чисельності такої комісії законодавство не встановлює. Зазвичай до складу комісії входять працівники бухгалтерії і фахівці, які можуть визначити причини і наслідки того, що сталося: юрист, головний інженер, інженер з техніки безпеки тощо. Крім того, для участі в роботі комісії підприємство запрошує працівників державного пожежного нагляду (п. 6.10 Положення № 88).
Результати роботи комісії оформляють актом, який повинен затвердити керівник підприємства. Такий акт складають у довільній формі (хоча за його основу може бути узята форма Акта про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах з додатка 13 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів..., затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5). У ньому описують факт втрати документації, місце події, причини того, що сталося, зазначають осіб, відповідальних за збереження документів з отриманими від них письмовими поясненнями, а також наводять перелік відсутніх документів.
Копію акта в 10-денний строк направляють податківцям, а також органу, у сфері управління якого перебуває підприємство (тобто вищому органу, звісно, за його наявності);
3) у 5-денний строк з дня пожежі письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку, у порядку, встановленому для податкової звітності*, і контролюючий орган, який здійснював митне оформлення згорілих митних декларацій. Про це нагадують і податківці (БЗ 135.01, лист ДФСУ від 27.01.16 р. № 859/З/99-99-19-02-02-15).
* Згідно з п. 49.3 ПКУ податкову звітність подають особисто платником або уповноваженою особою, поштою з повідомленням про вручення та описом вкладення або електронкою.
Форма такого повідомлення, а також перелік інформації, яка має бути в ньому відображена, на законодавчому рівні не встановлені. Тож складають його в довільній формі.
Зауважте: разом з повідомленням податківці хочуть бачити копії заяви/повідомлення, поданого правоохоронцям, і документа, що підтверджує його прийняття/реєстрацію (див. лист ДФСУ від 22.08.2017 р. № 1701/6/99-99-14-03-03-15/ІПК (далі — лист № 1701)). А, на наш погляд, незайвим буде прикласти і наказ про призначення «пожежної» комісії.
Крім того, пам’ятайте: на день після закінчення пожежі обов’язково треба провести інвентаризацію в обсязі, визначеному керівником підприємства. Про це зазначено в п. 7 Положення № 879.
Після того як усі перераховані дії виконані, можна розпочинати відновлення облікових даних.
Зауважте: на це у підприємства є 90 календарних днів з дня, що настає за днем подання податківцям відповідного повідомлення. Протягом цього строку оштрафувати за відсутність документів фіскали не зможуть. А в разі проведення перевірки зобов’язані перенести її до дати відновлення документів у межах установлених 90 днів (п. 44.5 ПКУ).
Який період відновлювати
Як передбачає ч. 7 ст. 9 Закону про бухоблік, підприємство повинне забезпечити збереження первинних документів протягом установленого строку зберігання. Аналогічні вимоги можна зустріти і в розділі 6 Положення № 88, присвяченому збереженню облікової документації. При цьому строк зберігання кожного конкретного виду документів визначають згідно з Переліком типових документів..., затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).
Так, наприклад, первинні документи, що фіксують факт виконання господарських операцій, треба зберігати 3 роки (за умови, що більш ранні періоди перевірені податківцями і результати перевірки не перебувають у процесі оскарження). Про це зазначено в ст. 336 Переліку № 578/5. Відлік цього строку розпочинають з 01 січня року, що настає за роком, в якому була задокументована конкретна операція (п. 2.10 розд. II Переліку № 578/5).
Згідно з ПКУ зберігати документи, пов’язані з виконанням податкового обов’язку, суб’єкт господарювання повинен 1095 днів.
При цьому відлік розпочинають з дня подання податкової звітності/граничного строку її подання (якщо вона не подавалася). А документи, що підтверджують контрольовані операції, мають бути збережені протягом 2555 днів (п.п. 16.1.12, п. 44.3 ПКУ). У межах цих же строків податківці мають право здійснювати перевірки (згідно з п. 102.1 ПКУ, крім випадків, перерахованих у п. 102.2 ПКУ).
Щоправда, якщо перевірка вже розпочата та/або згорілі документи пов’язані з предметом перевірки, процедурою адміністративного оскарження, прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, вони мають бути збережені до закінчення перевірки і передбачених законом строків оскарження її результатів та/або рішення суду, але не менше раніше названих строків (п. 44.4 ПКУ).
Але навіть після закінчення встановлених строків зберігання знищувати документи не можна — вони підлягають обов’язковій передачі до архіву.
Про це зазначено в п. 6.1 Положення № 88. На цьому акцентують увагу і податківці (див. лист ДФСУ від 20.11.15 р. № 24797/6/99-99-22-04-02-15). Мабуть, натякаючи на те, що втрачені документи необхідно відновлювати незалежно від того, чи минув установлений законом строк їх зберігання.
Хоча, на наш погляд, «минулі» документи є сенс відновлювати тільки у тому випадку, якщо податкова звітність за період, якому цей документ належить, не подавалася. Адже тоді згідно з п. 102.2 ПКУ податківці зможуть перевірити цей період і покарати за відсутність документів. В інших випадках згорілі документи зі строком зберігання, що минув, у принципі, можна і не відновлювати.
Відновлюємо документацію
Спочатку зауважимо: відновлювати облік можна як власними силами, так і за допомогою сторонніх (спеціальних) організацій, укладаючи з ними договір на надання таких послуг. Кому саме доручити це нелегке завдання, визначають у наказі про відновлення втраченої документації.
Саме відновлення проводять в три етапи:
1) аналізують поточний стан справ у бухгалтерії, а також періоди, суміжні з «втраченими», з метою виявлення перехідних операцій;
2) відновлюють «зовнішні» документи. Для цього звертаються:
— до контрагентів (постачальників і покупців) з проханням надати копії (дублікати) загублених документів (договорів, накладних, рахунків, актів тощо). Податкові накладні відновлювати не доведеться. Адже вони — електронні та зберігаються поза підприємством. До речі, з їх допомогою буде легше відновити облікову картину;
— до обслуговуючого банку — щоб отримати виписки-реєстри операцій, проведених за поточними рахунками, а також копії платіжних документів.
Це теж допоможе відновити облік розрахунків, а також скласти список контрагентів, з якими проводилися безготівкові розрахунки. Порядок видачі дублікатів виписок обговорюється в договорі банківського рахунку (п. 63 Положення про організацію бухгалтерського обліку, бухгалтерського контролю під час здійснення операційної діяльності в банках України, затвердженого постановою правління НБУ від 04.07.2018 р. № 75);
— до податкової — з проханням подати копії загублених звітів і податкових декларацій, які подавалися «на папері»;
3) відновлюють внутрішню документацію.
Нагадаємо: згідно з приписами п. 2.6 Положення № 88 за відсутності документів від контрагентів інформацію про здійснені операції відображають в обліку на підставі документа, складеного підприємством самостійно. У нашому пожежному випадку ця норма може дуже навіть допомогти. Адже шляхом складання самоакта можна підтвердити операцію у разі, якщо від контрагента дублікат згорілого документа отримати не вийде.
Детальніше про «самоактування» ви можете прочитати в «Податки та бухгалтерський облік», 2017, № 62, с. 29.
Але, звісно ж, самоакт виручить далеко не завжди. Наприклад, документи, що підтверджують підзвітні витрати, таким чином не відновиш. Отримати їх дублікати теж буває украй складно, а іноді — неможливо зовсім. Та й узагалі відновити повністю усі документи рідко кому вдається. Тому пожежа, що знищила документацію і не спричинила штрафні санкції, також велика рідкість.
Закінчили процедуру відновлення документів?
Повідомте про це податківців. В усякому разі, вони вважають, що таке повідомлення потрібне. Незважаючи на те, що законодавчими нормами такий обов’язок прямо не встановлений (див. лист № 1701).
Якщо відновити вдалося не усе
На жаль, чинне законодавство не передбачає пом’якшення провини платника податків у разі втрати документів, навіть якщо причиною цього стала така надзвичайна подія, як пожежа.
Згідно з п. 44.6 ПКУ якщо платник до закінчення перевірки або протягом 5 робочих днів з дня, що настає за днем отримання акта, не надає контролерам документи (незалежно від причини, крім виїмки правоохоронними органами), вважається, що такі документи були відсутні на момент складання податкової звітності. А, як відомо, платникам заборонено формувати показники податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами (п. 44.1 ПКУ). Тому інформація (передусім та, що зменшує об’єкт оподаткування), підтверджена документами, які згодом згоріли і відновити їх не вдалося, має бути виключена з податкових звітів.
Які штрафи може спричинити передчасна втрата документів?
Адміністративна відповідальність. Згідно з ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік відповідальність за збереження оброблених документів, регістрів і звітів протягом встановленого строку, але не менше 3 років, покладається на власників (керівників) підприємства (лист Мінфіну від 28.10.2003 р. № 31-04200-30-29/4479). Також через відсутність документів може постраждати і головний бухгалтер — як посадова особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку. Адже за відсутність підтвердних документів посадовим особам загрожує адміністративна відповідальність. Причому тут «світить» відразу декілька адмінштрафів.
А ось ФОП можуть притягати до відповідальності відповідно до ст. 1641 КпАП (БЗ 104.13).
Фінансова відповідальність. Порушення строків зберігання документів карається штрафом згідно зі ст. 121 ПКУ у розмірі 510 грн. (1020 грн. — за повторне порушення протягом року).
Крім того, якщо в результаті пожежі доведеться уточнювати податкову звітність і виявиться, що податкове зобов’язання за відповідний період було занижено, потрібно буде сплатити самоштраф у розмірі 3 % (при виправленні шляхом подання уточнюючого розрахунку) або 5 % (при відображенні уточнених показників у поточній декларації), а також пеню (якщо зміни вносяться після закінчення 90 календарних днів, що настають після закінчення граничного строку сплати грошового зобов’язання за період, що уточнюється). Якщо ж податківці поспішать з перевіркою і самовиправитися ви не встигнете, за заниження об’єкта оподаткування вони нарахують штраф у розмірі 25 % (50 % при повторному протягом 1095 днів) на суму заниження податкового зобов’язання/завищення бюджетного відшкодування (п. 123.1 ПКУ) і пеню.
Залежно від того, які саме документи відновити не вдалося, можливі й інші адміністративні/фінансові санкції. Наприклад, за порушення касової дисципліни — якщо не відновлюваними виявилися касові документи (детальніше про відповідальність у сфері готівкового обороту див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 32, с. 96).
Кримінальна відповідальність. Якщо буде доведено, що пожежа була організована навмисно, винним особам загрожує також кримінальна відповідальність. Так, згідно зі ст. 357 ККУ умисне знищення, пошкодження або приховування документів, здійснене з корисливим мотивом або в інших особистих інтересах, караються штрафом до 50 нмдг (тобто до 850 грн.) або обмеженням свободи строком до 3 років. Якщо ж документи особливо важливі — штрафом до 70 нмдг (тобто до 1190 грн.) або обмеженням свободи строком до 3 років, або позбавленням волі строком до 3 років.
