Заправляемся по талонам и топливным картам: что в учете?

Ольховик Ольга, налоговый эксперт
Налоги & бухучет Август, 2019/№ 64
В избранном В избранное
Печать
Схема получения топлива по талонам/топливным картам уже давно широко применяется на практике. Несмотря на это, порядок отражения в учете топлива, приобретенного таким образом, до сих пор вызывает немало вопросов. Когда приходовать талонно-карточное топливо? И какие документы обязательно должны быть в наличии? Ответы — в этой статье.

Когда приходовать топливо?

Насчет талонного топлива в Инструкции № 2911 есть прямое указание — на субсчете 203 «Топливо» она велит учитывать, в частности, оплаченные топливные талоны.

1Инструкция о применении Плана счетов…, утвержденная приказом Минфина от 30.11.99 г. № 291.

То есть согласно Инструкции № 291 оприходовать талонное топливо нужно уже при получении талонов. Но, на наш взгляд, поступать так следует лишь в том случае, если право собственности на топливо переходит к покупателю сразу при получении талонов.

Если же право собственности на ГСМ переходит к покупателю только при физическом отпуске топлива с АЗС, то при перечислении средств (получении талонов) критерии для признания актива не выполняются

В таком случае будет иметь место обычная предоплата.

Для учета движения талонов целесообразно выделить субсчет второго порядка (например, субсчет 2032 «Талоны на топливо»). С этого субсчета стоимость ГСМ списывают на субсчет 2033 «Топливо в автомобиле» после того, как водитель предоставит в бухгалтерию документы об использовании талонов.

Впоследствии израсходованное топливо попадет на счета расходов на основании путевых листов или других аналогичных документов, разработанных и утвержденных на предприятии.

А что с топливными картами? Инструкция № 291 никаких рекомендаций относительно их учета не содержит.

Мы же считаем, что подход тут должен быть аналогичный.

Если право собственности на топливо переходит к покупателю уже при перечислении средств поставщику топлива (получении топливной карты), то и оприходовать топливо на баланс следует уже при таком перечислении (получении).

Если же переход права собственности происходит только при физическом отпуске топлива с АЗС, то для оприходования топлива до этой даты оснований нет.

Полученные в собственность топливные карты учитывают:

— на счете 22 (если срок эксплуатации не превышает 1 год);

— на субсчете 112 (если срок службы карты больше 1 года).

Если же топливная карта остается в собственности поставщика ГСМ, то на балансе покупателя ее не отражают, поскольку она не соответствует критериям признания активом. В этом случае полученные топливные карты следует учитывать за балансом. Для этого используют счет 02 «Активы на ответственном хранении», к которому можно завести отдельный субсчет, например 026 «Топливные карты».

Кроме того, полученные талоны/топливные карты отражают в реестре аналитического учета (ведомости или журнале), где фиксируют поступления талонов/карт и их выдачу водителю под подпись. На нормативном уровне форма такого реестра не утверждена, поэтому предприятие может разработать ее самостоятельно.

В этом же реестре можно предусмотреть графу, в которой водитель будет отчитываться об использовании полученных талонов/карт.

Нужен ли чек РРО?

Хозяйственные операции отражают в учете на основании первичных документов (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете2). При этом АЗС на талонно-карточное топливо предоставляет не только расходные накладные, но и чеки РРО.

2Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-ХIV.

Какой из этих документов является основанием для оприходования топлива и важно ли для покупателя наличие именно чека РРО?

Согласно ст. 3 Закона об РРО3 чек РРО распечатывают при осуществлении расчетной операции в наличной/безналичной форме (приеме от покупателя наличных средств, платежных карт, платежных чеков, жетонов и пр. по месту реализации товаров/услуг). Такой чек подтверждает как факт осуществления оплаты, так и факт реализации указанного в нем товара. Поэтому для предприятия-покупателя чек РРО обычно является основанием и для оприходования товара и для возмещения потраченных средств подотчетному лицу/закрытия задолженности подотчетного лица (а иногда еще и для отражения налогового кредита по НДС).

3Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР.

Но при выдаче топлива по талону/топливной карте расчетная операция в понимании Закона об РРО не происходит. Ведь такое топливо было оплачено ранее путем безналичного перечисления средств на текущий счет продавца. А раз оплата при выдаче топлива не осуществляется, то и чек РРО тут, в принципе, необязателен4. Факт приобретения вполне может быть подтвержден и другим документом. Той же расходной накладной.

4 Хотя практика, к сожалению, пошла другим путем. Налоговики издавна твердят, что отпуск ГСМ по талонам/картам нужно проводить через РРО. И суды такую позицию поддерживают.

Более того, в чеке РРО на талонно-карточное топливо может фигурировать неправильная стоимость. В случае если согласно договору топливо продается по цене, действующей на дату осуществления предоплаты, а на дату осуществления фактического отпуска такая зафиксированная цена уже изменилась, в чеке РРО будет фигурировать уже измененная цена. Такой чек для покупателя — совсем не подходящее основание для отражения топлива в учете. Ведь он содержит недостоверные данные об объеме хозяйственной операции (в денежном выражении).

Напомним: условия о том, что первичный документ должен быть составлен во время осуществления хозяйственной операции или непосредственно после ее завершения, в Законе о бухучете уже давно нет (с 03.12.2016 г.). Единственное ограничивающие условие, которое необходимо учесть, — хозяйственные операции надо отразить в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены (ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете). Так что составлять первичный документ на каждый факт отгрузки (фактический отпуск с АЗС) топлива вовсе не обязательно. Для учетных целей вполне достаточно ежемесячной накладной.

Кстати, о том, что подтвердить факт получения топлива можно не только чеками терминалов, сформированными непосредственно в момент получения топлива на АЗС, но и другими расходными документами, говорят и налоговики (письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 23.09.2016 г. № 21048/10/26-15-40-03-19).

И еще. Помните:

отсутствие первичного документа от поставщика — это еще не повод не отражать хозяйственную операцию в учете

С целью составления достоверной финансовой отчетности топливо следует оприходовать даже при отсутствии контрагентской первички. Основанием для этого может быть акт должностного лица предприятия, ответственного за приемку-отпуск ТМЦ (в данном случае таким лицом, скорее всего, является водитель) (п. 2.6 Положения № 885). Учесть запасы, поступившие без товаросопроводительных документов, можно, также оформив акт о приемке материалов типовой формы № М-7. Причем составляет его приемная комиссия при участии материально ответственного лица, а не должностное лицо, как сказано в п. 2.6 Положения № 88 (п. 3.8 Методрекомендаций № 26). После утверждения руководителем акт о приемке материалов приобретает статус первички. Правда, возможность составления таких «самоактов» не забудьте предусмотреть в правилах документооборота предприятия.

5Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

6Методические рекомендации по учету запасов, утвержденные приказом Минфина от 10.01.2007 г. № 2.

В общем, предприятие — покупатель талонно-карточного топлива вполне может обойтись не только без чеков РРО, но и без любых других контрагентских документов. Хотя это, конечно, только теоретическая сторона вопроса. А вот на практике отсутствие чеков РРО на топливо налоговики часто расценивают как нарушение налогового законодательства.

Отсутствие чеков глазами фискалов

Налоговики давно твердят, что при отпуске топлива по талонам/топливным картам осуществляется расчетная операция. Поэтому поставщик обязан провести ее через РРО и распечатать соответствующий расчетный документ (см. БЗ 109.02, письма ГФСУ от 28.12.2015 г. № 27860/6/99-95-42-01-15, от 09.10.2015 г. № 21512/6/99-99-19-03-03-15). Поддерживают их в этом и суды (постановления ВС от 15.03.2019 г. по делу № 803/1134/16 // reyestr.court.gov.ua/Review/80347721 и от 06.11.2018 г. по делу № 803/888/15-а // reyestr.court.gov.ua/Review/77661841).

Видимо, именно поэтому налоговики считают, что и покупателю без таких чеков не обойтись. В их отсутствии фискалы часто усматривают основания для снятия расходов. Безусловно, законодательные основания для такого подхода отсутствуют. Смотрите сами.

Налоговый учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объекта налогообложения и/или налоговых обязательств, плательщики ведут на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности и других документов, связанных с расчетом и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством (п. 44.1 НКУ). То есть

для целей налогообложения расходы подтверждаются первичкой (а также регистрами бухучета, финотчетностью), составленной по бухгалтерским правилам

А бухгалтерские правила, как мы уже выяснили, позволяют оприходовать топливо вообще без наличия контрагентской первички. А его списание на расходы, как правило, осуществляют на основании путевых листов или других первичных документов, разработанных предприятием самостоятельно. Так что чек РРО вообще не является документом-основанием для отражения расходов на топливо (как в бухгалтерском, так и в налоговом учете). Значит, ни о каком снятии расходов из-за отсутствия чеков РРО и речи быть не может.

Но готовы ли вы доказывать это налоговикам?

Если готовы, то лучше заранее получите у налоговиков индивидуальную консультацию. Если в ней фискалы будут настаивать на наличии чеков РРО — обжалуйте эту консультацию в суде.

Если же в споры/разбирательства вам ввязываться неохота, придется собирать чеки РРО ☹.

Ну и напоследок приведем пример.

Пример. Предприятие приобрело талоны на топливо стоимостью 6000 грн. (в том числе НДС — 1000 грн.) (согласно договору право собственности на топливо переходит на дату получения талонов), а также перечислило предоплату в сумме 10000 грн. (в том числе НДС — 1666,67 грн.) по договору на поставку топлива по топливной карте (право собственности на топливо переходит при его фактическом отпуске с АЗС). Стоимость самой карты — 120 грн. (в том числе НДС — 20 грн.). Предполагаемый срок ее использования не превышает 1 год.

Талонно-карточное топливо в учете

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма, грн.

Дт

Кт

Топливо по талонам

1

Перечислена предоплата за топливо по талонам

371

311

6000

644/1

644

1000

2

Отражен налоговый кредит на основании зарегистрированной НН

641/НДС

644/1

1000

3

Отражено поступление талонов на топливо

2032

631

5000

644

631

1000

631

371

6000

4

Отражена заправка автомобиля топливом (использован талон)

2033

2032

5000

5

Списано топливо на административные нужды (расход топлива — в пределах норм)

92

2033

5000

Топливо по топливной карте

1

Перечислена предоплата по договору на поставку топлива по топливной карте

371

311

10120

644/1

644

1686,67

2

Отражен налоговый кредит на основании зарегистрированной НН

641/НДС

644/1

1686,67

3

Получена топливная карта

22

631

100

644

631

20

631

371

120

4

Передана топливная карта водителю

92

22

100

5

Отражена заправка автомобиля топливом

2033

631

8333,33

644

631

1666,67

631

371

10000

6

Списано топливо на расходы по доставке товара покупателю

93

2033

8333,33

выводы

  • Приходовать топливо на дату получения талонов/топливных карт нужно только при условии, что право собственности на топливо перешло к покупателю на эту дату.
  • Отразить топливо в учете можно не только на основании чека РРО и/или расходной накладной, но и на основании самоакта.
  • Налоговики в отсутствии чеков РРО усматривают основания для снятия расходов. Однако законодательные основания для такого подхода отсутствуют.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
Скачайте наше мобильное приложение iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд