Заправляємося за талонами і паливними картками: що в обліку?

Коли прибуткувати паливо?

Щодо талонного палива в Інструкції № 291¹ є пряме застереження — на субрахунку 203 «Паливо» вона вимагає обліковувати у тому числі й оплачені паливні талони.

¹Інструкція про застосування Плану рахунків.., затверджена наказом Мінфіну від 30.11.99 р. № 291.

Тобто згідно з Інструкцією № 291 оприбутковувати талонне паливо треба вже при отриманні талонів. Але, на наш погляд, чинити так слід лише у тому випадку, якщо право власності на паливо переходить до покупця відразу при отриманні талонів.

У такому разі матиме місце звичайна передоплата.

Для обліку руху талонів доцільно виділити субрахунок другого порядку (наприклад, 2032 «Талони на паливо»). З цього субрахунку вартість ПММ списують на субрахунок 2033 «Паливо в автомобілі» після того, як водій надасть у бухгалтерію документи про використання талонів. Згодом витрачене паливо потрапить на рахунки витрат на підставі подорожніх листів або інших аналогічних документів, розроблених і затверджених на підприємстві.

А що з паливними картками? Інструкція № 291 жодних рекомендацій щодо їх обліку не містить.

Ми ж вважаємо, що підхід тут має бути аналогічний.

Якщо право власності на паливо переходить до покупця вже при перерахуванні коштів постачальникові палива (отриманні паливної картки), то й оприбутковувати паливо на баланс слід вже при такому перерахуванні (отриманні).

Якщо ж перехід права власності відбувається тільки при фізичному відпуску палива з АЗС, то для оприбуткування палива до цієї дати підстав немає.

Отримані у власність паливні картки обліковують:

— на рахунку 22 (якщо термін експлуатації не перевищує 1 рік);

— на субрахунку 112 (якщо термін служби картки більше 1 року).

Якщо ж паливна картка залишається у власності постачальника ПММ, то на балансі покупця її не відображають, оскільки вона не відповідає критеріям визнання активом. У цьому випадку отримані паливні картки слід обліковувати за балансом. Для цього використовують рахунок 02 «Активи на відповідальному зберіганні», до якого можна завести окремий субрахунок, наприклад 026 «Паливні картки».

Крім того, отримані талони/паливні картки відображають в реєстрі аналітичного обліку (відомості або журналі), де фіксують надходження талонів/карток і їх видачу водієві під підпис. На нормативному рівні форма такого реєстру не затверджена, тому підприємство може розробити її самостійно. У цьому ж реєстрі можна передбачити графу, в якій водій звітуватиме про використання отриманих талонів/карток.

Чи потрібен чек РРО?

Господарські операції відображають в обліку на підставі первинних документів (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік²). При цьому АЗС на талонно-карткове паливо надає не лише видаткові накладні, але і чеки РРО.

²Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-ХIV.

Згідно зі ст. 3 Закону про РРО³ чек РРО роздруковують при здійсненні розрахункової операції в готівковій/безготівковій формі (прийому від покупця готівкових коштів, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів/послуг). Такий чек підтверджує як факт здійснення оплати, так і факт реалізації зазначеного в ньому товару. Тому для підприємства-покупця чек РРО зазвичай є підставою і для оприбуткування товару, і для відшкодування витрачених коштів підзвітній особі/закриття заборгованості підзвітної особи (а іноді ще і для відображення податкового кредиту з ПДВ).

³Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР.

Але при видачі палива за талоном/паливною карткою розрахункова операція в розумінні Закону про РРО не відбувається. Адже таке паливо було оплачене раніше шляхом безготівкового перерахування коштів на поточний рахунок продавця. А раз оплата при видачі палива не здійснюється, то і чек РРО тут, в принципі, не обов’язковий⁴. Факт придбання цілком може бути підтверджений і іншим документом. Тією ж видатковою накладною.

⁴ Хоча практика, на жаль, пішла іншим шляхом. Податківці здавна твердять, що відпуск ПММ за талонами/картками треба проводити через РРО. І суди таку позицію підтримують.

Більше того, в чеку РРО на талонно-карткове паливо може фігурувати неправильна вартість. У разі якщо згідно з договором паливо продається за ціною, діючою на дату здійснення передоплати, а на дату здійснення фактичного відпуску така зафіксована ціна вже змінилася, в чеку РРО фігуруватиме вже змінена ціна. Такий чек для покупця — зовсім неналежна підстава для відображення палива в обліку. Адже він містить недостовірні дані про обсяг господарської операції (у грошовому вираженні).

Нагадаємо: умови про те, що первинний документ має бути складений під час здійснення господарської операції або безпосередньо після її завершення, в Законі про бухоблік вже давно немає (з 03.12.2016 р.). Єдина обмежувальна умова, яку необхідно врахувати, — господарські операції потрібно відобразити в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік). Тож складати первинний документ на кожен факт відвантаження (фактичного відпуску з АЗС) палива зовсім не обов’язково. Для облікових цілей цілком достатньо щомісячної накладної.

До речі, про те, що підтвердити факт отримання палива можна не лише чеками терміналів, сформованими безпосередньо у момент отримання палива на АЗС, але й іншими видатковими документами, говорять і податківці (лист ГУ ДФС у м. Києві від 23.09.2016 р. № 21048/10/26-15-40-03-19).

І ще пам’ятайте:

З метою складання достовірної фінансової звітності паливо слід оприбутковувати навіть за відсутності контрагентської первинки. Підставою для цього може бути акт посадової особи підприємства, відповідальної за приймання-відпуск ТМЦ (у цьому випадку такою особою, швидше за все, є водій) (п. 2.6 Положення № 88⁵). Облікувати запаси, що надійшли без товаросупровідних документів, можна також оформивши акт про приймання матеріалів типової форми № М-7. Причому складає його приймальна комісія за участю матеріально відповідальної особи, а не посадова особа, як сказано в п. 2.6 Положення № 88 (п. 3.8 Методрекомендацій № 2⁶). Після затвердження керівником акт про приймання матеріалів набуває статусу первинки. Щоправда, можливість складання таких «самоактів» не забудьте передбачити в правилах документообігу підприємства.

⁵Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

⁶ Методичні рекомендації з обліку запасів, затверджені наказом Мінфіну від 10.01.2007 р. № 2.

Загалом, підприємство — покупець талоннокарткового палива цілком може обійтися не лише без чеків РРО, але й без будь-яких інших контрагентських документів. Хоча це, звичайно, тільки теоретичний бік питання. А ось на практиці відсутність чеків РРО на паливо податківці часто розцінюють як порушення податкового законодавства.

Відсутність чеків очима фіскалів

Податківці давно твердять, що при відпуску палива за талонами/паливними картками здійснюється розрахункова операція. Тому постачальник зобов’язаний провести її через РРО і роздрукувати відповідний розрахунковий документ (див. БЗ 109.02, листи ДФСУ від 28.12.2015 р. № 27860/6/99-95-42-01-15, від 09.10.2015 р. № 21512/6/99-99-19-03-03-15). Підтримують їх у цьому і суди (постанова ВС від 15.03.2019 р. у справі № 803/1134/16 // reyestr.court.gov.ua/Review/80347721, від 06.11.2018 р. у справі № 803/888/15-а // reyestr.court.gov.ua/Review/77661841).

Мабуть, саме тому податківці вважають, що і покупцеві без таких чеків не обійтися. Їх відсутність фіскали часто розглядають як підставу для зняття витрат. Безумовно, законодавчих підстав для такого підходу немає. Дивіться самі.

Податковий облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єкта оподаткування та/або податкових зобов’язань, платники ведуть на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних із розрахунком і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачене законодавством (п. 44.1 ПКУ). Тобто

А бухгалтерські правила, як ми вже з’ясували, дозволяють оприбуткувати паливо взагалі без наявності контрагентської первинки. А його списання на витрати, як правило, здійснюють на підставі подорожніх листів або інших первинних документів, розроблених підприємством самостійно. Тож чек РРО взагалі не є документом-підставою для відображення витрат на паливо (як у бухгалтерському, так і в податковому обліку). Отже, ні про яке зняття витрат через відсутність чеків РРО і мови бути не може.

Але чи готові ви доводити це податківцям?

Якщо готові, то краще заздалегідь отримайте у податківців індивідуальну консультацію. Якщо в ній фіскали наполягатимуть на наявності чеків РРО — оскаржте цю консультацію в суді.

Якщо ж у спори/розбори вам вплутуватися неохота, доведеться збирати чеки РРО. ☹

Ну і наостанок наведемо приклад.

Приклад. Підприємство придбало талони на паливо вартістю 6000 грн. (у тому числі ПДВ — 1000 грн.) (згідно з договором право власності на паливо переходить на дату отримання талонів), а також перерахувало передоплату в сумі 10120 грн. (у тому числі ПДВ — 1686,67 грн.) за договором на постачання палива за паливною карткою (право власності на паливо переходить при його фактичному відпуску з АЗС).

Вартість самої картки — 120 грн. (у тому числі ПДВ — 20 грн.).

Передбачуваний термін її використання не перевищує 1 рік.

Талонно-карткове паливо в обліку