Суммированный учет рабочего времени: закрываем учетный период

Как бы ни хотелось начинать разговор с неприятного, но предупредить мы все-таки обязаны. Неначисление оплаты за сверхурочную работу = несоблюдение минимальных государственных гарантий в оплате труда. А значит, вполне реально возникает опасность заработать штраф, если на предприятие (у ФЛП) с инспекционным посещением (невыездным инспектированием) заглянет инспектор труда (ч. 2 ст. 265 КЗоТ).

Правда, сегодня к работодателю, который исправляет выявленные зарплатные ошибки (в том числе и те, которые инспекторы труда обнаружили в ходе инспекционного посещения (невыездного инспектирования) и зафиксировали в предписании), «трудовые» штрафы применяться не должны. Но вот админштрафа не избежать (см. ч. 1 ст. 41 КоАП).

Так зачем доводить дело до штрафоопасной стадии, если можно сразу все правильно рассчитать, начислить и выплатить работникам?! Приступаем к расчетам.

Считаем сверхурочные часы

В идеале, при суммированном учете рабочего времени общая продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального количества часов за этот период (ст. 61 КЗоТ). Это эталон, к которому нужно стремиться.

Инструментом для воплощения эталона в жизнь является график выхода на работу (сменности). Но, скажем честно, не всегда получается его составить так, чтобы за учетный период были соблюдены до часа нормальные временные рамки. И здесь главное — не паниковать.

Помните, что при суммированном учете работа сверх нормы рабочего времени в отдельные дни, недели, месяцы учетного периода не является сверхурочной работой, если сохраняется общая норма рабочего времени за учетный период. Ведь переработанные часы, дни могут быть скомпенсированы дополнительными днями отдыха или уменьшением продолжительности работы в другие дни учетного периода (абзац третий п. 10 Методрекомендаций № 138*).

* Методические рекомендации по применению суммированного учета рабочего времени, утвержденные приказом Минтруда от 19.04.2006 г. № 138.

Другое дело — время, отработанное сверх нормы продолжительности рабочего времени за учетный период. Его и называют сверхурочным.

Общее количество сверхурочных часов за учетный период равно разнице между фактически отработанным временем (определяем по табелю) и расчетной нормой продолжительности рабочего времени за учетный период.

Обратите внимание: при подсчете сверхурочных часов используют именно расчетную норму рабочего времени. Она не всегда будет равна календарной.

Напомним, что календарная норма рабочего времени — это плановое количество часов, которое должен отработать работник за учетный период. Она предусматривает полное использование рабочего времени.

В свою очередь, расчетная норма рабочего времени за учетный период равна календарной норме рабочего времени, уменьшенной на время, не отработанное работником в учетом периоде по уважительным причинам (см. п. 12 Методрекомендаций № 138, письмо Минсоцполитики от 02.07.2018 г. № 1139/0/101-18/28).

То есть если работник в учетном периоде болел, находился в отпуске или не работал по другим уважительным причинам, для целей определения количества сверхурочных часов из календарной нормы продолжительности рабочего времени, рассчитанной, например, по графику 8-часового рабочего дня 5-дневной рабочей недели, исключают время, когда работник отсутствовал по графику 8-часового рабочего дня 5-дневной рабочей недели.

Как это работает, покажем на примерах.

Пример 1. Для работника установлен суммированный учет рабочего времени, учетный период — квартал. Календарная норма рабочего времени рассчитывается по графику 5-дневной рабочей недели (8-часового рабочего дня с выходными днями — суббота и воскресенье). На 4 квартал 2019 года она составила 510 ч (176_{октябрь} + 168_ноябрь + 166_{декабрь}). Фактически работник отработал 456 ч, в том числе:

— в октябре — 162 ч (болел с 25 по 30 октября);

— в ноябре — 102 ч (отпуск «за свой счет» с 19 по 29 ноября);

— в декабре — 192 ч.

В расчетном периоде есть время, не отработанное по уважительным причинам.

Определим расчетную норму рабочего времени. Из установленной календарной нормы рабочего времени на 4 квартал (510 ч) исключаем часы, которые работник отсутствовал на работе в связи с отпуском и болезнью по графику 5-дневной рабочей недели.

На период болезни с 25 по 30 октября по такому графику приходится 4 рабочих дня, на период отпуска с 19 по 29 ноября — 9 рабочих дней. В часах это составляет:

(4 раб. дн. + 9 раб. дн.) х 8 ч = 104 ч.

Определим расчетную норму рабочего времени:

510 ч - 104 ч = 406 ч.

Таким образом, количество сверхурочных часов равно:

456 ч - 406 ч = 50 ч.

После того как 2019 год будет отработан и подсчитано количество сверхурочных часов в каждом учетном периоде этого года, можно рассчитать общее количество сверхурочных часов за год. Зачем это нужно? Чтобы понять, не нарушили ли вы трудовое законодательство.

Сверхурочка: где берег?

Трудовое законодательство хоть и не приветствует, но допускает возможность появления сверхурочных часов по работникам с суммированным учетом рабочего времени. Но поскольку рабство у нас запрещено ☺, КЗоТ устанавливает предельные нормы применения сверхурочных часов. Они прописаны в ст. 65 КЗоТ.

Невыполнение этого требования грозит работодателю штрафом в размере 1 минзарплаты (абзац восьмой ч. 2 ст. 265 КЗоТ — нарушение других требований трудового законодательства). Кроме того, должностным лицам работодателя (ФЛП) грозит админштраф в общем случае в размере от 510 до 1700 грн. (ч. 1 ст. 41 КоАП).

Так, может, можно компенсировать перебранные часы отгулами? Нет, компенсация сверхурочных часов путем предоставления отгулов не допускается!

Независимо от того, уложились вы в 120 часов за год или превысили этот предел, сверхурочные часы должны быть надлежащим образом оплачены. О том, как это сделать правильно, мы с вами сейчас и поговорим.

Оплачиваем сверхурочку

Правила оплаты сверхурочных часов прописаны в ст. 106 КЗоТ. Однако прежде чем перейти к их рассмотрению, вернемся снова к графикам и отработанным часам. Но уже теперь не с целью определить, уложились или нет за год по сверхурочным в 120 ч, а с целью оплаты таких часов.

Итак, если работник был привлечен к работе мимо своего графика (работа проводилась сверх месячной нормы) в праздничный/нерабочий или свой выходной день, например, на замену своего отсутствующего коллеги, с оплатой отработанных часов в такой день в двойном размере, то такие часы не учитываем при подсчете сверхурочных часов для целей их оплаты.

Почему? Потому что такие часы, отработанные сверх нормы часов, определенной графиком выхода на работу (сменности), оплачивают в двойном размере в соответствии со ст. 107 КЗоТ (ср. ). Это происходит при закрытии зарплаты за месяц, причем независимо от продолжительности учетного периода.

И если их оставить в общем количестве сверхурочных часов за учетный период, то они будут оплачены в четырехкратном размере (первый раз — в двойном размере как часы, отработанные сверх нормы в праздничные/нерабочие/выходные дни, второй раз — в двойном размере как сверхурочные).

Иной разговор, если праздничный день — это рабочий день работника по графику выхода на работу (сменности). При суммированном учете работу в праздничные и нерабочие дни (ст. 73 КЗоТ) по графику включают в норму рабочего времени за учетный период. А потому

Пример 2. Для работника установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период — год. Календарная норма продолжительности рабочего времени на 2019 год, рассчитанная по графику 5-дневной рабочей недели с двумя выходными в субботу и воскресенье, равна 1993 ч.

Фактически работник отработал 2024 ч, в том числе 10 ч — в праздничный день 14 октября, что изначально было предусмотрено графиком работы.

В этом случае часы, отработанные в праздничный день 14 октября, участвуют в расчете сверхурочных часов за учетный период. Количество сверхурочных часов составит:

2024 - 1993 = 31 (ч.);

Пример 3. Условия такие же, как в примере 2, только выход 14 октября для работника не предусмотрен графиком работы, в этот день он заменил заболевшего коллегу.

Часы, отработанные в праздничный день 14 октября сверх нормы, уже оплачены в двойном размере при начислении зарплаты за октябрь 2019 года. Поэтому при подсчете количества сверхурочных часов в учетном периоде мы их не учитываем:

2024 - 1993 - 10 = 21 (ч).

Количество сверхурочных часов для целей их оплаты подсчитали. Разбираемся с тем, как их правильно оплатить.

Порядок оплаты работы в сверхурочное время установлен ст. 106 КЗоТ. Так, сверхурочные часы:

— при повременной оплате труда оплачивают в двойном размере часовой ставки;

— при сдельной оплате труда за все отработанные сверхурочные часы выплачивают доплату в размере 100 % часовой тарифной ставки работника соответствующей квалификации.

Таким образом, для оплаты сверхурочных часов необходимо знать часовую тарифную ставку.

Если работник — почасовик, то проблем нет. Его часовую тарифную ставку умножаем на 2 и на количество сверхурочных часов.

Чуть сложнее с работниками, которым установлен оклад (месячная тарифная ставка). Здесь на первое место выходит учетный период.

Учетный период = месяцу. В такой ситуации часовую тарифную ставку (Т_ч) находим, разделив оклад (О_м) на месячную календарную норму продолжительности рабочего времени (Н_чкм) в соответствующем месяце (см. письмо Минсоцполитики от 05.07.2012 г. № 229/13/116-12):

Т_ч = О_м : Н_чкм.

Учетный период > месяца. Если учетный период равен кварталу (полугодию либо году), часовую тарифную ставку (Т_ч) находим так: оклад (О_м), установленный работнику в последнем месяце учетного периода, делим на среднемесячное количество часов за учетный период (Ч_ср.уч.):

Т_ч = О_м : Ч_ср.уч..

В свою очередь, среднемесячное количество часов за учетный период находим, разделив календарную норму рабочего времени за этот период (Н_чк) на количество месяцев в учетном периоде (М_уч):

Ч_ср.уч. = Н_чк : М_уч.

Рассмотрим, как это работает на примерах.

Пример 4. Учетный период — месяц. Календарная норма рабочего времени на декабрь 2019 года, рассчитанная по графику 5-дневной рабочей недели с выходными днями в субботу и воскресенье, составляет 166 часов. Работник в соответствии с графиком сменности фактически отработал 178 ч, в том числе 12 ч — сверхурочно. Оклад — 8200 грн.

Рассчитаем часовую тарифную ставку:

8200 : 166 = 49,40 (грн./ч).

Оплата сверхурочных часов составит:

49,40 х 2 х 12 = 1185,60 (грн.).

Пример 5. Учетный период — год. Календарная норма продолжительности рабочего времени на 2019 год, рассчитанная по графику 5-дневной рабочей недели с двумя выходными в субботу и воскресенье, равна 1993 ч. В соответствии с графиком работы работник отработал за учетный период 2034 ч, в том числе 41 ч — сверхурочно. Его оклад в декабре 2019 года (в последнем месяце учетного периода) — 6000 грн.

Определим среднемесячное количество часов за учетный период:

1993 : 12 = 166,08 (ч),

где 12 — это количество календарных месяцев в учетном периоде — году.

Часовая тарифная ставка равна:

6000 : 166,08 = 36,13 (грн./ч),

где 6000 — оклад в последнем месяце учетного периода — декабре 2019 года.

Сумма оплаты сверхурочных часов составляет:

36,13 х 2 х 41 = 2962,66 (грн.).

Мы с вами рассмотрели ситуации, когда в конце учетного периода у работника есть сверхурочные часы (а то и перебор по ним). Но как быть, если он по часам недотянул до календарной нормы?

Недобор по часам

Ситуация. Учетный период отработан. Расчетная норма рабочего времени за учетный период определена. Графики учета рабочего времени — перед глазами. И вдруг оказывается, что у работника не то что нет сверхурочных часов, у него недобор по часам…

Почему так могло произойти? Скорее всего изначально неверно было определено (завышено) количество работников, необходимых для выполнения данной работы, или неверно составлен график выхода на работу (сменности).

Что же делать в такой ситуации? Как начислять работникам основную зарплату за последний месяц расчетного периода?

Начнем с самого простого случая: недобор по часам у работника-окладчика (работника с месячной тарифной ставкой).

Здесь отталкиваемся от того, что количество часов, предусмотренное графиком выхода на работу (сменности), является для работника нормой. Поэтому, если работнику установлена месячная тарифная ставка (оклад) и он полностью отработал все дни по графику работы (сменности) в месяце, за который производится расчет зарплаты, то ему начисляют тарифную ставку (оклад) в полной сумме (см. письмо Минсоцполитики от 21.02.2017 г. № 242/0/102-17/282). Работник в зарплате не теряет.

А если работник с почасовой или сдельной оплатой? У этих лиц размер основной зарплаты напрямую зависит от количества отработанного времени. Следовательно, неправильная загрузка работника работодателем приведет к занижению суммы зарплаты.

Как быть?

Считаем, что в этом случае недобор по часам (разница между расчетной нормой рабочего времени и фактически отработанным временем в учетном периоде) следует рассматривать как простой по вине работодателя.

Время простоя не по вине работника оплачивают из расчета не ниже 2/3 тарифной ставки установленного работнику разряда (оклада) (см. ст. 113 КЗоТ).